Hur man organiserar sig på jobbet när man är överväldigad
En stigande känsla av ångest blommar upp i bröstet, åtföljd av kallsvettningar. Detta betyder förmodligen att du är en överväldigad anställd.
Denna känsla av skräck och allmän ångest kan undvikas genom att implementera några organisatoriska tips. Och det är vad du kommer att lära dig idag: hur man organiserar sig på jobbet när man är överväldigad.
12 sätt att organisera sig på jobbet när man är överväldigad
- Klandra inte dig själv och ta ett djupt andetag
- Gör en "hjärndump"
- Använd appar för tidsregistrering
- Organisera arbetsuppgifterna efter kategori eller åtgärd
- Prioritera vad du behöver göra
- Sätt upp realistiska mål för dagen
- Se till att din arbetsyta är organiserad
- Lämna lite tid för oväntade uppgifter
- Börja enkelt och öka gradvis uppgifternas svårighetsgrad
- Fortsätt testa och välj rätt produktivitetsverktyg för dig
- Delegera när det behövs
- Automatisera upprepade processer
Att vara organiserad på jobbet är inte så enkelt som att bara sätta ihop en att-göra-lista. Det är en mjuk färdighet som är värd att lära sig. Även om du inte är organiserad i grunden kan du ändå lära dig hur du bättre kan förbereda och hantera dina dagar på jobbet.
Fördelarna är oändliga, och den viktigaste är en känsla av lycka och lugn på jobbet.
Undvik stress och få ordning när du blir överväldigad genom att använda praktiska tekniker och verktyg, både digitala och analoga.
1. Klandra inte dig själv, utan ta ett djupt andetag
Om du känner dig överväldigad är det värsta du kan göra mot dig själv att klanka ner på dig själv eller behandla dig själv illa för att du känner dig stressad.
Det här är en så normal situation som alla ställs inför. Du behöver bara en extra knuff för att komma tillbaka på rätt spår och fokusera på det du behöver få gjort.
Det är viktigt att omdirigera dessa känslor och kanalisera dem för att hitta en lösning på dina problem.
Om det behövs kan du ta 10 minuter och göra andningsövningar, meditera en stund, titta ut genom ett fönster eller gå ut och andas frisk luft.
Använd dessa tekniker för att slappna av, sänka pulsen och samla tankarna.
Skaffa ditt exemplar av e-boken och ta del av de bästa produktivitetstipsen för team och deras ledare
2. Gör en "hjärndump"
Alla spridda idéer och meddelanden i din hjärna behöver organiseras.
Få ut alla dessa tankar och "dumpa" allt i en lista, din planerare, en produktivitetsapp, i ett paket med klisterlappar ... Vad som än fungerar för dig.
Den här typen av träning är det första steget mot att hålla koll på allt.
Du kommer att omorganisera din överväldigade hjärna och lagra varje bit av information där den behöver vara. Föreställ dig att din hjärna är som en uppsättning lådor. Med märkta lådor, förstås.
Dina möten, privata eller professionella, ligger i en låda, möten i en annan, brådskande uppgifter i en annan ... Och så vidare.
Censurera inte dig själv när du "hjärndumpar". Skriv allt du behöver och tänker på, för om du inte gör det medan du skriver eller skriver, kan du organisera det senare.
Du kommer att känna dig mycket lättare i sinnet efter detta och redo att göra jobbet.
3. Använd appar för tidsregistrering
När du känner dig överväldigad på jobbet kan en bra app för tidsregistrering vara en avgörande faktor. Dessa kraftfulla verktyg hjälper dig att få värdefulla insikter i hur du spenderar din tid och identifiera områden som kan förbättras på jobbet.
Börja med att välja en pålitlig app för tidsregistrering som passar dina behov och önskemål. Sätt upp tydliga mål och fördela specifika tidsblock för olika uppgifter eller projekt.
Använd appen för att spåra den tid du lägger på varje aktivitet, så att du kan identifiera flaskhalsar, prioritera effektivt och göra nödvändiga justeringar i ditt arbetsflöde. Genom att regelbundet granska de data som appen tillhandahåller kan du optimera din tidshantering, återfå kontrollen och minska överväldigandet, vilket i slutändan leder till ökad produktivitet och en större känsla av att ha lyckats.
Spåra den tid du lägger på varje aktivitet, så att du kan identifiera flaskhalsar, prioritera effektivt och göra nödvändiga justeringar i ditt arbetsflöde
4. Organisera uppgifterna efter kategori eller åtgärd
Dina uppgifter och projekt kan organiseras på flera olika sätt, och du måste hitta det som fungerar bäst för dig.
Ett bra sätt att börja få saker gjorda är att samla alla dina uppgifter och åtaganden på ett och samma ställe, oavsett om det är digitalt eller analogt, som i en kalender. Ett annat bra tips är att börja varje punkt med ett verb.
Var inte vag när du skriver din att-göra-lista. Använd verb som "planera", "lösa", "skapa" och håll dem i imperativt läge.
Sedan är det dags att organisera uppgifterna i din lista i kategorier. Något som du kanske redan har börjat göra medan du "hjärndumpade".
Genom att kategorisera uppgifter skapar du en anledning till att göra saker, och på så sätt gör du din arbetsbörda mindre överväldigande.
Vilken typ av kategorier du väljer att använda kan vara till hjälp. Undvik att gruppera dem efter projekt eller person, och försök istället att organisera dem efter till exempel förfallodatum.
Separera de uppgifter som är tidskänsliga från de som bara behöver sättas upp på en att-göra-lista.
Vill du veta hur man använder en planerare? I vår artikel kan du läsa om hur du kan öka din produktivitet med hjälp av detta verktyg.
5. Prioritera vad du behöver göra
Att prioritera arbetsuppgifter är också en form av att organisera dem i kategorier. Att identifiera det mest brådskande arbetet som måste göras är ett strategiskt drag.
Du kan prioritera saker med hjälp av olika prioriteringstekniker. Återigen handlar det om att hitta en metod som fungerar för dig. Men det handlar också om konsten att säga nej på jobbet.
- Rekommenderad läsning: Hur många arbetsdagar är det på ett år?
Skaffa ditt exemplar av e-boken och ta del av de bästa produktivitetstipsen för team och deras ledare
Du kan börja arbeta med mindre uppgifter som leder till ett större projekt.
Du kan organisera din lista efter förfallodatum, efter vad som är viktigast och inte så viktigt, eller genom att tilldela dina uppgifter en kod. Till exempel A-B-C. A är det mest brådskande, eller !, !!!, !!!... Du kan göra din kod.
TIP: De bästa verktygen för prioritering av arbetsbelastning
6. Försök med djupgående arbete
En av de bästa metoderna för att få arbetet gjort snabbt och effektivt är att gå in i ett djupt arbetsläge. Det är när du fokuserar på en uppgift i taget under en längre tid - utan att växla mellan olika sammanhang eller bli avbruten. Vanligtvis tar en session med djupt arbete ett par timmar (inklusive korta pauser).
För att hantera din tid under en djup arbetssession, använd Pomodoro-timern som kommer att dela upp sessionen i arbete och bryta bitar av tid. Timern som tillhandahålls av Timeular har också stämningsfull musik, vilket ytterligare hjälper dig att komma in i djuparbetsläget.
För bättre resultat, försök att schemalägga tid för djuparbete varje arbetsdag - tidiga morgnar, när din hjärna är som mest klar, är perfekt.
7. Sätt upp realistiska mål för dagen
Om du kämpar mot den ångest som kan uppstå när du känner dig överväldigad ska du undvika alla handlingar som kan spä på ångesten.
Känn dina gränser och ta inte ut dig för mycket för snabbt. Gör din lista och tidslinje mer realistisk.
