Comment améliorer la communication au sein d'une équipe : un guide étape par étape
Une bonne communication est l’un des principaux fondements d’une équipe performante. Sans cette base, le succès n’est pas possible.
Lorsqu'une culture de communication positive existe, tous les membres de l'équipe connaissent leur rôle dans la réussite de l'équipe. De plus, une bonne communication favorise l'établissement de relations au sein de l'équipe et la productivité globale.
D’un autre côté, une mauvaise communication peut conduire à des conflits et à un environnement démotivant qui entrave la croissance de l’entreprise.
Les dirigeants doivent donc promouvoir une culture de communication bonne et précise et chercher à améliorer la communication au sein de leur équipe.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, cela ne nécessite pas un investissement financier important mais plutôt un effort collectif qui doit commencer en vous pour faire de la bonne communication une priorité.
Si les avantages d’une bonne communication au sein d’une équipe vous semblent attrayants, testez les conseils que nous avons rassemblés pour améliorer la communication de votre équipe.
Livre électronique gratuit : Le guide complet de la gestion du temps en équipe
Obtenez votre exemplaire gratuit du livre électronique et apprenez les meilleures techniques de gestion du temps
Comment améliorer la communication d'équipe en 6 étapes
Une communication d'équipe efficace est la clé du succès lorsque vous souhaitez développer une équipe performante . Par conséquent, l'amélioration de la communication doit être un effort collectif.
Commençons par les bases ! C'est ce que toute entreprise devrait rechercher pour avoir une excellente communication d'équipe.
Imprégnez-vous de ce qui s’applique à votre contexte de travail et commencez dès aujourd’hui à récolter les fruits d’une communication incroyable.
1. Définissez les formes de communication qui fonctionnent le mieux pour votre équipe
De nos jours, les équipes se présentent sous toutes les formes. En plus d’être multidisciplinaires, certaines travaillent à 100 % à distance , d’autres ont un système hybride, et d’autres encore continuent de travailler en présentiel.
Si votre équipe a la fantastique opportunité de flexibilité géographique et horaire, il est essentiel de définir les formes de communication qui fonctionnent le mieux pour votre équipe.
Quels canaux et outils de communication utilisez-vous en équipe ? Comment pouvez-vous faire en sorte que tout le monde se sente inclus et proche même lorsque chaque membre de l'équipe se trouve dans un coin opposé du globe ?
N'oubliez pas les deux styles de communication : synchrone ou asynchrone (nous vous l'expliquerons plus loin ). Il est maintenant temps de décider comment votre équipe les utilisera.
Nous vous recommandons d'avoir des moments hebdomadaires de communication synchrone, en profitant de réunions en face à face ou sur zoom et que les activités quotidiennes soient principalement asynchrones.
N'oubliez pas : il n'existe pas de bonne façon de faire les choses. Appliquez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe et ses particularités !
2. Établir une étiquette de communication
La communication est un défi commun aux équipes virtuelles , car les équipes doivent apprendre à communiquer.
Tout le monde devrait savoir exactement comment, quand et pourquoi il doit communiquer.
Par exemple, il est préférable d'utiliser le courrier électronique pour les sujets qui doivent être enregistrés pour référence ultérieure. Ne discutez jamais de questions essentielles dans le chat de l'entreprise ; envoyez toujours des e-mails !
Une autre bonne pratique consiste à inviter aux réunions uniquement les personnes qui doivent y être présentes.
Rien n'est pire que de passer toute sa journée à participer à des réunions inutiles , c'est-à-dire qui ne nécessitent pas votre présence. Si vous souhaitez informer quelqu'un du résultat d'une réunion, vous pouvez lui envoyer un e-mail après coup.
Une autre suggestion est de faire comprendre à tous les membres de l’équipe qu’ils n’ont pas besoin de répondre à un e-mail, à moins que l’expéditeur ne leur demande explicitement de le faire dans le message d’origine.
