Mauvaise gestion du temps : Signes et moyens immédiats pour y remédier

Imaginez que vous êtes à la fin de votre journée de travail. Vous vérifiez votre liste de choses à faire et vous vous rendez compte que la moitié de celle-ci n'a pas encore été cochée. Vous êtes submergé par la frustration.

Sérieusement, que s'est-il passé ? Vous êtes enchaîné à votre bureau depuis le lever du soleil. Pourquoi n'as-tu pas accompli plus de choses ?

Il y a de fortes chances que ce soit à cause d'une mauvaise gestion du temps, mais ne vous inquiétez pas. Les études montrent qu'il suffit d'améliorer les trois compétences suivantes en matière de gestion du temps :

• Conscience du temps
• Aménagement du temps
• Adaptation au temps

Décortiquons ces compétences et des stratégies simples de gestion du temps pour les maîtriser.

Qu'est-ce qu'une mauvaise gestion du temps ?

Comment savez-vous que vous ne savez pas gérer votre temps ? Vous utilisez votre temps de manière inefficace, ce qui se caractérise par un manque de hiérarchisation, d'organisation et de contrôle de vos tâches et responsabilités. Cela se traduit par une baisse de la productivité, des tâches inachevées, des délais non respectés et un niveau de stress accru.

Pour mieux comprendre la mauvaise gestion du temps, je vais expliquer ce qu'est la gestion du temps.

La gestion du temps consiste à planifier et à contrôler le temps que nous consacrons à différentes activités. Elle implique de fixer des objectifs réalistes, de hiérarchiser les tâches et d'allouer le temps de manière efficace afin d'atteindre les résultats souhaités.

Il s'agit d'être attentif à ses heures et à ses minutes plutôt que de les laisser filer.

Naturellement, une mauvaise gestion du temps est tout le contraire. Elle s'accompagne d'une mauvaise gestion du temps, d'une perte de temps due à la procrastination au travail, d'une mauvaise planification et d'un manque de temps pour les choses qui vous comblent.

Mettons maintenant en lumière les signaux d'alarme qui indiquent que les compétences en matière de gestion du temps sont insuffisantes.

N'oubliez pas que la reconnaissance de ces signes est le premier pas vers un changement positif. Ne vous culpabilisez pas. Selon une étude réalisée par Salary.com, 89 % des employés admettent perdre du temps au travail tous les jours.

Voici quelques signes d'une mauvaise gestion du temps :

• Retard chronique: Vous vous précipitez constamment et vous vous excusez d'être en retard au travail, que ce soit pour des appels ou pour manquer des échéances. Si ces comportements sont constants, il y a des signes infaillibles que votre répartition du temps est inefficace.
• Vous vous sentez dépassé: Vous êtes constamment stressé par votre charge de travail et ne savez pas par où commencer ni par quoi commencer. Le fait de penser au temps dont vous disposez pour la journée et à toutes les tâches que vous devez accomplir est associé à l'expression " anxiété liée au temps".
• La procrastination: Vous repoussez les tâches importantes jusqu'à la dernière minute. Vous vous sentez débordé et vous avez une peur bleue d'être performant à la dernière minute. Il s'agit là de symptômes classiques d'une mauvaise gestion du temps.
• Vous vous laissez constamment distraire : Vous vous laissez facilement distraire par les courriels, les médias sociaux ou d'autres distractions. Vous devez savoir dès le départ que le changement de contexte nuit à votre productivité.
• Incapacité à dire "non" : Vous vous engagez souvent de manière excessive dans de multiples tâches ou projets qui semblent bénéfiques à votre croissance, mais qui finissent par ne pas finaliser vos projets principaux.

💭 Note complémentaire : J'ai personnellement eu du mal à dire non au travail et j'ai fait des recherches approfondies sur la façon de commencer à dire non. J'ai trouvé un moyen pratique et j'ai tout écrit à ce sujet dans l'article Comment dire non au travail.

• Se négliger soi-même : Vous pouvez avoir une excellente réputation professionnelle car vous faites un excellent travail, mais cela pèse sur votre vie personnelle. Vous n'avez pas de routine de soins personnels, de relations personnelles ou de santé mentale, et vous ne vous sentez pas bien dans votre peau.

Comment améliorer mes compétences en matière de gestion du temps ?

Les conseils ne manquent pas sur l'internet, mais des recherches menées par l'Academy of Management montrent que trois compétences séparent le succès de l'échec en matière de gestion du temps :

• Conscience du temps: Penser et estimer le temps de manière réaliste, car le temps est limité.
• Aménagement du temps : Concevoir et organiser les tâches, les objectifs et les horaires de travail afin d'utiliser ce temps de manière efficace.
• Adaptation du temps : Contrôler l'utilisation du temps lors de l'exécution des activités et l'ajuster au fur et à mesure en fonction des interruptions et de l'évolution des priorités.