Sätt upp ett mål för dagen: "Jag ska bocka av tre saker från min lista idag". Om målet uppnås och du får extra tid över är det bra. Om inte, är du nu mer medveten om begränsningarna och hindren för den uppgiften, det mötet eller det åtagandet.
Det är därför det är viktigt att sätta upp realistiska mål. Allt handlar om motivation.
Vill du lära dig hur du sätter upp realistiska mål? Då måste du läsa vår blogg!
Vill du lära dig mer om målsättning? Upptäck Warren Buffetts 5/25-regel.
7. Se till att din arbetsyta är organiserad
En smutsig arbetsplats kan förklara varför du känner dig improduktiv. Ett bra sätt att hålla stressen borta är därför att hålla rent på din arbetsplats.
Lägg undan allt på sin plats och lämna bara kvar det du behöver för att utföra ditt arbete. Rent utrymme, rent sinne.
Samma motto gäller för din virtuella arbetsyta. Digital oreda kan göra underverk när det gäller att minska tidsångest och förbättra ditt arbetsliv.
När du känner dig överväldigad kan du prova några av de här sakerna och göra dem regelbundet:
- Reservera tid i din kalender för varje uppgift;
- Håll din e-postinkorg på noll olästa meddelanden (eller så nära detta som möjligt);
- Läs och rensa alla dina meddelanden på olika plattformar och sociala mediekanaler;
- Omfördela och omorganisera de försenade uppgifterna och åtagandena.
Skaffa ditt exemplar av e-boken och ta del av de bästa produktivitetstipsen för team och deras ledare
Dessa enkla åtgärder är grundläggande för att undvika ytterligare stress. I framtiden kommer du att vara tacksam.
8. Lämna lite tid för det extra eller det oväntade
Uppskatta den tid du kommer att lägga på dina uppgifter. Saker händer när man minst anar det, så det är alltid bäst att vara beredd på överraskningar.
Du kan inte veta när en kris kommer att inträffa, så allt du kan göra är att förutse problemen om de skulle inträffa.
Se till att ditt arbetsschema är flexibelt för oväntade situationer. Om din kalender är full av möten, överenskommelser och åtaganden kan något extra störa din dag.
En alltför stor arbetsbörda är en av de främsta orsakerna till stress på jobbet. Det är därför en god idé att avsätta några timmar för någon av dessa situationer.
På så sätt känner du dig mindre överväldigad om något skulle hända.
Läs också om detta: Skapa balans i ditt arbete genom att göra en effektiv analys av arbetsbelastningen.
9. Börja enkelt och öka gradvis uppgifternas svårighetsgrad
Stora mål och projekt kan kännas väldigt överväldigande och är svåra att organisera.
Att dela upp de stora målen i mindre, mer lättuppnåeliga mål är rätt väg att gå. Inte bara verkar saker och ting mer genomförbara, utan att uppnå kortsiktiga mål är extremt motiverande och kommer att hålla dig igång.
Genom att bryta ner dina mål i genomförbara steg undviker du också stress och att känna dig överväldigad på jobbet.
Dina dagliga ansträngningar kommer att ha stor betydelse i det långa loppet.
- Läs mer om: Kortsiktiga och långsiktiga mål
10. Fortsätt testa och välj rätt produktivitetsverktyg för dig
Vi har nu kommit till den del av listan med förslag som måste omsättas i praktiken över tid när du har kommit en bra bit på vägen mot att bli organiserad.
När du har hittat den bästa planeraren, det bästa marknadsföringsverktyget, den bästa appen för anteckningar och den bästa tidmätaren ska du behålla dem.
Använd dem väl och de kommer att bli dina bästa vänner. Njut av de kostnadsfria testerna och fortsätt att experimentera tills du hittar dem.
Ytterligare tips: Ett verktyg för hantering av arbetsbelastning kan vara ett bra komplement för att hjälpa dig att organisera.
11. Delegera när det behövs
Att veta hur man delegerar uppgifter är en värdefull färdighet för teamledare, projektledare och teammedlemmar. Se till att du och dina kollegor är på samma våglängd och att ni enkelt kan fördela uppgifterna mellan er.
Fundera på outsourcing om du arbetar ensam eller om ditt team är överarbetat.
Det gör att du kan fokusera på projekt med stor genomslagskraft och symboliserar en handling av förtroende och bekräftelse.
Planera och anpassa de viktiga och brådskande uppgifterna för dig själv att arbeta med och de som, även om de inte är så viktiga, fortfarande behöver göras för att delegera. Allt däremellan kan göras i tid.
TIPS: Lär dig vad de 4 D:na för tidshantering är och varför de är viktiga.
12. Automatisera upprepade processer
Workplace automation drar nytta av de tekniska verktyg som finns tillgängliga och försöker automatisera vissa processer. På så sätt sparar du värdefull tid och ökar verksamhetens effektivitet, samtidigt som du själv blir mer effektiv.
Organisationer kan bara stärkas med automatiseringsteknik genom att man minskar det manuella arbetet och undviker dubbla processer.
De bästa verktygen för automatisering av uppgifter kan bland annat användas för att tilldela uppgifter till personer, skicka e-post, skapa digitala kampanjer, justera deadlines och ge personer information om projektets status.
Varför är det viktigt att vara organiserad på jobbet?
Den största fördelen med att vara en organiserad medarbetare är att det återspeglas i kvaliteten på det arbete du levererar.
Du får möjligheter att utmärka dig i din karriär när du är organiserad och produktiv.
Din organisationsmetod är anpassningsbar till din arbetsstil, vilket underlättar och gynnar din professionella utveckling. En säkerligen positiv och professionell utveckling.
VANLIGA FRÅGOR
Hur organiserar man sig på jobbet?
Att organisera arbetet är inte svårt. Det handlar bara om att skapa en rutin för de enklaste och viktigaste uppgifterna. Du kommer att skapa vanor som med tiden kommer att bli medfödda. Håll allt på sin rätta plats, vare sig det är föremål eller virtuella verktyg, och gör anteckningar. Skriv ner allt: dina listor, dina förfallodatum ...
Lär dig att tidsblockera eller timeboxa med oss, och fokusera på en uppgift i taget. Att avsätta lite tid för att organisera det grundläggande hjälper dig att skapa system och gränser som fungerar för dig.
- Ladda ner: Gratis mallar för tidsblockeringsschema
Hur får man ordning på jobbet med ADHD?
Först och främst, om det här är du, prata med din läkare om du behöver klinisk hjälp. Bortsett från det kan vi ge dig några tips för att komma igång: sätt upp ett mål och bryt ner det i mindre delar för att komma igång och se till att du schemalägger den tid du behöver för att arbeta med dem. Börja smått för att bli stor.
Läs också
- Vad är ADHD-prokrastinering och hur undviker man det?
- ADHD-planering: den ultimata guiden du behöver
Hur håller man sig organiserad på jobbet när man arbetar med flera projekt?
Nyckelordet i detta svar är prioritering. När du har kommit fram till vad som är mest brådskande delar du upp dagen eller veckan i tidsblock och använder ett tidsregistreringsverktyg som hjälp.
Se till att du undviker de olika tidstjuvarna och att din arbetsplats är organiserad medan du arbetar med din prioriteringslista, och var inte rädd för att delegera om det behövs. Var realistisk när det gäller deadlines.
Slutsats
Att be om hjälp när man känner sig stressad och överväldigad av arbetet är inte ett tecken på svaghet.
Det tas som en faktisk metod eller organisation. Du är medveten om dina behov och begränsningar och kan använda den informationen för att utveckla ditt arbete och din tidshantering.
För att undvika att bli överväldigad på jobbet bör du skapa en rutin som fungerar för dig och se till att den blir verklighet.
Du kanske är intresserad av: