Como se organizar no trabalho quando estiver sobrecarregado
Uma sensação crescente de ansiedade está aflorando em seu peito, acompanhada de suores frios. Isso provavelmente significa que você é um funcionário sobrecarregado.
Essa sensação de pavor e ansiedade geral pode ser evitada com a implementação de algumas dicas de organização. E é isso que você aprenderá hoje: como se organizar no trabalho quando estiver sobrecarregado.
12 maneiras de se organizar no trabalho quando estiver sobrecarregado
- Não se culpe e respire fundo
- Faça um "brain dump"
- Use aplicativos de controle de tempo
- Organize as tarefas por categoria ou ação
- Priorize o que você precisa fazer
- Definir metas realistas para o dia
- Certifique-se de que seu espaço de trabalho esteja organizado
- Deixe algum tempo para tarefas inesperadas
- Comece de forma simples e aumente gradualmente a complexidade das tarefas
- Continue testando e escolha as ferramentas de produtividade certas para você
- Delegar quando necessário
- Automatizar processos repetidos
Organizar-se no trabalho não é tão simples quanto fazer uma lista de tarefas. É uma habilidade que vale a pena aprender. Mesmo que não seja organizado em sua essência, você pode aprender a se preparar e gerenciar melhor seus dias de trabalho.
Os benefícios são infinitos, sendo o mais importante a sensação de felicidade e tranquilidade no trabalho.
Evite o estresse e organize-se quando estiver sobrecarregado usando técnicas e ferramentas práticas, tanto digitais quanto analógicas.
1. Não se culpe e respire fundo
Se você estiver se sentindo sobrecarregado, a pior coisa que pode fazer a si mesmo é se bater ou se maltratar por se sentir estressado.
Essa é uma situação normal, que todo mundo enfrenta. Você só precisa de um empurrãozinho extra para voltar ao caminho certo e se concentrar no que precisa fazer.
É importante redirecionar esses sentimentos e canalizá-los para encontrar uma solução para seus problemas.
Se necessário, reserve 10 minutos para fazer exercícios de respiração, meditar um pouco, olhar pela janela ou sair e respirar ar fresco.
Use essas técnicas para promover o relaxamento, diminuir sua frequência cardíaca e reagrupar seus pensamentos.
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2. Faça um "brain dump"
Todas as ideias e mensagens dispersas em seu cérebro precisam de organização.
Coloque todos esses pensamentos para fora e "despeje" tudo em uma lista, em seu planejador, em um aplicativo de produtividade, em um maço de notas adesivas... O que funcionar para você.
Esse tipo de exercício é o primeiro passo para manter o controle de tudo.
Você reorganizará seu cérebro sobrecarregado e armazenará todas as informações onde elas precisam estar. Imagine seu cérebro como um conjunto de gavetas. De gavetas etiquetadas, é claro.
Seus compromissos, pessoais ou profissionais, estão em uma gaveta, reuniões em outra, tarefas urgentes em outra... E assim por diante.
Não se censure quando estiver fazendo "brain dumping". Escreva tudo o que precisar e pensar, pois se não estiver fazendo isso enquanto escreve ou digita, poderá organizá-lo mais tarde.
Você sentirá sua mente muito mais leve depois disso e estará pronto para fazer o trabalho.
3. Use aplicativos de controle de tempo
Quando estiver se sentindo sobrecarregado no trabalho, usar um aplicativo de controle de tempo de primeira linha pode ser um divisor de águas. Essas ferramentas poderosas o ajudam a obter insights valiosos sobre como você gasta seu tempo e a identificar áreas de melhoria no trabalho.
Comece selecionando um aplicativo de controle de tempo confiável que atenda às suas necessidades e preferências. Defina metas claras e aloque blocos de tempo específicos para diferentes tarefas ou projetos.
Use o aplicativo para monitorar o tempo gasto em cada atividade, o que lhe permite identificar gargalos, priorizar com eficiência e fazer os ajustes necessários no seu fluxo de trabalho. A análise regular dos dados fornecidos pelo aplicativo permitirá que você otimize o gerenciamento do tempo, recupere o controle e reduza a sobrecarga, o que, em última análise, levará ao aumento da produtividade e a um maior senso de realização.
Acompanhe o tempo gasto em cada atividade, o que lhe permite identificar gargalos, priorizar de forma eficaz e fazer os ajustes necessários em seu fluxo de trabalho
4. Organize as tarefas por categoria ou ação
Suas tarefas e projetos podem ser organizados de várias maneiras diferentes, e você precisa encontrar a que funciona melhor para você.
Uma boa maneira de começar a fazer as coisas é manter todas as suas tarefas e compromissos em um único lugar, seja ele digital ou analógico, como uma agenda. Outra boa dica é começar cada item com um verbo de ação.
Não seja vago ao escrever sua lista de tarefas. Use verbos como "planejar", "resolver", "criar", mantendo-os no modo imperativo.
Em seguida, é hora de organizar as tarefas de sua lista em categorias. Algo que talvez você já tenha começado a fazer enquanto fazia o "brain dump".
Ao categorizar as tarefas, você estabelece um motivo para fazer as coisas e, ao fazer isso, torna sua carga de trabalho menos sobrecarregada.
