Suivi des heures facturables et non facturables pour assurer le suivi de vos projets

Facturation des clients : Comment la réaliser avec précision

Auteur : Karolina Matyska

17 mai 2023

La facturation précise des clients est fondamentale pour toute organisation. Lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise, peu de choses sont aussi importantes que de savoir comment facturer correctement ses clients.

Bien que le développement des ventes, l'acquisition de nouveaux clients et prospects et la promotion de vos biens et services soient essentiels pour toute entreprise, ils ne généreront pas les revenus escomptés si vous ne savez pas comment facturer vos clients de manière efficace.

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Alors, si vous voulez devenir le maître de la facturation des clients et être payé mieux et plus vite, voici notre processus étape par étape pour gérer votre entreprise beaucoup plus facilement.

Que signifie la facturation au client ?

La facturation au client consiste à facturer à une personne les biens ou les services que vous lui avez fournis. Vous lui remettez ou lui envoyez une facture indiquant le montant qu'il vous doit pour ces biens ou services.

La facturation est une tâche extrêmement importante pour toute entreprise afin de maintenir le flux de trésorerie et d'assurer la fluidité financière de l'entreprise. Maintenir un flux de trésorerie positif tout au long de l'année est une nécessité pour toute entreprise.

Quelle est la procédure de facturation des clients ?

Le processus de facturation au client comprend généralement des étapes telles que la création d'une facture qui énumère les biens ou les services fournis, le prix unitaire, la quantité et le montant total dû.

La facture peut également inclure d'autres facteurs tels que les taxes applicables, les frais ou les remises. Une fois la facture envoyée au client, celui-ci doit payer le montant dû dans le délai convenu.

CONSEIL : Lisez notre article sur la facturation par projet si vous pensez qu'il s'agit de la même chose que la facturation par client.

Étapes du processus de facturation aux clients

Cependant, les étapes exactes du processus de facturation peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, tels que le type d'entreprise, les méthodes de paiement acceptées, etc. Néanmoins, les étapes les plus courantes du processus de facturation au client sont les suivantes :

Créer une facture: c'est la première étape du processus de facturation. La facture énumère les produits ou services que vous ou votre entreprise avez fournis au client, ainsi que le prix de chaque article. Il est très important que la facture soit exacte et qu'elle contienne toutes les informations dont vos clients ont besoin pour payer correctement les articles énumérés. Il est également essentiel que la facture soit créée de manière à ce que le client la comprenne facilement. Si nécessaire, expliquez les frais, indiquez les modalités de paiement et ajoutez des informations supplémentaires, comme votre contact pour tout complément d'information.
Envoyer la facture : une fois la facture générée, il est temps de l'envoyer à votre client. Vous pouvez l'envoyer par courriel, par courrier, par télécopie ou même par l'intermédiaire d'un portail de facturation en ligne, si vous en avez un.
Suivre le paiement : la dernière étape du processus de facturation consiste à percevoir l'argent de votre client. Après avoir envoyé la facture, vous vous attendez à recevoir l'argent, et vous devez donc en assurer le suivi. Vous pouvez effectuer le suivi des paiements en utilisant un logiciel de facturation ou simplement envoyer des rappels ou des relances en cas de retard de paiement.
Traiter le paiement : après avoir reçu le paiement, vous procédez à son traitement, ce qui peut impliquer de déposer des chèques, d'effectuer des transactions par carte de crédit ou d'utiliser d'autres méthodes de paiement acceptées.

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Quelles sont les différentes façons de facturer un client ?

En fonction de votre activité et de vos préférences personnelles, vous pouvez facturer vos clients de différentes manières : facturation à l'heure, à la valeur, au forfait, à l'acte et à l'abonnement.

Facturation horaire : il s'agit de facturer les clients sur la base du nombre d'heures passées à travailler pour eux. Le taux horaire est convenu à l'avance et est généralement basé sur le niveau d'expertise requis et le temps nécessaire à la réalisation du travail.
Facturation basée sur la valeur : il s'agit de facturer les clients sur la base de la valeur apportée par vos services, plutôt que sur le temps ou l'effort fourni. Cette méthode de facturation peut être basée sur l'impact que les services ont sur l'activité du client, comme l'augmentation du chiffre d'affaires ou la réduction des coûts, entre autres.
Facturation forfaitaire : cette méthode de facturation consiste à facturer un montant fixe pour un projet ou un service spécifique, quel que soit le temps que vous y consacrez. Cette méthode peut être avantageuse pour les clients qui souhaitent connaître à l'avance le coût de leur travail, par exemple.
Facturation à l'acte : il s'agit de facturer un montant fixe à un client pour une quantité de travail déterminée sur une période spécifique, généralement un mois, pour des services continus, tels que des services de conseil ou des services juridiques. Les honoraires sont généralement payés à l'avance et permettent au client d'avoir accès à un nombre déterminé d'heures ou de services chaque mois.
Facturation par abonnement : elle est surtout utilisée dans des secteurs tels que les services logiciels, les services de diffusion en continu, les magazines et les abonnements à des salles de sport. Cette méthode consiste à facturer aux clients des frais récurrents pour l'accès à un produit ou à un service sur une certaine période, par exemple mensuelle ou annuelle. Cette méthode peut être avantageuse pour les clients qui souhaitent un accès permanent à un service ou à un produit.

Découvrez tout sur les heures facturables et leur importance pour vos revenus.

Quel est le délai d'émission d'une facture ?

Bien qu'il n'y ait pas de bonne réponse, le délai que vous pouvez accorder à vos clients pour payer une facture peut varier en fonction de nombreux facteurs, tels que le secteur d'activité, la relation avec le client et les conditions de paiement convenues à l'avance.

