Comment augmenter la productivité : 16 conseils pratiques
L'augmentation de la productivité est aujourd'hui l'objectif ultime de toute entreprise et de tout professionnel.
Étant une mesure commune de la croissance et du développement d'une entité (et d'un travailleur), c'est un facteur qui est fortement pris en considération. L'amélioration individuelle de la productivité se traduira également par une amélioration de l'équipe.
Obtenez votre exemplaire gratuit pour découvrir les meilleurs conseils en matière de productivité pour les équipes et leurs dirigeants.
Parfois, la recherche de la productivité peut s'avérer moins durable. Les gens sont conduits à l'épuisement professionnel s'ils ne sont pas guidés sur la bonne voie vers la productivité.
Les stratégies et les conseils présentés ici visent tous à trouver un équilibre entre des moyens efficaces d'augmenter la productivité et de travailler plus intelligemment. Sachez comment stimuler votre productivité.
Comment augmenter la productivité
1. Utiliser des outils de suivi de la productivité
C'est l'un des meilleurs moyens d'augmenter la productivité, car vous allez mesurer la façon dont vous passez votre temps !
Utilisez tous les outils à votre disposition, mais faites un usage particulier des applications de suivi de la productivité, telles que Timeular.
Ces outils sont très utiles pour évaluer la situation : ils vous aideront à connaître vos rythmes de travail et vos besoins, en mesurant la durée d'une tâche spécifique, et vous aideront à vous assurer que vous respectez vos objectifs. Mesurer le temps est une habitude que vous pouvez prendre pour être de plus en plus productif à l'avenir.
Créez une habitude en utilisant la mémoire musculaire et un rappel physique puissant. Tous les nouveaux utilisateurs bénéficient de 2 mois d'abonnement gratuit lorsqu'ils connectent un nouveau tracker.
2. Soyez clair sur ce que vous devez faire
Il existe de nombreux moyens d'accroître la productivité. Commençons par les bases.
La productivité sur le lieu de travail ou pendant les heures de travail dépend de nombreux éléments de votre vie quotidienne. Plus vous vous préparerez à l'avance et saurez exactement ce que vous voulez, ce dont vous avez besoin ou ce que vous devez faire, plus vous avancerez facilement et rapidement une fois que vous aurez commencé.
Les personnes qui ont du mal à être et à rester productives sautent souvent cette phase de préparation.
Il peut être utile de préparer une liste de tâches, d'avoir un agenda (analogique ou numérique) pour planifier les réunions et les tâches, et d'utiliser des techniques telles que la boîte à rythme.
Organisez votre emploi du temps et utilisez un outil de suivi du temps afin de vous assurer que vous accomplissez vos tâches dans le temps imparti. Dans votre vie privée, veillez à ce que les choses soient organisées de manière à éviter les distractions.
3. Arrêter le multitâche
Vous l'avez probablement déjà entendu et, avec un peu de chance, vous y croyez maintenant : le multitâche nuit à votre productivité.
Jongler avec plusieurs tâches simultanément n'est pas aussi productif qu'il n'y paraît. En vous concentrant sur une seule tâche à la fois, vous l'accomplirez de manière plus satisfaisante et en moins de temps, ce qui vous permettra de passer sans encombre à la tâche suivante. En effectuant plusieurs tâches à la fois, vous perdez de l'énergie et du temps.
4. Entrer dans un travail en profondeur
Le travail en profondeur est l'opposé du multitâche ou du changement constant de contexte. En mode de travail approfondi, vous consacrez intentionnellement toute votre attention à une seule tâche à la fois, ce qui présente de nombreux avantages tels qu'une exécution plus rapide des tâches, un travail plus assidu ou une amélioration de la créativité.
Planifiez une séance de travail en profondeur chaque jour pour vous assurer qu'au moins deux ou trois heures par jour sont consacrées à un travail productif à 100 %. Pour gérer votre temps pendant une session de travail en profondeur, utilisez notre minuteur Pomodoro gratuit, qui suivra automatiquement le temps de vos sessions de travail et de vos pauses.