En d'autres termes, si vous avez une approche réaliste de la planification de votre temps, que vous êtes conscient que le temps est limité et que vous le gérez avec souplesse, vous êtes un bon gestionnaire du temps. Décortiquons chacun des points ci-dessus et voyons comment vous pouvez y remédier :

Maîtriser son temps

La prise de conscience du temps ne consiste pas à mettre en place une gigantesque stratégie de gestion du temps, mais à faire preuve de réalisme dans l'utilisation de son temps et à reconnaître que, même si l'on souhaiterait qu'il en soit autrement, il n'y a que 24 heures dans une journée.

Il s'agit de développer un sens aigu de la durée des tâches plutôt que de la durée souhaitée.

1. Contrôlez votre temps

Pour prendre conscience de la manière dont vous occupez votre temps, vous devez vous intéresser de près à vos habitudes en la matière.

Un système de suivi automatique du temps de travail peut vous aider dans cette tâche. Par exemple, Timeular suit votre temps automatiquement et vous donne un aperçu honnête et objectif de l'utilisation réelle de vos heures.

Avec un audit du temps, plus besoin de faire des estimations ou d'oublier commodément les 45 minutes que vous avez passées à faire défiler des mèmes. La vérité, c'est que vous disposez désormais d'une image claire, fondée sur des données, de votre emploi du temps. Un tel audit de temps, sur Timeular, montre avec précision le temps que vous avez passé sur chaque tâche sans aucune intervention manuelle de votre part.

L'un de ses rapports indique si votre temps a été utilisé de manière productive ou non. En voici un aperçu :

2. Estimez votre temps

Comme vous avez pris conscience de votre temps, vous pouvez maintenant faire des estimations et des plans plus réalistes pour aller de l'avant, et il est temps de mettre ces idées en pratique. Il est utile de vérifier le rapport en gardant un cadre à l'esprit. Les questions suivantes peuvent vous aider :

• Combien de temps ai-je estimé pour le projet X, et combien de temps ai-je passé ?
• Combien de temps m'ont pris des tâches ou des projets similaires dans le passé ? Plongez dans vos données Timeular et recherchez des tâches ou des projets dont la nature ou l'ampleur est similaire à celle de votre plan. Vérifiez le temps que vous avez consacré à chaque phase ou composante et utilisez-le comme base de référence pour l'estimation de votre nouveau projet.
• Ai-je tendance à sous-estimer le temps nécessaire à la recherche ou aux révisions ?
• Certaines tâches prennent-elles toujours plus de temps que prévu ?
• Quels sont les facteurs externes qui ont influé sur le temps que j'ai consacré au projet X ?
• Quel est mon temps "productif" moyen par jour ou par semaine ? Utilisez ce chiffre pour évaluer le nombre de tâches ou de projets prioritaires que vous pouvez raisonnablement intégrer dans votre emploi du temps et ajustez vos estimations en fonction de votre capacité disponible.

Maîtriser le temps grâce à des outils faciles à utiliser

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• De combien de temps ai-je besoin pour faire face aux imprévus ? Consultez votre système d'enregistrement des temps pour savoir combien de temps vous passez généralement sur des tâches ou des problèmes inattendus, et intégrez cette marge dans vos estimations futures.

Maîtriser son emploi du temps

À ce stade, vous mettez votre chapeau de stratège et devenez l'architecte de votre emploi du temps. Il s'agit de fixer des objectifs réalisables à court et à long terme, de hiérarchiser vos tâches et de créer un plan de gestion du temps qui maximise votre productivité sans sacrifier votre santé mentale.

C'est là que vous pouvez commettre des erreurs de gestion du temps qui conduisent à un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée, à une augmentation du niveau de stress et à une perte de temps. Voyons donc comment maîtriser le processus :

1. Fixer des objectifs réalistes

La clé de la fixation d'objectifs consiste à déconstruire des objectifs importants en éléments gérables qui s'alignent sur vos modèles de productivité. Plutôt que de vous engager sur des objectifs ambitieux tels que "terminer la refonte de l'ensemble du projet d'ici vendredi", concentrez-vous sur des étapes spécifiques et mesurables : "finaliser le cadre initial d'ici mercredi après-midi".

Voici les étapes à suivre pour fixer des objectifs concrets :

• Faire le point sur la réalité
  • Évaluer votre charge de travail actuelle et vos projets en cours
  • Examinez vos données de suivi du temps pour des projets similaires antérieurs
  • Tenez compte de vos schémas énergétiques tout au long de la journée
  • Être honnête sur les obstacles et les limites potentiels
• Appliquer la méthode "Scaling Down
  • Diviser les grands objectifs en étapes plus petites et concrètes
  • Chaque étape doit pouvoir être atteinte en 1 à 3 séances de travail.
  • Définir des critères d'achèvement clairs pour chaque étape
• Définissez vos critères de réussite
  • Établir des résultats spécifiques et mesurables pour chaque objectif
  • Définir ce que l'on entend par "fait" en termes tangibles
  • Créer des points de contrôle pour mesurer les progrès
  • Déterminer comment vous suivrez et évaluerez les résultats
• Créer des zones tampons stratégiques
  • Ajoutez 20 à 30 % de temps supplémentaire aux estimations initiales pour le temps tampon.
  • Créer des plans d'urgence pour vos objectifs prioritaires
• S'aligner sur vos performances maximales
  • Essayez d'accomplir les tâches difficiles pendant les heures où vous avez le plus d'énergie.
  • Programmer les tâches routinières pendant les périodes de moindre énergie
  • Protégez vos moments les plus productifs contre les interruptions grâce au blocage de temps

