8 praktiske påmindelser om timesedler til dit team
Er udfyldelse af timesedler til tiden ikke en ting i dit team? Finder du ofte dig selv i at sende påmindelser om indsendelse af timesedler om fredagen eller før deadline for lønrapporten, når du hellere vil lave noget andet?
Jeg forstår dig godt. Det er ikke sjovt at sende påmindelser om timesedler , selv om det kan være det - jeg har nogle ideer til dig. Følg med for at lære, hvordan dette job kan blive lettere for dig.
Hvad er en påmindelse om timesedler?
En times eddelpåmindelse (også kaldet timecard reminder) er en hurtig besked, der minder medarbejderne om at udfylde deres timeseddelskabeloner til tiden.
Hovedformålet med påmindelser om timesedler er at hjælpe medarbejderne med at registrere deres arbejdstimer nøjagtigt og indsende dem, før fristen udløber.
Fordelene ved at indsende timesedler til tiden kommer både lederen og teammedlemmerne til gode. Lederens frustration over at skulle finde og indsamle forsinkede timesedler forsvinder, og det samme gør medarbejderens frygt for at udfylde dem for sent.
Så det er en win-win, er det ikke? På Timeular sender vi i øvrigt en automatisk påmindelse om timesedler. Dette var min i sidste uge:
"Hej Madalina,
Hurtig venlig påmindelse. Det er tid til at afslutte sidste uges timeseddel.
Lige nu har du logget 33,4 ud af 40 timer(83,5%).
Vil du venligst dobbelttjekke og udfylde eventuelle manglende tidsregistreringer eller orlovsanmodninger? Hvis du allerede har gjort det, skal du se bort fra denne automatiske påmindelse.
Tak for at holde tingene opdateret!
Varme hilsner,"
Hvorfor er påmindelser om timesedler vigtige?
Så hvad sker der, hvis dit team ikke afleverer deres timesedler til tiden? Du er sikkert klar over de negative konsekvenser, men lad mig forstærke dem for dig:
- Det lyder måske simpelt og transaktionsagtigt, men påmindelser giver dig betaling - især hvis du fakturerer din tid som bureau eller freelancer på timebasis eller bare gerne vil være gennemsigtig og sende en fin rapport til dine kunder.
- Reducerer fejl i lønbehandlingen. Faktisk forårsager unøjagtige timesedler og manglende timesedler et tab på ca. 7,5 milliarder dollars for den amerikanske servicesektor på en enkelt dag. Ja, det er sådan, at påmindelser om timesedler kan forbedre sådanne tab i lønprocessen.
- Forhindrer tab af fortjeneste ved at registrere al fakturerbar tid, som sjældent er 100 % nøjagtig. Den samme undersøgelse, som blev præsenteret ovenfor, viste, at hver femte fakturerbare time ikke bliver logget.
- Giver vigtige data - nøjagtige timesedler hjælper med at træffe dataunderstøttede beslutninger, der er nyttige for ressourceallokering eller den nye retning for et projekt for at holde det på rette spor eller rentabelt.
- Fjerner friktion - lad os være ærlige, ingen er fan af mikromanagement. Det er bedre at modtage en automatisk påmindelse om timesedler end en leder, der konstant plager medarbejderne om at indsende deres timesedler.
- Sikrer overholdelse, som for nogle brancher er indsendelse af timesedler et krav i arbejdsmarkedslovgivningen, ikke et valg.
Læs mere nu: Timesedler til flere medarbejdere
Effektive påmindelser om timesedler
Send automatiske påmindelser med tidsregistreringssoftware
Den nemmeste metode til at fjerne gnidninger i jagten på timesedler er at gøre det så nemt og behageligt, at du faktisk ikke har brug for påmindelser. Med alsidig og fuldautomatisk tidsregistreringssoftware som Timeular (👋) er alt dette arbejde gjort for dig og dit team.
Lad mig forklare, hvordan processen fungerer:
Trin 1: Dit team udfører deres arbejde, som de plejer, og en AI-drevet tidsregistreringsapp samler alle opgaver i baggrunden for dem.
Trin 2: De vil modtage AI-forslag til tidsregistrering baseret på deres app-brug, besøgte websteder og kalenderposter - Et klik for at acceptere opgaven, og så er timesedlen færdig!
Trin 3: Hvis en medarbejder glemmer at acceptere AI-forslagene, får vedkommende et puf gennem ugentlige eller månedlige automatiske påmindelser.
Bekymret for privatlivets fred? Sørg for at afkrydse felter som medarbejdernes privatliv og compliance, når du vælger tidsregistreringssoftware. Timeular F.eks. gemmes data kun på den lokale enhed, ikke i skyen, for at opnå maksimal beskyttelse, og den har en anti-overvågningspolitik, der beskytter medarbejdernes sporede data.
Trin 4: Gætværk fjernet! Timesedlerne er kun et klik væk og kan downloades, når du har brug for dem, direkte fra appen; der er ikke brug for andre indgreb.
Desuden kan et automatiseret tidsregistreringsværktøj som Timeular bruges af ledere som overtidsregistrering eller PTO-sporingssoftware.
Fjern friktion i jagten på timesedler med AI-drevet tidsregistrering og automatiske påmindelser.
Automatiser Slack-påmindelser
Med 18 millioner Slack-brugere til dato tvivler jeg på, at du ikke har hørt om det, og måske elsker du faktisk Slack-beskeder. Her er nogle måder at sende påmindelser på via Slack:
Mulighed 1: Indstil en påmindelse for at få medarbejderne til at indsende timesedler (enten for en eller mange medarbejdere) som f.eks: / reminder @Karolina eller #growth-team om at indsende deres timesedler kl. 9 hver mandag.
Mulighed 2: Send vittige og sjove påmindelser om timesedler på en teamkanal. Det kan være timeseddel-memes eller GIFS, der ligner det, du ved, får dit team til at klikke og tikke.
Mulighed 3: Send automatiske påmindelser om timesedler ved at indstille en automatisering via Zapier eller Geekbot. Færdig - alle vil modtage påmindelsen i deres tidszone.
Hvis du bruger Microsoft Teams, kan du tjekke deres påmindelsespolitik eller bruge Teamsreminder-appen.
Send en e-mail med påmindelse om timesedlen
Man kan komme langt med en påmindelsesmail om timesedler. Jeg vil opfordre dig til at tænke på, at vi er tilbøjelige til at ignorere e-mails, som vi er vant til, især hvis de sendes på samme tid med samme emnelinje og indhold. Så krydr tingene fra tid til anden. Spørg ChatGPT om nogle friske ideer, der sætter gang i handlingen, og skift tidspunkt eller dag, hvor du sender dem, for at overraske dit team.
Huh, og glem ikke at tilføje din egen påmindelse for at minde teamet. Husk, at det altid er en god idé at automatisere påmindelser om timesedler, hvis e-mails ikke er din kop te, eller dit team ikke reagerer på dem.
E-mail med påmindelse om timeseddel:
#1 Emnelinje: Har du sendt din timeseddel endnu? 👀
Glædelig mandag! Velkommen tilbage på arbejde! Inden du går i gang med den nye uge, kan du varme op ved at udfylde dine timesedler.
Det er tid til at lade vores kunder vide, at vi har arbejdet på deres projekter 🙂 .
#2 Emnelinje: Næsten lørdag-yay! Uhm, har du glemt noget?
Stryg indsendelse af timesedler fra din liste, før du går på weekend. Der er stor sandsynlighed for, at du har glemt, hvad du har arbejdet med og hvor længe om mandagen.
Du vil takke dig selv senere.
Indstil kalenderpåmindelser
Jeg vil vædde med, at du har glemt utallige opkald, men at en kalendermeddelelse har mindet dig om dem. Hvis du indstiller påmindelser i Google Kalender for hele teamet eller virksomheden , kan du også gøre det for indsendelse af timesedler. Planlæg en tilbagevendende påmindelse for at få medarbejderne til at holde styr på deres tid og sende nøjagtige timesedler.
I dette tilfælde kan du konfigurere to forskellige påmindelser om timesedler: En om mandagen for at minde dem om at bruge deres tidsregistreringssoftware (hvis det er tilfældet) og en om fredagen før deadline for indsendelse af timesedler. Google Kalender-påmindelser kan erstattes af Outlook eller enhver anden platform.
Vær opmærksom på risikoen for afvisning, for hvis din påmindelse om timesedler ikke er presserende, kan dit team lige så godt ignorere den blandt en masse andre meddelelser. Så overvej et incitament - et bureau fra Brasilien gav deres team et incitament i form af gratis sodavand eller øl. Vælg selv.
Send memes med påmindelser om timesedler
Humor rækker langt og fjerner spændingen omkring indsendelse af timesedler. Så en afslappet måde at minde medarbejderne om at indsende timesedler på er at sende sjove påmindelser om timesedler. Underbyg dit budskab med sjove memes fra Pinterest eller Gify enten via Slack-meddelelser eller andre meddelelseskanaler.
Hvis du sender påmindelser om timesedler individuelt, kan du også gøre dem mere personlige. Vælg et meme med en filmkarakter, de kan lide - de vil sætte pris på personalisering og måske endda udfylde timesedlen med det samme! Vær opmærksom på, at det kan være irriterende at sende påmindelser om timesedler; du vil ikke sende et meme, der bliver tolket forkert. Så vælg den rigtige form for humor til modtageren.
Send tekstbeskeder
Selv om den ofte findes blandt de anbefalede muligheder i andre artikler, må jeg sige, at det ikke er en metode, vi anbefaler på Timeular. Vi mener, at du først skal have medarbejdernes samtykke til at sende påmindelser via sms på deres private telefoner (medmindre det er firmamobiler).
Men hvis du har adgang til et massemeddelelsesværktøj og har styr på privatlivets fred, er her skabeloner til påmindelser om timesedler:
Hej - her er din påmindelse om at logge din tid og indsende dine timesedler for ugen. Lad os komme i gang!
Hej - det er på høje tid, at du udfylder den ugentlige timeseddel, for den skal afleveres i dag. Lad os komme i gang! 👀
Mind medarbejderne om at indsende timesedler mundtligt
Hvor mange gange og på hvor mange måder kan du sige en bestemt ting i dine ugentlige samtaler, eller når du møder nogen på gangene?
Jeg vil sige, at det er ineffektivt, så jeg vil foreslå, at du overlader det til automatiske påmindelser om timesedler at sende push-meddelelser i stedet for dig.
Hvis du alligevel ønsker at forstærke dit budskab verbalt, kan du sige, at de skal indsende deres timesedler så mange gange, som du finder nødvendigt 🙂 .
Hvad gør man, når timesedler ikke bliver sendt?
Sammen med de faktiske påmindelser kan du minde medarbejderne om det i dine 1:1-samtaler eller sende blide påmindelser i din 1:1-kommunikationskanal. Hvis adfærden fortsætter, kan du løse problemet ved simpelthen at spørge dit team, hvad der forårsager forsinkelserne.
De ved måske ikke, hvordan de skal bruge tidsregistreringssoftwaren, eller hvad der tæller som en opgave, der skal tilføjes til en timeseddel. De kan have svært ved at huske opgaver. Find løsninger, der kan hjælpe dem.
Prøv også at forstå, om processen ikke fungerersom forventet. Sender du meddelelser i rette tid, så de har tid nok til at udfylde timesedler? Måske er manuel tidsregistrering forstyrrende, så de foretrækker bare at springe det over og fokusere på arbejdet. Uanset årsagerne skal du gå bag om overfladen og se holistisk på processen. Det vil gøre hele forskellen.
Hvorfor kan ingen lide at udfylde timesedler?
Det er let at antage, at en medarbejder "med vilje" glemmer at udfylde en timeseddel, hvilket tvinger dig til systematisk at sende flere påmindelser. Men du er nødt til at forstå de underliggende årsager til denne adfærd.
Det er sådan, du kan rette op på det, der generer dit team, når de indsender timesedler. Lad os udforske nogle af disse udfordringer:
Glemmer at indsende deres timesedler
Vi arbejder alle på at nå det næste mål, vækstmål eller udvikle den nye seje funktion, der vil påvirke kunderne. Hvis indsendelse af timesedler står nederst på nogens prioriteringsliste, og der ikke er nogen processer omkring denne aktivitet, vil enhver medarbejder glemme at udføre dem.
Husk, at hukommelsen ikke er så pålidelig, som man skulle tro, medmindre du fylder dine dage med vaner.
