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Les 4 D de la gestion du temps : Qu'est-ce que c'est et comment l'utiliser

Auteur : Karolina Matyska

17 février 2023

Avez-vous passé des journées où vous avez l'impression de n'avoir rien accompli de ce que vous espériez ? Bien qu'une journée compte 24 heures, il est difficile de convertir vos heures de travail en productivité absolue.

Vous avez peut-être exploré de nombreuses méthodes pour vous améliorer, mais vous n'avez pas l'impression qu'elles vous conviennent. Les 4 D de la gestion du temps peuvent améliorer votre vision de la productivité et vous permettre de mieux gérer votre temps et vos échéances.

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Tout au long de cet article, vous découvrirez la définition des 4 D de la gestion du temps, sa signification et son importance, et enfin comment l'appliquer à vos projets.

Quels sont les 4 D de la gestion du temps ?

Les 4D de la gestion du temps sont : Supprimer, Déléguer, Différer et Faire. C'est une bonne technique de gestion du temps qui permet de classer les tâches par catégories et par ordre de priorité, ce qui contribue à accroître la productivité et l'efficacité en se concentrant sur les plus importantes et en évitant de se laisser submerger.

Dans notre guide, vous pouvez voir comment les 4 D sont similaires à la matrice de gestion du temps.

les 4 d de la gestion du temps tableau explicatif

Que signifient les 4 D de la gestion du temps ?

Avant de commencer quoi que ce soit, vous devez évaluer la tâche et/ou l'action et décider dans quelle catégorie elles doivent rester. Vous verrez qu'avec 4D, votre productivité augmentera de manière significative et stabilisera votre travail au jour le jour.

En fin de compte, cela permet aux chefs de produit de ne pas être confrontés à toutes les tâches en même temps. Au lieu de cela, ils peuvent hiérarchiser leur temps et rendre leur journée encore plus efficace pour les tâches plus importantes qui requièrent votre attention.

Avec l'aide des 4 D de la gestion du temps, vous êtes en mesure de maintenir votre productivité, ce qui améliore considérablement l'espérance de votre projet. Grâce à la hiérarchisation des tâches, la livraison du service/produit se déroule de manière très positive.

1. Supprimer

Cette première action permet au gestionnaire de projet d'éliminer de sa liste interminable les tâches et/ou projets sans importance. Tout ce qui est classé dans cette catégorie représente quelque chose qui ne vaut pas la peine que vous y consacriez votre temps précieux.

Assister à des réunions inutiles qui ne vous concernent pas et dire oui à toutes les demandes est une chose que vous pouvez éviter pour garder une longueur d'avance sur ces tâches inutiles.

2. Délégué

Lorsqu'il y a une tâche importante à accomplir, mais que vous vous retrouvez avec quelque chose qui ne peut être fait que par vous-même, c'est le moment d'engager le deuxième acte.

Déléguer une tâche signifie que vous confiez cette responsabilité à quelqu'un d'autre en votre nom. Par exemple, les rapports sont essentiels pour documenter l'avancement du projet.

Vous pouvez idéalement déléguer cette tâche à l'un des membres de votre équipe lorsque vous traitez des questions urgentes.

3. Différer

Cette troisième action vise à mettre en pause toute tâche qui a été assignée à quelqu'un parce qu'elle n'a pas besoin d'être effectuée dans l'immédiat.

C'est le cas lorsqu'une tâche prioritaire requiert l'attention de tous. Toutefois, cela ne signifie pas que cette tâche ne sera pas achevée, mais qu'elle sera revue lorsqu'il y aura du temps libre dans le pipeline de l'équipe.

Par exemple, vous n'êtes pas obligé de lire tous vos e-mails immédiatement. Vous pouvez terminer des tâches plus importantes et, une fois que vous avez du temps libre, vous pouvez lire les courriels en attente.

4. Faire

La quatrième action consiste à achever les tâches disponibles dans votre pipeline. Il s'agit normalement de tâches urgentes qui requièrent votre attention et qui doivent être accomplies le plus rapidement possible.

