De bästa arbetsvanorna för att förbättra din dag

Kämpar du med att hitta rätt på jobbet? Glöm de klichéartade råden som du har hört tusen gånger, som att komma i tid eller ha en agenda för möten.

Du kommer att få ta del av det senaste inom arbetsvanor, den typ som inte bara ökar din produktivitet utan förändrar hela din inställning till ditt yrkesliv.

Viktiga slutsatser:

• Du får lära dig om okonventionella arbetsvanor som "interrupt coalescing", Tim Ferris "Eat the frog"-metod, "knockout"-listor som ersätter "att-göra-listor" och Yoga Nidra-meditation.
• Medarbetare som får feedback dagligen i stället för årligen är 3,6 gånger mer benägna att utföra ett enastående arbete(Gallup). Så, är du öppen för feedback?

Vad är arbetsvanor?

Arbetsvanor är rutiner och metoder som formar hur du hanterar ditt dagliga arbete. De består av beteenden, attityder och strategier som du använder dig av i din arbetsmiljö. Exempel på detta är hur du strukturerar din tid, tar dig an dina arbetsuppgifter, interagerar med dina kollegor och till och med hanterar din energi och motivation.

Så alla dessa val och vanor bidrar till din övergripande produktivitet, effektivitet och arbetstillfredsställelse, eller tvärtom. De dåliga vanor som vi alla ibland gör oss skyldiga till är prokrastinering och kontextväxling, eller multitasking, men låt oss fokusera på goda vanor på arbetsplatsen framöver.

11 exempel på effektiva arbetsvanor

1. Hantera tiden på ett smart sätt

Enligt uppgift från Zippiahar 82% av de anställda inget ordentligt tidshanteringssystem och hanterar bara "det som verkar viktigast just då". Detta leder till att medarbetarna känner att de inte har någon kontroll över sin arbetsdag och annan förbryllande statistik.

När det gäller smart tidshantering är tiden förbi för enkla, grundläggande att-göra-listor. Nu är det dags för automatisering och intelligent tidshantering med hjälp av teknik och datadrivna insikter. Och även om tid verkar ogripbart kan du ta kontroll över din tid med rätt vanor och verktyg på plats. Låt oss utforska några goda vanor på arbetsplatsen som är relaterade till tidshantering:

• Använd tidshanteringsappar som Timeular. MedTimeular kan du:

🎯 Spåra din tid automatiskt för att identifiera exakt var dina timmar går;

🎯 Identifiera mönster och trender i din produktivitet så att du kan optimera ditt schema;

🎯 Sätt upp tidsmål och påminnelser för att hålla dig fokuserad och på rätt spår;

🎯 Analysera dina framsteg och fatta datadrivna beslut om hur du kan förbättra dina tidsanvändningsvanor.

Här är en rapport i Timeular som tar upp allt detta:

Förutom appar för tids- och vanestyrning finns det andra bra vanor som är relaterade till tidsstyrning:

• Implementera tidsboxning med dynamisk prioritering: Tilldela specifika tidsblock till uppgifter, men använd AI-drivna verktyg för att automatiskt justera ditt schema baserat på prioritetsändringar i realtid och oväntade händelser.
• Öva på att minimera "uppmärksamhetsrester": Använd övergångsritualer mellan uppgifter för att rensa din mentala cache, vilket hjälper dig att minska den kognitiva belastningen från uppgiftsbyten.
• Anta stunder av "mikroproduktivitet": Identifiera och utnyttja små tidsfickor under dagen för snabba och effektiva uppgifter eller inlärningsmöjligheter.

Ta kontroll över din tid med rätt vanor och verktyg

Med hjälp av en automatiserad tidshanteringsapp får du koll på dina tidsanvändningsvanor och kan organisera din tid bättre

Prova Timeular gratis

2. Skapa en perfekt rutin för ditt arbetssätt

Att skapa en enkel, personlig rutin som hjälper dig att växla från "Jag har precis vaknat och allt är suddigt" till "Jag är redo att ta itu med dagen" kan göra stor skillnad i din vardag.

