Timeboxing-Methode: Definition, Vorteile und Funktionsweise

Autorin: Karolina Matyska

Wenn Sie auf der Suche nach praktischen Methoden sind, um Ihre ProduktivitÀt zu steigern und das Beste aus Ihrer Zeit zu machen, sind Sie auf der richtigen Seite gelandet. In diesem Artikel gehe ich auf das Konzept des Timeboxing ein - eine der effizientesten Zeitmanagementtechniken, die von erfolgreichen Teams und Einzelpersonen eingesetzt wird.

Was Sie lernen werden:

  • Was ist Timeboxing?
  • Was sind die Vorteile von Timeboxing?
  • Wie man Timeboxing nutzt und konzentriert bleibt

Ich habe vor ein paar Monaten angefangen, Timeboxing zu nutzen, und ich wĂŒnschte, ich hĂ€tte es frĂŒher gekannt! Lassen Sie uns herausfinden, wie die Festlegung eines strikten Limits fĂŒr einzelne Aufgaben auch Ihnen helfen kann, sich besser zu konzentrieren und mehr in weniger Zeit zu schaffen.

Was ist Timeboxing?

Timeboxing, auch bekannt als Timeblocking, ist eine einfache Zeitmanagementtechnik, die in Scrum und im agilen Projektmanagement eingesetzt wird. Sie hilft bei der effizienten Planung, indem wichtigen Aufgaben ein bestimmter Zeitrahmen zugewiesen wird.

Entscheidend fĂŒr den Erfolg ist, dass man sich innerhalb der vorgegebenen Zeit auf eine einzige Aufgabe konzentriert und Ablenkungen oder Kontextwechsel vermeidet.

Timeboxing-Definition

Wie funktioniert das? Die EinfĂŒhrung der Timeboxing-Technik gewĂ€hrleistet eine effiziente Nutzung der Zeit und hilft dabei, Projektmanagementaufgaben innerhalb der maximalen Zeiteinheit zu erledigen, die je nach KomplexitĂ€t der Aufgabe von Minuten bis zu Wochen oder Monaten reichen kann.

Sie können Timeboxing nutzen, um einzelne Aufgaben effizient zu planen, Ihr Team zu organisieren, ein Projekt zu verwalten oder Meetings effektiver zu planen.

Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben einen Kunden, der Sie um eine Social-Media-Strategie bittet, ein Projekt, fĂŒr das Sie etwa 30 Stunden benötigen. Um die 10-Tage-Frist einzuhalten, mĂŒssten Sie jeden Tag drei Stunden einplanen. Sie können aber auch fĂŒnf Stunden pro Tag einplanen, die auf sechs Tage verteilt sind. Es geht nur darum, die richtigen Zeitblöcke zu finden, um die Arbeit rechtzeitig zu erledigen.

Wussten Sie schon, dass ... Die Timeboxing-Technik macht sich das psychologische PhÀnomen zunutze, sich eine strenge Frist zu setzen. Ohne solche Fristen verliert man leicht die Konzentration, und wichtige Aufgaben neigen dazu, sich in die LÀnge zu ziehen, wie es das Parkinsonsche Gesetz beschreibt.

GeschÀftsinhaber erhöht abrechenbare Zeit
Erfasse die Zeit fĂŒr einzelne Aufgaben mit Timeular

"Dank Timeular habe ich meinen Umsatz verdoppelt und meinen Arbeitsaufwand halbiert" - Valdemar Alfred, Inhaber von Valdefar

Die Vorteile der Timeboxing Methode

Obwohl Timeboxing eine so einfache Technik des Zeitmanagements ist, bringt sie unendlich viele Vorteile mit sich:

  • Verbessert die FĂ€higkeit zum Zeitmanagement und hilft, Zeit zu sparen
  • Verbessert die ProduktivitĂ€t, verhindert Multitasking und ermöglicht ein vertieftes Arbeiten
  • Bietet eine Möglichkeit zur Messung der ProduktivitĂ€t
  • Hilft bei der Überwindung der Prokrastination
  • ZĂ€hmt den Hang zum Perfektionismus
  • Hilft, Fristen problemlos einzuhalten
  • Optimiert Sprint-Planung, Sprint-ÜberprĂŒfung und Sprint-Retrospektive

Schauen wir uns die einzelnen Vorteile einmal genauer an.

