Cómo aumentar la productividad: 16 consejos prácticos
Aumentar la productividad es el objetivo final de toda empresa y profesional hoy en día.
Al ser una medida habitual del crecimiento y desarrollo de una entidad (y de un trabajador), es un factor que se tiene muy en cuenta. La mejora individual en la productividad se traducirá también en una mejora del equipo.
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A veces, la búsqueda de la productividad puede llegar a ser poco sostenible. Las personas se ven arrastradas al agotamiento si no se las guía por el buen camino hacia la productividad.
Las estrategias y los consejos que se presentan aquí se centran en encontrar un equilibrio entre formas eficaces de aumentar la productividad y trabajar de forma más inteligente. Sepa cómo aumentar su productividad.
Cómo aumentar la productividad
1. Utilice rastreadores de productividad
¡Ésta es una de las mejores maneras de aumentar la productividad porque medirás cómo gastas tu tiempo!
Utilice todas las herramientas disponibles, pero haga un uso especial de las aplicaciones de seguimiento de productividad , como Timeular .
Estas herramientas son muy útiles para evaluar la situación: te ayudarán a conocer tus ritmos y necesidades de trabajo, al hacer un seguimiento de cuánto tiempo te lleva realizar una tarea específica, y te ayudarán a asegurarte de que estás cumpliendo con tus objetivos. Medir el tiempo es un hábito que puedes desarrollar para ser cada vez más productivo en el futuro.
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2. Ten claro lo que tienes que hacer
Hay muchas maneras de aumentar la productividad. Empecemos por lo básico.
La productividad en el lugar de trabajo o durante las horas de trabajo depende de muchos elementos de tu vida diaria. Cuanto más te prepares con antelación y tengas claro exactamente qué es lo que quieres, necesitas o debes hacer, más fácil y rápido te resultará avanzar una vez que comiences.
Las personas que tienen dificultades para ser y mantenerse productivas a menudo se saltan esta fase de preparación.
Preparar una lista de tareas pendientes, tener un planificador (analógico o digital) para programar reuniones y tareas y utilizar técnicas como el timeboxing pueden ser útiles.
Organiza tu agenda y utiliza un cronómetro para asegurarte de que completas tus tareas en el tiempo adecuado. En tu vida personal, asegúrate de que las cosas estén organizadas de manera que puedas evitar distracciones.
3. Deja de realizar múltiples tareas a la vez
Probablemente hayas escuchado esto antes y, con suerte, ya lo creas: la multitarea perjudica tu productividad.
Hacer malabarismos con muchas tareas al mismo tiempo no es tan productivo como parece. Si te concentras en una tarea a la vez, esa tarea se completará con un estándar más alto y en menos tiempo, lo que te permitirá pasar sin problemas a la siguiente tarea. Al hacer varias cosas a la vez, estás desperdiciando energía y tiempo .
4. Entrar en un trabajo profundo
El trabajo profundo es lo opuesto a la multitarea o al cambio constante de contexto . En el modo de trabajo profundo, dedicas intencionalmente toda tu atención a una tarea a la vez, lo que trae múltiples beneficios, como una entrega más rápida de las tareas, un trabajo más diligente o una mayor creatividad.
Programa una sesión de trabajo profundo todos los días para asegurarte de que al menos dos o tres horas al día se dediquen al 100 % de tu tiempo a la productividad . Para gestionar tu tiempo durante una sesión de trabajo profundo, utiliza nuestro temporizador Pomodoro gratuito , que registrará automáticamente el tiempo de tus sesiones de trabajo y descanso.
5. Establezca metas realistas
No te sabotes desde el principio. La productividad no existe en un campo de juego estático.
Los proyectos grandes pueden llegar a resultar intimidantes, aunque no lo parezcan al principio. Los objetivos deben ser comprensibles y alcanzables, pero sobre todo deben estar claramente definidos.
Pregúntese si tiene los recursos disponibles para lograr lo que necesita y divida sus tareas en tareas más pequeñas y manejables. Completará tareas, alcanzará objetivos y se sentirá más productivo en general.
CONSEJO: Conozca las diferentes técnicas de priorización que puede utilizar para aumentar la productividad.
6. Aprende a priorizar tareas
Saber priorizar tareas es otra forma de aumentar la productividad. Solo hay que identificar los trabajos más urgentes que hay que hacer, una estrategia muy inteligente que ayuda a aumentar la productividad.
Puedes priorizar las cosas de varias maneras diferentes. Solo tienes que seguir el método que mejor te funcione. Por ejemplo:
- Priorizar por fecha de vencimiento.
- Priorizar por urgencia.
- Priorizar por importancia.
Existen varios métodos para organizar tu carga de trabajo. ¿Sabías que la falta de priorización es responsable de la sobrecarga de trabajo ? ¡Elige uno y pruébalo!
