Czym jest tablica Kanban? [Prosty przewodnik]

Jako kierownik projektu ważne jest, aby mieć pełne zrozumienie zadań związanych z projektem i dzielić się nimi z zespołem, aby wszyscy byli zaangażowani.

Jak już zdałeś sobie sprawę, istnieje wiele metod i technik, które pomogą Ci usprawnić rozwój projektu. Każda metoda ma inne cechy, które są świetne dla niektórych menedżerów, a nie dla innych. 

Prawda jest taka, że nie wszystko musi działać. Czasami najprostsze metody mogą zdziałać cuda dla twojego projektu. Tak więc w rzeczywistości powinieneś zawsze wybierać rozwiązanie, które sprawia, że rozwijasz się w każdej kategorii. 

Darmowy eBook: Jak pracować mądrze, a nie ciężko

Uzyskaj bezpłatną kopię eBooka i poznaj najważniejsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów.

Pobierz teraz

Jednym z rozwiązań jest tablica Kanban, doskonałe narzędzie zaprojektowane w celu uproszczenia sposobu, w jaki Ty i Twój zespół patrzycie na workflow. W tym artykule poznasz jej koncepcję, rodzaj i pochodzenie, zasady korzystania z niej, jej zalety i błędy, których należy unikać.

Dowiedz się, czy ta metoda może zmienić sposób, w jaki radzisz sobie z projektem workflow.

Co to jest tablica Kanban?

Tablica Kanban to narzędzie do zarządzania projektami, fizyczne lub cyfrowe, które pomaga wizualizować pracę i ograniczać prace w toku.

Celem jest zapewnienie jasnego widoku wszystkich różnych zadań, abyś mógł stać się jeszcze bardziej produktywny i realizować skuteczne i udane projekty.

Dzięki tablicy Kanban można od razu zidentyfikować potencjalne problemy, co pozwala im zapobiec i/lub wyeliminować je z równania.

Technika zwinna wykorzystuje karty i kolumny, które są bardzo intuicyjne i łatwe w użyciu dla każdego.

Dlaczego nazywa się to tablicą Kanban?

Kanban dzieli swoje pochodzenie z językiem japońskim, dzieląc go na dwa słowa: " Kan" i "Ban". Podczas gdy "Kan" oznacza "znak", "Ban" oznacza "tablicę", co oznacza, że łącząc je razem, otrzymamy słowo "tablica znaków". 

W bardziej praktyczny sposób i w kontekście własnego projektu, tablica Kanban pozwala tobie i twojemu zespołowi na świeże spojrzenie na nadchodzącą pracę.

Ogólnie rzecz biorąc, masz wszystkie swoje zadania ułożone tak, abyś mógł je lepiej widzieć, monitorować i udostępniać.

Jakie jest 6 zasad tablicy Kanban?

1. Monitoruj swoje workflow

W przypadku każdego udanego projektu konieczne jest, abyś był w stanie wizualizować i monitorować swój workflow, wraz z zespołem.

Nawet jeśli pracujesz na forum offline lub online, jest to coś, co musisz zrobić, aby upewnić się, że wszystko jest jasne dla wszystkich.

2. Upewnij się, że kontrolujesz swoje "Prace w toku".

Jest to ważne, aby mieć wszystko pod kontrolą podczas pracy nad projektem wraz z zespołem. Nie podejmuj się nowej pracy, jeśli już nad czymś pracujesz, to samo dotyczy twojego zespołu.

Konieczne jest ustalenie priorytetów tego, co jest już w przygotowaniu. Gdy już skończysz z bieżącymi zadaniami, oceń, co robić dalej.

3. Opanuj zarządzanie workflow

Po pewnym czasie monitorowania strony workflow i kontrolowania wykonywanych zadań, z łatwością nabierzesz wprawy w zarządzaniu stroną workflow .

Będziesz mieć potrzebę i możliwość sprawdzenia, które karty Kanban możesz przenieść do różnych kolumn Kanban, aby zwizualizować, co zostało zrobione i co wymaga Twojej uwagi.

4. Trzymaj się każdego ustalonego procesu

Wraz z projektami, nad którymi będziesz pracować, poczujesz się zmuszony do trzymania się pewnych podstawowych zasad i procesów, do których jesteś przyzwyczajony, ponieważ to działa. Zawsze ustalaj te zasady i upewnij się, że się ich trzymasz.

Przedstaw je swojemu zespołowi i upewnij się, że nie ma żadnych pytań z ich strony, aby wszystko przebiegało sprawnie.

5. Komunikacja z zespołem

Ważne jest, aby być w stałej komunikacji z zespołem, ponieważ w ten sposób można pracować nad opiniami dotyczącymi wszystkich zadań na tablicy Kanban.

Jednocześnie będziesz otrzymywać informacje zwrotne dotyczące ulepszeń i uwag dotyczących zadań, a nawet samej tablicy. Celem jest praca w synergii i dostarczenie najlepszego produktu.

Przeczytaj nasz przewodnik i poznaj wskazówki, jak poprawić komunikację w zespole.

6. Współpracuj ze swoim zespołem i rozwijaj się od wewnątrz.

Technika ta zapewnia poczucie poprawy z każdej strony, od ciebie, twojego zespołu i twojego projektu.

Ponieważ ewolucja jest procesem, wszyscy musicie nieustannie ewoluować, co oznacza, że musicie być na bieżąco, podejmować decyzje i wdrażać zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Pamiętaj, aby ocenić postępy zarządu i określić kolejne kroki na podstawie analizy.

Jak korzystać z tablicy Kanban 

Masz kluczowe elementy potrzebne do stworzenia idealnej tablicy Kanban, jak pokazano na poniższym szablonie. Aby używać go poprawnie, należy postępować w następujący sposób: 

Karty Kanban: Karta jest wyświetlana wewnątrz kolumny i zawiera wszystkie informacje dostępne do wykonania zadania. Możesz przypisać i oznaczyć osobę wskazaną do wykonania zadania oraz skomentować postępy.

Kolumny Kanban: Istnieją różne kolumny dla różnych wydarzeń, próśb skierowanych do zespołu, zadań do wykonania i wreszcie zadań ukończonych. Karty mogą przemieszczać się z jednej kolumny do drugiej, ponieważ muszą przestrzegać każdej reguły danej kolumny. 

Limity zadań w toku: Ten element wskazuje liczbę dozwolonych zadań w określonej kolumnie. Na przykład, na liście rzeczy do zrobienia może znajdować się maksymalnie 5 zadań. Jest to technika motywacji i ustalania priorytetów, dzięki której możesz poświęcić niepodzielną uwagę zadaniom, które masz przed sobą.

Kanban Swimlanes: Te swimlany mogą na przykład oddzielać karty dla różnych zespołów.

Punkt zaangażowania: Kiedy jesteś gotowy przygotować się do wykonania zadania.

Punkt dostawy: Gdy zadania są ukończone i gotowe do dostarczenia.

9 Korzyści z tablicy Kanban

1. Zespoły mogą zrozumieć koncepcję wykonywanych zadań i znacznie lepiej się skoncentrować;
2. Będziesz mógł śledzić i analizować produktywność każdego zadania;
3. Można łatwo wykryć potencjalne problemy, aby znaleźć lepsze rozwiązania;
4. Pomaga skutecznie delegować zadania od jednego członka zespołu do drugiego;
5. Możesz scentralizować każdy dział na tablicy Kanban;
6. Poprawa w zakresie dostarczania produktów i/lub usług;
7. Przejrzysty widok wszystkich wykonywanych zadań;
8. Poprawia elastyczność;
9. Optymalizacja czasu, produktywności i wydajności.

Błędy, których należy unikać podczas korzystania z tablicy Kanban

1. Nie zaniedbuj przekazywania pełnych informacji na temat każdego projektu.

Twój zespół musi zrozumieć pełen zakres każdego projektu, zamiast pracować nad każdym zadaniem bez zrozumienia jego kontekstu.

