Hur man spårar tid som spenderats på uppgifter: praktiska tips

Innan du lär dig hur du spårar tid som spenderas på dina dagliga arbetsuppgifter är det förmodligen bra att förstå vad tidsspårning är och hur det kan göra en dramatisk förändring i ditt arbete och liv. Så innan vi går in på det, låt oss börja med grunderna.

Gör tidrapporteringen till en så enkel uppgift att ditt team till och med kommer att tycka att det är roligt

Registrera din tid på mindre än 1 minut per dag med Timeular

Prova Timeular gratis

Vad är tidsregistrering? Tidrapportering innebär att man registrerar tid för olika uppgifter eller aktiviteter under dagen, både på jobbet och privat.

Beroende på vad du föredrar kan det göras manuellt med hjälp av en anteckningsbok eller manuella kalkylblad eller automatiskt med hjälp av programverktyg som är utformade för detta ändamål. 

I den här artikeln går vi mer på djupet med alla tillgängliga metoder för tidsregistrering, hur mycket tidsregistrering kan hjälpa dig med dina dagliga uppgifter och varför det är viktigt att införliva det i din dagliga rutin.

Om du är intresserad av att lära dig mer om hur du spårar tid som spenderas på jobbet, fortsätt skrolla!

Hur ett mjukvaruföretag spårar tid mot uppskattningar för att förbättra precisionen

"CodeFlügel-teamet har nu tagit för vana att registrera all sin tid. Tack vare Timeular är det mycket enklare, mycket roligare och mycket bekvämare." - Claus Degendorfer, VD för CodeFlügel

Läs mer på engelska

Hur man spårar tidsåtgången för olika uppgifter med 4 metoder

Det ultimata sättet att spåra tidsåtgången för olika uppgifter är att använda appar för tidsspårning. Dessa applikationer erbjuder ett bekvämt och effektivt sätt att övervaka dina arbetsaktiviteter, vilket hjälper dig att fördela tid exakt och hantera uppgifter mer effektivt.

Tidrapporteringsappar är dock ett av flera sätt att övervaka och mäta tid. Låt oss titta närmare på fyra viktiga metoder, från traditionella manuella metoder där man manuellt anger start- och sluttider till att använda kompletta tidsregistreringsverktyg och programvara för projekthantering.

När det gäller tidsuppföljning är det viktigt att registrera de timmar som ägnas åt arbete och övervaka de specifika uppgifter som du och ditt team arbetar med varje dag, vilka kunder som betjänades och de projekt som du avslutade framgångsrikt.

• Vet du hur många arbetstimmar det går på ett år?

Gör det enkelt för ditt team att spåra tid

Öka lönsamheten och fakturera korrekt med den enkla appen för tidsregistrering. Jaga aldrig en tidrapport igen!

Prova Timeular gratis

Här är några sätt att spåra den tid som läggs på uppgifter i ditt team:

1. Program för tidsregistrering: Det finns många specialiserade program för tidsregistrering som erbjuder funktioner som är särskilt utformade för tidsregistrering, till exempel Timeular. I Timeular kan du och ditt team till exempel spåra obegränsat med aktiviteter, lägga till anteckningar, återanvända tidigare tidsposter för snabbare dokumentation, ställa in påminnelser, skapa, anpassa och exportera rapporter med mera. 
2. Manuell tidrapportering: Den här typen av tidrapportering innebär att du manuellt registrerar uppgifternas start- och sluttider. Du kan använda en Time Card Calculator, en mall för tidrapportering för projektuppgifter, en anteckningsbok eller e-post. För detta måste du starta en timer när du påbörjar en uppgift och stoppa den när du är klar. När du spårar tid med ditt team innebär det ofta att du skickar manuella påminnelser om tidrapporter, t.ex. ett tidrapportsmeme.
3. Verktyg för projektledning: Det finns fantastiska projekthanteringsverktyg som hjälper dig att bättre hantera och organisera ditt teams arbete, till exempel JIRA, Trello, Notion och många fler. De flesta projekthanteringsverktyg kan ofta ha inbyggda funktioner för tidsregistrering. Ändå tycker de flesta team vi pratar med inte att dessa tidsspårare är användarvänliga. Därför integrerar de vanligtvis Timeular i dessa projekthanteringsverktyg via Timeular's API eller Zapier. På så sätt kan de tilldela tidsuppskattningar till uppgifter och spåra den tid som spenderas på varje uppgift inom projekthanteringsplattformen.
4. Kalenderintegration: Även om det är mindre vanligt kan du enkelt integrera tidsspårning i din kalender genom att skapa särskilda händelser för varje uppgift eller projekt. Ställ in start- och sluttider för händelserna och granska din kalender i slutet av dagen för att beräkna den tid som spenderats på varje uppgift. Lätt som en plätt!

• TIPS: Lär dig hur du automatiskt registrerar tid i Google Kalender.

Det viktigaste är att du väljer den metod som fungerar bäst för dig utifrån dina preferenser och behov.

