Zeitbudget 101: Wie jede Sekunde zählt
Für viele von uns besteht kein Zweifel daran, dass die 24 Stunden des Tages nicht für alles ausreichen, was getan werden muss.
Wenn man bedenkt, dass ein durchschnittlicher Erwachsener acht Stunden schlafen sollte und die übliche Arbeitszeit ebenfalls acht Stunden dauert, bleibt nur wenig Zeit für zusätzliche Arbeit, Hausarbeit und persönliche Dinge.
Deshalb ist es wichtig, ein Zeitbudget zu erstellen.
Die Einhaltung eines Zeitbudgets kann äußerst hilfreich sein. Der Glaube, dass der Tag nicht genug Zeit hat, kann lähmend sein und ist doch völlig unzutreffend.
Sehen wir uns an, warum das so ist und wie eine Zeitplanung helfen kann.
Beginne mit der mühelosen Erfassung deiner Zeit, um dein Zeitbudget optimal zu nutzen
"Ich finde es toll, wie stabil Timeular ist. Es hat unsere Möglichkeiten verbessert, zu sehen, was im Unternehmen vor sich geht, und uns geholfen, zu verstehen, welche Änderungen notwendig sind, um die Rentabilität zu erhalten." - Kaitlin Snow Seamons
Was ist ein Zeitbudget?
Ein Zeitbudget ähnelt einem Finanzbudget, nur dass es nicht um Geld geht, sondern darum, unsere Zeit bewusst zu planen und einzuteilen, um das Beste aus unseren Tagen zu machen.
Es handelt sich um eine wichtige Technik des Zeitmanagements, bei der wir uns bewust machen, wofür wir unsere Zeit verwenden, und durch die wir konzentrierter und produktiver arbeiten.
Lies weiter: Die Vorteile des Zeitmanagements für Teams und Einzelpersonen
5 Gründe, warum du und dein Team ein Zeitbudget brauchen
Die Anwendung von Zeitbudgetierungstechniken ist am Arbeitsplatz von Vorteil. Sie hilft den Teams, realistische Ziele zu setzen und sich daran zu halten, was sie erreichen können.
Es ist wichtig, einen Zeitplan einzuhalten, der dich auf Kurs hält, während du deine Aufgaben erledigst. Die Zeitplanung fördert Disziplin und Produktivität und ist eine große Hilfe bei Entscheidungen.
Lerne die wichtigsten Vorteile der Zeiteinteilung kennen, egal ob du Mitglied in einem Team oder der Teamleiter bist.
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1. Aufgaben werden nach Priorität geordnet
Wie bei anderen Zeitmanagementtechniken ist die Einteilung der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit der erste Schritt zu einer erfolgreichen Planung.
Das Dilemma darüber, welche Aufgabe wichtiger ist, kommt sehr häufig vor. Umso mehr, wenn wir Zeit für die Arbeit und Zeit für Familie und persönliche Angelegenheiten aufbringen müssen.
Mit einem Zeitbudget lässt sich ein Gleichgewicht zwischen allen Lebensbereichen und zwischen den Arbeitsaufgaben herstellen.
So hast du eine klare Vorstellung davon, welche Aufgabe wichtig ist und welche nicht. Wenn du das übst, weißt du immer, wie du deinen Zeitplan organisieren kannst und was du zuerst tun musst.
Lies unseren Blogbeitrag über die besten Priorisierungsmethoden zur Organisation deiner Aufgaben.
2. Fortschritte werden gemessen und aufgezeichnet
Die Analyse deiner Leistung und die Verfolgung deiner Fortschritte ist für die berufliche Entwicklung sehr wichtig.
Wenn du dich weiterentwickeln möchtest und entsprechende Ziele hast, ist die Analyse der eigenen Leistung ein Muss.
Die Budgetierung deiner Zeit kann eine Möglichkeit sein, deine Leistung auf der Grundlage deiner alltäglichen Aktivitäten zu beobachten.
Dieses Bewusstsein hilft dir, deine täglichen Leistungen zu vergleichen, bis du deinen Rhythmus gefunden hast. Diese Art von Kontrolle kann motivierend wirken.
3. Fristen sind leicht einzuhalten
Fristen nicht einhalten zu können, weil die Zeit fehlt, ist eine der häufigsten Aussagen in der Unternehmenswelt.
Ein Grund, der dies rechtfertigt, wenn es keine schwerwiegenderen Probleme gibt, ist das Versäumnis, die benötigte Zeit für eine Aufgabe richtig einzuschätzen.