Timeboxing-Vorteile

1. Hilft, das Zeitmanagement zu verbessern und Zeit zu sparen

Timeboxing lehrt Sie, verantwortungsvoll mit Ihrer Zeit umzugehen, was eine der wichtigsten FĂ€higkeiten im Zeitmanagement ist. Mit einer strikten Begrenzung der wöchentlichen oder tĂ€glichen Arbeitszeit und einer Reihe von Aufgaben, die eine bestimmte Zeit in Anspruch nehmen, machen Sie das Beste aus jeder Stunde und sorgen dafĂŒr, dass Sie keine Zeit verlieren. Im Gegenteil, Sie sparen Zeit!

DarĂŒber hinaus hilft Ihnen Timeboxing in Verbindung mit einer Zeiterfassungs-App dabei, herauszufinden, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen, sodass Sie die Zeit fĂŒr Ihre Projekte und Aufgaben in Zukunft besser einschĂ€tzen können. Dies wiederum verbessert die Planung Ihrer persönlichen Zeit und der Zeit Ihres Teams.

2. Hilft, die ProduktivitÀt durch vertiefte Arbeit zu steigern

Timeboxing, auch bekannt als Zeitblockierung, kann Ihnen dabei helfen, Punkte auf Ihrer Aufgabenliste schnell abzuhaken. Wie das geht? Die Arbeit an einer Aufgabe in einem tiefen Arbeitsmodus hilft Ihnen, Ihre geistigen Ressourcen auf die effizienteste Weise zu nutzen. Wenn Sie sich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren, muss Ihr Gehirn keine Energie fĂŒr stĂ€ndige Fokuswechsel aufwenden und spart Energie fĂŒr die nĂ€chste Aufgabe.

Ein fester Zeitraum fĂŒr die Bearbeitung einer Aufgabe und eine angemessene Frist bringen Sie außerdem dazu, sich zu bewegen, zu bewegen, zu bewegen!

2. Misst die ProduktivitÀt

Timeboxing in Verbindung mit einem Time-Tracker hilft bei der Messung der ProduktivitĂ€t, indem es einen klaren Rahmen fĂŒr die Zuweisung von Zeit fĂŒr Aufgaben und Projekte schafft. Durch die Festlegung bestimmter Zeitlimits fĂŒr jede AktivitĂ€t können Sie und Ihr Team den Fortschritt verfolgen und bewerten, wie effizient Sie Ihre Zeit nutzen.

Dies ermöglicht eine genauere Bewertung der ProduktivitÀt auf der Grundlage der Erledigung von Aufgaben innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens.

3. Verhindert Prokrastination

Sich mit einer unangenehmen Aufgabe zu beschĂ€ftigen, erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Wenn Sie sich nicht genug anstrengen, kann es passieren, dass Sie den ganzen Tag oder die ganze Woche lang prokrastinieren und sich stattdessen auf andere Projekte oder kleinere Aufgaben konzentrieren.

GlĂŒcklicherweise ist Timeboxing eine Methode des Zeitmanagements, die auch bei der Überwindung von Prokrastination hilft.

So lassen sich selbst die schwierigsten Aufgaben in ĂŒberschaubare Teile zerlegen. Die Festlegung einer Frist schafft ein GefĂŒhl der Dringlichkeit und gibt Ihnen das GefĂŒhl, fĂŒr Ihre Zeit verantwortlich zu sein.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der strukturierte Charakter des Timeboxing - es bietet Ihnen einen fertigen Plan fĂŒr den Tag, der Ihnen die Überforderung nimmt.

