Como parar de procrastinar e voltar ao caminho certo
Procrastinação é o ato de atrasar ou adiar tarefas, um fenômeno conhecido por quase todos. Em sua essência, não se trata apenas de má administração do tempo, mas de uma interação complexa de fatores psicológicos.
Todo mundo, em algum momento, se vê adiando tarefas, sejam elas pequenas tarefas diárias ou trabalhos importantes. Este artigo tem o objetivo de desmistificar a procrastinação, explorando suas causas subjacentes e a natureza universal desse hábito.
Neste artigo, você aprenderá como parar de procrastinar.
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Vamos nos aprofundar em vários tópicos, incluindo as razões psicológicas por trás da procrastinação, estratégias para acabar com a procrastinação e medidas práticas para aumentar a produtividade e quebrar o ciclo de adiamento que afeta muitos de nós.
O que é procrastinação?
Procrastinação é adiar tarefas para "mais tarde", apesar de conhecer os possíveis resultados negativos. Geralmente, ela se origina de desafios psicológicos, como medo de fracassar, complexidade da tarefa, perfeccionismo ou uma incompatibilidade entre a tarefa e os interesses pessoais.
Ela difere da preguiça, que é a falta de interesse em agir, pois a procrastinação envolve uma luta mental com tarefas específicas devido a essas barreiras mentais. Esse hábito pode afetar significativamente o trabalho, levando à perda de prazos, estresse e resultados de baixa qualidade. No entanto, é possível gerenciá-lo.
O emprego de estratégias como gerenciamento eficaz do tempo, definição realista de metas e compreensão dos gatilhos pessoais da procrastinação pode ajudar as pessoas a superar esse padrão, aumentando a produtividade e a atitude no trabalho.
Por que procrastinamos?
O primeiro passo para superar a procrastinação e as emoções negativas que ela provoca é identificar os motivos por trás desse comportamento. Entender por que você procrastina é fundamental, pois ajuda a encontrar as táticas corretas para lidar com seus motivos específicos e escolher estratégias para controlar melhor as coisas.
Vamos dar uma olhada mais de perto nos motivos do hábito da procrastinação:
- Perfeccionismo: A procrastinação pode ocorrer quando você estabelece expectativas irrealistas de perfeição. O medo de que seu trabalho não atenda a esses altos padrões geralmente leva a um ciclo de adiamento de tarefas, pois a pressão para atingir a perfeição se torna esmagadora. Essa mentalidade pode prejudicar significativamente o início ou a conclusão das tarefas.
- Excesso de trabalho: O problema da procrastinação pode ocorrer quando você precisa lidar com tarefas grandes que parecem tão complexas que é assustador até mesmo começar. É natural sentir-se sobrecarregado por um grande projeto.
- Falta de motivação: Sentimentos negativos em relação a uma determinada tarefa: Quando uma tarefa não parece gratificante ou interessante, é difícil se motivar para iniciá-la ou concluí-la, o que geralmente leva a adiá-la e a não agir.
- Paralisia de decisão: Quando você não consegue decidir como lidar com tarefas importantes, isso geralmente leva à procrastinação. Essa indecisão, ou o medo de escolher mal, pode congelá-lo no momento presente, impedindo qualquer progresso.
- Habilidades ruins de gerenciamento de tempo: Algumas pessoas procrastinam porque subestimam o tempo que uma tarefa levará ou superestimam sua própria capacidade de concluí-la rapidamente mais tarde.
- Problemas de controle de impulsos: A dificuldade de resistir às distrações pode levar à procrastinação, pois você pode optar por tarefas sem importância que ofereçam satisfação imediata em vez daquelas com benefícios de longo prazo, decepcionando seu eu futuro.
Consequências da procrastinação crônica
Em um ambiente de negócios, a procrastinação não só afeta a produtividade individual, mas também pode ter efeitos em cascata na dinâmica da equipe e nos resultados gerais dos negócios. Esses são bons motivos para tentar evitar a procrastinação:
- Diminuição do desempenho: A procrastinação crônica geralmente leva a esforços apressados e de última hora, resultando em trabalho de qualidade inferior e resultados ruins.
