Jak śledzić czas poświęcony na zadania: Praktyczne wskazówki

Zanim nauczysz się , jak śledzić czas spędzony na codziennych zadaniach w pracy , prawdopodobnie warto zrozumieć, czym jest śledzenie czasu i jak może ono radykalnie zmienić Twoją pracę i życie. Więc zanim przejdziemy do sedna, zacznijmy od podstaw.

Zmień śledzenie czasu w zadanie tak łatwe, że Twój zespół nawet je polubi

Śledź swój czas w czasie krótszym niż 1 minuta dziennie dzięki Timeular

Wypróbuj Timeular za darmo

Czym jest śledzenie czasu ? Śledzenie czasu polega na rejestrowaniu czasu poświęconego na różne zadania lub czynności w ciągu dnia, czy to zawodowo, czy prywatnie.

W zależności od preferencji można to zrobić ręcznie, korzystając z notatnika lub arkuszy kalkulacyjnych , albo automatycznie, wykorzystując narzędzia programowe przeznaczone do tego celu. 

W tym artykule przyjrzymy się bliżej wszystkim dostępnym metodom śledzenia czasu, pokażemy, jak śledzenie czasu może pomóc Ci w codziennych zadaniach i dlaczego tak ważne jest włączenie go do codziennej rutyny.

Jeśli więc chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak śledzić czas spędzony w pracy, przewijaj dalej!

Jak firma programistyczna śledzi czas w stosunku do szacunków, aby poprawić dokładność

„Zespół CodeFlügel ma teraz w zwyczaju śledzenie całego swojego czasu. Dzięki Timeular „To o wiele łatwiejsze, o wiele przyjemniejsze i o wiele wygodniejsze.” – Claus Degendorfer, CEO CodeFlügel

Czytaj więcej

Jak śledzić czas spędzony na zadaniach 4 metodami

Najlepszym sposobem śledzenia czasu spędzonego na zadaniach jest korzystanie z aplikacji do śledzenia czasu. Aplikacje te oferują wygodny i wydajny sposób monitorowania aktywności w pracy, pomagając dokładnie przydzielać czas i skuteczniej zarządzać zadaniami.

Jednak aplikacje do śledzenia czasu są jednym z wielu sposobów monitorowania i mierzenia czasu. Przyjrzyjmy się 4 kluczowym metodom , od tradycyjnych podejść manualnych obejmujących ręczne wprowadzanie czasu rozpoczęcia i zakończenia po wykorzystanie kompletnych narzędzi do śledzenia czasu i oprogramowania do zarządzania projektami.

Jeśli chodzi o śledzenie czasu, kluczowe jest rejestrowanie godzin poświęconych pracy i monitorowanie konkretnych zadań, nad którymi Ty i Twój zespół pracujecie każdego dnia, obsłużonych klientów i pomyślnie zakończonych projektów.

• Czy wiesz ile godzin pracy jest w roku ?

Ułatw zespołowi śledzenie czasu pracy

Zwiększ rentowność i rozliczaj dokładnie dzięki aplikacji do śledzenia czasu bez wysiłku. Nigdy więcej nie ścigaj arkusza czasu!

Wypróbuj Timeular za darmo

Oto kilka sposobów na śledzenie czasu spędzonego na realizacji zadań z Twoim zespołem:

1. Aplikacje do śledzenia czasu: Istnieje wiele specjalistycznych oprogramowań do śledzenia czasu , które oferują funkcje zaprojektowane specjalnie do śledzenia czasu, takie jak: Timeular . W Timeular Na przykład Ty i Twój zespół możecie śledzić nieograniczoną liczbę aktywności, dodawać notatki, ponownie wykorzystywać wpisy z przeszłości w celu szybszego dokumentowania, ustawiać przypomnienia, tworzyć, dostosowywać i eksportować raporty oraz wiele więcej. 
2. Ręczne śledzenie czasu: Ten typ śledzenia czasu obejmuje ręczne rejestrowanie czasu rozpoczęcia i zakończenia zadań. Możesz użyć Kalkulatora Karty Czasu , szablonu śledzenia zadań projektu , notatnika lub wiadomości e-mail. W tym celu musisz uruchomić timer, gdy rozpoczynasz zadanie i zatrzymać go, gdy je kończysz. Gdy śledzisz czas ze swoim zespołem, często wiąże się to z wysyłaniem ręcznych przypomnień o arkuszach czasu , tj. memów arkuszy czasu .
3. Narzędzia do zarządzania projektami: Istnieją fantastyczne narzędzia do zarządzania projektami, które pomagają lepiej zarządzać i organizować pracę zespołu, takie jak JIRA, Trello, Notion i wiele innych. Większość narzędzi do zarządzania projektami może często mieć wbudowane funkcje śledzenia czasu. Niemniej jednak większość zespołów, z którymi rozmawiamy, nie uważa tych narzędzi do śledzenia czasu za przyjazne dla użytkownika. Dlatego zazwyczaj integrują Timeular do tych narzędzi do zarządzania projektami za pośrednictwem Timeular API lub Zapier. W ten sposób mogą przypisywać szacunki czasu do zadań i śledzić czas spędzony na każdym zadaniu w ramach platformy zarządzania projektami.
4. Integracja kalendarza: Chociaż jest to mniej powszechne, możesz łatwo włączyć śledzenie czasu do swojego kalendarza, tworząc dedykowane wydarzenia dla każdego zadania lub projektu. Ustaw godziny rozpoczęcia i zakończenia wydarzeń i przejrzyj kalendarz pod koniec dnia, aby obliczyć czas spędzony na każdym zadaniu. Proste!