Ge din hjärna och kropp signaler om att det är dags att fokusera. Den här rutinen är precis som en mental och fysisk uppvärmning inför din arbetsdag.

Den här rutinen kan se olika ut för alla, men här är några idéer som fungerar för mig:

• Brygg en god kopp kaffe (eller te). Det är något med doften och ritualen när du gör din favoritdryck på morgonen som kan hjälpa dig att känna dig mer vaken, alert och redo att ta dig an dagen.
• Skapa en spellista för "arbetsläge". Musik är ofta ett kraftfullt verktyg för att sätta tonen och energin i vår arbetsdag. Välj låtar som hjälper dig att känna dig fokuserad, motiverad och i rätt stämning - oavsett om det är klassisk musik, lo-fi-beats eller dina favoritlåtar.
• Sätt upp dina intentioner för dagen. Gå igenom din att-göra-lista, prioritera dina uppgifter och sätt upp mål för vad du vill åstadkomma. En tydlig handlings- eller tidshanteringsplan kan hjälpa dig att känna dig mer fokuserad och motiverad.

3. Ät grodan på morgonen

Du kanske har hört talas om Ät grodan-metodensom innebär att du helt enkelt börjar dagen med den svåraste uppgiften. På så sätt undviker du att dra med dig den under hela arbetsdagen.

Tack vare den här strategin slipper du den tidsångest som kommer med prokrastinering och du börjar dagen på rätt sätt. Det hjälper dig att känna dig säker när du har tagit itu med svåra uppgifter direkt på morgonen, och du kan övervinna alla andra utmaningar som dyker upp på din att göra-lista.

Ett bra exempel på en produktivitetsguru som tillämpar denna enkla strategi är den bästsäljande författaren Tim Ferriss. I sin bok "The 4-Hour Workweek" rekommenderar Ferriss att man identifierar sin viktigaste uppgift (eller "MIT") varje dag och slutför den innan man går vidare till mindre kritiska uppgifter. Författaren säger att detta hjälper honom att sätta en bättre känslomässig ton för hela dagen. Även när man gör en liten uppgift får slutförandet av den Ferris att säga till sig själv: "Hej kompis, oroa dig inte, du producerade något idag."

Så oroa dig inte, utan börja producera något redan idag. Så tidigt på dagen som möjligt, dock!

4. Gruppera dina avbrott på ett medvetet sätt

Enligt den senaste tillgängliga statistiken om tidshantering kan anställda spara upp till 40 timmar per månad genom att hantera avbrott. Detta hindrar dem från att ha vissa tidsramar för att bara fokusera på djupt arbete, vilket skulle hjälpa till att lösa viktiga och kognitivt krävande uppgifter.

Lösningen? Tillämpa "interrupt coalescing", som enkelt uttryckt grupperar avbrott baserat på prioriteringar. Låt mig presentera ett praktiskt exempel från vår CTO, och sedan ska jag definiera konceptet för dig:

"Som CTO och produktchef är det avgörande att kunna hantera ett brett spektrum av uppgifter. För att upprätthålla produktiviteten strukturerar jag min dag med en konsekvent rutin: Jag ägnar förmiddagarna åt djupt och fokuserat arbete med högprioriterade projekt och eftermiddagarna åt kommunikation och att ta itu med brådskande frågor när de dyker upp." Manuel Zoderer.

Med andra ord tillämpar vår CTO samma system som alla våra enheter fungerar enligt: när en dator får ett kommando bedömer den prioriteten och grupperar kommandot i prioriterade grupper baserat på sina resurser. Om prioriteringen verkar brådskande och datorn har resurser att hantera den, så gör den det. Annars läggs prioriteten till i en kö, som i vårt exempel med CTO:n reserverar eftermiddagarna för kommunikation.