O tipo de categoria que você escolhe usar pode ser útil. Evite agrupá-los por projeto ou por pessoa e, em vez disso, tente organizá-los por data de vencimento, por exemplo.
Separe as tarefas que são sensíveis ao tempo daquelas que só precisam ser colocadas em uma lista de tarefas.
Quer saber como usar uma agenda? Descubra como aumentar sua produtividade com essa ferramenta em nosso artigo.
5. Priorize o que você precisa fazer
A priorização de tarefas também é uma forma de organizá-las em categorias. Identificar o trabalho mais urgente que precisa ser feito é uma ação estratégica.
Você pode priorizar as coisas usando diferentes técnicas de priorização. Mais uma vez, o importante é encontrar um método que funcione para você. Mas também se trata da arte de dizer não no trabalho.
- Leitura recomendada: Quantos dias úteis em um ano?
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Você pode começar a trabalhar em tarefas menores que levarão a um projeto maior.
Você pode organizar sua lista pela data de vencimento, pelo que é mais importante e pelo que não é tão importante, ou atribuindo um código às suas tarefas. Por exemplo, A-B-C. O A é o mais urgente, ou !, !!, !!!... Você pode fazer seu código.
DICA: As melhores ferramentas de priorização de carga de trabalho
6. Experimente o trabalho profundo
Um dos melhores métodos para realizar o trabalho com rapidez e eficiência é entrar em um modo de trabalho profundo. É quando você se concentra em uma tarefa de cada vez por um longo período de tempo, sem alternância de contexto ou interrupções. Normalmente, uma sessão de trabalho profundo leva algumas horas (incluindo pequenos intervalos).
Para gerenciar seu tempo durante uma sessão de trabalho profundo, use o cronômetro Pomodoro, que dividirá a sessão em partes de trabalho e partes de tempo. O cronômetro fornecido pelo site Timeular também inclui música ambiente, que o ajudará a entrar no modo de trabalho profundo.
Para obter melhores resultados, tente programar um tempo de trabalho profundo todos os dias de trabalho - as manhãs bem cedo, quando seu cérebro está mais fresco, seriam perfeitas.
7. Definir metas realistas para o dia
Se estiver lutando contra a ansiedade que pode ser gerada pela sensação de estar sobrecarregado, evite qualquer ação que possa alimentá-la.
Conheça seus limites e não se esforce demais, muito rapidamente. Torne sua lista e seu cronograma mais realistas.
Estabeleça uma meta para o dia: "Hoje, vou verificar três itens da minha lista". Se a meta for cumprida e você tiver tempo extra, ótimo. Caso contrário, agora você está mais ciente das limitações e dos obstáculos dessa tarefa, reunião ou compromisso.
É por isso que é importante estabelecer metas realistas. É tudo uma questão de motivação.
Você quer aprender a definir metas realistas? Então você precisa ler nosso blog!
Quer saber mais sobre a definição de metas? Descubra a Regra 5/25 de Warren Buffett.
7. Certifique-se de que seu espaço de trabalho esteja organizado
Um espaço de trabalho sujo pode explicar por que você está se sentindo improdutivo. Portanto, uma boa maneira de manter o estresse sob controle é manter seu espaço de trabalho limpo.
Guarde tudo em seu devido lugar e deixe apenas o que for necessário para fazer seu trabalho. Espaço limpo, mente limpa.
O mesmo lema se aplica ao seu espaço de trabalho virtual. A desordem digital pode fazer maravilhas para reduzir a ansiedade do tempo e melhorar sua vida profissional.
Quando você se sentir sobrecarregado, experimente algumas dessas coisas e faça-as regularmente:
- Bloqueie o tempo em seu calendário para reservar o tempo para cada tarefa;
- Mantenha sua caixa de entrada de e-mail com zero mensagens não lidas (ou o mais próximo possível disso);
- Leia e limpe todas as suas notificações em diferentes plataformas e canais de mídia social;
- Reatribuir e reorganizar as tarefas e os compromissos atrasados.
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Essas ações simples são fundamentais para evitar mais estresse. No futuro, você será grato.
8. Deixe algum tempo para o extra ou o inesperado
Faça uma estimativa do tempo que você gastará em suas tarefas. As coisas acontecem quando menos se espera, portanto, é sempre melhor estar preparado para surpresas.
Não há como saber quando uma crise ocorrerá, portanto, tudo o que você pode fazer é antecipar os problemas, caso eles ocorram.
Permita flexibilidade em sua agenda de trabalho para situações inesperadas. Se sua agenda estiver repleta de reuniões, compromissos e compromissos, algo extra pode atrapalhar seu dia.
Uma carga de trabalho excessiva é uma das principais causas de estresse no trabalho. Portanto, deixar algumas horas livres para qualquer uma dessas situações é uma boa ideia.
Ao fazer isso, você se sentirá menos sobrecarregado caso algo aconteça.
Leia também: Crie um equilíbrio em seu trabalho fazendo uma análise eficaz da carga de trabalho.