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7. Haz las cosas más difíciles primero
Es tentador evitar las tareas difíciles, más difíciles y que consumen mucho tiempo, pero la verdad es que si asumes primero tus proyectos más difíciles, aumentarás tu motivación y concentración para el resto del día.
Volveremos a hablar de este punto, pero intenta realizar estas tareas más importantes y que requieren más trabajo en el momento del día en el que eres más productivo. Para la mayoría de las personas, eso sería a primera hora de la mañana.
¿Has oído hablar de la técnica de comerse la rana ? Esta técnica, que debe su nombre a una cita de Mark Twain que dice: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor durante el resto del día”, consiste en empezar el día haciendo lo “peor” de tus tareas. Lo “peor” se hará más pronto que tarde y el resto del día te parecerá más fácil de afrontar.
8. Delegar cuando sea necesario
Si eres líder de un equipo , este punto es aún más importante, pero incluso si trabajas solo, es posible que tengas que considerar la subcontratación.
Hacer esto te permitirá concentrarte en tus proyectos de mayor impacto. Planifica y alinea las tareas que son importantes y urgentes para ti y aquellas que, aunque no sean tan importantes, aún así deben realizarse, para delegarlas.
Si tienes dificultades con la delegación, lee tu publicación y aprende a dominar la delegación de tareas .
9. Limita tus distracciones
Distraerse mientras se trabaja o se pospone algo es muy normal y la concentración no siempre surge de manera natural. Pero, honestamente, todos podríamos esforzarnos un poco más para combatir las distracciones. Apaga el teléfono, selecciona el modo avión y usa aplicaciones o técnicas de modo concentración como Pomodoro.
La técnica Pomodoro se utiliza habitualmente para evitar distracciones y completar tareas. Utilizando un temporizador Pomodoro , establece sprints cronometrados de 25 minutos. Durante este bloque de tiempo, te concentrarás en la tarea. Saber que solo tienes que concentrarte durante un período más corto es una excelente manera de practicar tu capacidad de concentrarte durante bloques de tiempo más extensos.
Lee también: Las mejores alternativas al método Pomodoro
10. Establecer recordatorios
Configura recordatorios en tu teléfono o en tu aplicación de productividad. Tener una lista de recordatorios es muy útil si indicas rápidamente las acciones específicas que debes realizar y por qué son importantes.
Esto significa que es fundamental darle algún contexto a tus recordatorios, ya que será más rápido identificar lo que se necesita para tomar acción y ser más productivo.
11. Asegúrate de tomar descansos.
Ser “productivo” no significa necesariamente estar sentado sin moverse durante ocho horas seguidas. Es posible hacerlo durante un día o dos, pero una persona no es ni puede ser un robot. Con el tiempo, acabarás quemándote.
La productividad tiene que ver con el flujo, con conocer tus límites y ser consciente de cómo moverte dentro de tus propias limitaciones.
Tal vez necesites tomar descansos de 10 minutos después de cada 50 minutos de concentración. O tal vez puedas trabajar durante cuatro horas sin problema, pero luego necesites tomarte la tarde libre antes de sumergirte en otra sesión de trabajo.
Ser productivo no puede basarse en los hábitos o la forma de hacer las cosas de otra persona. Se trata de conocerse a uno mismo y utilizar los hábitos en beneficio propio. Una excepción que se puede sostener es que cuando uno está en un buen estado de fluidez, un estado de productividad sin esfuerzo y eficaz, es mejor no interrumpirse.
¿Sabías que tomar descansos ayuda a reducir el estrés? Descubre las causas más comunes del estrés en el trabajo .
También puedes probar la regla de los cinco minutos. Funciona prometiendo dedicar solo cinco minutos a una determinada tarea. De esta manera, eliminas muchas de las excusas que te impiden incluso comenzar la a veces terrible tarea en cuestión. Casi cualquiera puede dedicar solo cinco minutos a escribir un correo electrónico, responder mensajes, hacer un esquema de algo u organizar notas, por solo dar algunos ejemplos.
La técnica es útil porque, por lo general, una vez transcurridos los cinco minutos, la motivación para continuar permanece. Incluso si pasas a otra tarea productiva, los pequeños trabajos completados en los cinco minutos son una gran contribución a tu motivación general y a tu mentalidad de productividad, ya que las tareas más pequeñas son las que más posponemos.
12. Comparte lo que estás haciendo para recibir comentarios
La retroalimentación es muy importante y se puede ahorrar mucho tiempo con una sola conversación en la que alguien señala, muy claramente, algo que no está funcionando como debería. Puede que no sea fácil de escuchar en el momento, pero lo agradecerás más adelante.
