8 recordatorios prácticos de hojas de horas para su equipo
¿En su equipo no se rellenan las hojas de horas a tiempo? ¿Se encuentra a menudo enviando recordatorios para la presentación de las hojas de horas el viernes o antes de la fecha límite del informe de nóminas cuando preferiría hacer otra cosa?
Te entiendo. Enviar recordatorios de hojas de horas no es divertido, aunque puede serlo - tengo algunas ideas para ti. Siga a lo largo de aprender cómo este trabajo puede ser más fácil para usted.
¿Qué es un recordatorio de hoja de horas?
Un recordatorio de hoja de horas (también conocido como recordatorio de tarjeta de horas) es una notificación rápida que recuerda a los empleados que deben rellenar sus plantillas de hoja de horas a tiempo.
El objetivo principal de los recordatorios de hojas de horas es ayudar a los empleados a registrar sus horas de trabajo con precisión y presentarlas antes de que se les eche encima el plazo.
Las ventajas de presentar los partes de horas a tiempo benefician tanto al jefe como a los miembros del equipo. La frustración del jefe al tener que perseguir y cobrar las hojas de horas atrasadas desaparece, al igual que el temor del empleado al retraso.
Así que todos salimos ganando, ¿no? Por cierto, en Timeular, enviamos un recordatorio automático de la hoja de horas. Este fue el mío la semana pasada:
"Hola Madalina,
Recordatorio rápido y amistoso. Ha llegado el momento de cerrar la hoja de horas de la semana pasada.
En este momento, ha registrado 33,4 de 40 horas(83,5%).
¿Podría volver a comprobar y rellenar cualquier entrada de tiempo o solicitud de permiso que falte? Si ya lo has hecho, ignora este recordatorio automático.
Gracias por mantenernos al día.
Saludos cordiales".
¿Por qué son importantes los recordatorios?
¿Qué ocurre si tu equipo no presenta las hojas de horas a tiempo? Probablemente conozcas las consecuencias negativas, pero permíteme que te las refuerce:
- Puede parecer simple y transaccional, pero los recordatorios hacen que te paguen, sobre todo si estás facturando tu tiempo como agencia o autónomo por horas o simplemente quieres ser transparente y enviar un bonito informe a tus clientes.
- Reduce los errores en el procesamiento de las nóminas. De hecho, las hojas de horas inexactas y las que faltan causan una pérdida aproximada de 7.500 millones de dólares al sector de servicios profesionales de EE.UU. en un solo día. Sí, así es como los recordatorios de hojas de horas pueden mejorar dichas pérdidas en el proceso de nóminas.
- Evita la pérdida de beneficios al registrar todo el tiempo facturable, que rara vez es exacto al 100%. El mismo estudio anterior demostró que una de cada cinco horas facturables no se registra.
- Proporciona datos fundamentales: unas hojas de horas precisas de los empleados ayudan a tomar decisiones basadas en datos útiles para la asignación de recursos o la nueva dirección de un proyecto para mantenerlo en marcha o rentable.
- Elimina fricciones : seamos sinceros, a nadie le gusta la microgestión. Es mejor recibir un recordatorio automático de los partes de horas que tener a un gestor insistiendo constantemente a los empleados para que envíen sus partes de horas.
- Garantiza el cumplimiento, ya que, en algunos sectores, la presentación de partes de horas es un requisito establecido en la legislación laboral, no una opción.
Leer ahora: Hojas de horas de varios empleados
Recordatorios eficaces
Envíe recordatorios automáticos con el software de seguimiento del tiempo
El método más sencillo para eliminar las fricciones en el seguimiento de los partes de horas es hacerlo tan fácil y agradable que en realidad no se necesiten recordatorios. Con un software de control horario versátil y totalmente automatizado como Timeular (👋), todo este trabajo se hace por ti y por tu equipo.
Le explicaré cómo funciona el proceso:
Paso 1: Su equipo realiza su trabajo con normalidad y una aplicación de seguimiento del tiempo basada en IA recopila todas las tareas en segundo plano por ellos.
Paso 2: Recibirán sugerencias de entradas de tiempo AI basadas en el uso que hacen de la aplicación, los sitios web visitados y las entradas del calendario.
Paso 3: En caso de que un empleado se olvide de aceptar las sugerencias de la IA, recibirá un empujón mediante recordatorios automáticos semanales o mensuales.
¿Le preocupa la privacidad? Asegúrese de marcar casillas como la privacidad de los empleados y el cumplimiento de la normativa cuando elija el software de control horario. Timeular, por ejemplo, almacena los datos únicamente en el dispositivo local, no en la Nube, para una máxima protección, y cuenta con una política antivigilancia que protege los datos rastreados de los empleados.
Paso 4: ¡Se acabaron las conjeturas! Las hojas de horas están al alcance de un clic y pueden descargarse siempre que se necesiten directamente desde la aplicación; no es necesaria ninguna otra interferencia.
Además, una herramienta automatizada de seguimiento del tiempo como Timeular puede ser utilizada por los directivos como un programa de seguimiento de las horas extraordinarias o del PTO.
Elimine la fricción en el seguimiento de las hojas de horas con la captura de horas y los recordatorios automáticos basados en IA.
Automatice los recordatorios de Slack
Con 18 millones de usuarios de Slack hasta la fecha, dudo que no hayas oído hablar de él, de hecho puede que te encanten los mensajes de Slack. Aquí hay algunas maneras de enviar recordatorios a través de Slack:
Opción 1: Establezca un recordatorio para pedir a los empleados que envíen las hojas de horas (ya sea para uno o varios empleados) como: / recordatorio @Karolina o #crecimiento-equipo para presentar sus hojas de horas a las 9 am todos los lunes.
Opción 2: Envía recordatorios ingeniosos y divertidos en un canal del equipo. Pueden ser memes de hojas de horas o GIFS parecidos a lo que sabes que hace que tu equipo haga clic y vibre.
Opción 3: Envía recordatorios de hoja de horas automatizados configurando una automatización a través de Zapier o Geekbot. Listo: todo el mundo recibirá el recordatorio en su zona horaria.
Si utilizas Microsoft Teams, consulta su política de recordatorios o utiliza la aplicación Teamsreminder.
Enviar un correo electrónico de recordatorio
Un correo electrónico recordatorio de las horas trabajadas puede ser muy útil. Ten en cuenta que solemos ignorar los correos electrónicos a los que estamos acostumbrados, sobre todo si se envían a la misma hora con el mismo asunto y contenido. Así que, de vez en cuando, dale un toque especial. Pide a ChatGPT algunas ideas frescas que inciten a la acción y cambia la hora o el día en que los envías para sorprender a tu equipo.
Y no olvides añadir tu propio recordatorio para avisar al equipo. 🫠 Recuerda que siempre es buena idea automatizar los recordatorios de hojas de horas si los correos electrónicos no son lo tuyo o tu equipo no reacciona a ellos.
Mensaje de recordatorio de hoja de horas por correo electrónico:
#1 Asunto: ¿Has enviado ya tu hoja de horas? 👀
¡Feliz lunes! ¡Bienvenido de nuevo al trabajo! Antes de sumergirte en tu nueva semana, entra en calor rellenando tus hojas de horas.
Es hora de que nuestros clientes sepan que hemos trabajado en sus proyectos 🙂 .
#2 Asunto: Casi sábado. ¿Olvidaste algo?
Tacha de tu lista el envío de hojas de horas antes de entrar en el fin de semana. Es muy probable que el lunes olvides en qué has trabajado y durante cuánto tiempo.
Te lo agradecerás después.
Establecer recordatorios en el calendario
Seguro que alguna vez te has olvidado de innumerables llamadas para que una notificación del calendario te las recuerde. Establecer recordatorios de Google Calendar para todo el equipo o la empresa también puede ser útil para el envío de partes de horas. Programa un recordatorio recurrente para animar a los empleados a realizar un seguimiento de su tiempo y enviar partes de horas precisos.
En este caso, podría configurar dos recordatorios de hoja de horas diferentes: Uno el lunes para recordarles que utilicen su software de control horario (si es el caso) y otro el viernes antes de la fecha límite de entrega de la hoja de horas. Los recordatorios de Google Calendar pueden sustituirse por Outlook o cualquier otra plataforma.
Tenga en cuenta los riesgos de despido, ya que, entre un montón de otras notificaciones, si su recordatorio de hoja de horas no presenta ninguna urgencia, su equipo podría ignorarlo. Una agencia brasileña incentivó a su equipo con refrescos o cervezas gratis. Elija el suyo.
Enviar memes recordatorios
El humor llega lejos y disipa la tensión en torno a la presentación de partes de horas. Por eso, una forma informal de recordar a los empleados que presenten sus partes de horas es enviarles recordatorios divertidos. Covey su mensaje con memes divertidos de Pinterest o Gify ya sea a través de mensajes de Slack u otros canales de mensajería.
Alternativamente, si envías recordatorios de hoja de horas individualmente, hazlos más personales. Elige un meme con un personaje de película que les guste: apreciarán la personalización e incluso puede que rellenen esa hoja de horas de inmediato. Ten en cuenta que enviar recordatorios de hojas de horas puede molestar a veces; no querrás enviar un meme que se interprete mal. Por lo tanto, elige el humor adecuado para el receptor.
Enviar mensajes de texto
Aunque a menudo se encuentra entre las opciones recomendadas que encontrarás en otros artículos, tengo que decir que este método no es uno por el que aboguemos en Timeular. Consideramos que primero necesitarías el consentimiento del empleado para enviar recordatorios a través de mensajes de texto a sus teléfonos personales (a menos que sean teléfonos de empresa).
Sin embargo, si tienes acceso a una herramienta de mensajería masiva y todas las normas de privacidad en orden, aquí tienes plantillas de recordatorios de hojas de horas:
Aquí tienes un recordatorio para registrar tu tiempo y enviar las hojas de horas de la semana. ¡Manos a la obra!
Hola: ya es hora de que rellenes esa hoja de horas semanal, ya que vence hoy. ¡Manos a la obra! 👀
Recordar verbalmente a los empleados que deben presentar los partes de horas.
¿Cuántas veces y de cuántas maneras podrías decir una cosa determinada en tus llamadas semanales o cuando te encuentras con alguien en los pasillos?
Yo diría que esto es ineficaz, por lo que sugeriría dejarlo en manos de los recordatorios automáticos de hojas de horas para que envíen notificaciones push en tu lugar.
No obstante, si quieres reforzar tu mensaje verbalmente, vocaliza la necesidad de que presenten sus hojas de horas tantas veces como consideres necesario 🙂 .
¿Qué hacer cuando no se envían los partes de horas?
Junto con los recordatorios reales, recuerde a los empleados en sus 1:1 o envíe recordatorios suaves en su canal de comunicación 1:1. Si el comportamiento persiste, aborda este problema simplemente preguntando a tu equipo cuál es la causa de estos retrasos.
Puede que no sepan utilizar el software de control horario o qué se considera una tarea que debe añadirse a una hoja de horas. Puede que les cueste recordar las tareas. Busca soluciones para ayudarles.
Intente comprendertambién si el proceso no está funcionandocomo se esperaba. ¿Está enviando notificaciones a tiempo para que tengan tiempo suficiente para rellenar las hojas de horas? Tal vez el control manual del tiempo les resulte molesto, por lo que prefieren saltárselo y centrarse en el trabajo. Independientemente de los motivos, vaya más allá de la superficie y aborde el proceso de forma holística. Eso marcará la diferencia.
¿Por qué a nadie le gusta rellenar hojas de horas?
Es fácil suponer que un empleado "se olvida a propósito" de rellenar un parte de horas, lo que le obliga a enviarle sistemáticamente múltiples recordatorios. Sin embargo, es necesario comprender las causas subyacentes de este comportamiento.
Así corregirá lo que molesta a su equipo a la hora de presentar los partes de horas. Exploremos algunos de estos retos:
Olvidar presentar las hojas de asistencia
Todos estamos trabajando para cumplir el siguiente objetivo, la meta de crecimiento o desarrollar esa nueva función genial que tendrá un impacto en los clientes. Si el envío de partes de horas está al final de la lista de prioridades de alguien y no hay procesos en torno a esta actividad, cualquier empleado se olvidará de realizarlo.
Recuerda que la memoria no es tan fiable como crees, a menos que acumules hábitos a lo largo del día.