9. Comece com facilidade e aumente gradualmente a complexidade das tarefas
Metas e projetos grandes podem parecer muito esmagadores e são difíceis de organizar.
Dividir as grandes metas em metas menores e mais facilmente alcançáveis é o caminho a seguir. Além de as coisas parecerem mais factíveis, a realização de metas de curto prazo é extremamente motivadora e o manterá ativo.
Ao dividir suas metas em etapas acionáveis, você também evita o estresse e a sensação de sobrecarga no trabalho.
Seus esforços diários terão um grande impacto a longo prazo.
- Leia sobre: Metas de curto e longo prazo
10. Continue testando e escolha as ferramentas de produtividade certas para você
Chegamos à parte dessa lista de sugestões que deve ser colocada em prática ao longo do tempo, quando você atingir um ritmo forte nesse caminho em direção a um estado de organização.
Depois de encontrar o melhor planejador, a melhor ferramenta de marketing, o melhor aplicativo de anotações e o melhor rastreador de tempo, mantenha-os.
Use-os bem e eles serão seus melhores amigos. Aproveite as avaliações gratuitas e continue experimentando até encontrá-las.
Dica adicional: uma ferramenta de gerenciamento de carga de trabalho pode ser um ótimo complemento para ajudá-lo a se organizar.
11. Delegar quando necessário
Saber como delegar tarefas é uma habilidade valiosa para líderes de equipe, gerentes de projeto e membros da equipe. Certifique-se de que você e seus colegas estejam na mesma sintonia e que possam distribuir facilmente as tarefas entre si.
Pense em terceirizar se você trabalha sozinho ou se sua equipe está sobrecarregada.
Isso permite que você se concentre em projetos de alto impacto e simboliza um ato de confiança e validação.
Planeje e alinhe as tarefas importantes e urgentes para você trabalhar e aquelas que, embora não sejam tão importantes, ainda precisam ser feitas para delegar. Tudo o que estiver no meio pode ser feito a tempo.
DICA: Saiba quais são os 4 D's do gerenciamento de tempo e por que eles são importantes.
12. Automatizar processos repetidos
A automação do local de trabalho aproveita as ferramentas tecnológicas disponíveis e tenta automatizar alguns processos. Isso lhe poupará um tempo valioso e aumentará a eficiência dos negócios e, ao mesmo tempo, a sua eficiência.
As organizações só podem ser impulsionadas com a tecnologia de automação, reduzindo o trabalho manual e evitando a duplicação de processos.
As melhores ferramentas de automação de tarefas podem ser usadas para atribuir tarefas a pessoas, enviar e-mails, configurar campanhas digitais, ajustar prazos e fornecer às pessoas o status do projeto, entre outras possibilidades.
Por que é importante ser organizado no trabalho?
O principal benefício de ser um trabalhador organizado é que isso se reflete na qualidade do trabalho que você entrega.
Você tem oportunidades de se destacar em sua carreira quando é organizado e produtivo.
Seu método de organização é adaptável ao seu estilo de trabalho, auxiliando e beneficiando seu progresso profissional. Um progresso certamente positivo e profissional.
PERGUNTAS FREQUENTES
Como se organizar no trabalho?
Organizar o trabalho não é difícil. Tudo se resume a estabelecer uma rotina para as tarefas mais simples e essenciais. Você criará hábitos que, com o tempo, se tornarão inatos. Mantenha tudo em seu devido lugar, sejam objetos ou ferramentas virtuais, e faça anotações. Anote tudo: suas listas, suas datas de vencimento...
Aprenda a bloquear o tempo ou o timebox conosco e concentre-se em uma tarefa de cada vez. Reservar algum tempo para organizar o básico ajuda a criar sistemas e limites que funcionam para você.
- Faça o download: Modelos gratuitos de cronograma de bloqueio de tempo
Como se organizar no trabalho com TDAH?
Em primeiro lugar, se esse for o seu caso, converse com seu médico, caso precise de ajuda clínica. Além disso, podemos dar algumas dicas para você começar: defina uma meta e divida-a em partes menores para começar e certifique-se de programar o tempo necessário para trabalhar nelas. Comece pequeno para se tornar grande.
Leia também
- O que é procrastinação no TDAH e como evitá-la?
- Planejamento para TDAH: o guia definitivo de que você precisa
Como manter a organização no trabalho ao trabalhar em vários projetos?
A palavra-chave para essa resposta é priorizar. Depois de descobrir o que é mais urgente, divida seu dia ou semana em blocos de tempo e use uma ferramenta de controle de tempo para ajudá-lo.
Certifique-se de evitar os diferentes desperdícios de tempo e de que seu espaço de trabalho esteja organizado enquanto trabalha em sua lista de prioridades, e não tenha medo de delegar, se necessário. Seja realista com relação aos prazos.
Conclusão
Quando se sentir estressado e sobrecarregado com o trabalho, pedir ajuda não é um sinal de fraqueza.
É considerado como um método ou organização real. Você está ciente de suas necessidades e limitações e pode usar essas informações para desenvolver suas habilidades de trabalho e gerenciamento de tempo.
Para evitar ficar sobrecarregado no trabalho, estabeleça uma rotina que funcione para você e faça-a acontecer.
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