Foglio di presenza per più dipendenti: 3 modelli gratuiti + guida all'installazione
Tenere traccia di come si impiega il proprio tempo è un'impresa ardua, figuriamoci se si tiene conto di come più dipendenti impiegano il tempo sul lavoro.
Per questo motivo, in questo articolo troverete modelli gratuiti per il monitoraggio dei fogli di presenza di più dipendenti, imparerete a costruire e personalizzare i vostri fogli di presenza ed esplorerete un'alternativa digitale ai modelli.
Diamoci da fare.
Download veloci:
Prima di immergerci, ecco le versioni stampabili dei nostri modelli di timesheet. Sono tutti disponibili in formato Google Sheets, Excel e PDF. Basta accedervi per scaricare tutti i formati:
- Modello di foglio di presenza giornaliero per i dipendenti
- Modello di fogli presenza settimanale
- Modello di fogli presenza mensile
Modello di foglio di presenza giornaliero
Questo modello di timesheet giornaliero consente ai team leader e ai manager di tenere traccia delle ore dei dipendenti e di ottenere un riepilogo delle ore totali lavorate quotidianamente in modo granulare.
I dati del foglio di presenza presentano le pause di un dipendente, sia che sia malato o che abbia delle ferie in quel giorno. Questo modello di foglio di presenza svolge le seguenti funzioni:
- Raccogliere gli orari di inizio e fine lavoro di più dipendenti in un unico foglio di presenza.
- Comprendere i modelli di interruzione per ciascun membro del team.
- Raccogliete tutte le ore di permesso di soggiorno, i giorni di malattia e le ore di straordinario del vostro team.
- Creare fogli di presenza giornalieri per l'intero team e inviarli al team addetto alle paghe.
- Estraete tutti i dati dai vostri modelli di timesheet G-sheet o Microsoft Excel e aggiungeteli a un report più ampio, come un modello di timesheet settimanale o mensile. In questo modo è possibile comprendere i modelli di utilizzo del team o utilizzare il modello di timesheet per la pianificazione delle capacità per progetti futuri.
Scaricate qui il modello di timesheet giornaliero:
- Scarica il modello di Google Sheets
- Scarica il modello di Microsoft Excel
- Scarica il modello PDF stampabile gratuitamente
Modello di fogli presenza settimanale
Se volete avere una panoramica settimanale, il modello di timesheet settimanale è lo strumento che vi serve. Questo modello aiuta a tenere traccia delle ore lavorate per l'intera settimana e, in questo modo, è possibile gestire le ore dei dipendenti con facilità, senza doversi destreggiare tra più fogli di presenza allo stesso tempo.
Scaricate e utilizzate questo timesheet, che svolge molteplici funzioni, ma ricordate di personalizzarlo in base alle vostre esigenze e a quelle del vostro team.
Scaricate qui il modello di timesheet settimanale:
- Scarica il modello di Google Sheets
- Scarica il modello di Microsoft Excel
- Scarica il modello PDF stampabile gratuitamente
Modello di fogli presenza mensile
Se siete alla ricerca di una soluzione per la rilevazione delle ore mensili che combini la registrazione dettagliata delle ore giornaliere con un'accurata gestione delle presenze, il modello di timesheet mensile fa al caso vostro. Questo modello include le informazioni essenziali sui dipendenti e il monitoraggio dettagliato di ore regolari, pause, PTO, assenze per malattia e straordinari.
È completo, il che lo rende ideale per le aziende che hanno bisogno di mantenere registri mensili accurati dei dipendenti, ma che vogliono personalizzarli in base alle proprie esigenze e a quelle del proprio team.
Scaricate qui i modelli di timesheet mensili:
- Scarica il modello di Google Sheets
- Scarica il modello di Microsoft Excel
- Scarica il modello PDF stampabile gratuitamente
Chi dovrebbe utilizzare i modelli di timesheet per più dipendenti?
Un modello di timesheet per più dipendenti è essenziale per tutti i tipi di organizzazioni con diverse strutture di personale e diverse esigenze di tracciamento del tempo.
Le aziende con personale di tipo misto, come dipendenti a tempo pieno, appaltatori, lavoratori a turni e team a progetto, traggono notevoli vantaggi dall'utilizzo di diversi formati di timesheet.
Ad esempio, se possedete un'agenzia di marketing, potreste aver bisogno di fogli di presenza per i progetti del vostro team creativo, di modelli per i freelance e di modelli di fogli di presenza mensili per il personale amministrativo. Un altro esempio sono le imprese edili. Queste ultime hanno spesso bisogno di fogli di presenza giornalieri per i lavoratori in loco e di modelli settimanali per i project manager.
Allo stesso modo, le strutture sanitarie traggono vantaggio dai modelli 24 ore su 24 per il personale medico, mentre utilizzano modelli giornalieri standard per il personale di supporto. Anche le piccole imprese con attività diverse, come i ristoranti con personale di cucina e autisti per le consegne, trovano utile mantenere più formati di timesheet per tracciare con precisione i diversi modelli di lavoro e le strutture di pagamento.
La chiave è che le organizzazioni con esigenze complesse di gestione della forza lavoro possono gestire meglio i loro diversi requisiti di tracciamento del tempo con modelli specializzati.
Come costruire il vostro timesheet per più dipendenti?
Se i modelli di timesheet di cui sopra non soddisfano le vostre esigenze, potete creare il vostro modello personalizzato per più dipendenti. È importante notare fin dall'inizio che la creazione di modelli personalizzati richiede più tempo di configurazione iniziale rispetto all'utilizzo di modelli gratuiti preconfezionati.
Un'alternativa alla costruzione da zero è la personalizzazione e l'adattamento di un modello di timesheet gratuito al proprio scenario. Abbiamo creato anche altri tipi di modelli, come il modello di timesheet di progetto per team più grandi o per lavoratori singoli o imprenditori. Scaricateli e personalizzateli secondo le vostre esigenze.
- Modello di timesheet di progetto
- Modello di timesheet per freelance
- Modello di foglio di presenza giornaliero di 24 ore
Ora, tornando a costruire i vostri modelli di timesheet come base, ricordate di considerare attentamente le esigenze specifiche della vostra organizzazione e la struttura della forza lavoro.
Il primo passo nella costruzione del modello di timesheet per più dipendenti è l'identificazione degli elementi di tracciamento essenziali. Questi elementi sono:
- Informazioni sul dipendente (nome, ID, reparto)
- Informazioni sul supervisore (nome, ID, reparto)
- Campi giorno e data
Quindi, considerate l'aggiunta di colonne specifiche per il progetto, come le seguenti:
- Descrizioni dei compiti
- Tempo impiegato per ogni attività
- Scadenze di presentazione
- Ore fatturabili
- Nomi dei clienti o dei progetti, se necessario
- Categorie specifiche di ore di lavoro (regolari, straordinarie, PTO)
- Durata delle pause e pausa pranzo
- Orari di partenza/arrivo
Per ottenere calcoli accurati, incorporate formule per il calcolo automatico dei totali giornalieri e mensili, delle percentuali di straordinario e della retribuzione finale. Tenete presente anche i seguenti elementi amministrativi:
- Campi di approvazione del supervisore
- Spazi per la firma
Per ottenere la massima funzionalità, includete regole di convalida dei dati per evitare gli errori di immissione più comuni e considerate l'aggiunta di menu a discesa per le voci ripetitive, come i nomi dei progetti o i tipi di attività.
Come diffondere e implementare i modelli
L'introduzione dei modelli di timesheet nel vostro team non è sempre agevole come vorreste, ma con un approccio strategico potete garantire un'adozione coerente.
Ecco alcune idee su come assicurarsi che i vostri modelli vengano diffusi e utilizzati:
- Iniziate con una breve sessione di formazione per familiarizzare il vostro team con la struttura del modello. Spiegate lo scopo di ogni campo e lo scopo del modello stesso.
- Condividete il modello attraverso un sistema centralizzato, come l'unità condivisa della vostra azienda o la piattaforma di gestione dei progetti. È meglio tenere un modello principale bloccato e chiedere ai dipendenti di "salvare con nome" con il loro nome e la loro data.
