Hur man håller koll på saker och ting: 15 tips som kommer att förändra ditt liv
En vanlig fråga för dem som bryr sig om produktivitet är "Hur håller jag koll på saker och ting?".
Att vara produktiv är en utmaning, det kan vi alla vara överens om. Det verkar som att oavsett appar, verktyg för automatisering av uppgifter, att-göra-listor, uppgiftslistor, appar för tidsspårning och så vidare, så kämpar många av oss fortfarande med att hålla fokus och bekämpa prokrastinering.
Men även om det inte är lätt vill vi hjälpa dig så mycket som möjligt. Därför har vi tagit fram en lista med 15 hacks som hjälper dig att hålla koll på saker och ting genom att planera din dag produktivt.
Skaffa ditt exemplar av e-boken och ta del av de bästa produktivitetstipsen för team och deras ledare
Så här håller du koll på läget i 15 steg
- Håll koll på din tid!
- Planera din dag
- Gör de svåraste uppgifterna först
- Sätt upp tidsblock för dina uppgifter
- Gör inte flera saker samtidigt
- Vet när du ska säga nej
- Överväldiga inte dig själv och ta pauser!
- Håll din arbetsyta ren
- Samla det mesta av ditt arbete på ett och samma ställe
- Sätt upp mål och fira dina prestationer
- Få tillräckligt med sömn
- Undvik alla distraktioner
- Minimera antalet möten
- Kolla inte din e-post hela tiden
- Ta hand om dig själv
1. Håll koll på din tid!
Slutligen är ett av de viktigaste tipsen för den som vill ha koll på läget att följa upp tiden.
Om du inte vet vad tidsregistrering är, kan du med hjälp av det inte bara få reda på exakt hur mycket tid du lägger på att arbeta varje dag, utan också hur mycket tid du lägger på varje specifik uppgift.
Tidrapportering gör att du får en bättre uppfattning om din tid när du gör dina att-göra-listor och organiserar ditt schema.
Timeular tidsregistreringsapp är en bra lösning som hjälper dig att kvantifiera dina distraktioner, öka ditt fokus och förändra hur du spenderar din tid.
Spara lite tid och håll koll på läget med Timeular!
Timeular gör tidsregistrering enkelt. Gå med i 30 dagar gratis och bygg upp din vana med tidsregistrering med lätthet
2. Planera din dag
Vill du veta hur du ska göra för att hålla koll på saker och ting? Börja med att skapa en tidshanteringsplan så kan du planera din dag, eller vecka om du föredrar det. Gör en uppgiftslista och sortera uppgifterna efter prioritet och betydelse.
Prioritering är en process som går ut på att fastställa hur viktiga olika uppgifter är. Vi tror att smart prioritering är avgörande för att bli mer produktiv och framgångsrik under arbetsdagen.
Titta på din att-göra-lista, markera vad som är viktigt för dagen och prioritera det. På så sätt kan du garanterat hålla dig mer fokuserad på det som är viktigt och du kan lättare vara produktiv under dagtid.
Lär dig de bästa prioriteringsteknikerna som kommer att öka din produktivitet.
3. Gör de svåraste uppgifterna först
När du har planerat din dag och gjort din uppgiftslista, ta en ordentlig titt på den och börja med att äta en groda, vilket innebär att du väljer den svåraste/krävande uppgiften du har för dagen.
När du vet att du har gjort det svåraste kommer du att må mycket bättre under resten av dagen och du kommer att vara mycket mer motiverad att ta itu med dina återstående uppgifter.
4. Sätt upp tidsblock för dina uppgifter
Hur irriterande är det inte när du äntligen har förberett din att-göra-lista för dagen men en av uppgifterna tar upp det mesta av din tid? I ett sådant läge är den bästa tekniken att använda sig av tidsblockering.
Om du inte vet hur tidsblockering fungerar har du nu möjlighet att lära dig allt om denna teknik för tidshantering.
Tidsblockering innebär att du delar upp din dagliga att-göra-lista i olika tidsluckor, eller vad vi skulle kalla tidsbegränsade luckor, för att arbeta med uppgifter eller projekt.
Har du någonsin hört talas om "Elon Musks 5-minutersregel"? Ja, det sägs att miljardären, grundaren och VD:n för Tesla och SpaceX, är ett stort fan av tidsblockering.