- Aumento do estresse: Atrasar as tarefas até o último momento pode causar estresse significativo e ansiedade com o tempo, à medida que os prazos se aproximam e ainda há muito a ser feito.
- Consequências financeiras: A procrastinação pode levar à perda de prazos para pagamento de contas ou investimentos, resultando em penalidades financeiras ou perda de oportunidades de crescimento financeiro.
- Relacionamentos tensos: Procrastinar tarefas importantes pode prejudicar os relacionamentos pessoais e profissionais, pois muitas vezes sobrecarrega outras pessoas que podem ter de compensar os atrasos do procrastinador.
Como parar de procrastinar
A boa notícia é que é possível superar a procrastinação. O mais importante é identificar se você procrastina e, se for o caso, entender os motivos por trás disso.
Além disso, há muitos hacks de produtividade que o ajudarão a garantir que as tarefas mais importantes sejam sempre realizadas primeiro.
Vamos direto ao assunto.
1. Admita que você procrastina
Reconhecer que você procrastina é a primeira etapa crucial para lidar com isso. Muitas pessoas que procrastinam tendem a negar sua tendência de adiar tarefas, agravando o problema.
Ao aceitar seu hábito de procrastinação crônica, você pode obter uma compreensão mais clara dos desafios que enfrenta e desenvolver um plano estratégico para superá-los.
2. Entenda por que você está procrastinando
Entender por que você procrastina é fundamental para superá-la. As tarefas que são chatas, estressantes ou desafiadoras geralmente levam à procrastinação.
De acordo com o especialista em psicologia Joseph Ferrari, essa tendência está ligada à dificuldade de gerenciar emoções negativas e à falta de autocontrole.
Reconhecer os padrões de procrastinação do passado, especialmente pensamentos como "Nunca vou conseguir fazer isso direito", pode ajudá-lo a desenvolver estratégias eficazes para concluir tarefas e combater a procrastinação.
3. Estabeleça metas razoáveis
Compreender nossa tendência a procrastinar e suas razões é vital, mas é igualmente fundamental estabelecer metas realistas. Essa abordagem é fundamental porque ajuda a manter a motivação e o progresso.
Para atividades como escrever, aplique metas de trabalho SMART metas de trabalho: Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas, Orientadas para o Tempo, com prazos específicos.
Uma tarefa grande ou metas amplas relacionadas ao trabalho, como "Revisar toda a estratégia de marketing", pode ser assustadora. Divida-os em tarefas menores e gerenciáveis, como "Analisar o desempenho da campanha atual" ou "Pesquisar novas tendências de mercado". É mais fácil trabalhar em seis tarefas, que são menores, do que em uma grande tarefa.
Essa abordagem não apenas facilita a conclusão sistemática, mas também ressalta a importância de definir metas realistas: ela ajuda a evitar a frustração e reduz as chances de abandono do projeto.
4. Use um aplicativo de controle de tempo
Nossa principal recomendação para que você pare de procrastinar e se torne mais produtivo é ter uma noção do que está fazendo com seu tempo usando um aplicativo de controle de tempo.
Os procrastinadores geralmente sentem que um dia inteiro se passou e eles não fizeram o que precisavam fazer, mas percebem a perda de tempo isso pode ser o ponto de virada.
Afinal de contas, todos nós sabemos que tempo é dinheiro!
O uso de uma ferramenta de gerenciamento de tempo permite saber exatamente quanto tempo você gasta em cada tarefa e otimizá-lo. Use o Timeular com seus métodos de controle de tempo fáceis, inteligentes e seguros:
- Controle de tempo automatizado: Preencha suas planilhas de horas automaticamente com base no uso do aplicativo, nos sites visitados e nos eventos programados no calendário.
- Use um registrador de tempo físico: Torne o controle de tempo tátil e controle facilmente 1.000 atividades usando apenas 8 lados. Crie um hábito usando a memória muscular e um poderoso lembrete físico.
- Use atalhos de teclado e muito mais!
Experimente o Timeular , que foi reconhecido como o aplicativo de controle de tempo mais fácil de usar para equipes e indivíduos
5. Usar técnicas poderosas de gerenciamento de tempo
Se você acabou de embarcar em uma jornada contra a procrastinação, talvez não saiba que existem dezenas (se não centenas!) de técnicas de gerenciamento de tempo. Todas elas têm o mesmo objetivo: torná-lo mais produtivo.
Veja abaixo 3 exemplos de técnicas:
- Timeboxing: É uma técnica de produtividade em que as tarefas são atribuídas a prazos fixos e realistas, que variam de minutos a meses. Ela enfatiza a conclusão de suas responsabilidades dentro desses limites de tempo definidos, aumentando o foco e a eficiência. Esse método é valorizado nas metodologias ágeis e pelos empresários por sua eficácia.
- Bloqueio de tempo: O bloqueio de tempo é uma estratégia que organiza seu dia em intervalos de tempo específicos para cada tarefa, transformando sua lista de tarefas em um cronograma estruturado. Esse método aloca tempo focado para as tarefas, permitindo ajustes e garantindo a eficiência. Trata-se de dedicar períodos ao trabalho para aumentar o foco e reduzir as distrações, aumentando assim a produtividade.(Download: modelos de bloqueio de tempo do Google Planilhas)
- Agrupamento de tarefas: essa estratégia de produtividade envolve o agrupamento de tarefas semelhantes e a abordagem delas em blocos de tempo designados. Seu objetivo é reduzir as interrupções e aumentar o foco e a eficiência, concentrando-se em uma série de tarefas relacionadas sem trocas ou interrupções frequentes.
DICA: um modelo gratuito de cronograma de trabalho pode ser um recurso interessante para ajudá-lo com essas técnicas.
6. Escrever listas de tarefas
A implementação de uma lista de tarefas é uma maneira altamente eficaz de transformar seu plano em etapas concretas e mensuráveis.
Comece cada dia criando uma lista de tarefas, dividindo seu dia em atividades menores e gerenciáveis. Isso é útil seja para um dia de trabalho, um fim de semana de lazer ou até mesmo um feriado que você deseja desfrutar plenamente.
À medida que você avança em sua lista de tarefas, marcar cada atividade se torna uma fonte de satisfação.
A abordagem da lista de tarefas oferece inúmeras vantagens, como:
- Serve como uma ferramenta motivacional ao acompanhar visualmente seu progresso
- Proporcionar um senso de realização
- Aprimorar o gerenciamento do tempo, definindo claramente suas tarefas e o tempo disponível para concluí-las
- Aliviar o estresse e a ansiedade
- E, por fim, ele o orienta para se tornar mais organizado e produtivo, que é o objetivo final!
6. Priorizar
A priorização é uma estratégia fundamental para evitar a procrastinação, e um elemento-chave dessa abordagem é o uso de técnicas de priorização como o Pickle Jar ou a Matriz dos 4 Quadrantes de Gerenciamento de Tempo.
Esse método, criado pelo presidente dos EUA, Dwight Eisenhower, e popularizado por Stephen Covey em um dos melhores livros de produtividade"Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes", categoriza as tarefas em quatro quadrantes com base na urgência e na importância:
- Quadrante 1: Urgente e importante
- Quadrante 2: Não urgente, mas importante
- Quadrante 3: Urgente, mas não importante
- Quadrante 4: Não é urgente e não é importante
Ao priorizar as tarefas usando essa matriz, você pode se concentrar no que realmente precisa ser concluído, reduzindo a sensação de estar sobrecarregado.
Essa priorização ajuda a identificar quais tarefas são essenciais e precisam de atenção imediata (Quadrantes 1 e 2) e quais podem ser adiadas ou delegadas (Quadrantes 3 e 4).
Consequentemente, essa clareza ajuda a lidar com as tarefas importantes primeiro, reduzindo assim a tendência de procrastinar.
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Superar a procrastinação e concentrar-se nas atividades que lhe trazem os melhores resultados
7. Experimente a técnica "Eat The Frog" (comer o sapo)
Inspirada no conselho de Mark Twain de "comer um sapo" logo pela manhã, a técnica "Eat The Frog" (Coma o sapo) para superar a procrastinação se concentra em lidar com a tarefa mais importante (e, geralmente, a mais evitada) no início do dia.
Essa abordagem ajuda você a se concentrar e direciona sua energia para concluir primeiro o item mais assustador da sua lista de tarefas.
Ideal para aqueles que consideram a priorização um desafio, essa técnica simplifica o gerenciamento de tarefas. Em vez de métodos complexos, o "Eat The Frog" envolve a seleção de uma tarefa significativa e a sua resolução antecipada, eliminando um grande obstáculo e definindo o tom da produtividade.
Em um ambiente repleto de distrações, como e-mails, ligações e mídias sociais, é fundamental manter o foco ao concluir essa tarefa fundamental, garantindo que não haja interrupções até que ela seja concluída.
Leia também: As melhores ferramentas para priorização da carga de trabalho
8. Implementar o método MoSCoW
O método de priorização MoSCoW é uma técnica de priorização para organizar com eficiência as cargas de trabalho do projeto. Ele categoriza as tarefas em quatro grupos: Deve ter, Deveria ter, Poderia ter e Não terá, ajudando a priorizar cada recurso e requisito do projeto. Esse sistema de classificação orienta todos na direção da conclusão bem-sucedida do projeto.
Em sua essência, o método MoSCoW concentra-se no cumprimento dos prazos do projeto por meio de um gráfico de priorização que enfatiza as tarefas mais críticas. Essa estratégia filtra as tarefas menos urgentes ou dispensáveis, simplificando o foco. Ela também é valiosa para as equipes, alinhando as tarefas com os valores da empresa e garantindo uma abordagem unificada em relação aos objetivos comuns.
9. Use a técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido na década de 1980 pelo estudante italiano Francesco Cirillo. Batizada com o nome da palavra italiana para tomate, foi inspirada no uso que Cirillo fazia de um cronômetro de cozinha em forma de tomate para aumentar sua concentração nos estudos. A técnica envolve as seguintes etapas:
- Crie uma lista de tarefas: Faça uma lista das coisas que você precisa concluir.
- Defina um cronômetro Pomodoro para 25 minutos: Escolha uma tarefa de sua lista e dedique 25 minutos de trabalho ininterrupto a ela.
- Trabalhe até o cronômetro tocar: Entre no modo de trabalho profundo e concentre-se exclusivamente na tarefa selecionada durante esse tempo.
- Registre o progresso após 25 minutos: Ao final do cronômetro, anote o que foi realizado.
- Faça um intervalo de cinco minutos: Após cada sessão de trabalho de 25 minutos, ou "Pomodoro", faça uma pequena pausa para descansar.
- Repita o processo: Continue esse ciclo e, depois de completar quatro "Pomodoros", faça uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.
Os pontos principais da Técnica Pomodoro incluem agrupar tarefas que levem menos de 25 minutos e evitar todas as interrupções durante cada Pomodoro.
Conclusão
Faz parte da nossa natureza humana adiar o máximo possível as coisas que nos causam um sentimento ruim. Entretanto, a procrastinação tem consequências negativas, especialmente quando se torna crônica, e deve ser combatida.
As dicas e técnicas que ensinamos neste guia sobre como superar a procrastinação certamente o ajudarão a criar hábitos mais saudáveis de gerenciamento do tempo. Só resta uma coisa a fazer: parar de procrastinar e começar a aplicá-las!
PERGUNTAS FREQUENTES
O que significa procrastinar?
Procrastinação é o ato voluntário de adiar uma ação que precisa ser feita, mesmo sabendo que haverá consequências negativas. Geralmente, a ação que o procrastinador adia é desagradável ou tediosa.
A procrastinação é uma doença mental?
A procrastinação em si não é uma doença ou transtorno mental. Entretanto, ela é comumente interpretada como um sintoma de certos transtornos mentais, como TDAH, depressão e ansiedade.
A procrastinação é um sinal de TDAH?
Até o momento, nenhum estudo científico demonstrou uma ligação direta entre a procrastinação e o TDAH. Entretanto, uma característica comum das pessoas com TDAH é a dificuldade de gerenciar o tempo, o que pode levar à procrastinação. Há várias dicas para acabar com a procrastinação no TDAHconhecer a pessoa.
A procrastinação e a preguiça são a mesma coisa?
Não. Procrastinação e preguiça não são a mesma coisa nem o resultado uma da outra. Estudos científicos mostraram que procrastinamos devido ao mau gerenciamento do humor, não à preguiça ou ao mau gerenciamento de tempo.