5. Säga nej till arbete oftare

Även om det vid första anblicken är motsägelsefullt, eftersom ingen arbetsbeskrivning skulle inkludera det som en önskad vana, är det en fördelaktig och hälsosam vana att säga nej på jobbet. Det hjälper dig att upprätthålla en hög kvalitet på ditt arbete och att visa prov på gott ledarskap och god tidshantering. Du positionerar dig också som pålitlig eftersom du visar att du utvärderar din arbetsbelastning på ett realistiskt sätt.

De flesta av oss har svårt att säga nej i alla sammanhang, särskilt på jobbet, där vi förknippar en framgångsrik karriär med att alltid vara tillgänglig eller att ta på sig så många projekt som möjligt för att utveckla nya färdigheter.

Om du tvekar inför att säga nej, kom ihåg att det gör att du kan fokusera på dina viktigaste uppgifter, leverera högkvalitativt arbete och inte sprida ut dig för mycket. Du skapar också utrymme för möjligheter som hjälper dig att växa och utvecklas i din karriär. En annan fördel är att du håller sunda gränser för din tid, energi och expertis. Det håller balansen mellan arbete och privatliv i schack och förhindrar utbrändhet och missnöje.

Om det verkar lättare sagt än gjort, så finns det ett sätt att motivera ditt nej:

Obs: Jag har själv kämpat med att säga nej till arbete, så jag har undersökt och tillämpat ett vinnande ramverk för att säga nej. Du hittar det i den här omfattande guiden: Hur man säger nej på jobbet [Ramverk och 6 exempel]

6. Var öppen för feedback och ta emot den väl

Meningsfull feedback främjar prestationer, den hindrar dem inte. En Gallup-rapport visade att det är 3,6 gånger mer sannolikt att anställda utför ett enastående arbete om de får feedback från sina chefer varje dag i stället för varje år.

Feedback kan dock vara skrämmande. Den kan skrämma bort dig och få dig att känna dig värdelös eller hotad.

Naturligtvis är det avsändarens ansvar att ge konstruktiv feedback och använda sig av goda kommunikationsfärdigheter. Men när den här delen av kommunikationstransaktionen är klar ligger ansvaret på dig. Du är ansvarig för att hantera dina känslor och förstå att feedbacken inte har något med dig personligen att göra, utan bara är ett instrument som hjälper dig att förfina ditt arbete. Det skulle vara bra att ha följande i åtanke:

• Ta tid på dig att bearbeta. Det är okej att ta ett steg tillbaka och reflektera över feedbacken innan du svarar eller agerar på den. Ge dig själv utrymme att smälta och fundera över vad du har hört/läst.
• Var inte defensiv. Det är bara konstruktiv kritik som hjälper dig att arbeta med dina kunskapsluckor.
• Ställ klargörande frågor. Om något är oklart eller om du behöver mer sammanhang, var inte rädd för att be om mer information eller exempel.
• Följ upp och genomför. Om du får feedback som kräver åtgärder eller förändring, gör upp en plan och kommunicera dina avsikter. Visa att du tar feedbacken på allvar och att du är fast besluten att utvecklas.

7. Gör knockout-listor

Vad är en knockout-lista, frågar du? Det är en avskalad, enkel att-göra-lista som enbart fokuserar på dina högsta prioriteringar och måste-uppgifter. Se det som din personliga topplista över saker som du absolut måste hinna med innan dagen är slut. Nyckeln till att få en knockoutlista att fungera är att hålla den kort och icke förhandlingsbar.

Tanken är att du ska fokusera på max 3-5 saker, och var och en ska vara en specifik, genomförbar uppgift som du realistiskt sett kan slutföra på en dag. Genom att prioritera dina viktigaste uppgifter med stor inverkan och genomföra dem konsekvent kommer du att göra meningsfulla framsteg med de projekt som verkligen betyder något.

