Como manter o controle de tudo: 15 dicas que mudarão sua vida
Uma pergunta comum para quem se preocupa com a produtividade é "Como ficar por dentro das coisas?".
Ser produtivo é um desafio, todos podemos concordar com isso. Parece que não importa os aplicativos, ferramentas de automação de tarefas, listas de tarefas, listas de tarefas, aplicativos de controle de tempo e assim por diante, muitos de nós ainda lutamos para manter o foco e vencer a procrastinação.
No entanto, mesmo que não seja fácil, queremos ajudá-lo o máximo possível. Portanto, criamos uma lista de 15 hacks para ajudá-lo a ficar por dentro de tudo, planejando seu dia de forma produtiva.
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Como ficar por dentro de tudo em 15 passos
- Acompanhe seu tempo!
- Planeje seu dia
- Faça as tarefas mais difíceis primeiro
- Definir blocos de tempo para suas tarefas
- Não faça várias tarefas ao mesmo tempo
- Saiba quando dizer não
- Não se sobrecarregue e faça pausas!
- Mantenha seu espaço de trabalho limpo
- Mantenha a maior parte do seu trabalho em apenas um lugar
- Estabeleça metas e comemore suas realizações
- Durma o suficiente
- Evite todas as distrações
- Minimize reuniões
- Não verifique seu e-mail de forma consistente
- Cuide-se
1. Acompanhe seu tempo!
Por fim, uma das dicas mais importantes para quem quer ficar por dentro das coisas é o controle do tempo.
Se você não sabe o que é rastreamento de tempo, isso permitirá que você não apenas saiba exatamente quanto tempo está gastando trabalhando todos os dias, mas também quanto tempo gasta em cada tarefa especificamente.
O controle de tempo permite que você tenha uma noção melhor do seu tempo ao fazer suas listas de tarefas e organizar sua agenda.
Timeular O aplicativo de rastreamento de tempo é uma ótima solução para ajudá-lo a quantificar suas distrações, aumentar seu foco e transformar a forma como você gasta seu tempo.
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2. Planeje seu dia
Você quer saber como ficar por dentro das coisas? Comece criando um plano de gerenciamento de tempo e você pode planejar seu dia ou semana, se preferir. Faça uma lista de tarefas e classifique as tarefas por prioridade e importância.
A priorização é o processo de determinar o nível de importância de suas tarefas. Acreditamos que a priorização inteligente é essencial para ser mais produtivo e bem-sucedido em seu dia de trabalho.
Olhe para sua lista de tarefas, marque o que é importante para aquele dia e priorize-o. Dessa forma, você pode com certeza ficar mais focado no que importa e pode ser produtivo com mais facilidade durante o dia.
Conheça as melhores técnicas de priorização que vão aumentar a sua produtividade.
3. Faça as tarefas mais difíceis primeiro
Depois de planejar seu dia e fazer sua lista de tarefas, dê uma boa olhada nela e comece comendo um sapo , o que significa selecionar a tarefa mais difícil / exigente que você tem para o dia.
Saber que você fez a parte mais difícil fará com que você se sinta muito melhor no resto do dia e permitirá que você complete suas responsabilidades restantes muito mais motivado.
4. Defina blocos de tempo para suas tarefas
Quão chato é quando você finalmente preparou sua lista de tarefas para o dia, mas uma das tarefas está consumindo a maior parte do seu tempo? Nesse tipo de circunstância, a melhor técnica a ser usada é com certeza o bloqueio de tempo.
Se você não sabe como funciona o bloco de tempo, tem a oportunidade certa de saber tudo sobre essa técnica de gerenciamento de tempo.
O bloqueio de tempo é como dividir sua lista de tarefas diárias em pedaços de tempo, ou o que chamaríamos de intervalos cronometrados, para trabalhar em tarefas ou projetos.
Você já ouviu falar sobre a "regra dos 5 minutos de Elon Musk"? Sim, diz-se que o bilionário fundador e CEO da Tesla e da SpaceX é um grande fã de bloqueio de tempo.
A ideia por trás do bloqueio de tempo é que podemos fazer mais se nos concentrarmos em tarefas individuais, em vez de tentar trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo.
- Recursos gratuitos:
Modelos de bloqueio de tempo: Planilhas Google, Excel e Imprimíveis
Baixe o modelo de regra de 5 minutos de Elon Musk aqui.
5. Não faça multitarefas ao mesmo tempo
Às vezes, temos muito em nosso prato. Mas para ser produtivo e gerenciar corretamente seu tempo, certifique-se de manter sua lista de tarefas gerenciável e não tente fazer muitas coisas ao mesmo tempo.
Às vezes pensamos que a multitarefa economiza tempo, mas na maioria das vezes ela simplesmente não nos permite nos comprometer totalmente com cada projeto. Em suma, na maioria das vezes, a multitarefa é improdutiva.
Portanto, mantenha o foco, siga sua lista de tarefas e defina cronogramas.
Você sabia que a multitarefa é uma das principais razões pelas quais as pessoas são improdutivas?
6. Saiba quando dizer não
É normal que sempre sintamos a necessidade de dizer sim a tudo: novos projetos, novas responsabilidades, novas tarefas, o que você quiser.
Mesmo quando sabemos que vai ser ruim tanto para o nosso trabalho quanto para nós mesmos, simplesmente decidimos levar a bala. A verdade é que não precisamos, de jeito nenhum.
Se você está se sentindo sobrecarregado com todo o trabalho que tem, não pense que, ao dizer não, você não está sendo um bom profissional ou um bom colega.
Se você está sentindo que não aguenta mais trabalho, tente explicar os motivos para seus colegas de trabalho ou chefe e eles com certeza entenderão.
7. Não se sobrecarregue e faça pausas!
O equilíbrio é a chave, sempre. Certifique-se de não se pressionar demais: não coloque trabalho em cima do trabalho apenas para parecer bom para os outros. Além disso, faça pausas durante o dia!
Saia, converse com alguém, ouça música e aproveite seu tempo livre.
Não se machuque, certifique-se de ter tempo para o trabalho, para sua vida social, para hobbies, para amigos e familiares e, finalmente, para si mesmo.
Encontre um equilíbrio. Lembre-se de que o sucesso nunca deve ocorrer às custas da saúde física ou mental.
Se você está se sentindo cansado, leia nosso blog e aprenda a se manter organizado no trabalho quando estiver sobrecarregado.
8. Mantenha seu espaço de trabalho limpo
Normalmente, sua área de trabalho fica um pouco confusa durante o dia: aquelas canecas de café que ajudam você a ficar acordado, os copos de água que o mantêm hidratado ou até mesmo os pacotes de lanches que você comeu durante o dia para se manter energizado!
Para ajudar a manter uma mesa mais limpa e arrumada, certifique-se de limpá-la e levar tudo para a lixeira.
E para mantê-lo bonito, você pode até usar coisas como organizadores de mesa, porta-canetas, bandejas de papel, estantes e divisórias de gavetas.
Deixe sua área de trabalho super fofa e arrumada para manter o foco e manter a mente limpa.
9. Mantenha a maior parte do seu trabalho em apenas um lugar
Ter um espaço de trabalho limpo é, como já dissemos, super importante. Mas manter suas tarefas e trabalho planejados e organizados também é fundamental para a produtividade.
A ideia é ter um método que permita organizar seu trabalho e ter tudo no mesmo lugar.
Por exemplo, você pode usar o armazenamento em nuvem (Google Drive ou iCloud) para armazenar seus arquivos de trabalho. Lá você pode organizá-los de uma forma que evite perder tempo quando precisar deles. Quem gosta de passar o tempo procurando documentos?
A ideia é evitar perder tempo pulando entre diferentes aplicativos, ferramentas ou documentos para encontrar o que você precisa.
Se você lida com diferentes arquivos, aplicativos ou ferramentas e não tem um método, temos uma dica para você: acompanhe o tempo que você gasta procurando arquivos ou notas de que precisa. Faça isso por uma semana e você verá o quão produtivo seria ter um método.
10. Estabeleça metas e comemore suas realizações
Não importa se seus objetivos de trabalho são grandes ou pequenos, todas as realizações merecem ser comemoradas! Se você sentir que fez um bom progresso em seu trabalho, recompense-se.
Você pode usar materiais divertidos como canetas ou cadernos fofos, recompensar-se com um lanche ou doce ao concluir uma tarefa ou simplesmente ter sua música favorita tocando.
O que quer que você decida escolher como seu sistema de recompensa, certifique-se de fazê-lo para valorizar a si mesmo e ao seu trabalho bem feito!
11. Durma o suficiente
Esta é literalmente a dica mais importante que você lerá. Dormir horas suficientes é necessário para ter a mente clara e estar pronto para tirar o dia de folga!
Não vire a noite toda, você não é mais um adolescente... Não o ajudará, a longo prazo, a atingir seus objetivos e ser produtivo.
Durma pelo menos 8 horas por dia e seja consistente com seus horários de sono. Existem muitos aplicativos e ferramentas que você pode seguir para ajudá-lo a descansar a quantidade de tempo que seu corpo precisa para ser o melhor possível.
12. Evite todas as distrações
Às vezes, pode ser difícil não se distrair com notificações durante o dia. E-mails, mensagens, mídias sociais, o que você quiser.
Uma das melhores maneiras de manter o foco no trabalho e evitar distrações, também conhecidas como desperdícios de tempo, é desativar as notificações durante o dia. Defina um horário para silenciar todas as notificações e tente ser o mais produtivo possível.
Você também pode fazer isso com aplicativos de bloqueio de tempo. Defina horários específicos durante o dia para usar seu telefone e verifique as redes sociais, com certeza isso vai te ajudar!
13. Minimize as reuniões
Todos podemos concordar que as reuniões são inúteis na maioria das vezes. Quantas vezes ficamos presos em reuniões apenas pensando que poderíamos estar usando esse tempo para fazer algum trabalho real?
Mesmo para reuniões que foram previamente agendadas e planejadas, às vezes simplesmente perdemos o propósito no meio e passamos mais tempo divagando sobre coisas aleatórias.
Mesmo que às vezes seja super difícil simplesmente pular reuniões, especialmente quando você não é responsável, tente evitá-las o máximo possível ou tente mantê-las curtas.
Acompanhe o tempo gasto em reuniões para encontrar mais horas faturáveis. Com Timeular você pode simplesmente integrar seu calendário para controlar o tempo automaticamente
14. Não verifique seu e-mail de forma consistente
Mais uma vez, você pode usar o bloqueio de tempo para isso. Em vez de verificar sua caixa de entrada várias vezes ao dia, bloqueie um horário específico do dia para verificá-la.
Não deixe sua caixa de entrada gerenciar seu dia quando você já tem suas tarefas! Marque certos horários do dia para conferir e não deixe que isso defina o seu dia.
15. Cuide-se
Pode ser fácil esquecer de cuidar de si mesmo quando a vida fica agitada no trabalho. Às vezes, você pode acreditar que a multitarefa ajudará sua produtividade e que fazer pausas só o atrasará. Isso não é verdade, é exatamente o contrário.
Se você incorporar alguns hábitos saudáveis em sua rotina, provavelmente se sentirá muito mais produtivo ao longo do dia.
Faça o seu melhor para dormir 8 horas todas as noites, passe algum tempo ao ar livre, tente se exercitar durante a semana para se sentir mais energizado e coma o mais saudável possível.
Leia também: O que é troca de contexto?
Qual é a melhor maneira de ficar por dentro das coisas?
Depende das suas preferências!
Mas se você não sabia como ficar por dentro das coisas, agora você tem uma lista de dicas que vão te ajudar a ficar por dentro das coisas e ser mais produtivo.
Em suma, implementar essas dicas em sua vida o ajudará a se tornar mais produtivo do que nunca.
Lembre-se de que você não precisa implementar todas as 15 dicas!
Veja qual funciona melhor para você e sua profissão. Em breve, você verá resultados positivos tanto em sua vida profissional quanto pessoal.
Com o tempo, organizar sua agenda e lista de tarefas será muito mais fácil e você poderá aproveitar muito mais o trabalho!