Lorsque vous avez une équipe répartie sur plusieurs fuseaux horaires ou travaillant à 100 % à distance, vous devez également réfléchir davantage au moment où communiquer.
Définissez des heures de réunion spécifiques auxquelles tout le monde peut participer quel que soit son fuseau horaire, et encouragez les membres de votre équipe à définir des heures « d'absence du bureau » dans leur calendrier lorsqu'ils sont en vacances.
Adopter une telle étiquette de communication permet à votre équipe de rester concentrée sur ce qui compte, leur faisant gagner un temps précieux pour des tâches plus importantes et réduisant le stress au travail .
Découvrez comment le stress peut réduire votre productivité dans notre blog.
3. Créez des moments spécifiques pour le feedback
Le feedback est important, mais il ne suffit pas de créer un espace sûr où chacun se sent à l'aise pour partager ses préoccupations, ses erreurs et ses apprentissages.
En plus du feedback spontané, il existe des moments prédéfinis pour donner du feedback aux membres de l'équipe. Il peut être utile de bloquer ces moments dans le temps .
Si les réunions d’équipe peuvent être propices au feedback collectif, les entretiens individuels avec les managers sont l’occasion idéale de donner et de recevoir du feedback de manière honnête et transparente. Veillez à ce qu’ils aient lieu régulièrement !
Essayez également de vous assurer que le feedback n’est pas unidirectionnel : vous devez être prêt à donner et à recevoir du feedback, qu’il soit positif ou négatif.
Dans le même temps, les employés doivent être encouragés à rechercher et à offrir du feedback.
Une façon d'y parvenir est de mener des enquêtes anonymes. Les gens se sentent souvent intimidés à l'idée de devoir dire ce qu'ils pensent, même si l'ambiance est excellente. Ou peut-être ont-ils des suggestions d'amélioration ou d'organisation et ont-ils besoin de plus de courage pour les partager.
À la fin de chaque année, réalisez une enquête anonyme et encouragez les membres de votre équipe à partager leurs réflexions de manière anonyme.
N'oubliez pas de mettre en place l'étiquette de rétroaction dont nous avons parlé plus tôt pour vous assurer que ce soient des moments agréables pour tous !
Livre électronique gratuit : Le guide complet de la gestion du temps en équipe
Obtenez votre exemplaire gratuit du livre électronique et apprenez les meilleures techniques de gestion du temps
4. Ayez des entretiens individuels réguliers
En plus de donner et de recevoir du feedback, les rencontres individuelles régulières sont l’occasion d’aborder certains problèmes et de vérifier le bien-être de chaque membre de l’équipe.
Ils constituent également un excellent moyen de mieux connaître vos supérieurs ou vos collègues et de développer des relations de collaboration.
En tant que leader, nous ne vous demandons pas d’assumer le rôle de psychologue, mais plutôt de vous soucier du bien-être de vos employés et de le montrer.
C’est une qualité indispensable pour un bon chef d’équipe .
5. Organiser des activités de team building
Les activités de team building ont déjà été présentées comme une stratégie pour améliorer la communication au sein d'une équipe. Cependant, notre proposition est un peu différente.
Au lieu d’organiser des activités de team building en dehors des heures de travail que personne ne veut faire, essayez de promouvoir des activités plus organiques avec les membres de votre équipe.
Un pique-nique à l’heure du déjeuner, un petit-déjeuner prolongé une fois par mois ou même un championnat de jeux de société permettront à vos collègues de se sentir plus à l’aise les uns avec les autres et de mieux communiquer naturellement.
6. Centralisez vos informations
L'un des principaux facteurs d'entropie est le manque de centralisation des informations. Améliorez la communication au sein de votre équipe en veillant à ce que les données soient toutes regroupées au même endroit, organisées et accessibles à tous.
Cela est particulièrement utile pour les nouvelles recrues de votre équipe, qui peuvent être autonomes dans la recherche d’informations plutôt que de passer du temps à les chercher.
7. Adoptez une politique de porte ouverte
Vous connaissez peut-être celui-ci, mais avez-vous pu le mettre en œuvre ?