Recibir feedback y ponerlo en práctica es importante para que todos crezcamos, tanto en términos profesionales como personales. La crítica constructiva ayuda a aumentar la productividad, ya que te ayudará a evitar errores y pérdidas de tiempo en el futuro.
13. Planifica la jornada laboral de forma estratégica
Todos tenemos ritmos diferentes. Algunas personas son súper productivas apenas se despiertan y otras son noctámbulas. Sea cual sea tu preferencia, solo necesitas que funcione a tu favor. Toma nota de cuándo eres más productivo en el trabajo y programa las tareas más difíciles para ese período.
Si te afecta el famoso descanso energético post almuerzo, aprovecha ese tiempo para realizar tareas como revisar correos, limpiar tu escritorio, realizar tareas administrativas, etc. Cosas “más fáciles” que no exigen el 100% de tu concentración.
El trabajo flexible e híbrido ha promovido el concepto de trabajo y, de hecho, ha fomentado la flexibilidad y la productividad. Las personas son responsables de su propio tiempo y horario.
Algunos empleados trabajan mejor por la mañana, mientras que otros alcanzan su máximo rendimiento después del almuerzo. Ahora hay más libertad para actuar en consecuencia: identificar cuándo se es más productivo y organizar la agenda diaria para aprovechar al máximo estos momentos de máxima energía es una excelente manera de aumentar la productividad.
Lea también: ¿Cómo afecta el trabajo remoto a la productividad?
14. Descubre la aplicación de productividad que mejor se adapta a ti
Llegamos a la parte de esta lista de sugerencias que se deben poner en práctica a medida que se alcanza un ritmo fuerte en este camino hacia un estado de ser organizado.
Una vez que encuentres el mejor calendario, la mejor agenda digital gratuita , la mejor herramienta de marketing, la mejor aplicación para tomar notas y el mejor rastreador de tiempo , consérvalos. Úsalos bien, serán tus mejores amigos.
Disfruta de las pruebas gratuitas y sigue experimentando hasta que las encuentres.
Lea también:
- Las mejores aplicaciones para la productividad
- ¿Cuáles son las mejores herramientas de IA para la productividad?
15. Crea una rutina
Sin duda, mantener una rutina tiene sus ventajas. En cuanto llega la hora, te entrenas para saber cómo entrar en ese modo de concentración necesario para hacer tu mejor trabajo. La constancia es lo que buscas y es un factor clave para una mayor productividad.
Intentar ser productivo cuando un día trabajas por la mañana, al día siguiente trabajas por la noche y al día siguiente trabajas al mediodía, resulta agotador.
Una rutina es beneficiosa y elimina inherentemente la distracción de adaptarse a algo “nuevo”.
Piensa en crear una rutina que le dé estructura y un sentido de previsibilidad a tu día. No todos los días funcionará a la perfección, ya que las cosas suceden de manera inesperada y eso es todo.
Lo que necesitas es una estructura básica para cuando te despiertas, comes, trabajas, haces actividades y duermes, lo que puede ayudarte a sentirte menos estresado y más organizado.
16. Mantenga su espacio de trabajo limpio y organizado
Una buena manera de mantener la mente despejada y una racha productiva es mantener limpio el espacio de trabajo. Coloca cada cosa en su lugar y deja solo lo que necesites para realizar tu trabajo.
Si trabajas desde casa, decora y organiza tu espacio de forma estratégica, según tus gustos. Es inteligente ser minimalista y evitar el desorden, inténtalo. ¡Espacio limpio, mente limpia! Y la misma lógica se aplica a tu espacio de trabajo virtual.
¿Sabías que el desorden digital puede hacer maravillas para reducir la ansiedad y mejorar tu vida laboral? Te sentirás motivado y, con ello, serás más productivo y evitarás el estrés. Tómate un tiempo para organizar tus archivos, leer los mensajes pendientes en tu bandeja de entrada, revisar las notificaciones en el software de trabajo, etc.
Conclusión
Estas son algunas de las mejores formas de aumentar la productividad. No significa que todas ellas funcionen para usted. Debe probar y encontrar la que funcione mejor para usted.
Nadie es productivo de la misma manera, y si eres alguien que está tratando de ser más productivo no intentes sobrecompensar desde el principio.
Concéntrese en probar uno o dos de estos consejos de productividad a la vez. Desarrollarlos como un hábito permite que cualquier persona desarrolle habilidades en esta área, reduzca el estrés y alcance metas personales y profesionales .
Un concepto importante que hay que tener en cuenta y tomar en serio es el de establecer límites. Es bueno mostrar cierta flexibilidad, ofrecerse voluntariamente a hacer trabajo extra y ser proactivo, pero la falta de límites en el trabajo puede perjudicar tu productividad. Establecer límites evita que te sientas abrumado.
Equilibrio y coherencia como las dos nociones que deben guiar tus jornadas de trabajo.
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