Wenn du keine Hindernisse einkalkulierst, wird das Projekt wahrscheinlich nicht rechtzeitig fertig werden.
Dies kann zu Verzögerungen für das gesamte Team führen. Die Erstellung eines ausgewogenen Zeitbudgets kann helfen, solche Situationen zu vermeiden.
4. Die Arbeit wird konsequent durchgeführt, um Stress zu vermeiden.
Kennst du die Geschichte vom Hasen und der Schildkröte? "Langsam und stetig gewinnt man das Rennen" ist die Lektion dieser Geschichte - eine Lektion in Geduld, Beständigkeit, Stetigkeit und Ausdauer.
Sei bei deiner Arbeit gründlich und lies die Dokumente zwei- oder dreimal durch, wenn nötig. Diese Sorgfalt erfordert Zeit. Viele Teams machen den Fehler, dies nicht einzuplanen.
Ungewissheit und Last-Minute-Probleme müssen Teil deines Zeitbudgets sein, damit du dich nicht ständig hetzen und stressen musst. Die Arbeit bleibt eine angenehme Erfahrung, und alle sind glücklicher und zufriedener.
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5. Eine bessere Work-Life-Balance ist leicht zu erreichen
Wenn du deine Zeit richtig einteilst, vermeidest du die Vermischung von persönlicher und beruflicher Zeit.
Deine Zeit wird besser aufgeteilt, und bist vielleicht sogar überrascht, wie viel Freizeit du am Ende des Tages hast.
Lies auch: Was ist Work-Life-Balance und wie man sie verbessert.
Wie man ein Zeitbudget in 3 Schritten erstellt
Wie kann man mit der Budgetierung seiner Zeit beginnen? Wie fängt man am besten mit der Budgetierung an? Bevor wir weitermachen, ist es wichtig, deinen Tag zu beobachten und zu notieren, wie du deine Zeit verbringst.
Sei etwas aufmerksamer und verwende eine App zur Zeiterfassung, um Informationen über deine aktuelle Routine zu sammeln.
Mit diesem Wissen bist du bereit, deinen Haushaltsplan zu erstellen.
1. Identifizierung der wichtigsten Prioritäten
Dies ist eine der Techniken, die es dir ermöglichen, groß anzufangen. Lege die Aufgaben für ein paar Minuten beiseite und konzentriere dich auf die wichtigsten Prioritäten.
Große Ziele, Verantwortungsbereiche und wichtige Rollen. In diesem Schritt kannst du Ideen für jeden dieser wichtigen Bereiche sammeln, wobei du so allgemein oder so spezifisch sein kannst, wie du es brauchst.
2. Zuteilung von exklusiver Zeit für jeden Bereich
Als Nächstes musst du herausfinden, wie viel Zeit du in jedem Bereich verbringen wirst. Natürlich gibt es dafür keine feste Regel, sondern das hängt von vielen Faktoren ab.
Du wirst dir die Zeit nehmen, die du für notwendig hältst. Vergiss nur nicht, zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Probleme einzuplanen.
Nimm dir nicht zu viel vor, d. h. du solltest nicht deine gesamte verfügbare Zeit für dein Budget aufwenden. Lass bei dieser Planung Zeit für das einfache Leben.
Überprüfe dein Budget von Zeit zu Zeit und nimm die erforderlichen Anpassungen vor. Zeitbudgetierung ist schließlich eine persönliche Angelegenheit. Wenn es auf ein Team angewendet wird, muss es auch an dessen Bedürfnisse angepasst werden.
3. Nutze deine Zeit
Du hast deine Zeit so verteilt, wie du es für richtig hältst, und jetzt musst du sie auch nutzen.
Verfolge deine Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie so nah wie möglich an deinen ursprünglichen Plänen liegen.
Es gibt viele Möglichkeiten, deine Zeit und die deines Teams zu erfassen, aber am effektivsten ist die Verwendung eines Tracking-Tools wie Timeular. Auch Timeboxing kann dir helfen, den Überblick über deine Prioritäten zu behalten und organisiert zu bleiben.
Behalte dein Zeitbudget im Auge. Die Überprüfung des Fortschritts und die Anpassung des Budgets ist ein Teil des Prozesses, der ebenso wichtig ist wie die Planung selbst.
Prioritäten ändern sich, Dinge geschehen, und wenn du in der Lage bist, deine Zeitplanung zu überprüfen und anzupassen, bleibt sie dynamisch. Das ist es, was dir langfristig helfen wird.
