Mala gestión del tiempo: Señales y formas inmediatas de abordarla
Imagina que es el final de tu jornada laboral. Revisas tu lista de tareas pendientes y te das cuenta de que aún te queda la mitad. Te invade la frustración.
En serio, ¿qué ha pasado? Has estado encadenado a tu escritorio desde el amanecer. ¿Por qué no has hecho más?
Lo más probable es que se deba a una mala gestión del tiempo, pero no se preocupe. Los estudios demuestran que lo único que tienes que hacer es perfeccionar estas tres habilidades relacionadas con el tiempo:
- Conciencia del tiempo
- Ordenación del tiempo
- Adaptación temporal
Desgranemos estas habilidades y estrategias sencillas de gestión del tiempo para dominarlas.
¿Qué es una mala gestión del tiempo?
¿Cómo sabes que gestionas mal el tiempo? Tienes una utilización ineficaz del tiempo, caracterizada por la falta de priorización, organización y control de tus tareas y responsabilidades. Esto se traduce en una disminución de la productividad, con tareas inacabadas, plazos incumplidos y un aumento de los niveles de estrés.
Para entender mejor la mala gestión del tiempo, explicaré qué es la gestión del tiempo.
La gestión del tiempo consiste en planificar y controlar el tiempo que dedicamos a las distintas actividades. Implica establecer objetivos realistas, priorizar las tareas y distribuir el tiempo eficazmente para lograr los resultados deseados.
Se trata de ser intencionado con tus horas y minutos en lugar de dejarlos escapar.
Naturalmente, una mala gestión del tiempo es todo lo contrario. Viene acompañada de un mal rendimiento en la gestión de tu tiempo, con tiempo perdido procrastinando en el trabajo, programando mal y sin sentir que tienes tiempo para las cosas que llenan tu copa.
Pongamos ahora el foco en las banderas rojas que gritan "escasa capacidad de gestión del tiempo".
Recuerda que reconocer estas señales es el primer paso hacia un cambio positivo. No te castigues. Según una investigación realizada por Salary.com, el 89% de los empleados admite perder el tiempo en el trabajo todos los días.
Estos son algunos de los signos de una mala gestión del tiempo:
- Retraso crónico: Constantemente te apresuras y te disculpas por llegar tarde al trabajo, ya sea en llamadas o incumpliendo plazos. Si estos comportamientos son constantes, hay señales inequívocas de que tu asignación del tiempo es ineficaz.
- Te sientes abrumado: Estás constantemente estresado por tu carga de trabajo y no sabes por dónde empezar ni con qué. Pensar en el tiempo que tienes para todo el día y en todas las tareas que tienes que terminar es lo que se conoce como ansiedad por el tiempo.
- Procrastinación: Dejas las tareas importantes para el último momento. Te sientes abrumado y tienes una ansiedad insoportable por actuar en el último minuto. Estos también son síntomas clásicos de una mala gestión del tiempo.
- Te distraes constantemente: Te distraes fácilmente con el correo electrónico, las redes sociales u otras distracciones. Tienes que saber desde el principio que cambiar de contexto arruina tu productividad.
- Incapacidad para decir "no": Sueles comprometerte en exceso con múltiples tareas o proyectos que parecen beneficiosos para tu crecimiento pero que terminan por no finalizar tus proyectos principales.
💭 Nota al margen: Personalmente he luchado con decir que no en el trabajo e investigué a fondo cómo empezar a decir que no. Encontré una forma práctica y escribí sobre ello en el artículo Cómo decir que no en el trabajo.
- Descuidarte a ti mismo: Puede que tengas una gran reputación profesional porque haces un gran trabajo, pero eso pasa factura a tu vida personal. No tienes una rutina de autocuidado, ni relaciones personales, ni salud mental, y no te sientes bien por ello.
¿Cómo puedo mejorar mi capacidad de gestión del tiempo?
No faltan consejos en Internet, pero las investigaciones realizadas por la Academy of Management demuestran que hay tres habilidades que separan el éxito del fracaso en la gestión del tiempo:
- Conciencia del tiempo: Pensar y estimar el tiempo de forma realista, ya que el tiempo es limitado.
- Ordenación del tiempo: Diseño y organización de tareas, objetivos y horarios de trabajo para utilizar ese tiempo de forma eficaz.
- Adaptación del tiempo: Controlar el uso del tiempo mientras se realizan las actividades y ajustarlo sobre la marcha en función de las interrupciones y los cambios de prioridades.
En otras palabras, si tienes un enfoque realista de la planificación de tu tiempo, eres consciente de que el tiempo es limitado y lo gestionas con flexibilidad, eres un gestor del tiempo con éxito. Desgranemos cada uno de los puntos anteriores y veamos cómo puedes trabajar en ellos:
Domine su conciencia del tiempo
La conciencia del tiempo no consiste en una gigantesca estrategia de gestión del tiempo, sino en ser realista con tu tiempo y reconocer que, por mucho que desees lo contrario, sólo hay 24 horas al día.
Se trata de desarrollar un sentido agudo de cuánto tardan las tareas en lugar de cuánto desearías que tardaran.
1. Controle su tiempo
Para ser consciente de cómo empleas tu tiempo, debes conocer de cerca tus hábitos.
Un cronómetro automático puede ayudar en este sentido. Por ejemplo, Timeular realiza un seguimiento automático de tu tiempo y te ofrece una visión honesta y objetiva del destino real de tus horas.
Con una auditoría de tiempo, no hay necesidad de hacer conjeturas ni de olvidarse convenientemente de esos 45 minutos que pasaste hojeando memes. Lo cierto es que ahora tienes una imagen clara y basada en datos de tu gasto de tiempo. Una auditoría de tiempo de este tipo, en Timeular, muestra con precisión cuánto tiempo has dedicado a cada tarea sin ninguna interferencia manual por tu parte.
Uno de sus informes muestra cuánto tiempo has empleado de forma productiva o no. Aquí tienes un avance:
2. Calcule su tiempo
Ahora que ya eres consciente del tiempo, puedes hacer estimaciones y planes más realistas para el futuro, y es hora de poner en práctica esos conocimientos. Es beneficioso revisar el informe con un encuadre en mente. Las siguientes preguntas pueden ayudarte:
- ¿Cuánto tiempo calculé para el Proyecto X y cuánto tiempo empleé?
- ¿Cuánto tiempo me llevaron tareas o proyectos similares en el pasado? Consulta los datos de Timeular y busca tareas o proyectos de naturaleza o alcance similares a los de tu plan. Comprueba cuánto tiempo empleaste en cada fase o componente y utilízalo como referencia para la estimación de tu nuevo proyecto.
- ¿Tiendo a subestimar el tiempo necesario para la investigación o las revisiones?
- ¿Hay tareas que siempre le llevan más tiempo del previsto?
- ¿Qué factores externos influyeron en el tiempo que dediqué al Proyecto X?
- ¿Cuál es mi tiempo "productivo" medio al día o a la semana? Utilízalo para calibrar cuántas tareas o proyectos de alta prioridad puedes incluir de forma realista en tu agenda y ajusta tus estimaciones en función de tu capacidad disponible.
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- ¿Cuánto tiempo necesito para hacer frente a imprevistos? Consulta tu sistema de informes de tiempo para ver cuánto tiempo sueles dedicar a tareas o problemas imprevistos, e incluye este margen en tus estimaciones futuras.
Domine su organización del tiempo
En esta fase, te pones el sombrero de estratega y te conviertes en el arquitecto de tu horario. Se trata de establecer objetivos alcanzables a corto y largo plazo, priorizar tus tareas y crear un plan de gestión del tiempo que maximice tu productividad sin sacrificar tu cordura.
Aquí es donde puedes cometer errores de gestión del tiempo que te lleven a un mal equilibrio entre la vida laboral y personal, mayores niveles de estrés y pérdida de tiempo. Veamos cómo controlar el proceso:
1. Establezca metas realistas
La clave de la fijación de objetivos reside en deconstruir objetivos sustanciales en componentes manejables que se ajusten a sus patrones de productividad. En lugar de comprometerte con objetivos ambiciosos como "completar toda la revisión del proyecto para el viernes", céntrate en hitos específicos y medibles: "finalizar el marco inicial el miércoles por la tarde".
Estos son los pasos que hay que tener en cuenta para fijar objetivos concretos:
- Comprobar la realidad
- Evalúe su carga de trabajo actual y los proyectos en curso
- Revise sus datos de seguimiento del tiempo de proyectos similares anteriores
- Tenga en cuenta sus patrones de energía a lo largo del día
- Sea sincero sobre los posibles obstáculos y limitaciones
- Aplicar el método de "reducción de escala
- Divida los grandes objetivos en hitos más pequeños y concretos
- Cada hito debe poder alcanzarse en 1-3 sesiones de trabajo
- Definir criterios claros de finalización para cada hito
- Establezca sus parámetros de éxito
- Establecer resultados específicos y mensurables para cada objetivo.
- Definir lo que significa "hecho" en términos tangibles
- Crear puntos de control para medir los progresos
- Determine cómo realizará el seguimiento y la evaluación de los resultados
- Crear reservas estratégicas
- Añada entre un 20 y un 30% de tiempo adicional a las estimaciones iniciales en concepto de tiempo de amortiguación.
- Cree planes de contingencia para sus objetivos prioritarios
- Alinearse con su máximo rendimiento
- Intenta realizar las tareas más exigentes en tus horas de mayor energía
- Programar las tareas rutinarias durante los periodos de menor consumo energético
- Proteja sus momentos más productivos de las interrupciones con el bloqueo del tiempo
2. Priorizar correctamente las tareas
Todas las tareas parecen urgentes a veces, pero necesitas aumentar la productividad y priorizar esa tarea que realmente mueve la aguja. Te presentaré La Matriz Eisenhower para cumplir el propósito mencionado:
La Matriz Eisenhower, también conocida como la Matriz de Gestión del Tiempo, fue creada por el ex presidente Dwight D. Eisenhower durante la Segunda Guerra Mundial. Es una forma sencilla de establecer prioridades para tus tareas en función de su urgencia e importancia.
Este método clasifica las tareas en cuatro cuadrantes:
- Urgente, importante: Hacer primero (el modo de extinción de incendios).
- Importante, no urgente: Calendario (proyectos importantes a largo plazo).
- Urgente, no importante: Delegue (trabajo que puede realizar otra persona de su equipo).
- Ni urgente ni importante: Borrar: (estas tareas suelen ser pérdidas de tiempopor lo que deben eliminarse).
Para priorizar tus tareas con la Matriz de Eisenhower, haz lo siguiente:
- Enumera todas las tareas que tienes para el día.
- Evalúe la importancia y la urgencia de cada tarea.
- Coloque cada tarea en los cuadrantes correspondientes.
- Pasa a la acción: Empieza por las tareas importantes y urgentes, seguidas de los demás cuadrantes.
3. Organice sus tareas
Para organizar sus tareas, puede utilizar un sencillo tablero Kanban. Esta herramienta visual de gestión del flujo de trabajo te ayuda a dividir tus proyectos en pequeñas tareas, seguir tu progreso e identificar los cuellos de botella antes de que hagan descarrilar toda tu operación.
Si organizas tu trabajo en fases claras y manejables, podrás mantener la concentración, evitar el agobio y celebrar tus logros a lo largo del camino. Además, pasar esas pequeñas tarjetas de tareas de "en curso" a "completadas" tiene algo de satisfactorio. Es como la versión adulta de conseguir una estrella de oro en los deberes.
Kanban consiste en organizar las tareas en tres categorías simples:
- Para hacer
- En curso
- Hecho
Dominar la adaptación del tiempo
La adaptación del tiempo consiste en ser flexible, estar presente y utilizar el tiempo de forma intencionada. Tienes que ajustar tu estrategia sobre la marcha y no dejar que las interrupciones inesperadas o los cambios de prioridades te despisten. Para perfeccionar tus habilidades de adaptación, tienes que convertirte en un maestro monitor de tu propio tiempo y energía.
Esto significa que debes controlarte periódicamente, evaluar tus progresos y hacer los ajustes necesarios. Hazte preguntas como éstas:
- ¿Estoy dedicando demasiado tiempo a tareas poco prioritarias? ¿Ese bajón vespertino te golpea más fuerte que una tonelada de ladrillos?
No tengas miedo de pivotar, delegar o incluso tomarte un merecido descanso cuando tu cuerpo y tu cerebro te digan que es el momento. Cuando esa tarea de 30 minutos se convierta en 45 minutos, no te asustes: utiliza estos datos para afinar tus estimaciones futuras.
Una habilidad clave para la adaptación es aprender a gestionar tu energía, no sólo tu tiempo.
Esto significa prestar atención a tus ritmos naturales y trabajar con tu propia biología, en lugar de contra ella. Si sabes que eres una alondra matutina que trabaja mejor antes del mediodía, no te fuerces a quemar el aceite de medianoche. Si eres un búho nocturno que rinde al máximo después del atardecer, acéptalo y estructura tu día en consecuencia.
Y recuerda que incluso los planes mejor trazados a veces salen mal. Cuando eso ocurra, no te castigues. Respira hondo, reevalúa tus prioridades y pivota con flexibilidad.
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Empiece a dominar la gestión del tiempo
A estas alturas, ya deberías haber aprendido que una buena gestión del tiempo implica ser consciente de tu tiempo y de que es limitado, luego organizarlo con una estructura como objetivos, prioridades, tablero Kanban y, por último, adaptarse a los nuevos retos.
No te convertirás en un maestro de la gestión del tiempo de la noche a la mañana, pero con la práctica lograrás un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y te sentirás realizado a medida que conquistes más tareas.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Cuáles son los síntomas de una mala gestión del tiempo?
* No delegas tareas;
* Dejas las cosas para más tarde;
* Te distraes con facilidad;
* No dices que no a más trabajo;
* Te sientes abrumado;
* Te descuidas;
* Siempre llegas tarde o no cumples los plazos o llegas tarde a las reuniones;
¿Por qué es un problema gestionar mal el tiempo?
Una mala gestión del tiempo crea un ciclo destructivo que repercute en la calidad de su trabajo, su vida personal y su bienestar. Provoca un aumento del estrés, una sensación constante de agobio, incapacidad para realizar tareas o perder un tiempo valioso, reducción de la productividad general y falta de tiempo para uno mismo.
¿Es el TDAH o una mala gestión del tiempo?
Acudir a un médico es muy recomendable, ya que no somos especialistas en la materia y no podemos darte una idea más clara sobre el origen de tus malos hábitos de gestión del tiempo. El TDAH y la mala gestión del tiempo pueden parecerse, pero existen diferencias cruciales. Según nuestras investigaciones, la mala gestión del tiempo es un comportamiento aprendido que puede corregirse con práctica y estrategia. El TDAH, por el contrario, es un trastorno del neurodesarrollo que afecta al funcionamiento ejecutivo a un nivel más profundo. Nuestra sugerencia es acudir al médico para identificar el problema.