Cómo solucionarlo: Crea un proceso en torno al envío de partes de horas para eliminar cualquier confusión al respecto. No tiene por qué ser ciencia espacial, pero es tan simple como los siguientes pasos:
- Cuándo: Informa a los empleados de cuándo se espera que envíen las hojas de horas y establece un recordatorio para facilitarles el proceso.
- Qué: Redacta una guía de procesos en la que se describa lo que debe registrarse: horas facturables, correos electrónicos o reuniones con clientes, investigación de proyectos, etc. Déjalo muy claro con ejemplos prácticos de lo que debe registrarse y lo que no.
- Cómo: Se puede anotar en hojas de horas manuales como Excel, G-Sheets o simplemente configurando un software de seguimiento del tiempo para capturar las tareas automáticamente.
Los empleados no entienden qué ganan con ello
A menudo, rellenar las hojas de horas se percibe como trabajo administrativo, lo cual no es deseable, ¿verdad? Incluso he oído a miembros de nuestro equipo decir que les molestaba el control del tiempo porque no entendían su finalidad. Ahora replantéate eso en el contexto en el que somos frikis de la gestión del tiempo. 😱
No soy yo quien lo dice, sino Simon Sinek, empezar por el porqué, moldea los comportamientos hacia la obtención de resultados a largo plazo.
Cómo solucionarlo: Exponga claramente las ventajas de enviar los partes de horas. Las ventajas de enviar partes de horas precisos y a tiempo pueden ser la mejora de la productividad, el procesamiento preciso de las nóminas y el cobro puntual. Otras son identificar las pérdidas de tiempo y los bloqueos que eliminarán los retrasos en los proyectos.
Las hojas de horas son demasiado tediosas
Para ser sincero, registrar todas las tareas y anotarlas manualmente es monótono y perturbador. En un momento estás redactando un informe y al siguiente estás reunido con el equipo o atendiendo una llamada de un cliente.
Así pues, reservar tiempo para rellenar informes y presentar partes de horas no es realista ni deseable. Sobre todo si nuestros días están llenos de cambios de contexto y multitarea, hay otra capa de complejidad.
Cómo solucionarlo: automatiza los recordatorios de las hojas de horas con una herramienta de seguimiento automático del tiempo. Esta herramienta enviará recordatorios automáticos e incluso capturará todo el trabajo de tu equipo en segundo plano.
Las hojas de horas son un arma contra ellos
No encuentro ninguna razón para que los miembros de un equipo envíen sus partes de horas si se sienten amenazados constantemente. Si te fijas en todos y cada uno de los partes de horas que envían, empezarán a enviar partes de horas falsos.
De este modo, dejará de tener una visión clara de la productividad, lo que impedirá realizar previsiones precisas.
Cómo solucionarlo: Evalúe los resultados del trabajo en lugar de la forma en que su equipo emplea el tiempo. De este modo, el equipo se sentirá seguro al controlar su tiempo. No hagas comentarios sobre sus descansos o sobre el hecho de que estimaste 4 horas para un entregable y terminaron en 3 horas, ni les sobrecargues con tareas.
Por supuesto, si hay problemas de gestión del tiempo y de rendimiento, se abordarán de forma diferente. No dudes en consultar nuestras guías sobre gestión eficaz del tiempo o sobre cómo enseñar a gestionar el tiempo en el trabajo.
Hazlo tan fácil que les encantará
Al enviar el siguiente recordatorio de hoja de horas, pregúntese si el proceso de envío de la hoja de horas es sencillo y si su equipo obtiene lo que le interesa.
- Informe a su equipo sobre el impacto que tiene la presentación de hojas de horas sobre sus propios salarios en su carga de trabajo, que puede reajustarse, o el cumplimiento de la legislación laboral;
- Automatiza el proceso todo lo posible. Las tarjetas perforadas y los Excel que se pasan de un miembro del equipo a otro crean demasiada fricción, y rellenarlos no tiene ningún placer.
- Considere la posibilidad de cambiar a un software de seguimiento automático del tiempo como Timeular , que captura todo el tiempo de su equipo en unos pocos clics.
Timeularcaptura todo el trabajo en segundo plano y envía sugerencias al calendario. Haz clic, acepta y ¡listo! Ah, ¡también envía recordatorios de hojas de horas automáticamente!