5. Fixer des objectifs réalistes
Ne vous sabotez pas dès le départ. La productivité n'existe pas sur un terrain de jeu statique.
Les grands projets peuvent facilement devenir intimidants, même s'ils n'en ont pas l'air au départ. Les objectifs doivent être compréhensibles et réalisables, mais ils doivent surtout être clairement définis.
Demandez-vous si vous disposez des ressources nécessaires pour accomplir ce que vous avez à faire et divisez vos tâches en plusieurs petites tâches gérables. Vous accomplirez des tâches, atteindrez des objectifs et vous vous sentirez plus productif dans l'ensemble.
CONSEIL : Apprenez à connaître les différentes techniques de hiérarchisation que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité.
6. Apprendre à hiérarchiser les tâches
Savoir hiérarchiser les tâches est un autre moyen d'augmenter sa productivité. Il suffit d'identifier les travaux les plus urgents à réaliser, une démarche stratégique très intelligente qui permet d'augmenter la productivité.
Vous pouvez établir des priorités de différentes manières. Il vous suffit de suivre la méthode qui vous convient le mieux. En voici un exemple :
- Établir des priorités en fonction de la date d'échéance.
- Établir des priorités en fonction de l'urgence.
- Établissez un ordre de priorité en fonction de l'importance.
Il existe plusieurs méthodes pour organiser sa charge de travail. Saviez-vous qu'une mauvaise hiérarchisation des priorités est responsable d'une surcharge de travail? Alors, choisissez-en une et essayez-la !
Obtenez votre exemplaire gratuit pour découvrir les meilleurs conseils en matière de productivité pour les équipes et leurs dirigeants.
7. Faire d'abord les choses les plus difficiles
Il est tentant d'éviter les tâches difficiles, plus ardues et qui prennent du temps, mais la vérité est qu'en vous attaquant d'abord à vos projets les plus difficiles, vous augmenterez votre motivation et votre concentration pour le reste de la journée.
Nous reviendrons sur ce point, mais essayez d'accomplir ces tâches plus importantes et plus fastidieuses au moment de la journée où vous êtes le plus productif. Pour la plupart des gens, il s'agit de la première heure du matin.
Avez-vous déjà entendu parler de la technique "Mangez la grenouille"? Nommée d'après une citation de Mark Twain, "mangez une grenouille vivante dès le matin, et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée", cette technique consiste à commencer la journée en accomplissant la "pire" de vos tâches. Le "pire" sera fait plus tôt que tard, et le reste de la journée semblera plus facile à aborder.
8. Déléguer si nécessaire
Si vous êtes chef d'équipe, ce point est encore plus important, mais même si vous travaillez seul, vous devrez peut-être envisager l'externalisation.
Cela vous permettra de vous concentrer sur vos projets les plus importants. Planifiez et alignez les tâches qui sont importantes et urgentes pour vous et celles qui, bien que moins importantes, doivent tout de même être accomplies, afin de les déléguer.
Si vous avez du mal à déléguer, lisez votre article et apprenez à maîtriser la délégation de tâches.
9. Limitez vos distractions
Il est tout à fait normal d'être distrait lorsque l'on travaille ou que l'on remet à plus tard, et la concentration n'est pas toujours naturelle. Mais, honnêtement, nous pourrions tous faire un peu plus d'efforts pour lutter contre les distractions. Éteignez votre téléphone, sélectionnez le mode "vol" et utilisez des applications ou des techniques de concentration telles que Pomodoro.
La technique Pomodoro est couramment utilisée pour éviter les distractions et accomplir des tâches. À l'aide d'un minuteur Pomodoro, fixez des sprints chronométrés de 25 minutes. Pendant ce laps de temps, vous vous concentrerez sur la tâche à accomplir. Le fait de savoir que vous ne devez vous concentrer que pendant une courte période est un excellent moyen d'exercer votre capacité à vous concentrer pendant des périodes plus longues.
Lire aussi : Les meilleures alternatives à la méthode Pomodoro
10. Fixer des rappels
Fixer des rappels sur votre téléphone ou votre application de productivité. Il est très utile d'avoir une liste de rappels si vous énoncez rapidement les actions spécifiques que vous devez entreprendre et la raison pour laquelle elles sont importantes.
