Timeseddel til flere medarbejdere: 3 gratis skabeloner + opsætningsguide

Forfatter: Madalina Roman

Det er en udfordring at holde styr på, hvordan du bruger din tid, for slet ikke at tale om at holde styr på, hvordan flere medarbejdere bruger deres tid på arbejdet.

Derfor kan du i denne artikel finde gratis skabeloner til sporing af timesedler for flere medarbejdere, lære, hvordan du opbygger og tilpasser dine egne timesedler og udforske et digitalt alternativ til skabeloner.

Lad os komme i gang.

Hurtige downloads:

Før vi går i gang, er her de printbare versioner af vores timeseddel-skabeloner. Alle disse er tilgængelige i Google Sheets, Excel timeseddelformat og gratis timeseddelskabeloner til udskrivning i PDF-format. Bare gå ind på dem, så kan du downloade alle formater:

Skabelon til daglig timeseddel

Denne skabelon til daglige timesedler giver teamledere og chefer mulighed for at spore medarbejdernes timer og få en oversigt over det samlede antal timer, de arbejder på daglig basis, på en detaljeret måde.

Timesedlens data indeholder medarbejdernes pauser, uanset om de er syge eller har fri den pågældende dag. Denne timeseddel-skabelon opfylder følgende funktioner:

  • Saml start- og sluttider for flere medarbejdere i en enkelt timeseddel.
  • Forstå pausemønstre for hvert teammedlem.
  • Saml alle PTO, sygedage og overarbejdstimer for dit team.
  • Opret daglige timesedler for hele teamet, og send dem til dit lønningsteam.
  • Udtræk alle data fra dine G-ark eller Microsoft Excel timeseddelskabeloner, og tilføj dem til en bredere rapport, f.eks. en ugentlig eller månedlig timeseddelskabelon. På den måde kan du forstå udnyttelsesmønstre i dit team eller bruge timeseddel-skabelonen til kapacitetsplanlægning for fremtidige projekter.

Download skabelonen til den daglige timeseddel her:

Timeseddel til flere medarbejdere

Skabelon til ugentlig timeseddel

Hvis du gerne vil have et ugentligt overblik, er skabelonen til en ugentlig timeseddel det instrument, du har brug for. Den hjælper med at holde styr på arbejdstimerne for hele ugen, og på den måde kan du nemt administrere medarbejdernes timer uden at skulle jonglere med flere timesedler på samme tid.

Download og brug denne timeseddel, da den opfylder flere funktioner, men husk at tilpasse den til dine og dit teams behov.

Download skabelonen til den ugentlige timeseddel her:

Skabelon til timeseddel

Skabelon til månedlig timeseddel

Hvis du er på udkig efter en månedlig tidsregistreringsløsning, der kombinerer detaljeret daglig tidsregistrering med grundig tilstedeværelsesstyring, er den månedlige timeseddelskabelon noget for dig. Denne skabelon indeholder vigtige medarbejderoplysninger og detaljeret sporing af almindelige timer, pauser, PTO, sygefravær og overarbejde.

Den er omfattende, hvilket gør den ideel til virksomheder, der har brug for at føre nøjagtige månedlige medarbejderregistreringer, men husker at tilpasse dem til dine og dit teams behov.

Download de månedlige timeseddel-skabeloner her:

Timeseddel til flere medarbejdere

Hvem bør bruge skabeloner til timesedler til flere medarbejdere? 

En timeseddelskabelon til flere medarbejdere er vigtig for alle typer organisationer med forskellige arbejdsstyrkestrukturer og varierende behov for tidsregistrering.

Virksomheder med blandede medarbejdertyper, f.eks. fuldtidsansatte, freelancere, skifteholdsarbejdere og projektbaserede teams, har stor gavn af at bruge forskellige timeseddelformater.

Hvis du f.eks. ejer et marketingbureau, har du måske brug for projekt timesedler til dit kreative team, freelancer-skabeloner til entreprenører og månedlige timeseddel-skabeloner til det administrative personale. Et andet eksempel er byggefirmaer. De har ofte brug for både daglige timesedler til arbejdere på stedet og ugentlige skabeloner til projektledere.

På samme måde har sundhedsfaciliteter gavn af 24-timers skabeloner til medicinsk personale, mens de bruger standard daglige skabeloner til støttepersonale. Selv små virksomheder med varierede aktiviteter, som f.eks. restauranter med både køkkenpersonale og chauffører, finder det værdifuldt at have flere timeseddelformater for nøjagtigt at kunne spore forskellige arbejdsmønstre og betalingsstrukturer.

Nøglen er, at organisationer med komplekse behov for workforce management bedre kan håndtere deres forskellige krav til tidsregistrering med specialiserede skabeloner.

Hvordan laver man en timeseddel til flere medarbejdere?

Hvis ovenstående timeseddelskabeloner ikke passer til dine behov, kan du oprette din egen tilpassede skabelon til flere medarbejdere. Det er vigtigt at bemærke fra starten, at det kræver mere opsætningstid at lave sine egne skabeloner end at bruge gratis, færdiglavede skabeloner.

Et alternativ til at bygge op fra bunden er at tilpasse en gratis timeseddel-skabelon til dit eget scenarie. Vi har også bygget andre typer skabeloner, som f.eks. skabelonen til projekttimesedler til større teams eller til soloarbejdere eller iværksættere. Download og tilpas dem efter behov.

Når du nu vender tilbage til at bygge dine timeseddelskabeloner som et fundament, skal du huske nøje at overveje din organisations specifikke behov og arbejdsstyrkens struktur.

Det første skridt i opbygningen af din timeseddelskabelon til flere medarbejdere er at identificere de vigtigste sporingselementer. Disse elementer er:

  • Medarbejderoplysninger (navn, ID, afdeling)
  • Oplysninger om vejleder (navn, ID, afdeling)
  • Dag- og datofelter

Overvej derefter at tilføje projektspecifikke kolonner som de følgende:

  • Beskrivelser af opgaver
  • Tid brugt på hver opgave
  • Deadlines for indsendelse
  • Fakturerbare timer
  • Kunde- eller projektnavne, hvis nødvendigt
  • Specifikke kategorier af arbejdstid (almindelig, overtid, PTO)
  • Varighed af pauser og frokostpauser
  • Start- og sluttider

For at få nøjagtige beregninger skal du indarbejde formler til automatisk beregning af daglige og månedlige totaler, overtidssatser og slutløn. Husk også følgende administrative elementer:

  • Felter til godkendelse af supervisor
  • Signaturpladser

For at få maksimal funktionalitet skal du inkludere datavalideringsregler for at forhindre almindelige indtastningsfejl og overveje at tilføje dropdown-menuer til gentagne indtastninger som projektnavne eller opgavetyper.

manuelle timesedler

Hvordan man udbreder og implementerer skabelonerne

Udrulning af timeseddelskabeloner til dit team er ikke altid så problemfrit, som du kunne ønske dig, men med en strategisk tilgang kan du sikre en konsekvent anvendelse.

Her er nogle ideer til, hvordan du kan sikre, at dine skabeloner bliver udbredt og brugt:

  • Start med en kort træningssession for at gøre dit team bekendt med skabelonens struktur. Forklar hvert felts formål og formålet med selve skabelonen.
  • Del skabelonen gennem et centralt system som din virksomheds fællesdrev eller projektstyringsplatform. Det er bedst at holde en master-skabelon låst og bede medarbejderne om at "gemme som" med deres navn og dato.
  • Opret påmindelser om afleveringsfrister.
  • Lav et simpelt "snydeark" med skærmbilleder til almindelige spørgsmål, hvis nogen har spørgsmål, indtil de har vænnet sig til det nye instrument.
  • Planlæg indsendelse af timesedler som en tilbagevendende kalenderbegivenhed for hele teamet.
  • Brug delte mapper med klare navnekonventioner (som "SUBMITTED_November_2024").

Den virkelighed, vi har hørt fra vores kunder, er, at før de skiftede til digitale timeseddel-appsudfyldte ca. 20 % af deres teams alle felter perfekt og til tiden. Andre 60 % havde brug for konstant at blive skubbet til at udfylde timeseddel-skabeloner, mens de resterende 20 % havde brug for at blive jagtet hver eneste gang.

Derfor er skabeloner til timesedler ikke så brugervenlige, men før vi kommer til ulemperne ved skabeloner, er der nogle forslag, vi har hørt, der kan fungere:

  • Regelmæssige, men korte påmindelser (en hurtig Slack-besked gør underværker nogle gange).
  • Udpeg en "timesheet buddy" i hver afdeling, som konsekvent minder alle om deres timesedler.
  • Månedlige gennemgange for at fange og rette almindelige fejl, der infiltrerer dine skabeloner.
  • Hold det enkelt. Jo finere din skabelon er, jo mindre sandsynligt er det, at folk bruger den korrekt.

Hvorfor er skabeloner til timesedler ineffektive?

Selv om timeseddelskabeloner er nemme at bruge og for det meste gratis, er der mange ulemper ved dem. Jeg har nævnt nogle ulemper ovenfor, men her er endnu flere:

  • De er forstyrrende og kræver manuelt arbejde at udfylde, så de er tidskrævende.
  • Medarbejderne glemmer ofte at give skabelonerne videre til deres kolleger, især når det drejer sig om Excel-skabeloner til timesedler. Derfor forbliver de uudfyldte.
  • Medarbejderne har ofte en lav tilslutning til tidsregistreringsskabeloner, da de ikke ser nogen værdi i dem.
  • Manuelle timesedler er udsatte for menneskelige fejl og er svære at skalere i større teams.
  • Der er begrænsede redigerings-og godkendelsesmuligheder.
  • Timesheet-skabeloner tilbyder ikke data i realtid, så du kan træffe informerede og hurtige beslutninger efter behov.

Hvordan er dedikeret timeseddel-software bedre end skabeloner?

Digitale timeseddel-apps som Timeular er designet til at spore alt arbejde uden manuel indblanding fra din side og genererer automatisk alle de data, du har brug for.

Her er en oversigt over, hvad du kan få adgang til med en Timeular:

  • Muligheden for at spore tid automatisk med AI. Appen registrerer i princippet alt arbejde i baggrunden og forbinder brugerens handlinger med opgaver. Brugeren behøver ikke at foretage sig noget.
  • Lederne får fuldt overblik over medarbejdernes tid, og timesedler genereres automatisk.
  • Møder trækkes ind fra dine eksterne kalendere som Google, Outlook og iCal for nøjagtige timesedler.
  • Muligheden for at spore tid på forskellige områder som teammedlemmer, projekter, specifikke opgaver og tidsbudgetter.
  • AI-forslag til tidsregistrering baseret på din kalender og tidligere registreringer, så du ikke spilder tid på at indtaste de samme opgaver to gange.
  • Automatiserede og tilpassede rapporter, der genereres automatisk af tidsrapporteringssystemet.

Timesheet-skabeloner er et godt udgangspunkt for medarbejdernes tidsregistrering, men hvis du har brug for en mere præcis og effektiv måde at registrere medarbejdernes tid på, kan Timeular hjælpe.

Er du på udkig efter en ubesværet, smart og sikker timeseddel-software til at droppe manuelle timesedler?