Sådan løser du det: Opbyg en proces omkring indsendelse af timesedler for at fjerne enhver forvirring omkring det. Det behøver ikke at være raketvidenskab, men det er så enkelt som følgende trin:
- Hvornår: Fortæl medarbejderne, hvornår de skal indsende timesedler, og indstil en påmindelse om timesedler for at hjælpe dem ind i processen.
- Hvad: Skriv en procesvejledning, der beskriver, hvad der skal spores: fakturerbare timer, kundemails eller -møder, projektresearch osv. Gør det krystalklart ved at give praktiske eksempler på, hvad der skal logges, og hvad der ikke skal.
- Hvordan: Det kan enten skrives ned i manuelle timesedler som Excel, G-Sheets eller blot ved at konfigurere en tidsregistreringssoftware til at registrere opgaver automatisk.
Medarbejderne forstår ikke, hvad de får ud af det
At udfylde timesedler opfattes ofte som administrativt arbejde, hvilket ikke er ønskværdigt, vel? Jeg har endda hørt folk i vores team sige, at de ikke brød sig om tidsregistrering, fordi de ikke rigtig forstod formålet med det. Tænk nu over det i den sammenhæng, hvor vi er tidsstyringsnørder. 😱
Det er ikke mig, der siger det, men Simon Sinek, der starter med hvorfor og former adfærd til at skabe langsigtede resultater.
Sådan løser du det: Fortæl tydeligt om fordelene ved at indsende timesedler. Fordelene ved at sende nøjagtige timesedler til tiden kan være forbedret produktivitet, nøjagtig lønbehandling og at blive betalt til tiden. Andre er at identificere tidsrøvere og blokeringer, der fjerner projektforsinkelser.
Tidsskemaer er for kedelige
For at være ærlig er det monotont og forstyrrende at registrere alle dine opgaver og skrive dem ned manuelt. Det ene øjeblik skriver du en brief, det næste sidder du i en all-hands med teamet eller i et kundeopkald.
Så det er hverken realistisk eller ønskværdigt at sætte tid af til at udfylde rapporter og indsende timesedler. Især hvis vores dage er fyldt med kontekstskift og multitasking, er der endnu et lag af kompleksitet.
Sådan løser du det: Automatiser påmindelser om timesedler med et automatisk tidsregistreringsværktøj. Et sådant værktøj sender automatiske påmindelser og registrerer endda alt dit teams arbejde i baggrunden for dem.
Tidsskemaer bliver brugt som våben mod dem
Jeg kan ikke se nogen grund til , at teammedlemmer skulle indsende deres timesedler, hvis de føler sig konstant truet. Hvis du går i dybden med hver eneste timeseddel, de sender, vil de begynde at sende falske timesedler.
På den måde har du ikke længere et klart overblik over produktiviteten, og det gør det sværere at lave præcise prognoser.
Sådan løser du det: Evaluer arbejdsresultaterne i stedet for, hvordan dit team bruger sin tid. På den måde kan dit team føle sig trygge, når de sporer deres tid. Lad være med at kommentere deres pauser eller det faktum, at du estimerede 4 timer til en leverance, og de blev færdige på 3 timer, eller overbebyrd dem med opgaver.
Hvis der er problemer med tidsstyring og performance, skal det selvfølgelig tackles anderledes. Du er velkommen til at dykke ned i vores vejledninger om effektiv tidsstyring eller lære , hvordan man underviser i tidsstyring på arbejdspladsen.
Gør det så nemt, at de vil elske det
Når du sender den næste påmindelse om timesedler, så spørg dig selv, om processen med at indsende timesedler er nem, og om dit team forstår, hvad de får ud af det.
- Informer dit team om konsekvenserne af at indsende timesedler på deres egne lønninger, om deres arbejdsbyrde, som kan justeres, eller om at overholde arbejdslovgivningen;
- Automatiser processen så meget som muligt. Stempelkort og Excels, der sendes fra et teammedlem til et andet, skaber for meget friktion, og der er ingen glæde ved at udfylde dem.
- Overvej at skifte til automatisk tidsregistreringssoftware som Timeular , der registrerer al tid for dit team med et par klik.
Timeular's AI fanger alt arbejde i baggrunden og sender forslag til kalenderen. Klik, accepter, færdig! Ah, den sender også automatisk påmindelser om timesedler!