5. ZĂ€hmt perfektionistische Tendenzen

Es heißt, besser erledigt als perfekt. Nun, nicht fĂŒr diejenigen mit einem perfektionistischen Geist, die dazu neigen, die Arbeit zu sehr zu planen, fĂŒr die sich die Arbeit ausdehnt und jede Aufgabe viel lĂ€nger dauert als eigentlich nötig. Fragen Sie mich nicht, woher ich das weiß 😉.

Die gute Nachricht ist, dass Timeboxing hilft, den Drang zu bekÀmpfen, alles perfekt zu machen. Es hilft Perfektionisten wie mir, nicht zu viel Zeit mit einer Entscheidung oder dem Abschluss eines Projekts zu verbringen. Wenn der Timer klingelt, ist es Zeit, eine kurze Pause einzulegen und eine neue Aufgabe zu beginnen.

6. Hilft, Fristen mit Leichtigkeit einzuhalten

Timeboxing hilft bei der AbschĂ€tzung von Fristen, indem es Aufschluss darĂŒber gibt, wie lange die DurchfĂŒhrung bestimmter Aufgaben oder Projekte dauert. Dies hilft den Teams, ĂŒberzogene Versprechungen zu vermeiden und stellt sicher, dass die Fristen realistisch und erreichbar sind.

FĂŒr Teamleiter erleichtert das Timeboxing auch die Messung der VerfĂŒgbarkeit von Ressourcen fĂŒr neue Projekte. Indem sie analysieren, wie viel Zeit die Teams innerhalb ihrer bestehenden ZeitplĂ€ne fĂŒr zusĂ€tzliche Aufgaben aufwenden können, können sie fundierte Entscheidungen ĂŒber ProjektzeitplĂ€ne und die Zuweisung von Ressourcen treffen.

Wie wird Timeboxing in Agile und Scrum eingesetzt?

Timeboxing ist so etwas wie die geheime Soße in der agilen Softwareentwicklung und in Scrum - es hĂ€lt die Dinge in Bewegung und sorgt dafĂŒr, dass alle auf Kurs bleiben.

Bei Agile geht es vor allem darum, klare Ziele zu setzen und diese innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens einzuhalten. Dies hilft den Teams, den Stress zu vermeiden, der durch das Verpassen von Terminen entsteht, und hÀlt die Dynamik aufrecht.

In Scrum ist die Zeiteinteilung direkt in den Prozess integriert. Sprints, also diese konzentrierten Arbeitsabschnitte, haben eine bestimmte Dauer, um die Arbeit zu erledigen.

Selbst die tĂ€glichen Scrum-Besprechungen, wie z. B. die Sprint-Planung oder ein Sprint-Review, sind zeitlich begrenzt und mĂŒssen daher kurz und knapp gehalten werden. Beim Timeboxing geht es also nicht nur darum, die Zeit zu managen, sondern auch darum, das gesamte Team synchron zu halten und sicherzustellen, dass die Dinge zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden.

Wie man die Timeboxing-Technik anwendet

1. SchĂ€tzen Sie die fĂŒr eine bestimmte Aufgabe benötigte Zeit

SchĂ€tzen Sie zunĂ€chst ab, wie viel Zeit die Erledigung der einzelnen Aufgaben auf Ihrer Liste in Anspruch nehmen wird, und setzen Sie dafĂŒr einen bestimmten Zeitrahmen an.

Diese SchĂ€tzungen sollten Pausenzeiten und Pufferzeiten fĂŒr unerwartete Unterbrechungen einschließen.

Wenn Sie mit diesem Schritt Schwierigkeiten haben, lesen Sie unseren Leitfaden zur ZeiteinschÀtzung.

2. Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Arbeit verbreiten wollen

Nun mĂŒssen Sie bestimmte Zeitfenster in Ihrem Kalender einplanen - zwei Stunden, drei Stunden oder mehr - das bleibt ganz Ihnen ĂŒberlassen. Behalten Sie einfach Ihre Frist im Auge.

Hier können Sie andere Zeitmanagementtechniken wie die Pomodoro-Technik einbauen (verwenden Sie unbedingt unseren kostenlosen Pomodoro-Timer). Die Pomodoro-Technik ist eine Form der Zeiteinteilung, bei der in 25-Minuten-Abschnitten gearbeitet wird, gefolgt von jeweils einer kurzen 5-Minuten-Pause. 

Neben der Pomodoro-Technik gibt es viele andere Zeitmanagementtechniken, die Sie anwenden können. Denken Sie daran, Pausen in Ihre Konzentrationssitzungen einzubauen. Sie werden Ihnen helfen, Ihr Energieniveau hoch zu halten.

🎯 Tipp: Ich habe jeden Morgen ein 2-stĂŒndiges Zeitfenster fĂŒr intensive Arbeit eingeplant. Das hilft mir, den Tag auf die produktivste Weise zu beginnen. Äußerst empfehlenswert!

3. FĂŒgen Sie Ihre Zeitblöcke zu Ihrem Kalender hinzu

Verwenden Sie einen analogen oder digitalen Kalender, je nachdem, was fĂŒr Sie am besten funktioniert. In Timeular verwenden wir den Google-Kalender, der automatisch ZeiteintrĂ€ge in unseren Stundenzetteln erstellt (Wenn Sie wissen möchten, wie das funktioniert, erfahren Sie mehr ĂŒber die automatische Zeiterfassung).

Wenn Sie einen Zeitblock in Ihrem Kalender erstellen, fĂŒgen Sie eine Notiz mit einer kurzen Beschreibung und den erwarteten Ergebnissen hinzu. Nehmen Sie sich dafĂŒr aber nicht zu viel Zeit; es soll Ihnen nur helfen, sich bei Ihren Aufgaben zurechtzufinden.

4. Stelle einen Timer ein

Nutzen Sie den Wecker Ihres Smartphones oder eine App zur Zeiterfassung, um Sie darauf hinzuweisen, dass es an der Zeit ist, eine Aufgabe zu beenden und zur nĂ€chsten ĂŒberzugehen. Es ist wichtig, genau dann aufzuhören, wenn der Timer ablĂ€uft, um sich besser konzentrieren zu können und sicherzustellen, dass die Aufgaben innerhalb der zugewiesenen Zeit erledigt werden.

5. Bewertung und ÜberprĂŒfung

Was passiert, wenn du die Aufgabe nicht in der vorgesehenen Zeit erledigen kannst? Jedes Mal, wenn du ein ZeitkĂ€stchen abhakst, solltest du bewerten und ĂŒberprĂŒfen, wie es gelaufen ist.

Angenommen, Sie haben die aktuelle Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt. ÜberprĂŒfen Sie Ihren Fortschritt und versuchen Sie zu verstehen, was Sie anders hĂ€tten machen sollen. Brauchen Sie mehr Zeit fĂŒr diese Art von Arbeit? MĂŒssen Sie Ihre Aufgaben in einer anderen Reihenfolge planen?

Das Erreichen deiner Ziele bedeutet nicht immer, dass du die Aufgabe in einem Rutsch erledigst. Die Antwort liegt in der Bewertung deiner BedĂŒrfnisse und der BefĂŒrfnisse des Projekts.

6. Belohne dich selbst

Versuche, positive Assoziationen mit der Erledigung von Aufgaben zu schaffen, und belohne dich selbst!

Diese Einstellung wird dich dazu motivieren, mehr Aufgaben von deiner To-Do-Liste abzuhaken. Es gibt viele Möglichkeiten, wie du dich selbst belohnen kannst. Ein erfrischender Spaziergang, das Spielen mit einem Haustier, ein leckerer und gesunder Snack oder das Hören von beruhigender Musik sind einfache, aber effektive Möglichkeiten, sich zu belohnen.

Hilfreiche Strategien fĂŒr ein erfolgreiches Timeboxing

1. Machen Sie Ihre Timeboxen sichtbar und farbig

FÀrben Sie Ihre Zeitfelder ein, damit Sie sich in Ihrem Wochen- oder Tagesplan besser zurechtfinden. UnabhÀngig davon, ob Sie mit einem analogen oder digitalen Kalender arbeiten, weisen Sie jedem Zeitfeld bestimmte Farben, Emojis oder Codes zu, damit Sie es leicht unterscheiden können.

