De 4 D'er i tidsstyring: Hvad er det, og hvordan bruger man det?
Har du oplevet dage, hvor du føler, at du ikke har nået noget, som du havde forventet? Selv om en dag består af 24 timer, er det svært at omregne dine arbejdstimer til absolut produktivitet.
Du har måske udforsket mange metoder til at forbedre dig, men det føles ikke som det rigtige. De 4 D'er i tidsstyring kan forbedre dit perspektiv på produktivitet og virkelig udvikle din timing og dine deadlines.
Få din kopi af e-bogen og lær de bedste teknikker til tidsstyring
I denne artikel kan du læse om definitionen af de 4 D'er i tidsstyring, dens betydning og betydning, og endelig hvordan du kan anvende den i dine projekter.
Hvad er de 4 D'er i tidsstyring?
4D'erne i tidsstyring er: Slet, uddelegér, udskyd og gør. Det er en god tidsstyringsteknik til at kategorisere og prioritere opgaver, hvilket hjælper med at øge produktiviteten og effektiviteten ved at fokusere på de vigtigste og undgå overvældelse.
I vores guide kan du se, hvordan de 4 D'er ligner tidsstyringsmatrixen.
Hvad er meningen med de 4 D'er i tidsstyring?
Før du går i gang med noget, skal du evaluere opgaven og/eller handlingen og beslutte, i hvilken kategori de skal være. Du vil se, at med 4D vil din produktivitet stige markant og stabilisere din arbejdsdag.
I sidste ende hjælper det produktcheferne med ikke at blive konfronteret med alle opgaverne på én gang. I stedet kan de prioritere deres tid og gøre deres dag endnu mere effektiv til vigtigere opgaver, der kræver din opmærksomhed.
Ved hjælp af de 4 D'er i tidsstyring er du i stand til at holde din produktivitet i gang, hvilket i høj grad forbedrer forventningerne til dit projekt. Med dine korrekt prioriterede opgaver er der en meget positiv stemning i forhold til at levere servicen/produktet.
1. Sletning
Denne første handling gør det muligt for projektlederen at fjerne alle uvigtige opgaver og/eller projekter fra din endeløse liste. Alt, hvad der er placeret i denne kategori, repræsenterer noget, der ikke er din dyrebare tid værd.
At deltage i unødvendige møder, som ikke påvirker dig, og at sige ja til alle forespørgsler er noget, du kan undgå for at være på forkant med disse unødvendige opgaver.
2. Delegeret
Når der er en vigtig opgave at tage fat på, men du står med noget, som du kun kan klare selv, er det tid til at gå i gang med anden akt.
At uddelegere en opgave betyder, at du overdrager ansvaret til en anden på dine vegne. For eksempel er rapporter noget, der er vigtigt at udfylde for at dokumentere projektets fremskridt.
Det er noget, du med fordel kan uddelegere til et af dine teammedlemmer, mens du arbejder med tidsfølsomme sager.
3. Udskyd
Denne tredje handling har til formål at sætte enhver opgave på pause, som er blevet tildelt en person, fordi den ikke behøver at blive udført med det samme.
Det sker, når der er en prioriteret opgave, som kræver alles opmærksomhed. Det betyder dog ikke, at opgaven ikke vil blive gennemført, men at den vil blive taget op igen, når der er ledig tid i teamets pipeline.
Du behøver f.eks. ikke at læse alle dine e-mails med det samme. Du kan afslutte vigtigere opgaver, og når du får tid, kan du læse dine ventende e-mails.
4. Gør
Den fjerde handling består i at færdiggøre de opgaver, du har liggende i din pipeline. Det er normalt hasteopgaver, som kræver din opmærksomhed, og som skal afsluttes så hurtigt som muligt.
Et perfekt eksempel er en planlagt opgave, som f.eks. en præsentation, hvor du overholder din deadline. Hvis du ikke respekterer opgaverne i denne fjerde kategori, kan det få katastrofale følger.
Hvorfor er de 4 D'er vigtige for tidsstyring?
Vigtigheden bag etableringen af de 4 D'er i tidsstyring ligger i filtreringen af opgaver for at hjælpe projektledere. Hver dag skal de håndtere flere anmodninger fra forskellige kilder, hvilket gør deres job meget vanskeligt.
Det er her, de 4 D'er i tidsstyring kommer ind i billedet og forandrer, hvordan hverdagens opgaver organiseres. Ved at tildele hver opgave en kategori er du i stand til at holde alt organiseret og filtreret, hvilket betyder, at projektet kan køre gnidningsløst gennem hele processen.
Det, der vil ske, er, at produktchefen ikke vil føle sig så overvældet på grund af tildelingen af opgaver. Hovedmålet er, at alle forbliver fokuserede på at arbejde hen imod at fuldføre de aktuelle opgaver og selve projektet.
Endelig vil tidsstyringen blive tæmmet, og dermed vil du nå toppen af din produktivitet.
Gratis e-bog: De bedste teknikker til at styre din tid
Få din kopi af e-bogen og lær de bedste teknikker til tidsstyring
Sådan bruger du de 4 D'er i tidsstyring
Før du går i gang med nogen som helst opgaver, skal du se på din to-do-liste i et mere overordnet perspektiv. Du kan adskille hvert element ved hjælp af et diagram og indsætte hver opgave i hver kategori. Her er et eksempel på, hvordan du kan anvende de 4 D'er:
| Kategori | Opgave |
|---|---|
| Delegeret | Oprettelse af en rapport |
| Gør | Lav en præsentation |
| Udskyde | Læs din indbakke |
| Sletning | Unødvendige møder |
Det er et godt værktøj til at optimere din tid, fordi du kan se, hvad du har i din pipeline og få et klart overblik over, hvad du prioriterer. Resten af opgaverne kan du også uddelegere, udskyde og endda fjerne.
Ønsker du at øge din produktivitet? Find de bedste tips til at spare tid i vores indlæg.
Men man skal sætte sig et mål, før man går i gang med noget som helst. Hvad håber du f.eks. at opnå ved at bruge denne model? Når du har fundet svaret på det spørgsmål, har du grønt lys til at forfølge de trin, der er skabt til de 4 D'er for tidsstyring.
Det virker udfordrende at tildele hver opgave en kategori, men det er afgørende for udviklingen af denne metode og dit projekts fremskridt. Husk, at denne vanskelige definition vil spare dig for umådelige arbejdstimer, som du kan bruge på dine presserende og vigtige opgaver.
Når du har overvundet den udfordring, har du den nødvendige øvelse til at følge resten af trinene. Du vil opdage, at du og dit team er mere organiserede og strukturerede, end du nogensinde har set før.
Dette fantastiske værktøj hjælper dig med at bekæmpe den professionelle udbrændthed og stress, du måske føler, når du er overvældet af opgaver og organisation.
Læs også: Sådan får du styr på arbejdet, når du er overvældet.
Konklusion
I slutningen af denne artikel er det vigtigt at holde fast i, at dette kan opfattes som en simpel metode, men at dens effektivitet kan være forbløffende for nogle projektledere.
Hvis du ønsker at forbedre din produktivitet og tage kontrol over din egen tid, er de 4 D'er et enestående valg for dig og dit projekts livscyklus.
Det er vigtigt at forstå, at denne metode måske ikke passer til dig, men du skal først evaluere dine muligheder og overveje en prøvekørsel af de 4 D'er.
Når du har dannet dig en mening om det, kan du beslutte, hvad der er bedst for dit specifikke tilfælde.
Du er måske interesseret i: