10 Vorteile der Zeiterfassung, die für dein Unternehmen wichtig sind
"DieZeiterfassung ist umständlich. Zeit spielt keine Rolle, Ergebnisse sind wichtig. Zeiterfassung ist etwas für Kontrollfreaks." Das sind nur einige der Einwände, die wir bei Timeular häufig hören. Auch wenn die Zeiterfassung nicht unbedingt gerne gemacht wird (obwohl sie mit Timeular fast schon Spaß macht), hat sie viele Vorteile, wenn sie richtig gemacht wird.
1. Genaue Abrechnung mit dem Kunden
Die Zeiterfassung ist von entscheidender Bedeutung, wenn du nach Stunden oder sogar nach Festpreisen abrechnest. Sie stellt sicher, dass du die auf ein Projekt aufgewendete Zeit korrekt in Rechnung stellst. Durch die genaue Erfassung der Zeit verhinderst du, dass zu zu wenig abrechnest und dadurch deine Einnahmen geringer ausfallen. Und mit der Zeiterfassung kannst du das Vertrauen deiner Kunden stärken, denn sie verhindert auch, dass du zu viel berechnest. Kunden hinterfragen Rechnungen oft – wäre es nicht großartig, wenn du mit deinen Daten die Rechnungen belegen könntest?
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2. Sicherstellung der Rentabilität von Projekten
Die Zeiterfassung hilft dir zu verstehen, ob deine Projekte profitabel sind. Durch die Erfassung der auf ein Projekt aufgewendeten Stunden kannst du die Kosten des Projekts auf Grundlage der Stundenraten deines Teams berechnen. Dies hilft sicherzustellen, dass du genug berechnest, um alle Projektkosten zu decken. Und du kannst Geld zurücklegen, um dir und deinem Team einige Extras zu leisten, auf die ihr schon lange gewartet habt.
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3. Verfeinerung deiner Preisstrategie
Wann hast du das letzte Mal über deine Preisstrategie nachgedacht? Vor allem, wenn du Pauschalgebühren berechnest. Wie hoch war deine Gewinnspanne bei den letzten 3 Festpreisprojekten? Die Zeiterfassung bietet Einblicke in die Dauer jeder Projektphase, so dass du deine Preisstrategie mit mehr Selbstvertrauen überdenken und festlegen, kannst und nicht nur auf der Grundlage von Schätzungen.
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4. Verbesserung von Projektschätzungen
Apropos Schätzungen, hast du schon einmal vom Time-Monkey-Effekt gehört? Kurz gesagt: Deine Emotionen verändern deine Zeitwahrnehmung und führen dazu, dass all deine Schätzungen falsch sind, es sei denn, du trainierst deine Fähigkeiten zu schätzen. Genaue Daten aus der Zeiterfassung vergangener Projekte können dir helfen, neue Projekte genauer zu schätzen. Das hilft nicht nur dabei, realistische Erwartungen gegenüber deinen Kunden zu setzen, sondern unterstützt auch bei der effektiven Planung der Zeit und Meilensteine deines Teams.
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5. Förderung der Work-Life-Balance
Die Zeiterfassung trägt dazu bei, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit aufrechtzuerhalten, denn die Arbeit ist ein Teil des Lebens. Durch die Identifizierung von Teammitgliedern, die zu viele Stunden aufwenden müssen, um ihre Aufgaben zu erledigen, können die Aufgaben neu verteilt werden, um Desengagement und Burnout zu verhindern. Nur durch die Erfassung der Zeit und die Visualisierung von Überstunden werden diese früh genug sichtbar, um noch etwas dagegen unternhemen zu können.
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6. Erstellen eines Arbeitsnachweises
Es gibt Situationen, in denen du eine detaillierte Aufschlüsselung der aufgewendeten Zeit benötigest, die weniger vorteilhaft aber obligatorisch ist: Fördermittelgeber, misstrauische Kunden, EU-Vorschriften zur Zeiterfassung, Unternehmensprüfungen und viele mehr. Sie alle erfordern eine detaillierte Aufschlüsselung, wie dein Team seine Zeit verbracht hat. "Ich mache das einfach, wenn danach gefragt wird." Ja, das könntest du machen, aber warum erstellst du nicht gleich ein gutes Dokument, damit du alle anderen hier genannten Vorteile nutzen kannst?
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7. Steigerung der Effizienz des Teams
Die Zeiterfassung kann überraschende Einblicke in Arbeitsabläufe und Kommunikationsmuster offenbaren. Du weißt, dass dein Team zu viele Besprechungen hat, aber hast du jemals die Kosten dafür quantifiziert? Das Gleiche gilt für E-Mails, ungeplante Arbeiten, Unterbrechungen und "nur eine schnelle Sache". Indem du solchen Ineffizienzen einen Wert zuordnest, kannst du Änderungen zur Verbesserung der Produktivität des gesamten Teams einführen.
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8. Förderung der Eigenverantwortung der Mitarbeiter
Zeiterfassung wird oft als das böse Werkzeug wahrgenommen, das Manager nutzen, um Menschen zu kontrollieren. Ja, sie kann für solche Zwecke missbraucht werden, das lehnen wir jedoch ab. Zeiterfassung kann Mitarbeitern ermöglichen, sich des Zeitaufwands bewusst zu werden und Arbeitsgewohnheiten zu verbessern. Jeder wird überraschende und vielleicht sogar unbequeme Einblicke in seine Arbeitsmuster bekommen. Das Schöne daran ist, dass es nicht der Manager ist, der dir sagt, wie du anders arbeiten sollst. Es ist das Tool, das dir zeigt, wie du arbeitest, und es liegt an dir, etwas dagegen zu unternehmen oder nicht. Wie ein Senior Vice President Daten nutzt, um Zeit zu priorisieren
9. Strategische Geschäftsentscheidungen
Die Zeiterfassung liefert spezifische Daten zur Unterstützung wichtiger Entscheidungen. Sie kann zum Beispiel aufzeigen, wann Prozesse, Arbeitsabläufe oder Umsatzströme eliminiert, optimiert oder automatisiert werden sollten, was zu einer verbesserten Unternehmensleistung führt. Wie immer gilt: Weniger ist mehr, aber woher weißt du, was du weniger tun solltest?
10. Förderung kontinuierlicher Verbesserung
Bei der Zeiterfassung geht es nicht nur um die Überwachung, sondern auch darum, sich als Einzelperson, als Team und als Unternehmen zu verbessern. Verbesserung ist nicht nur eine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Durch eine konsequente Zeiterfassung kannst du Trends erkennen, Abweichungen frühzeitig entdecken und die nötigen Erkenntnisse gewinnen, um dein Unternehmen kontinuierlich zu verbessern.
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All diese Vorteile zu nutzen zu können, hängt von einer wesentlichen Sache ab - der genauen Zeiterfassung. Das ist nur möglich, wenn dein Team mitzieht und du ein einfaches Zeiterfassungstool wählst. Wir haben Lösungen für beides: eine Anleitung, um dein Team an Bord zu holen, und die einfachste Lösung. Jede Zeiterfassungslösung wirbt damit, dass sie einfach zu bedienen ist, aber warte nur, bis du Timeular ausprobiert hast. Über 30.000 Kunden können sich nicht irren, wenn sie sagen: Timeular IST einfach. Probiere es selbst aus, wir bieten eine 30-tägige kostenlose Testvzeit an und haben ein hervorragendes Support-Team, das dir bei jedem Schritt gerne hilft.
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