Zeitbudgetierung: ein Beispiel aus der Praxis
Im Folgenden werden wir zwei Beispiele für die Zeitplanung geben. Das erste ist für eine Einzelperson, das zweite für ein fiktives Team. Du kannst das Beispiel nach Belieben an deine Bedürfnisse anpassen und es als Grundlage für das Erlernen der Technik verwenden.
Zeitbudgetierung für Sonia, Marketing Managerin bei Firma XYZ
| Schlüsselbereiche in dieser Woche | Aktivitäten der Woche | Zugewiesenes Zeitbudget (%) |
| Eine Marketingstrategie für das nächste Quartal | Ideenfindung, Leitung von Besprechungen mit Interessengruppen, Ausarbeitung der Marketingstrategie | 30% |
| Stärkung des Teamzusammenhalts | Teambuilding am Dienstag vorbereiten, 1:1s planen und durchführen, Coaching | 10% |
| Persönliches | Pilates, Meditation, Lesen, Arzttermin | 20% |
| Familie | Mit den Kindern spielen, Helen zum Arzt bringen, an der Schulversammlung teilnehmen | 30% |
| Freunde | Ein Abend mit Peter, Mittagessen mit Stephany, Abendessen bei Sonia's | 10% |
Zeitbudgetierung für Sonias Marketingteam
| Schlüsselbereiche in dieser Woche | Aktivitäten der Woche | Zugewiesenes Zeitbudget (%) |
| Vorbereitung einer Marketingstrategie | Assets vorbereiten, Texte erstellen, Budget zuweisen und Zielgruppe auswählen | 20% |
| Website der Kunden live | Texte prüfen, Bilder einfügen, SEO verbessern, endgültige Genehmigung einholen | 30% |
| Behebung von Fehlern auf der Website | Starte die Black Friday-Kampagne | 30% |
| Behebung von Homepage-Fehlern, Lösung von Problemen mit dem Preisformular | Behebung von Homepage-Fehlern, Lösung von Problemen mit dem Preisformular | 20% |
TIPP: Binde eine Zeiterfassungssoftware für Marketingagenturen ein, um die Zeitplanung zu verbessern.
FAQs
Funktioniert die Zeitbudgetierung?
Ja! Da die Zeitbudgetierung hilft, die Zeit für Aufgaben mit hoher Priorität abzuschätzen und zuzuweisen, Prioritäten festzulegen und die Zeit besser zu organisieren, können wir sagen, dass sie funktioniert.
Die Arbeit an deinem Zeitbudget kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Es kann sein, dass du einige Dinge streichen und mit unerwarteten Hindernissen fertig werden musst.
Aber bei der Zeitplanung geht es nicht um Perfektion. Es geht darum, sich seiner Zeit bewusst zu sein und sie so gut wie möglich zu nutzen.
Warum ist die Budgetierung so zeitaufwändig?
Die Erstellung eines Haushaltsplans kann sehr zeitaufwendig sein. Es ist jedoch eine wichtige Technik, vor allem bei der Organisation der Zeit.
Du behältst nicht nur den Überblick über alles, was zu tun ist, sondern vergeudest auch keine Zeit, die du mit Familie und Freunden verbringen oder in der du dich später am Tag deinem Hobby widmen könntest.
Ist Budgetierung Zeitverschwendung?
Nein, Budgetierung jeglicher Art ist keine Zeitverschwendung. Vor allem, wenn sie nachhaltig geplant wird. Vermeide es, in einen verzweifelten Kreislauf der Budgetierung zu verfallen und ihn bis zur Perfektion zu verfolgen.
Beschränkungen und mangelnde Flexibilität bei der Festlegung von Zielen, der Zeiterfassung oder der Budgetierung können deine Ziele zunichte machen.
Wusstest du, dass Zeitmanagement eine der wichtigsten Soft Skills ist?
Schlussfolgerung
Die Einführung einer neuen Gewohnheit erfordert immer eine gewisse Anpassung, aber eine gewisse Disziplin und die Beachtung der Grenzen deines Zeitbudgets sind von grundlegender Bedeutung.
Bitte achte darauf, dass die Arbeitszeiten dafür geeignet sind, und lasse Zeit für dein Privatleben und einige Momente der Selbstfürsorge.
Indem du deine Zeit einplanst, schaffst du einen Rahmen, um deine Lebensbilanz zu bewerten und entsprechend anzupassen.
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