Tanken bakom tidsblockering är att vi kan få mer gjort om vi fokuserar på enskilda uppgifter i stället för att försöka arbeta med flera saker samtidigt.
- Gratis resurser:
Mallar för tidsblockering: Google Sheets, Excel och utskriftsvänliga
Ladda ner Elon Musks mall för 5-minutersregeln här.
5. Gör inte flera saker samtidigt
Ibland har vi helt enkelt för mycket att göra. Men för att vara produktiv och hantera din tid på rätt sätt ska du se till att hålla din att-göra-lista hanterbar och inte försöka göra många saker samtidigt.
Vi tror ibland att multitasking är en tidsbesparare, men för det mesta tillåter det oss inte att engagera oss fullt ut i varje projekt. Kort sagt, för det mesta är multitasking improduktivt.
Så håll fokus, följ din att-göra-lista och sätt upp tidsramar.
Visste du att multitasking är en av de främsta orsakerna till att människor är improduktiva?
6. Vet när du ska säga nej
Det är normalt att vi alltid känner ett behov av att säga ja till allt: nya projekt, nya ansvarsområden, nya arbetsuppgifter, allt möjligt.
Även när vi vet att det kommer att vara dåligt både för vårt arbete och oss själva, bestämmer vi oss för att ta kulan. Sanningen är att vi inte alls behöver göra det.
Om du känner dig överväldigad av allt arbete du har, tro inte att du genom att säga nej inte är en bra yrkesperson eller kollega.
Om du känner att du inte orkar arbeta mer, försök att förklara varför för dina medarbetare eller din chef så kommer de säkert att förstå.
7. Överväldiga inte dig själv och ta pauser!
Balans är alltid nyckeln. Se till att du inte pressar dig själv för hårt: lägg inte arbete ovanpå arbete bara för att se bra ut inför andra. Ta också pauser under dagen!
Gå ut, prata med någon, lyssna på musik och njut av din fritid.
Skada inte dig själv, se till att du har tid för jobbet, för ditt sociala liv, för hobbyer, för vänner och familj och, slutligen, för dig själv.
Hitta en balans. Kom ihåg att framgång aldrig får ske på bekostnad av fysisk eller psykisk hälsa.
Om du känner dig trött kan du läsa vår blogg och lära dig hur du kan hålla dig organiserad på jobbet när du är överväldigad.
8. Håll din arbetsplats ren
Normalt sett blir ditt arbetsområde lite rörigt under dagen: kaffemuggarna som hjälper dig att hålla dig vaken, vattenglasen som håller dig hydrerad eller till och med förpackningarna med snacks som du åt under dagen för att hålla dig energisk!
För att få ett renare och snyggare skrivbord bör du ta dig tid att städa det och slänga allt i papperskorgen.
Och för att hålla det snyggt kan du till och med använda saker som skrivbordsarrangörer, pennhållare, pappersbrickor, bokhyllor och lådindelare.
Gör ditt arbetsområde snyggt och prydligt så att du kan hålla fokus och hålla huvudet rent.
9. Samla det mesta av ditt arbete på ett och samma ställe
Att ha en ren arbetsyta är, som vi redan har sagt, superviktigt. Men att hålla ordning och reda på sina uppgifter och sitt arbete är också viktigt för produktiviteten.
Tanken är att du ska ha en metod som gör att du kan organisera ditt arbete och ha allt på samma plats.
Du kan t.ex. använda molnlagring (Google Drive eller iCloud) för att lagra dina arbetsfiler. Där kan du organisera dem på ett sätt som gör att du slipper slösa tid när du behöver dem. Vem gillar att lägga tid på att leta efter dokument?
Tanken är att du ska slippa lägga tid på att hoppa mellan olika appar, verktyg eller dokument för att hitta det du behöver.
Om du hanterar olika filer, appar eller verktyg och inte har någon metod har vi ett tips till dig: Registrera den tid du lägger på att leta efter filer eller anteckningar som du behöver. Gör det i en vecka, så kommer du att se hur produktivt det skulle vara att ha en metod.
10. Sätt upp mål och fira dina prestationer
Det spelar ingen roll om dina arbetsmål är stora eller små, alla prestationer förtjänar att firas! Om du känner att du har kommit en bra bit på väg med ditt arbete, belöna dig själv.
Du kan använda roliga material som söta pennor eller anteckningsböcker, belöna dig själv med ett mellanmål eller godis när du slutför en uppgift eller helt enkelt spela din favoritmusik.
Oavsett vad du väljer för belöningssystem, se till att du gör det för att värdesätta dig själv och ditt väl utförda arbete!
11. Få tillräckligt med sömn
Det här är bokstavligen det viktigaste tipset du kommer att läsa. Att sova tillräckligt många timmar är nödvändigt för att ha ett klart sinne och vara redo att ta ledigt!
Ta inte hela nätterna, du är inte längre tonåring... Det hjälper dig inte i längden att nå dina mål och vara produktiv.
Sov minst 8 timmar per dag och var konsekvent med dina sömnscheman. Det finns många appar och verktyg som du kan följa för att hjälpa dig att vila den tid som din kropp behöver för att vara den bästa den kan vara.
12. Undvik alla distraktioner
Ibland kan det vara svårt att inte bli distraherad av notiser under dagen. E-postmeddelanden, meddelanden, sociala medier, allt möjligt.
Ett av de bästa sätten att hålla fokus på ditt arbete och undvika distraktioner, även kända som tidstjuvar, är att stänga av aviseringar under dagen. Bestäm en tid då alla aviseringar ska vara tysta och försök att vara så produktiv som möjligt.
Du kan också göra det med tidsblockerande appar. Definiera specifika tider under dagen för att använda din telefon och kolla sociala medier, det kommer garanterat att hjälpa dig!
13. Minimera antalet möten
Vi kan alla hålla med om att möten är värdelösa för det mesta. Hur många gånger har vi inte suttit fast i möten och tänkt att vi kunde ha använt den tiden till att göra något faktiskt arbete?
Även när det gäller möten som har planerats och schemalagts i förväg händer det ibland att vi tappar bort syftet med mötet och ägnar mer tid åt att prata om slumpmässiga saker.
Även om det ibland är jättesvårt att bara hoppa över möten, särskilt när du inte är ansvarig, ska du försöka undvika dem så mycket som möjligt eller försöka hålla dem korta.
Spåra tid som spenderas på möten för att hitta fler fakturerbara timmar. Med Timeular kan du enkelt integrera din kalender för att spåra tid automatiskt
14. Kolla inte din e-post hela tiden
Återigen kan du använda tidsblockering för detta. I stället för att kolla inkorgen flera gånger om dagen kan du blockera en viss tid på dagen för att kolla den.
Låt inte din inkorg styra din dag när du redan har dina uppgifter! Markera vissa tider på dagen för att kolla upp den och låt den inte definiera din dag.
15. Ta hand om dig själv
Det kan vara lätt att glömma bort att ta hand om sig själv när livet blir hektiskt på jobbet. Ibland kan man tro att multitasking kommer att öka produktiviteten och att pauser bara kommer att göra en långsammare. Det är inte sant, det är snarare tvärtom.
Om du införlivar några hälsosamma vanor i din rutin kommer du förmodligen att känna dig mycket mer produktiv under dagen.
Gör ditt bästa för att få de där 8 timmarna sömn varje natt, tillbringa lite tid utomhus, försök att träna under veckan för att känna dig mer energisk och ät så hälsosamt som möjligt.
Läs också om detta: Vad är kontextväxling?
Vad är det bästa sättet att hålla koll på läget?
Det beror på dina preferenser!
Men om du inte visste hur du skulle hålla koll på saker och ting har du nu en lista med tips som hjälper dig att hålla koll på saker och ting och bli mer produktiv.
Kort sagt, om du implementerar dessa tips i ditt liv kommer du att bli mer produktiv än någonsin.
Kom ihåg att du inte behöver genomföra alla 15 tipsen!
Se vilken som fungerar bäst för dig och ditt yrke. Snart nog kommer du att se positiva resultat både i ditt yrkesliv och i ditt privatliv.
Med tiden kommer det att bli mycket lättare att organisera din agenda och din att-göra-lista och du kommer att kunna njuta av arbetet mycket mer!