Nyckeln till effektiv tidshantering är konsekvens och noggrannhet, oavsett vilken typ av teknik du väljer att använda.

• Vill du leverera ditt arbete i tid? Prova timeboxningstekniken!

Kolla in det här:

• Gratis mallar för tidrapporter
• Mallar för planering av tidshantering
• Gratis mallar för schema
• Gratis mallar för fakturerbara timmar
• Tidrapporter för flera anställda

Hur en kommunikationsbyrå spårar kollektiv tid för att upprätthålla rätt nivå på kundservicen

"Vi älskar alla att använda Timeular. Det är väldigt lättanvänt och enkelt, särskilt om man inte har jobbat med tidsregistrering tidigare. Vi tycker faktiskt om att använda det och det är så användbart." - Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood

Läs mer på engelska

Hur tidsregistreringsverktyg gör det enklare att registrera tid för arbetsuppgifter

Vi vet redan att tidsregistrering är fördelaktigt av flera skäl, till exempel förbättrad produktivitet, bättre tidshantering, korrekt fakturering, övervakning av framsteg och mycket mer. Men exakt hur gör tidsregistreringsverktyg det enklare att registrera tid för olika uppgifter?

Team som ditt sparar oräkneliga timmar med Timeular

"Vi är mycket bättre på att exakt spåra vår tid, vilket förbättrar kundfaktureringen" - Michele C. Grundare @ Clementine Health

Prova 30 dagar gratis

Sanningen är att tidsregistreringsverktyg gör det lättare att registrera tid för uppgifter genom att tillhandahålla flera funktioner och fördelar, till exempel:

• Inbyggda timers: Det som är bra med tidshanteringsverktyg är att de ofta har inbyggda timers eller start/stopp-knappar som automatiskt håller reda på hur länge dina uppgifter pågår. Detta förenklar ditt liv genom att eliminera manuella beräkningar och göra spårningen mer exakt. 
• Automatisk kontextspårning: många tidsregistreringsverktyg erbjuder realtidsövervakning och visar exakt hur mycket tid du lägger på en uppgift, ett program eller en webbplats vid ett visst tillfälle. Den här funktionen hjälper dig att registrera exakt hur du spenderar din tid med liten ansträngning. Timeular erbjuder automatisk tidsspårning för varje teammedlem genom att respektera allas integritet: ingen annan (t.ex. chef eller andra teammedlemmar) kan se de privata automatiserade spårningsuppgifterna.
• Kategorisering av uppgifter: Med tidsregistreringsverktyg kan du tilldela uppgifter till specifika projekt, kunder eller kategorier. Kategoriseringen hjälper dig att organisera och analysera den tid du lägger på olika typer av arbete.
• Integrationer: De flesta tidsregistreringsverktyg integreras med projekthanteringsprogram, kalenderappar eller samarbetsplattformar. Denna integration förenklar arbetsflödet genom att automatiskt synkronisera uppgiftsdetaljer, tidsposter och projektinformation. AppenTimeular kan till exempel integreras med de mest populära verktygen, som Jira, Toggl eller Harvest, Slack och många fler.
• Tidsrapportering: med tidsregistreringsverktyg kan du generera detaljerade rapporter och analyser baserat på de spårade uppgifterna. Dessa rapporter ger exakta insikter i din produktivitet, projektframsteg och tidsallokering, så att du kan identifiera förbättringsområden och fatta intelligenta beslut. Se hur Timeular hjälper dig med detaljerade och värdefulla rapporter.
• Fakturering och fakturering: Många tidsregistreringsverktyg har automatiska funktioner för fakturering och fakturering, så att du kan generera fakturor baserat på den registrerade tiden för kunder eller projekt. Det förenklar faktureringsprocessen, framför allt om du arbetar med flera kunder, säkerställer korrekt fakturering och stärker förtroendet mellan dig och kunden.
• Mobil bekvämlighet: genom att använda tidsregistreringsappar på din telefon kan du registrera din tid när du är på språng, var som helst och när som helst. Du kan starta, pausa eller stoppa timers från din smartphone eller surfplatta, vilket säkerställer att du registrerar korrekta tidsdata även när du är borta från din dator. Detta kan vara en tillgång om du vanligtvis arbetar utanför kontoret. Om du inte arbetar vid ett skrivbord och ditt jobb kräver att du reser regelbundet eller rör på dig under dagen, kan det vara till stor hjälp att ha appen i telefonen.
• Teamledning: Tidsregistreringsverktyg är också utmärkta för att underlätta teamsamarbete genom att göra det möjligt för teammedlemmar att registrera sin tid och bidra till gemensamma projekt. På så sätt kan cheferna övervaka teammedlemmarnas framsteg, fördela resurserna mer effektivt och generera omfattande rapporter för hela teamet.

Registrera tid med ett fysiskt spårningsinstrument

Skapa en vana med hjälp av muskelminne och en kraftfull fysisk påminnelse. Alla nya användare får 2 månaders gratis prenumeration när de ansluter en ny Tracker.