2. Definiere die Art der Zeitrahmen (Timeboxes)

Es gibt zwei Arten von Timeboxen: harte Timeboxen und weiche Timeboxen. Definieren Sie jede Ihrer Timeboxen, um einen besseren Überblick ĂŒber das zu bekommen, was Sie wĂ€hrend eines Tages oder einer Woche erwartet.

Ein harter Zeitrahmen (Hard Time Box) ist ein fester Zeitraum, der einer eigenstÀndigen Aufgabe gewidmet ist. Der vorherige und der folgende Zeitrahmen haben keine Verbindung zum harten Zeitrahmen.

Ein weicher Zeitrahmen (Soft Time Box) ist hingegen ein Zeitrahmen, der Teil einer Gruppe von zusammenhÀngenden Aufgaben ist. Sobald ein weicher Zeitrahmen abgeschlossen ist, gibt es den folgenden, der damit zusammenhÀngt und von ihm abhÀngig ist.

Ein Beispiel fĂŒr einen harten Zeitrahmen könnte das Abhalten eines RĂŒckblick-Meetings sein. Ein weicher Zeitrahmen könnte hingegen das Recherchieren einer Artikelidee sein, was Teil der umfangreicheren Geschichte des Verfassens eines TextstĂŒcks ist.

3. Halten Sie sich an Ihre Zeitvorgaben mit einer strikten Frist

Betrachte Zeitrahmen (Timeboxes) als Termine, die du mit dir selbst vereinbart hast. Widerstehe der Versuchung, sie abzusagen. Verpflichte dich zu dem Zeitrahmen und respektiere seinen Beginn und sein Ende.

4. Stelle einen Timer ein

Das Einstellen eines Timers hilft dir dabei, dich an die selbst gesetzte Zeitvorgabe zu halten, und alarmiert dich, wenn diese Zeit abgelaufen ist.

5. SchĂŒtze deine Fokuszeit

Das Geheimnis der EffektivitĂ€t von Timeboxing besteht darin, dass es Ihnen hilft, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Minimieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Unterbrechungen, wenn Sie im Fluss sind. Schalten Sie zum Beispiel Ihr Telefon und die Slack-Benachrichtigungen stumm - sie gehören zu den grĂ¶ĂŸten Feinden der ProduktivitĂ€t bei der Arbeit.

6. Vergiss nicht, Pausen zu machen

Keine Zeitmanagement- oder ProduktivitÀtstechnik ist darauf ausgelegt, Menschen auszubrennen. Achten Sie darauf, dass Sie zwischen Ihren Timeboxen kurze Pausen einlegen: Dehnen Sie sich, gehen Sie ein wenig spazieren oder machen Sie eine kurze Yoga-Sequenz.

7. Integriere deinen Kalender mit einem Zeiterfassungssystem

Wenn Sie einen Time Tracker verwenden, um die Zeit zu messen, vergleichen Sie die Ergebnisse Ihres Arbeitstages mit der geplanten Zeit.

Wenn Sie die Zeiterfassung in Ihren Kalender integrieren, sehen Sie, wie lange es dauert, eine Aufgabe zu erledigen, und Sie können beim nÀchsten Mal genauer planen.

HĂ€ufige Fehler, die Sie beim Timeboxing vermeiden sollten

  • Wechseln Sie nicht zwischen den Aufgaben, bevor die zugewiesene Zeit verstrichen ist.
  • Halten Sie sich an das Zeitlimit der einzelnen Timeboxen. Dehnen oder verkĂŒrzen Sie sie nicht
  • FĂŒllen Sie Ihren Terminkalender nicht ohne RĂŒcksicht auf Pausen oder Pufferzeiten
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Aufgaben auf die Tageszeiten abzustimmen, zu denen Sie normalerweise am produktivsten sind
  • Lenken Sie sich bei der Arbeit an einer Aufgabe nicht durch soziale Medien oder Slack-Benachrichtigungen ab.
  • Vergessen Sie nicht, in Ihrer Zeitmanagement-App einen Alarm fĂŒr jede Zeitbox einzustellen.

Timeboxing Methode FAQ

Wer hat die Timeboxing Methode erfunden?

Das Konzept des Timeboxing wurde von James Martin eingefĂŒhrt, einem Buchautor, der fĂŒr seine Arbeit zur agilen Softwareentwicklung bekannt ist. In seinem Buch beschrieb Martin die Wirksamkeit von Timeboxing bei der Steigerung der ProduktivitĂ€t und der effizienteren Verwaltung von Projekten.

Es fĂ€llt mir schwer, meine Aufgabe vor Ablauf der Zeitspanne abzuschließen. Wie kann ich das Problem lösen?

Viele Menschen werden gleich zu Beginn mit diesem Problem konfrontiert. Es ist Teil des Timeboxing-Anpassungsprozesses. Probieren Sie zunÀchst weiche Timeboxen aus, damit Sie Aufgaben auch dann noch erledigen können, wenn Sie die Zeit, die sie benötigen, unterschÀtzen.

Mit der Zeit und je mehr Timeboxen Sie sich setzen, desto besser können Sie einschÀtzen, wie lange eine Aufgabe dauert. Die Zeiterfassung hilft auch enorm dabei, herauszufinden, wie lange eine Aufgabe dauern wird.

Was ist, wenn Timeboxing dazu fĂŒhrt, dass ich Aufgaben ĂŒberstĂŒrze und die QualitĂ€t meiner Arbeit leidet?

Es ist wichtig, dass Sie sich realistische Ziele fĂŒr die einzelnen Zeitfenster setzen. Das Ziel dieser Technik besteht nicht darin, jedes Gramm ProduktivitĂ€t aus Ihnen herauszuquetschen. Stellen Sie sicher, dass Sie realistisch einschĂ€tzen, wie lange die Arbeit dauern wird.

Was ist, wenn meine Timeboxen zu kurz fĂŒr mein Projekt sind?

Die einfache Antwort ist, die Timeboxen im nÀchsten Sprint zu verlÀngern. Wenn Sie mit dem Timeboxing beginnen, kann Ihnen die Aufteilung der Arbeit oder eines Projekts in kleinere Abschnitte auch dabei helfen zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit nutzen und wie lange bestimmte Aufgaben dauern.

Verwendet Elon die Musk Timeboxing Methode?

Elon Musk, der fĂŒr seine außergewöhnliche ProduktivitĂ€t bekannt ist, setzt zur Optimierung seiner ArbeitsablĂ€ufe die Timeboxing-Zeitmanagementtechnik ein. Indem er jeder Aufgabe bestimmte Zeitblöcke zuweist, kann Musk Ablenkungen effektiv bewĂ€ltigen und sich selbst in Situationen mit hohem Druck konzentrieren.

Mit Timeboxing setzt er sich klare Grenzen und hĂ€lt sich an vorgegebene ZeitplĂ€ne, so dass er seine Aufgaben effizient erledigen und den ganzen Tag ĂŒber auf Kurs bleiben kann. Diese Technik spielt eine wichtige Rolle bei Musks FĂ€higkeit, das Chaos zu bewĂ€ltigen und bei seinen Unternehmungen produktiv zu bleiben

Wer nutzt die Timeboxing Methode?

Elon Musk und Bill Gates verwenden Timeboxing. Diese Methode ist zwar mĂŒhsam zu erlernen, aber sie hilft definitiv, den Fokus zu schĂ€rfen und die ProduktivitĂ€t zu steigern.

Das Besondere an dieser Methode ist, dass sie das Bewusstsein fĂŒr die Zeit schĂ€rft, die eine Aufgabe letztendlich in Anspruch nehmen wird.

Das könnte dich auch interessieren: