Principais hábitos de trabalho para melhorar seu dia

Lutando para encontrar seu ritmo no trabalho? Esqueça os conselhos clichês que você já ouviu milhares de vezes, como chegar na hora certa ou ter uma agenda para reuniões.

Você mergulhará na vanguarda dos hábitos de trabalho, do tipo que não apenas aumenta sua produtividade, mas transforma toda a sua abordagem à sua vida profissional.

Principais conclusões:

• Você aprenderá sobre hábitos de trabalho não convencionais , como a coalescência de interrupções, o método "Coma o sapo" de Tim Ferris, listas de nocautes que substituem as listas de tarefas e a mediação do Yoga Nidra.
• Os funcionários que recebem feedback diariamente, em vez de anualmente, têm 3,6 vezes mais chances de realizar um trabalho excelente (Gallup). Então, você está aberto a comentários?

O que são hábitos de trabalho?

Hábitos de trabalho são rotinas e práticas que moldam a forma como você aborda sua rotina diária. Eles compreendem comportamentos, atitudes e estratégias que você emprega em seu ambiente de trabalho. Os exemplos incluem como você estrutura seu tempo, lida com suas tarefas, interage com seus colegas e até gerencia sua energia e motivação.

Portanto, todas essas escolhas e hábitos contribuem para sua produtividade geral, eficácia e satisfação no trabalho, ou o contrário. Os maus hábitos dos quais todos somos culpados às vezes são procrastinação e mudança de contexto, ou multitarefa, mas vamos nos concentrar em bons hábitos no local de trabalho daqui para frente.

11 exemplos de hábitos de trabalho eficazes

1. Gerenciando o tempo de forma inteligente

De acordo com a Zippia, 82% dos funcionários não têm um sistema de gerenciamento de tempo adequado e apenas lidam com "o que parece mais importante no momento". Isso leva os funcionários a sentirem que não há controle sobre sua jornada de trabalho e outras estatísticas desconcertantes.

Quando se trata de gerenciamento inteligente do tempo, já se foram os dias de listas de tarefas simples e básicas. Entre na era da automação e do gerenciamento inteligente do tempo alimentada por tecnologia e insights orientados por dados. E embora o tempo pareça intangível, você pode assumir o controle do seu tempo com os hábitos e ferramentas certos. Vamos explorar alguns bons hábitos no local de trabalho relacionados ao gerenciamento do tempo:

• Use aplicativos de gerenciamento de tempo como Timeular. Com Timeular, você pode:

🎯 Acompanhe seu tempo automaticamente para identificar exatamente para onde suas horas estão indo;

🎯 Identifique padrões e tendências em sua produtividade para que você possa otimizar sua programação;

🎯 Defina metas de tempo e lembretes para mantê-lo focado e no caminho certo;

🎯 Analise seu progresso e tome decisões baseadas em dados sobre como melhorar seus hábitos de gasto de tempo.

Aqui está um relatório em Timeular que traz à tona todos os itens acima:

Além dos aplicativos de gerenciamento de tempo e hábitos, outros bons hábitos relacionados ao gerenciamento de tempo são:

• Implemente o timeboxing com priorização dinâmica: aloque blocos de tempo específicos para tarefas, mas use ferramentas baseadas em IA para ajustar automaticamente sua programação com base em alterações de prioridade em tempo real e eventos inesperados.
• Pratique a minimização do "resíduo de atenção": Use rituais de transição entre as tarefas para limpar seu cache mental, o que ajuda a reduzir a carga cognitiva da troca de tarefas.
• Adote momentos de "microprodutividade": Identifique e utilize pequenos períodos de tempo ao longo do dia para tarefas rápidas e de alto impacto ou oportunidades de aprendizado.

Assuma o controle do seu tempo com os hábitos e ferramentas certos

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2. Crie sua rotina de modo de trabalho perfeita

Criar uma rotina simples e personalizada que o ajude a mudar de marcha de "Estou acordando e tudo está um borrão" para "Estou pronto para enfrentar o dia" pode fazer uma grande diferença em sua rotina diária.

Dê sinais ao seu cérebro e corpo de que é hora de se concentrar. Essa rotina é como um aquecimento mental e físico para o seu dia de trabalho.

Essa rotina pode parecer diferente para todos, mas aqui estão algumas ideias que funcionam para mim:

• Prepare uma deliciosa xícara de café (ou chá). Há algo sobre o aroma e o ritual de fazer sua bebida matinal favorita que pode ajudá-lo a se sentir mais acordado, alerta e pronto para enfrentar o dia.
• Crie uma lista de reprodução do "modo de trabalho". A música costuma ser uma ferramenta poderosa para definir o tom e a energia do nosso dia de trabalho. Escolha músicas que o ajudem a se sentir focado, motivado e concentrado, seja música clássica, batidas lo-fi ou suas músicas favoritas.
• Defina suas intenções para o dia. Revise sua lista de tarefas, priorize suas tarefas e defina metas para o que deseja realizar. Uma ação clara ou um plano de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a se sentir mais focado e motivado.

3. Coma o sapo pela manhã

Você já deve ter ouvido falar do método Eat the Frog, que implica simplesmente começar o dia com a tarefa mais difícil. Isso evita que você o arraste com você durante todo o dia de trabalho.

Graças a essa estratégia, você está escapando da ansiedade do tempo que vem com a procrastinação e está começando o dia com o pé direito. Isso ajuda você a se sentir confiante, pois enfrentou tarefas difíceis logo pela manhã e pode vencer todos os outros desafios que aparecem na sua lista de tarefas.

Um ótimo exemplo de um guru da produtividade aplicando essa estratégia simples é o autor best-seller Tim Ferriss. Em seu livro "The 4-Hour Workweek", Ferriss recomenda identificar sua tarefa mais importante (ou "MIT") a cada dia e completá-la antes de passar para tarefas menos críticas. O autor diz que isso o ajuda a definir um tom emocional melhor durante todo o dia. Mesmo ao fazer uma pequena tarefa, finalizá-la faz Ferris dizer a si mesmo: "Ei, amigo, não se preocupe, você produziu algo hoje".

Então, não se preocupe e comece a produzir algo hoje também. O mais cedo possível, no entanto!

4. Agrupe conscientemente suas interrupções

De acordo com as últimas estatísticas de gerenciamento de tempo disponíveis, os funcionários podem economizar até 40 horas por mês gerenciando interrupções. Isso os impede de ter certos prazos para se concentrar apenas no trabalho focado, o que ajudaria a resolver tarefas essenciais e cognitivamente exigentes.

A solução? Aplique a "coalescência de interrupção", que, simplesmente, agrupa interrupções com base em prioridades. Deixe-me apresentar o exemplo prático do nosso CTO e, em seguida, definirei o conceito para você:

"Como CTO e chefe de produto, é fundamental gerenciar um amplo espectro de tarefas. Para manter a produtividade, estruturo meu dia com uma rotina consistente: Dedico as manhãs ao trabalho profundo e focado em projetos de alta prioridade e reservo as tardes para a comunicação e para tratar de assuntos urgentes à medida que eles surgem." Manuel Zoderer.

Em outras palavras, nosso CTO aplica o mesmo sistema no qual cada um de nossos dispositivos funciona: uma vez que um computador recebe um comando, ele avalia a prioridade e a agrupa em lotes de prioridade com base em seus recursos. Se a prioridade parecer urgente e o computador tiver os recursos para lidar com isso, ele o fará. Caso contrário, adiciona prioridade a uma fila, que, em nosso exemplo de CTO, ele reserva as tardes para comunicação.

5. Diga não ao trabalho com mais frequência

Embora contra-intuitivo à primeira vista, já que nenhuma descrição de trabalho o incluiria como um hábito desejado, dizer não no trabalho é um hábito de trabalho benéfico e saudável. Ele ajuda você a manter uma alta qualidade de trabalho e demonstrar boas habilidades de liderança e gerenciamento de tempo. Você também se posiciona como confiável ao demonstrar que avalia sua carga de trabalho de forma realista.

A maioria de nós tem dificuldade em dizer não em qualquer contexto, muito menos no trabalho, onde associamos uma carreira de sucesso a estar sempre disponível ou assumir o maior número possível de projetos para desenvolver novas habilidades.

Se você está hesitando em dizer não, lembre-se de que dizer não permite que você se concentre em suas tarefas mais importantes, entregue um trabalho de alta qualidade e não se espalhe muito. Você também cria espaço para oportunidades que o ajudarão a crescer e evoluir em sua carreira. Outro benefício é que você está mantendo limites saudáveis em torno de seu tempo, energia e experiência. Isso mantém o equilíbrio entre vida profissional e pessoal sob controle, evitando o esgotamento e o ressentimento.

Se parece mais fácil falar do que fazer, aqui está uma maneira potencial de raciocinar seu não:

Nota: Eu me esforcei para dizer não ao trabalho, então pesquisei e apliquei uma estrutura vencedora para dizer não. Você pode encontrá-lo neste guia completo: Como dizer não no trabalho [Estrutura e 6 exemplos]

6. Esteja aberto a feedback e aceite-o bem

O feedback significativo alimenta o desempenho; isso não o impede. Um relatório da Gallup descobriu que os funcionários têm 3,6 vezes mais chances de realizar um trabalho excelente se receberem feedback de seus gerentes diariamente, em vez de anualmente.