Så för att ge det ett försök måste du följa den här processen:

• Ta 5 minuter i början av varje dag för att skriva ner 3-5 uppgifter som du måste göra.
• Ha listan i fokus under hela dagen och gör det till ditt uppdrag att stryka varje punkt innan du slutar.
• Om du vill ta det här till nästa nivå kan du använda Marcus Lemonis (serieentreprenör) firande-metod: Gör pappersflygplan av varje uppgiftskort och flyg iväg med dem när du har slutfört dem. På så sätt ger du dig själv en fysisk signal om att din uppgift är avbockad.

Drömmer du om att bocka av dina uppgifter på att-göra-listor?

Med hjälp av en automatiserad tidshanteringsapp får du koll på dina tidsanvändningsvanor och kan organisera din tid bättre

Prova Timeular gratis

8. Kommunicera effektivt

Kommunikation kan ofta vara avgörande för om du lyckas eller inte på jobbet. Det är en av de sunda arbetsvanor som kräver konsekvent ansträngning och övning. Oavsett om du samarbetar med kollegor, säljer in dig till kunder eller leder ett team kan ditt sätt att dela med dig av information, idéer och feedback ha stor betydelse för din produktivitet, dina relationer och din totala genomslagskraft.

Att utveckla goda arbetsvanor kräver konsekvent övning, och kommunikation kräver noggrann övning:

• Börja med att öva på aktivt lyssnande: När du kommunicerar ansikte mot ansikte med andra, gör det till en vana att ge dem din fulla uppmärksamhet och ditt fokus. Lägg bort distraktioner, ha ögonkontakt och lyssna för att förstå, inte bara för att svara.
• Var tydlig och kortfattad: Oavsett om du skriver ett e-postmeddelande, håller en presentation eller har ett samtal på tu man hand ska du sträva efter att vara så tydlig och koncis som möjligt. Använd ett enkelt språk, undvik jargong eller akronymer och kom snabbt till saken.
• Anpassa din kommunikationsstil till din publik: Olika människor och situationer kräver olika kommunikationsstilar. Gör det till en vana att observera din publik och anpassa ditt tillvägagångssätt därefter - oavsett om det innebär att vara mer formell eller avslappnad, mer detaljerad eller på hög nivå, mer bestämd eller samarbetsinriktad.

Eftersom kommunikation är en tvåvägsgata bör du regelbundet be om återkoppling från andra om dina kommunikationsfärdigheter och din kommunikationsstil. Glöm inte att vara öppen för konstruktiv feedback också.

9. Organisera ditt utrymme (fysiskt och digitalt)

När din arbetsyta är rörig och kaotisk är den inte bara en synvilla. Det är en produktivitetsdödare. Ett rörigt skrivbord, en överfull inkorg, ett hav av slumpmässiga filer på skrivbordet... alla dessa saker kan sakta ner dig, distrahera dig och göra det svårare att hitta det du behöver när du behöver det.

Omvänt, när ditt utrymme är organiserat och strömlinjeformat är det lättare att prestera på jobbet. Allt du behöver finns nära till hands och du kan fokusera på uppgiften utan att fastna i röran.

För att arbeta med den här arbetsvanan, prova den här processen:

• Börja med en utrensning: Ta en ordentlig titt på ditt fysiska och digitala utrymme och gör dig av med allt som inte längre tjänar dig. Släng de gamla pappren, radera de gamla filerna och avsluta prenumerationen på de irrelevanta nyhetsbreven.
• Skapa ett system som fungerar för dig: Det finns ingen universallösning när det gäller organisation - det som fungerar för din kollega kanske inte fungerar för dig. Nyckeln är att hitta ett system som passar dina naturliga tendenser och ditt arbetsflöde. Det kan innebära att du färgkodar dina filer, använder en specifik uppsättning mappar för dina projekt eller investerar i en snygg etikettmaskin.
• Gör det till en daglig vana: Som alla goda vanor kräver organisering konsekvens och upprepning. Gör det till en del av din dagliga rutin att städa upp i ditt utrymme, arkivera lösa papper och hålla ordning på ditt digitala utrymme. Ju mer du gör det, desto mer automatiskt blir det.