Un délai de paiement courant consiste à accorder aux clients un délai de 30 jours pour régler une facture. Toutefois, ce délai peut être négocié si vous le souhaitez. Vous pouvez en discuter avec votre client et fixer un délai plus court ou plus long que 30 jours.

Certains choisiront de proposer des délais de paiement plus courts, comme 15 ou 20 jours, tandis que d'autres préféreront des délais de paiement plus longs, comme 45 ou 60 jours. Quoi qu'il en soit, quel que soit l'accord conclu, les conditions de paiement et la date d'échéance doivent être clairement indiquées sur la facture.

Supposons que vous et votre client soyez d'accord sur le délai de 30 jours ; cela signifie que votre client dispose de 30 jours à compter de la date d'émission de la facture pour effectuer le paiement.

En tant qu'entreprise ou prestataire de services, il est essentiel de disposer de conditions de paiement claires afin d'éviter toute confusion ou tout retard de paiement, et il est important de communiquer ces conditions aux clients à l'avance. Si le paiement n'est pas reçu dans les délais convenus, il peut être nécessaire d'envoyer un rappel ou un suivi au client pour s'assurer qu'il n'a pas été oublié.

Comment le suivi du temps peut-il vous aider à facturer vos clients ?

Le suivi du temps est le processus de contrôle et d'enregistrement du temps consacré aux activités, aux tâches et aux projets. Il s'agit de tenir un registre détaillé du moment où vous commencez et arrêtez de travailler sur des tâches spécifiques et de suivre la durée des pauses, des réunions et d'autres activités tout au long de la journée.
Le suivi du temps peut être effectué manuellement à l'aide d'outils tels que des feuilles de temps, des feuilles de calcul ou des logiciels de suivi du temps dédiés. Il peut également être automatisé à l'aide d'applications étonnantes telles que Timeular.

La mise en œuvre du suivi du temps et l'utilisation du bon logiciel de suivi du temps peuvent être très utiles pour la facturation des clients, car ils vous permettent de suivre avec précision le temps passé sur un projet ou une tâche pour votre client.

En suivant le temps passé, vous pouvez utiliser ces informations pour facturer tous vos clients avec précision sur la base du temps réel passé sur le travail.

Voici quelques exemples de la manière dont le suivi du temps peut vous aider à facturer vos clients :

Facturation précise : en suivant le temps passé sur un projet ou une tâche, vous pouvez plus facilement facturer à vos clients le temps réel que vous avez travaillé pour eux. Cela permet d'éviter la surfacturation ou la sous-facturation des clients, ce qui peut entraîner des litiges ou une perte de revenus globaux.
Transparence : le suivi du temps est essentiel pour offrir de la transparence aux clients en leur montrant comment les heures facturées ont été utilisées. Par exemple, si vous utilisez une application de suivi du temps telle que Timeular, vous pouvez créer des rapports à partir de tous vos enregistrements de temps, les personnaliser ou exporter vos données. Cela peut contribuer à instaurer un climat de confiance avec les clients et à démontrer la valeur de vos services.
Meilleure gestion de projet: le suivi du temps peut fournir des informations précieuses pour la gestion de projet et vous aider à optimiser votre processus de travail. Il vous permet d'identifier les ressources supplémentaires nécessaires, de suivre les progrès réalisés et de vous assurer que vos projets sont achevés dans les délais et dans le respect du budget.
Amélioration de l'efficacité : le suivi du temps peut vous aider à identifier les inefficacités ou les domaines dans lesquels votre temps est mal utilisé. En suivant votre temps et en obtenant ces données précieuses, vous pouvez contribuer à affiner les processus et à améliorer la productivité, ce qui peut en fin de compte vous être bénéfique, ainsi qu'à vos clients, et conduire à une augmentation de la rentabilité.

Lire : Comment les avocats comptabilisent-ils les heures facturables ?

FAQ

Comment demander plus d'argent à un client ?

La première chose à faire est de revoir le contrat ou l'accord que vous avez conclu avec ce client et de confirmer qu'il est conforme aux paramètres souhaités. Si ce n'est pas le cas, vous devez être clair et précis lorsque vous demandez plus d'argent à votre client, afin de vous assurer qu'il comprend pourquoi vous souhaitez demander plus. N'oubliez pas d'être flexible et ouvert à la négociation pour que tout le monde soit satisfait, et gardez toujours un ton professionnel.

Comment demander poliment au client de payer ?

Vous pouvez envoyer un courriel de rappel amical ou un message au client pour lui rappeler que le paiement est dû. N'oubliez pas d'être clair et précis sur le montant dû, la date d'échéance et les modes de paiement acceptés. Si le client a des questions ou des inquiétudes concernant le processus de paiement, offrez-lui votre aide et fixez une date limite pour le paiement afin de l'encourager à agir au plus vite.

Conclusion

Voilà, nous espérons que cet article vous a été utile !

N'oubliez pas qu'une facturation précise est essentielle à la santé financière et au succès de votre entreprise, que vous travailliez dans une société ou en solo en tant qu'indépendant.

En comprenant les différentes méthodes de facturation disponibles, en établissant des conditions de paiement claires et en suivant le temps avec précision, vous pouvez vous assurer que vous facturez vos clients de manière juste et appropriée.

Même s'il s'agit d'un sujet sensible, il est important d'aborder la facturation avec transparence et professionnalisme. Gardez cela à l'esprit : une facturation transparente vous permettra d'établir des relations solides avec vos clients et de veiller à ce que votre entreprise fonctionne de manière aussi efficace et efficiente que possible.

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