No entanto, o feedback pode ser intimidante. Isso pode assustá-lo e fazer você se sentir inútil ou ameaçado.

Obviamente, o remetente da mensagem é responsável por comunicar feedback construtivo e usar boas habilidades de comunicação. No entanto, uma vez concluída esta parte da transação de comunicação, a responsabilidade está em suas mãos. Você é responsável por gerenciar suas emoções e entende que o feedback não tem nada a ver com você pessoalmente, mas é apenas um instrumento que ajuda a refinar seu trabalho. Seria ótimo ter em mente o seguinte:

• Reserve um tempo para processar. Não há problema em dar um passo para trás e refletir sobre o feedback antes de responder ou agir de acordo com ele. Dê a si mesmo espaço para digerir e considerar o que você ouviu/leu.
• Não fique na defensiva. São apenas críticas construtivas ajudando você a trabalhar em suas lacunas de conhecimento.
• Faça perguntas esclarecedoras. Se algo não estiver claro ou você precisar de mais contexto, não tenha medo de pedir mais informações ou exemplos.
• Acompanhe e siga adiante. Se você receber feedback que exija ação ou mudança, faça um plano e comunique suas intenções. Mostre que você está levando o feedback a sério e está comprometido com o crescimento.

7. Faça listas eliminatórias

O que é uma lista de eliminação, você pergunta? É uma lista de tarefas simplificada e objetiva que se concentra apenas em suas principais prioridades e tarefas obrigatórias. Pense nisso como sua lista pessoal de coisas que você absolutamente precisa eliminar antes que o dia termine. A chave para fazer uma lista eliminatória funcionar é mantê-la curta e inegociável.

A ideia é que você se concentre em 3-5 itens no máximo, e cada um deve ser uma tarefa específica e acionável que você pode concluir de forma realista em um dia. Ao priorizar suas tarefas mais importantes e de alto impacto e eliminá-las de forma consistente, você fará um progresso significativo nos projetos que realmente importam.

Então, para experimentá-lo, você precisa seguir este processo:

• Reserve 5 minutos no início de cada dia para anotar suas 3-5 tarefas obrigatórias.
• Mantenha essa lista na frente e no centro ao longo do dia e tenha como missão riscar todos os itens antes de desistir.
• Se você quiser levar isso para o próximo nível, aplique o método de celebração de Marcus Lemonis (empreendedor em série): faça aviões de papel com cada cartão de tarefa e, ao finalizá-los, voe-os para longe. Dessa forma, você dará a si mesmo um sinal físico de que sua tarefa está marcada.

Sonhando em marcar suas tarefas em listas de tarefas?

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8. Comunique-se de forma eficaz

A comunicação muitas vezes pode fazer ou quebrar seu sucesso no trabalho. É um dos hábitos de trabalho saudáveis que requer esforço e prática consistentes. Esteja você colaborando com colegas, apresentando propostas para clientes ou liderando uma equipe, a maneira como você compartilha informações, ideias e feedback pode afetar profundamente sua produtividade, relacionamentos e impacto geral.

Desenvolver bons hábitos de trabalho requer prática consistente, e a comunicação requer prática completa:

• Comece praticando a escuta ativa: Ao se comunicar cara a cara com outras pessoas, crie o hábito de dar a elas toda a atenção e foco. Afaste as distrações, faça contato visual e ouça para entender, não apenas para responder.
• Seja claro e conciso: Esteja você escrevendo um e-mail, fazendo uma apresentação ou tendo uma conversa individual, tente ser o mais claro e conciso possível. Use uma linguagem simples, evite jargões ou siglas e vá direto ao ponto rapidamente.
• Adapte seu estilo de comunicação ao seu público: Pessoas e situações diferentes exigem estilos de comunicação diferentes. Crie o hábito de observar seu público e adaptar sua abordagem de acordo – seja mais formal ou casual, mais detalhado ou de alto nível, mais assertivo ou colaborativo.

Como a comunicação é uma via de mão dupla, busque regularmente feedback de outras pessoas sobre suas habilidades e estilo de comunicação. Não se esqueça de estar aberto a feedback construtivo também.

9. Organize seu espaço (físico e digital)

Quando seu espaço de trabalho está desordenado e caótico, não é apenas uma monstruosidade. É um assassino de produtividade. Uma mesa bagunçada, uma caixa de entrada lotada, um mar de arquivos aleatórios em sua área de trabalho... Todas essas coisas podem atrasá-lo, distraí-lo e tornar mais difícil encontrar o que você precisa quando precisa.

Por outro lado, quando seu espaço é organizado e simplificado, é mais fácil alcançar o desempenho no trabalho. Tudo o que você precisa está ao seu alcance e você pode se concentrar na tarefa em mãos sem ficar atolado na desordem.

Para trabalhar nesse hábito de trabalho, tente este processo:

• Comece com um expurgo: dê uma boa olhada em seu espaço físico e digital e livre-se de qualquer coisa que não esteja mais lhe servindo. Jogue fora esses papéis antigos, exclua esses arquivos antigos e cancele a assinatura desses boletins informativos irrelevantes.
• Crie um sistema que funcione para você: Não existe uma abordagem única para a organização – o que funciona para o seu colega pode não funcionar para você. A chave é encontrar um sistema que se alinhe com suas tendências naturais e fluxo de trabalho. Talvez isso signifique codificar seus arquivos por cores, usar um conjunto específico de pastas para seus projetos ou investir em um criador de etiquetas elegante.
• Faça disso um hábito diário: Como qualquer bom hábito, a organização requer consistência e repetição. Faça parte de sua rotina diária arrumar seu espaço, arquivar papéis soltos e manter seu espaço digital em ordem. Quanto mais você faz isso, mais automático se torna.

10. Cuide da sua energia (e gerencie-a)

Todos nós já passamos por isso: você tem sua agenda planejada ao minuto, mas quando chega a hora de enfrentar aquele grande projeto ou tarefa complexa, seu cérebro não está cooperando. Isso porque a produtividade não é apenas sobre quantas horas você dedica. É sobre quanta energia focada e de alta qualidade você traz para a mesa.

É por isso que incluir hábitos de trabalho positivos, como gerenciamento de energia, pode impactar profundamente seu trabalho. Tente se concentrar no seguinte:

• Comece prestando atenção aos seus ritmos e padrões naturais. Você é uma pessoa matinal ou noturna? Quando você se sente mais criativo, focado ou energizado? Use essa autoconsciência para planejar suas tarefas mais exigentes para os horários de pico e guarde o trabalho mais rotineiro ou administrativo para quando sua energia estiver menor.
• Crie pausas regulares e tempo para renovação ao longo do dia. Isso pode significar dar um passeio rápido ao ar livre, alongar-se em sua mesa ou até mesmo fechar os olhos e respirar fundo algumas vezes. A ideia é dar ao seu cérebro e corpo o descanso e recarregar o tempo de que precisam para continuar funcionando da melhor maneira possível.

Ponta: Quando eu lutava com pouca energia e costumava perder o foco com frequência, fiz uma meditação de dez minutos no Yoga Nidra. Não é woo-woo, eu prometo, e não é Yoga, embora seu nome possa ser enganoso. É uma mediação de 10 minutos apoiada pela ciência. Ele realmente restaura sua energia, e estudos clínicos mostraram que está associado a mudanças fisiológicas positivas.

11. Assuma a liderança em seu processo de aprendizagem

Quando foi a última vez que você se sentiu verdadeiramente energizado e inspirado no trabalho? Provavelmente, foi quando você estava aprendendo algo novo, enfrentando um projeto que ampliou suas habilidades ou colaborando com pessoas que trouxeram novas perspectivas e ideias. É por isso que é tão importante tornar o aprendizado e o crescimento contínuos uma parte inegociável de sua identidade profissional.

Vamos explorar algumas maneiras de enraizar esse hábito de trabalho:

• Defina metas de aprendizado para si mesmo: Assim como você define metas para seus projetos de trabalho ou rotina de exercícios, defina metas de trabalho específicas e mensuráveis para seu desenvolvimento profissional. Talvez você queira dominar um novo programa de software, obter uma certificação em seu campo ou desenvolver suas habilidades de falar em público. Seja o que for, faça disso uma prioridade e responsabilize-se.

🎯 Não sabe como definir metas para diferentes períodos de tempo? Confira nosso plano para metas de curto e longo prazo.

• Busque novos desafios: Não espere que seu chefe ou sua empresa lhe entregue novos projetos ou responsabilidades. Seja proativo e procure-os você mesmo. Ofereça-se para essa tarefa desafiadora, apresente essa ideia inovadora ou assuma um papel de liderança em uma organização profissional. Quanto mais você se expor, mais crescerá e terá controle sobre sua reputação e crescimento profissional.

Conclusão

Adotar esses hábitos de trabalho produtivos não é apenas marcar mais caixas em sua lista de eliminações. Trata-se de mudar fundamentalmente a forma como você aborda seus hábitos de trabalho do dia-a-dia.

De abraçar ferramentas de produtividade como Timeular Para dominar a arte de dizer "não", cada hábito é um trampolim para uma carreira mais produtiva, equilibrada e gratificante. Lembre-se, o objetivo não é trabalhar mais, mas trabalhar de forma mais inteligente.

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