L'exemple parfait est celui d'une tâche programmée, telle qu'une présentation, pour laquelle vous devez respecter une date limite. Si vous ne respectez pas les tâches de cette quatrième catégorie, les conséquences peuvent être catastrophiques.

Pourquoi les 4 D sont-ils importants pour la gestion du temps ?

L'importance de la mise en place des 4 D de la gestion du temps réside dans le filtrage des tâches pour aider les chefs de projet. Chaque jour, ils doivent faire face à de multiples demandes provenant de sources diverses, ce qui rend leur travail très difficile.

C'est alors que les 4 D de la gestion du temps entrent en jeu et transforment l'organisation des tâches quotidiennes. Grâce à l'affectation de chaque tâche à une catégorie, vous êtes en mesure de tout organiser et de tout filtrer, ce qui signifie que le projet peut se dérouler sans heurts tout au long de son processus.

Ainsi, le chef de produit ne se sentira pas débordé par l'attribution des tâches. L'objectif principal est que chacun reste concentré sur la réalisation des tâches à accomplir, ainsi que sur le projet lui-même.

Enfin, la gestion du temps sera maîtrisée et, par conséquent, vous atteindrez le sommet de votre productivité.

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Comment utiliser les 4 D de la gestion du temps ?

Avant de vous atteler à quelque tâche que ce soit, vous devez examiner votre liste de choses à faire d'un point de vue plus global. Vous pouvez séparer chaque élément à l'aide d'un tableau et insérer chaque tâche dans chaque catégorie. Voici un exemple d'application des 4 D :

Catégorie	Tâche
Délégué	Création d'un rapport
Faire	Faire une présentation
Report	Lisez votre boîte de réception
Supprimer	Réunions inutiles

Il s'agit d'un outil formidable pour optimiser votre temps, car vous serez en mesure d'afficher ce que vous avez dans votre pipeline et d'avoir une vision claire de ce à quoi vous donnez la priorité. Vous pouvez également déléguer, retarder, voire éliminer le reste des tâches.

Vous cherchez à améliorer votre productivité ? Retrouvez les meilleures astuces pour gagner du temps dans notre article.

Cependant, vous devez vous fixer un objectif avant de vous engager dans quoi que ce soit. Par exemple, qu'espérez-vous obtenir en profitant de ce modèle ? Une fois que vous aurez trouvé la réponse à cette question, vous aurez le feu vert pour poursuivre les étapes créées pour les 4 D de la gestion du temps.

Assigner chaque tâche à sa catégorie semble difficile, mais c'est essentiel pour le développement de cette méthode et l'avancement de votre projet. N'oubliez pas que cette définition difficile vous fera gagner un nombre incalculable d'heures de travail que vous pourrez consacrer à vos tâches urgentes et importantes.

Une fois que vous aurez relevé ce défi, vous aurez l'habitude de suivre les autres étapes. Vous constaterez que vous et votre équipe êtes plus organisés et structurés que vous ne l'avez jamais été.

Cet outil vous aidera à lutter contre l'épuisement professionnel et le stress que vous pouvez ressentir lorsque vous êtes submergé par les tâches et l'organisation.

Lire aussi : Comment s'organiser au travail quand on est débordé.

Conclusion

Au terme de cet article, il est important de retenir qu'il s'agit d'une méthode simple, mais dont l'efficacité peut être stupéfiante pour certains gestionnaires de projets.

Si vous cherchez à améliorer votre productivité et à prendre le contrôle de votre temps, les 4 D sont un choix exceptionnel pour vous et l'avancement du cycle de vie de votre projet.

Il est essentiel de comprendre que cette méthode peut ne pas vous convenir, mais vous devez d'abord évaluer vos options et envisager un essai des 4 D.

Une fois que vous vous serez forgé une opinion à ce sujet, vous pourrez décider de ce qui convient le mieux à votre cas particulier.

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