2. Upewnij się, że ustalasz priorytety

Każdy projekt i/lub zadanie musi być uszeregowane pod względem ważności, a Ty i Twój zespół musicie tego przestrzegać i poświęcać niepodzielną uwagę zadaniom, które tego wymagają. 

3. Musisz być elastyczny

Nie łudź się. Musisz być elastyczny na potencjalne zmiany i decyzje, które musisz podjąć w trakcie realizacji projektu. Tylko w ten sposób ty i twój zespół będziecie mogli się rozwijać.

4. Nie próbuj mikrozarządzać swoim zespołem.

Próba mikrozarządzania wszystkimi członkami zespołu tylko po to, by być na bieżąco, może być nieufna. Chociaż celem jest upewnienie się, że wszystko działa płynnie, nie wolno ciągle prosić o nowe aktualizacje.

Dzięki tablicy Kanban możesz zobaczyć opinie i aktualizacje swojego zespołu.

Zamiast mikrozarządzać zespołem, dowiedz się , jak mierzyć produktywność pracowników.

5. Nie marnuj czasu na zbyt wiele spotkań

Tablica Kanban ma na celu zapobieganie bezużytecznym spotkaniom, które mogły wydawać się potrzebne w przeszłości. Dzięki optymalizacji czasu i centralizacji działów, jesteś w stanie zadawać pytania i dawać rozwiązania za pośrednictwem samej tablicy, unikając niepotrzebnych spotkań.

WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się , jak śledzenie czasu pomaga zoptymalizować czas pracy.

6. Nie unikaj przeglądu swojego procesu

W trakcie każdego projektu ważne jest, aby przeanalizować, czy proces nadal działa i czy konieczna jest jego aktualizacja.

Upewnij się, że przeanalizowałeś swój proces i zmieniłeś go w razie potrzeby. To zawsze dobry znak, jeśli oceniasz wszystko, aby jeszcze bardziej rozwinąć swój projekt.

7. Upewnij się, że korzystasz z pomocy narzędzia do zarządzania projektami

Narzędzie do zarządzania projektami to zawsze fantastyczny wkład w ewolucję i sukces projektu.

Możesz korzystać z jego funkcji, aby poprawić jakość swojej pracy i zoptymalizować swój czas.

Rodzaje tablic Kanban

Istnieją dwa rodzaje tablic Kanban: fizyczne i cyfrowe. Oba są pomocne i skuteczne.

Fizyczna tablica Kanban

Fizyczna tablica Kanban to bardziej tradycyjny sposób stosowania tej metody.

Wszystko, czego potrzebujesz, to karteczki samoprzylepne i tablica, i masz zielone światło, by iść naprzód.

Karteczki samoprzylepne oznaczają różne zadania w ramach każdego projektu, a tablica może być układem dla różnych kolumn.

Następnie należy przenieść każdą karteczkę samoprzylepną z jednej kolumny do drugiej, przestrzegając zasad implementacji tablicy Kanban.

Cyfrowa tablica Kanban

Cyfrowa tablica Kanban to bardziej rozwinięta i technologiczna metoda konstruowania takiej tablicy.

Zupełnie inna niż fizyczna tablica, ta nie jest ograniczona, ponieważ ma wiele funkcji optymalizujących jakość pracy. Rozwiązanie programowe, takie jak Trello, umożliwia wyświetlanie wielu zadań za pomocą kart umieszczonych w różnych kolumnach.

Możesz zaprosić swój zespół do wizualizacji, aby przekazywać informacje zwrotne i aktualizacje dotyczące każdego zadania.

Wnioski

Ostatecznie możemy zdać sobie sprawę, że tablica Kanban jest ogromnym wkładem w lepszą ewolucję dla siebie i swojego zespołu.

Możesz wybrać dowolny typ, z którym czujesz się najbardziej komfortowo, jeśli trzymasz się zestawu zasad tej techniki. Możesz czerpać znaczne korzyści z każdego aspektu tej innowacyjnej metody i dostarczać każdy produkt i/lub usługę w najbardziej wpływowy sposób.

FAQ