Lär dig hur det fungerar

Om du letar efter den bästa tidsregistreringsappen för team, utforska Timeular, som omdefinierar konceptet för tidsregistrering och gör det enkelt, smart och säkert.

Timeular är ett av de mest lättillgängliga tidsregistreringsprogrammen för team, byråer, konsulter och advokater.

Verktyget ger detaljerade rapporter, smidig tidshantering för teamet och spårning av fakturerbara aktiviteter. Med appen Timeular blir tidrapporteringen mycket enklare och mer intuitiv så att ditt team kan hålla fokus intakt medan de arbetar och rapporterar olika aktiviteter.

Tack vare sin enkelhet gör Timeular det möjligt för team att mata in mycket exakta tidrapporter och maximera produktiviteten, lönsamheten och den effektiva tidshanteringen.

Varför är det viktigt att följa upp tidsåtgången för olika uppgifter?

Det är inte längre någon nyhet att tidsregistrering kan vara till nytta för ditt företag och för den allmänna arbetsledningen och teamledningen. De mest betydande fördelarna med att spåra tid som spenderas på uppgifter kan vara:

1. Förbättra produktivitet och effektivitet: tidsspårning hjälper dig att förstå hur du spenderar din tid och identifiera alla områden där du kan förbättra din produktivitet och effektivitet. Genom att spåra tid kan du identifiera uppgifter som tar längre tid än förväntat eller som inte ligger i linje med dina mål, vilket gör att du kan göra nödvändiga justeringar och prioritera ditt arbete så effektivt som möjligt.
2. Exakt planering: När du börjar spåra tid för uppgifter kan du samla in data som kan hjälpa dig att göra mer exakta planer och skapa mål i framtiden. Genom att analysera historiska tidsdata kan du göra mer exakta förutsägelser om hur länge liknande uppgifter eller projekt kommer att pågå, vilket gör att du kan fastställa realistiska deadlines och effektivt hantera kundernas förväntningar.
3. Övervakning av framsteg: Att följa din tid ger dig en bättre känsla av ansvarstagande. Med hjälp av tidsuppföljning kan du kontinuerligt övervaka hur du ligger till i förhållande till deadlines och se till att du håller dig på rätt kurs och når dina slutmål. Det hjälper dig också att förbättra rapporteringen och kommunikationen när det gäller projektstatus och framsteg.
4. Identifiera tid stjuvar: Även om vi vill vara så produktiva som möjligt finns det så många saker som kan ta bort vårt fokus från viktiga saker. Genom att spåra din tid blir det mycket lättare att identifiera aktiviteter eller uppgifter som tar mycket tid i anspråk utan att tillföra något mervärde och distraktioner eller ineffektivitet som kan åtgärdas för att optimera ditt arbetsflöde.
5. Resursallokering: Tidrapportering ger värdefulla insikter i resursallokeringen, inklusive hur medarbetarna använder sin tid. Det hjälper till att optimera resursallokeringen genom att balansera arbetsbelastningen och fatta välgrundade beslut om team- och projektuppdrag.
6. Fakturering: Korrekt tidsregistrering är avgörande för rättvis kundfakturering och fakturering baserat på dina arbetade timmar. Det ger transparens, ansvarsskyldighet och professionalism. Samtidigt är det i de flesta fall ett sätt att öka antalet fakturerbara timmar.
7. Balans mellan arbete och privatliv: Slutligen kan tidsregistrering också hjälpa dig att upprätthålla en sund balans mellan arbete och privatliv. Genom att vara medveten om hur du spenderar din tid kan du identifiera områden där du kanske överarbetar eller försummar din fritid. Genom att skapa en harmonisk balans mellan arbete och privatliv kan du förbättra din fysiska, känslomässiga och mentala hälsa, vilket gör dig till en bättre yrkesperson och människa.

Identifiera aktiviteter som slösar tid och arbeta med det som är viktigast

Börja registrera tid med Timeular redan idag

Prova Timeular gratis

Slutsats

Som vi har sett finns det flera sätt att spåra tid som spenderas på uppgifter.

Att följa upp den tid som läggs på olika uppgifter är värdefullt för att förbättra produktiviteten och uppnå en bättre balans mellan arbete och fritid.

Oavsett om du använder manuella metoder, kalkylblad eller specialiserade appar för tidrapportering kan du identifiera ineffektivitet, sätta upp realistiska mål och fördela resurser på ett effektivt sätt.

Genom att få insikt i hur du använder din tid dagligen kan du optimera ditt arbetsflöde, prioritera uppgifter och fatta välgrundade beslut om personlig och professionell utveckling. Om du gör tidrapportering till en vana kan du hålla dig organiserad och fokuserad och uppnå dina mål på ett mer effektivt sätt.

Läs mer om detta:

• Tidrapportering för konsulter
• Hur håller advokater reda på fakturerbara timmar?
• Policy för tidsredovisning

VANLIGA FRÅGOR