10. Tänk på din energi (och hantera den)

Vi har alla varit där: du har planerat ditt schema på minuten, men när det är dags att ta itu med det stora projektet eller den komplexa uppgiften samarbetar inte din hjärna. Det beror på att produktivitet inte bara handlar om hur många timmar du lägger ner. Det handlar om hur mycket fokuserad, högkvalitativ energi du bidrar med.

Det är därför som positiva arbetsvanor som energihantering kan påverka ditt arbete på ett avgörande sätt. Försök att fokusera på följande:

• Börja med att uppmärksamma dina naturliga rytmer och mönster. Är du en morgonmänniska eller en nattuggla? När känner du dig som mest kreativ, fokuserad eller energisk? Använd den självkännedomen för att planera dina mest krävande uppgifter till dina bästa tider och spara det mer rutinmässiga eller administrativa arbetet till när din energi är lägre.
• Lägg in regelbundna pauser och tid för återhämtning under dagen. Det kan innebära att du tar en snabb promenad utomhus, stretchar vid skrivbordet eller till och med bara sluter ögonen och tar några djupa andetag. Tanken är att ge din hjärna och kropp den vila och uppladdning som de behöver för att fortsätta fungera på bästa sätt.

Tips: När jag kämpade med låg energi och ofta tappade fokus gjorde jag en tio minuter lång Yoga Nidra-meditation. Det är inte woo-woo, jag lovar, och det är inte yoga, även om namnet kan vara vilseledande. Det är en 10-minuters meditation som stöds av vetenskapen. Den återställer verkligen din energi, och kliniska studier har visat att den är förknippad med positiva fysiologiska förändringar.

11. Ta ledningen i din inlärningsprocess

När kände du dig senast riktigt energisk och inspirerad på jobbet? Chansen är stor att det var när du lärde dig något nytt, tog dig an ett projekt som utmanade dina förmågor eller samarbetade med människor som kom med nya perspektiv och idéer. Det är därför det är så viktigt att göra kontinuerligt lärande och utveckling till en icke förhandlingsbar del av din yrkesidentitet.

Låt oss utforska några sätt att få in den här arbetsvanan:

• Sätt upp inlärningsmål för dig själv: Precis som du sätter upp mål för dina arbetsprojekt eller din träningsrutin bör du sätta upp specifika, mätbara mål för din professionella utveckling. Du kanske vill lära dig ett nytt program, få en certifiering inom ditt område eller utveckla din förmåga att tala inför publik. Vad det än är, gör det till en prioritet och håll dig själv ansvarig.

🎯 Är du osäker på hur du ska sätta upp mål för olika tidsperioder? Kolla in vår plan för kortsiktiga och långsiktiga mål.

• Sök dig till nya utmaningar: Vänta inte på att din chef eller ditt företag ska ge dig nya projekt eller ansvarsområden. Var proaktiv och sök upp dem själv. Anmäl dig frivilligt till det där stretchuppdraget, pitcha den där innovativa idén eller ta på dig en ledarroll i en yrkesorganisation. Ju mer du bjuder på dig själv, desto mer kommer du att växa och ha kontroll över ditt professionella rykte och din tillväxt.

Slutsats

Att anamma dessa produktiva arbetsvanor handlar inte bara om att bocka av fler rutor på din knockoutlista. Det handlar om att i grunden förändra hur du ser på dina dagliga arbetsvanor.

Från att använda produktivitetsverktyg som Timeular till att bemästra konsten att säga "nej" - varje vana är en språngbräda till en mer produktiv, balanserad och tillfredsställande karriär. Kom ihåg att målet inte är att arbeta hårdare utan att arbeta smartare.

VANLIGA FRÅGOR