2. Hiérarchiser les tâches comme il se doit

Toutes les tâches sont parfois considérées comme des tâches urgentes, mais vous devez augmenter votre productivité et donner la priorité à la tâche qui fait vraiment bouger l'aiguille. Je vais vous présenter la Matrice d'Eisenhower pour atteindre l'objectif susmentionné :

La matrice d'Eisenhower, également connue sous le nom de matrice de gestion du temps, a été créée par l'ancien président Dwight D. Eisenhower pendant la Seconde Guerre mondiale. Il s'agit d'un moyen simple de fixer des priorités pour vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Cette méthode permet de classer les tâches en quatre quadrants :

• Urgent, important : Faire d'abord (le mode de lutte contre l'incendie).
• Important, pas urgent : Calendrier (projets importants à long terme).
• Urgent, pas important : Déléguer (travail qui peut être effectué par un autre membre de l'équipe).
• Ni urgentes, ni importantes : Supprimer : (ces tâches sont souvent pertes de tempset doivent donc être éliminées).

Pour hiérarchiser vos tâches à l'aide de la matrice d'Eisenhower, procédez comme suit :

1. Dressez la liste de toutes les tâches que vous avez à accomplir dans la journée.
2. Évaluer l'importance et l'urgence de chaque tâche.
3. Placez chaque tâche dans les quadrants correspondants.
4. Passez à l'action : Commencez par les tâches importantes et urgentes, puis passez aux autres quadrants.

3. Organisez vos tâches

Pour organiser vos tâches, vous pouvez utiliser un simple tableau Kanban. Cet outil visuel de gestion du flux de travail vous aide à diviser vos projets en petites tâches, à suivre vos progrès et à identifier les goulets d'étranglement avant qu'ils ne fassent dérailler l'ensemble de vos opérations.

En organisant votre travail en étapes claires et gérables, vous pouvez rester concentré, éviter d'être submergé et célébrer vos victoires en cours de route. De plus, il y a quelque chose de satisfaisant à faire passer ces petites fiches de tâches de "en cours" à "terminé". C'est un peu la version adulte de l'obtention d'une étoile d'or pour ses devoirs.

Le Kanban consiste à organiser les tâches en trois catégories simples :

• A faire
• En cours
• Terminé

Maîtriser l'adaptation du temps

L'adaptation du temps consiste à être flexible, à rester présent et à gérer son temps de manière intentionnelle. Vous devez ajuster votre stratégie à la volée et ne pas laisser les interruptions inattendues ou les changements de priorités vous faire dévier de votre chemin. Pour perfectionner vos compétences en matière d'adaptation, vous devez devenir le maître du contrôle de votre temps et de votre énergie.

Cela signifie qu'il faut régulièrement faire le point avec soi-même, évaluer ses progrès et procéder aux ajustements nécessaires. Posez-vous des questions comme celles-ci :

• Est-ce que je passe trop de temps sur des tâches non prioritaires ? Le marasme de l'après-midi vous frappe-t-il plus fort qu'une tonne de briques ?

N'ayez pas peur de pivoter, de déléguer ou même de prendre une pause bien méritée lorsque votre corps et votre cerveau vous disent qu'il est temps. Lorsque cette tâche de 30 minutes se transforme en 45 minutes, ne paniquez pas - utilisez ces données pour affiner vos estimations futures.

L'une des principales compétences d'adaptation consiste à apprendre à gérer son énergie, et pas seulement son temps.

Cela signifie que vous devez prêter attention à vos rythmes naturels et travailler avec, plutôt que contre, votre propre biologie. Si vous savez que vous êtes du matin et que vous donnez le meilleur de vous-même avant midi, ne vous forcez pas à brûler l'huile de minuit. Si vous êtes un oiseau de nuit qui donne le meilleur de lui-même après le coucher du soleil, acceptez-le et structurez votre journée en conséquence.

Et n'oubliez pas que même les plans les mieux conçus échouent parfois. Lorsque cela se produit, ne vous culpabilisez pas. Respirez profondément, réévaluez vos priorités et changez de cap avec souplesse.

Remédiez à votre mauvaise gestion du temps avec les bons outils

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Commencer à maîtriser la gestion du temps

Vous devriez maintenant avoir appris qu'une bonne gestion du temps implique d'être conscient de son temps et qu'il est limité, puis de l'organiser à l'aide d'une structure telle que des objectifs, des priorités, un tableau Kanban, et enfin de s'adapter aux nouveaux défis.

Vous ne deviendrez pas un maître de la gestion du temps du jour au lendemain, mais avec de l'entraînement, vous parviendrez à un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée et vous vous épanouirez en accomplissant davantage de tâches.

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