Dans le contexte du travail, une politique de porte ouverte fait référence à une approche dans laquelle les gestionnaires ou les supérieurs sont ouverts à l'écoute des questions, des doutes, des plaintes, des suggestions et des préoccupations des employés.
Une politique de porte ouverte vise à favoriser l’accessibilité aux rangs supérieurs de la hiérarchie et à briser les barrières physiques et psychologiques qui existaient autrefois entre le patron et l’employé.
Une politique de porte ouverte vise à encourager une culture de communication ouverte, honnête et transparente.
De cette façon, les employés et les gestionnaires peuvent discuter et résoudre efficacement une grande variété de problèmes liés au travail et au lieu de travail et s’assurer que chacun se sente entendu et connecté.
8. Soyez transparent et évitez le jargon
L’une des meilleures façons d’améliorer la communication au sein d’une équipe est de privilégier la transparence. De plus, dans la communication d’équipe, évitez d’utiliser un jargon qui pourrait dérouter les autres membres de l’équipe. Soyez direct et clair.
Si tout le monde est honnête envers les autres au sujet de leurs attentes, de leurs préoccupations et de leurs émotions, le risque de malentendus diminue considérablement.
Pour les dirigeants, il est impératif d'être transparent sur les performances de l'équipe et de l'entreprise. Cela créera un sentiment d'appartenance chez les employés, les motivant à s'efforcer d'atteindre leurs objectifs.
Trouvez la différence entre les objectifs à court terme et les objectifs à long terme .
Il est également essentiel d'offrir un contexte aux membres de l'équipe et de leur montrer l'importance de leur travail. Essayez toujours de leur faire comprendre l'impact de leur bon travail en leur faisant sentir qu'ils sont valorisés.
Demandez de l'aide ! N'ayez pas peur d'exprimer votre vulnérabilité et d'admettre vos erreurs. Personne ne croit que les managers sont des dieux. Comme tous les humains, ils font des erreurs et ont besoin d'aide eux aussi.
Demandez-leur souvent comment vous pouvez les aider et ce qui les inquiète. Cela les incitera également à se montrer vulnérables et à demander votre aide, créant ainsi une culture de soutien mutuel au sein de l'équipe.
9. Promouvoir une culture de rétroaction constante
Le feedback est l’un des éléments les plus importants de la communication d’équipe.
Les gens ont besoin de savoir comment ils se débrouillent en termes de performance pour rester motivés et engagés.
Lors des entretiens individuels, donnez votre avis à chaque membre de l'équipe et discutez de leurs attentes en matière de développement. N'oubliez pas non plus de profiter de l'occasion pour leur demander s'ils ont des commentaires à vous faire.
Cependant, le feedback doit être donné sous une forme ou une autre. Vous devez être attentif et suivre des règles de base qui font toute la différence.
Comment donner du feedback aux membres de votre équipe :
- Assurez-vous que votre feedback est constructif. Est-ce qu'il apporte des enseignements importants au destinataire et laisse une marge d'amélioration ? Si la réponse est oui, allez-y !
- Soyez attentif à leurs sentiments. Soyez doux dans vos paroles et traitez votre collègue avec respect, en évitant de le juger ou de vous montrer trop condescendant. Évaluez leurs réactions et arrêtez-vous s'ils se sentent mal à l'aise.
- Demandez la permission de donner votre avis . Tous les moments ne sont pas propices pour donner votre avis, et ce n'est pas toujours le bon moment pour en recevoir. Assurez-vous que tout le monde est à l'aise avant de commencer à parler.
- Soyez précis. Évitez d'être vague et utilisez des exemples pour illustrer les commentaires que vous donnez.
- Justifiez la raison pour laquelle vous donnez ce feedback. Assurez-vous que le destinataire comprend l'impact d'un travail particulier et pourquoi il est essentiel de l'améliorer.
- Proposez des étapes concrètes à suivre. Encore une fois, soyez précis.
10. Utilisez les outils de communication numériques
Lorsque nous regardons en arrière et nous souvenons de 2020, il est difficile de ne pas penser à la façon dont la technologie nous a aidés à l’époque.
De nombreuses entreprises utilisaient déjà des outils numériques pour gérer des équipes à distance , mais la pandémie a accéléré cette numérisation.
Les outils de communication peuvent vous aider à améliorer la communication avec votre équipe en vous aidant de deux styles de communication.
- Communication synchrone : conversations en face à face, chats instantanés, vidéoconférences et toute autre interaction qui se produit en temps réel.
- Communication asynchrone : tout ce qui ne nécessite pas de réponse immédiate, comme les e-mails, les rapports ou les vidéos enregistrées.
Le monde du travail connaît aujourd’hui une révolution. De plus en plus d’entreprises adoptent des aménagements flexibles en matière de présence physique au bureau.
Que vous travailliez en face à face, de manière hybride ou entièrement à distance, voici quelques-uns des outils qui peuvent vous aider à communiquer plus efficacement avec votre équipe :
- Chat instantané : Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Workplace
- Outils de partage de fichiers : Google Drive, Dropbox et OneDrive
- Synchronisation du calendrier : Google Calendar et Microsoft Outlook
- Appels vidéo : Zoom, Google Meet ou Skype
Les outils de communication numérique peuvent être vos alliés même si vous travaillez en face à face.
Par exemple, il n'est parfois judicieux d'interrompre vos collègues en leur demandant quelque chose. Et cette réunion ne pourrait-elle pas prendre la forme d'un e-mail ? Ou d'un message dans le chat interne de l'entreprise ? Soyez attentifs et profitez des outils que la technologie nous a donnés !
CONSEIL : augmentez la productivité de votre équipe en utilisant la meilleure intégration de suivi du temps de Google Agenda .
11. Donnez la priorité aux appels vidéo
Même en télétravail, il est important de maintenir une certaine familiarité entre les membres de l'équipe, car cela facilite la communication. Vous et les membres de votre équipe devez donc vous voir pendant les réunions.
Les appels vidéo facilitent la communication en lisant les expressions faciales et le langage corporel de chacun, en évitant les malentendus et en favorisant la connexion.
Bien sûr, il y aura toujours des gens plus réservés qui préféreront ne pas avoir la caméra allumée. Vous devriez leur expliquer l'importance d'utiliser la vidéo mais si leur avis reste le même, respectez leurs souhaits.
12. Résoudre les conflits rapidement
Nous avons tous déjà eu un collègue qui dénigrait constamment un autre collègue ou même son patron.
Cette insatisfaction peut avoir de nombreuses raisons, l’une d’entre elles étant le manque de résolution de conflits fondamentaux, qui s’intensifient alors et deviennent intrigués.
Même s'ils peuvent sembler sans importance, les conflits au travail sont comme des pommes pourries : tout commence par une seule personne, et avant même que vous ne vous en rendiez compte, une attitude de réplique se répand.
L’incapacité à résoudre les problèmes engendre également de la frustration, ce qui peut entraîner des disputes encore plus graves par la suite.
Évitez les tensions inutiles qui créent une mauvaise atmosphère et nuisent à la performance de chacun en résolvant les conflits rapidement et efficacement.
Organisez une conversation rapide et transparente et soyez honnête avec le collègue avec lequel vous n'êtes pas d'accord. Cette politique de transparence et de communication se propagera à toute l'équipe, affectant positivement l'ambiance globale de l'équipe.
Lisez également comment gérer un employé paresseux et comment gérer un employé qui se plaint de la charge de travail .
Conclusion
Une bonne communication est l’un des piliers essentiels du succès d’une équipe.
Une mauvaise communication est également l'une des principales raisons pour lesquelles une équipe peut échouer. Vous pouvez améliorer la communication de votre équipe en vous assurant qu'elle est efficace, saine et honnête.
Vous pourriez être intéressé par :