- Impostate dei promemoria per le scadenze di presentazione.
- Creare un semplice "foglio informativo" con schermate per le domande più comuni, nel caso in cui qualcuno abbia dei dubbi finché non si abitua al nuovo strumento.
- Programmare la presentazione dei timesheet come evento ricorrente del calendario per l'intero team.
- Utilizzate cartelle condivise con convenzioni di denominazione chiare (come "SUBMITTED_November_2024").
La realtà che abbiamo sentito dai nostri clienti è che prima di passare alle app di timesheet digitali app di timesheetcirca il 20% dei loro team era solito compilare ogni campo in modo perfetto e puntuale. Un altro 60% aveva bisogno di essere costantemente spronato a compilare i modelli di timesheet, mentre il restante 20% doveva essere inseguito ogni singola volta.
Pertanto, i modelli di timesheet non sono così facili da usare, ma prima di passare agli svantaggi dei modelli, ecco alcuni suggerimenti che abbiamo sentito e che possono funzionare:
- Promemoria regolari ma brevi (a volte un rapido messaggio su Slack fa miracoli).
- Designazione di un "timesheet buddy" in ogni reparto per ricordare a chiunque, in modo costante, i propri timesheet.
- Revisioni mensili per individuare e correggere gli errori più comuni che si infiltrano nei vostri modelli.
- Mantenere la semplicità. Più il vostro modello è sofisticato, meno è probabile che le persone lo utilizzino correttamente.
Perché i modelli di timesheet sono inefficaci?
Anche se i modelli di timesheet sono comodi da usare e, il più delle volte, gratuiti, presentano molti svantaggi. Ho già menzionato alcuni svantaggi in precedenza, ma eccone altri:
- La loro compilazione è dispendiosa e richiede un lavoro manuale, quindi richiede molto tempo.
- I dipendenti spesso dimenticano di passare i modelli ai colleghi, soprattutto nel caso dei modelli di timesheet in Excel. Di conseguenza, questi rimangono non compilati.
- I dipendenti hanno spesso un basso grado di accettazione dei modelli di tracciamento del tempo, perché non ne vedono il valore.
- I fogli di presenza manuali sono soggetti a errori umani e sono difficili da scalare in team più grandi.
- Le possibilità di modificae approvazione sono limitate.
- I modelli di timesheet non offrono dati in tempo reale, in modo da poter prendere decisioni rapide e informate in base alle necessità.
In che modo il software di timesheet dedicato è migliore dei modelli?
Le applicazioni digitali per il timesheet come Timeular sono progettate per tenere traccia di tutto il lavoro senza alcuna interferenza manuale da parte vostra e generano automaticamente tutti i dati necessari.
Ecco una panoramica di ciò a cui è possibile accedere con Timeular:
- La capacità di tenere traccia del tempo in modo automatico grazie all'intelligenza artificiale. L'applicazione cattura essenzialmente tutto il lavoro in background e associa le azioni eseguite dall'utente alle attività. Non è necessario che l'utente agisca.
- I manager hanno a disposizione una panoramica completa delle ore dei dipendenti, con la generazione automatica dei fogli di presenza.
- Riunioni estratte dai calendari esterni, come Google, Outlook e iCal, per un'accurata registrazione dei tempi.
- La possibilità di tenere traccia del tempo in diverse aree , come i membri del team, i progetti, le attività specifiche e i budget di tempo.
- Suggerimenti per l'inserimento del tempo da parte dell'intelligenza artificiale basati sul calendario e sugli inserimenti precedenti, per evitare di perdere tempo a inserire due volte le stesse attività.
- Rapporti automatizzati e personalizzabili generati automaticamente dal sistema di rilevazione delle presenze.
I modelli di timesheet sono un ottimo punto di partenza per la rilevazione delle ore dei dipendenti, ma se avete bisogno di un modo più preciso ed efficace per tenere traccia delle ore dei dipendenti, Timeular può aiutarvi.