Cela signifie qu'il est fondamental de donner à vos rappels un certain contexte, car il sera plus rapide d'identifier ce qui est nécessaire pour agir et être plus productif.
11. Veillez à faire des pauses
Être "productif" ne signifie pas nécessairement rester assis pendant huit heures d'affilée. Il est possible de le faire pendant un jour ou deux, mais une personne n'est pas et ne peut pas être un robot. Vous finirez par vous épuiser.
La productivité est une question de fluidité. Il s'agit de connaître ses limites et d'être conscient de la manière de se déplacer dans le cadre de ses propres contraintes.
Peut-être avez-vous besoin de faire des pauses de 10 minutes toutes les 50 minutes de concentration. Ou encore, vous pouvez travailler pendant quatre heures sans problème, mais vous devez prendre l'après-midi avant de vous plonger dans une autre session de travail.
Pour être productif, il ne faut pas se baser sur les habitudes ou la façon de faire de quelqu'un d'autre. Il s'agit de se connaître soi-même et d'utiliser ses habitudes à son avantage. Une exception qui peut être maintenue est que lorsque vous êtes dans un bon flux, un état de productivité efficace et sans effort, il est préférable de ne pas vous interrompre.
Saviez-vous que les pauses contribuent à réduire le stress ? Découvrez les causes les plus fréquentes de stress au travail.
Vous pouvez également essayer la règle des cinq minutes. Cette règle consiste à s'engager à ne consacrer que cinq minutes à une tâche donnée. De cette façon, vous éliminez la plupart des excuses qui vous empêchent de commencer la tâche, parfois redoutable, qui vous attend. Presque tout le monde peut consacrer cinq minutes à la rédaction d'un courriel, à la réponse à des messages, à la rédaction d'un plan ou à l'organisation de notes, pour ne citer que quelques exemples.
Cette technique est utile car, en général, une fois les cinq minutes terminées, la motivation pour continuer demeure. Même si vous passez à une autre tâche productive, les petites tâches accomplies pendant ces cinq minutes contribuent grandement à votre motivation générale et à votre esprit de productivité, car les petites tâches sont celles que nous remettons le plus souvent à plus tard.
12. Partager ce que vous faites pour obtenir un retour d'information
Le retour d'information est extrêmement important et une simple conversation au cours de laquelle quelqu'un signale très clairement quelque chose qui ne fonctionne pas comme prévu peut faire gagner beaucoup de temps. Ce n'est peut-être pas facile à entendre sur le moment, mais vous en serez reconnaissant plus tard.
Recevoir un retour d'information et le mettre en pratique est important pour le développement de chacun, tant sur le plan professionnel que personnel. Les critiques constructives contribuent à accroître la productivité, car elles permettent d'éviter les erreurs et les pertes de temps à l'avenir.
13. Programmer stratégiquement la journée de travail
Nous avons tous des rythmes différents. Certains sont très productifs dès le réveil, d'autres sont des oiseaux de nuit. Quelle que soit votre préférence, il vous suffit de faire en sorte qu'elle vous soit favorable. Prenez note du moment où vous êtes le plus productif au travail et programmez les tâches les plus difficiles pour cette période.
Si vous êtes concerné par la fameuse pause énergétique post-déjeuner, utilisez ce temps pour effectuer des tâches telles que vérifier les courriels, nettoyer votre bureau, effectuer des tâches administratives, etc. Des tâches plus "faciles" qui n'exigent pas une concentration à 100 %.
Le travail flexible et hybride a promu le concept de travail et a effectivement favorisé la flexibilité et la productivité. Les gens sont responsables de leur temps et de leur emploi du temps.
Certains employés travaillent mieux le matin, tandis que d'autres sont plus productifs après le déjeuner. Il est désormais possible d'agir en conséquence : identifier les moments où l'on est le plus productif et organiser son emploi du temps quotidien de manière à tirer le meilleur parti de ces pics d'énergie est un excellent moyen d'accroître la productivité.
Lire aussi : Comment le travail à distance affecte-t-il la productivité ?
14. Découvrez l'application de productivité qui vous convient
Nous avons atteint la partie de cette liste de suggestions qui doit être mise en pratique au fil du temps lorsque vous atteignez un rythme soutenu dans ce cheminement vers un état d'organisation.
Une fois que vous aurez trouvé le meilleur calendrier, le meilleur agenda numérique gratuit, le meilleur outil de marketing, la meilleure application de prise de notes et le meilleur outil de suivi du temps, gardez-les. Utilisez-les bien, ils deviendront vos meilleurs amis.
Profitez des essais gratuits et continuez à expérimenter jusqu'à ce que vous trouviez votre bonheur.
Lire aussi :
- Les meilleures applications pour la productivité
- Quels sont les meilleurs outils d'IA pour la productivité ?
15. Créer une routine
Il est tout à fait justifié de maintenir une routine. Dès que l'heure arrive, vous vous entraînez à savoir vous mettre dans le mode de concentration nécessaire pour donner le meilleur de vous-même. La cohérence est ce que vous recherchez et c'est un facteur clé pour une meilleure productivité.
Essayer d'être productif quand un jour on travaille le matin, le lendemain on travaille le soir et le surlendemain on travaille au milieu de la journée, c'est épuisant.
Une routine est bénéfique et élimine intrinsèquement la distraction liée à l'adaptation à quelque chose de "nouveau".
Pensez à créer une routine qui ajoute une structure et un sentiment de prévisibilité à votre journée. Cela ne fonctionnera pas parfaitement tous les jours, car il y a des imprévus, et c'est tout.
Ce dont vous avez besoin, c'est d'une structure de base pour vous réveiller, manger, travailler, faire des activités et dormir, ce qui peut vous aider à vous sentir moins stressé et mieux organisé.
16. Gardez votre espace de travail propre et organisé
Un bon moyen de garder l'esprit clair et d'être productif est de garder son espace de travail propre. Rangez chaque chose à sa place et ne laissez que ce dont vous avez besoin pour travailler.
Si vous travaillez à domicile, décorez et organisez votre espace de manière stratégique, selon vos goûts. Il est judicieux d'être minimaliste et d'éviter le désordre, essayez. Espace propre, esprit propre ! La même logique s'applique à votre espace de travail virtuel.
Saviez-vous que le désordre numérique peut faire des merveilles pour réduire l'anxiété et améliorer votre vie professionnelle ? Vous vous sentirez motivé et, par conséquent, vous serez plus productif tout en évitant le stress. Prenez le temps d'organiser vos fichiers, de lire les messages en attente dans votre boîte de réception, de vérifier les notifications dans votre logiciel de travail, etc.
Conclusion
Il s'agit là de quelques-unes des meilleures façons d'augmenter la productivité. Cela ne signifie pas que toutes ces méthodes vous conviendront. Vous devez essayer de trouver ce qui vous convient le mieux.
Personne n'est productif de la même manière, et si vous essayez d'être plus productif, n'essayez pas de surcompenser dès le départ.
Concentrez-vous sur un ou deux de ces conseils de productivité à la fois. En prenant l'habitude de les appliquer, chacun peut développer ses compétences dans ce domaine, réduire son stress et atteindre ses objectifs personnels et professionnels.
Un concept important à garder à l'esprit et à prendre au sérieux est celui de la fixation de limites. Il est bon de faire preuve d'une certaine flexibilité, de se porter volontaire pour un travail supplémentaire et d'être proactif, mais l'absence de limites au travail peut nuire à votre productivité. Fixer des limites permet d'éviter d'être débordé.
L'équilibre et la cohérence sont les deux notions qui doivent guider vos journées de travail.
Vous pourriez être intéressé par :
- Les meilleurs livres sur la productivité
- Les meilleurs planificateurs de productivité
- Les meilleures applications de productivité pour les équipes
- Comment travailler plus intelligemment et non plus durement
- Tout ce dont vous avez besoin pour gérer le stress au travail
- Les meilleures applications Pomodoro