• WSKAZÓWKA: Dowiedz się, jak automatycznie śledzić czas w Kalendarzu Google .

Najważniejsze jest, aby wybrać metodę, która najlepiej sprawdza się w Twoim przypadku, biorąc pod uwagę Twoje preferencje i potrzeby.

Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest konsekwencja i dokładność , bez względu na to, jaką technikę wybierzesz.

• Chcesz dostarczyć swoją pracę na czas? Wypróbuj technikę timeboxingu !

Sprawdź to:

• Darmowe szablony kart czasu pracy
• Szablony planerów zarządzania czasem
• Darmowe szablony harmonogramów
• Darmowe szablony rozliczanych godzin
• Karty czasu pracy dla wielu pracowników

W jaki sposób agencja komunikacyjna śledzi łączny czas, aby utrzymać odpowiedni poziom obsługi klienta

„Wszyscy uwielbiamy korzystać z Timeular . Jest naprawdę łatwy w użyciu i przejrzysty, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej nie śledziłeś czasu. Naprawdę lubimy go używać i jest bardzo pomocny.” – Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood

Czytaj więcej

W jaki sposób narzędzia do śledzenia czasu ułatwiają śledzenie czasu zadań

Wiemy już, że śledzenie czasu jest korzystne z kilku powodów, takich jak zwiększona produktywność, lepsze zarządzanie czasem, dokładne rozliczanie, monitorowanie postępów i wiele innych. Ale w jaki sposób narzędzia do śledzenia czasu ułatwiają śledzenie czasu poświęconego na zadania?

Zespoły takie jak Twój oszczędzają niezliczone godziny dzięki Timeular

„Jesteśmy znacznie lepsi w dokładnym śledzeniu naszego czasu, co usprawnia rozliczanie klientów” – Michele C. Założycielka @ Clementine Health

Wypróbuj 30 dni za darmo

Prawda jest taka, że narzędzia do śledzenia czasu ułatwiają śledzenie czasu poświęconego na zadania, ponieważ oferują szereg funkcji i korzyści, takich jak:

• Wbudowane timery: świetną rzeczą w narzędziach do zarządzania czasem jest to, że często mają wbudowane timery lub przyciski start/stop, które automatycznie śledzą czas trwania zadań. Ułatwia to życie, eliminując ręczne obliczenia i czyniąc śledzenie dokładniejszym. 
• Automatyczne śledzenie kontekstu: wiele narzędzi do śledzenia czasu oferuje monitorowanie w czasie rzeczywistym, pokazując dokładnie, ile czasu spędzasz na zadaniu, programie lub stronie internetowej w określonym momencie. Ta funkcja pomaga Ci rejestrować dokładnie, jak spędzasz swój czas, przy niewielkim wysiłku. Timeular oferuje automatyczne śledzenie czasu każdego członka zespołu, szanując prywatność każdego: każda inna osoba (np. menedżer lub inni członkowie zespołu) może zobaczyć prywatne, automatycznie śledzone dane.
• Kategoryzacja zadań: dzięki narzędziom do śledzenia czasu przypisujesz zadania do konkretnych projektów, klientów lub kategorii. Ta kategoryzacja pomaga organizować i analizować czas spędzony na różnych typach pracy.
• Integracje: większość narzędzi do śledzenia czasu integruje się z oprogramowaniem do zarządzania projektami, aplikacjami kalendarza lub platformami współpracy. Ta integracja upraszcza workflow poprzez automatyczną synchronizację szczegółów zadań, wpisów czasu i informacji o projekcie. Na przykład aplikacja Timeular integruje się z najpopularniejszymi narzędziami, takimi jak Jira, Toggl lub Harvest, Slack i wieloma innymi.
• Raportowanie czasu : dzięki narzędziom do śledzenia czasu możesz generować szczegółowe raporty i analizy na podstawie śledzonych danych. Raporty te zapewniają dokładny wgląd w Twoją produktywność, postęp projektu i alokację czasu , umożliwiając Ci identyfikację obszarów wymagających poprawy i podejmowanie inteligentnych decyzji. Zobacz, jak Timeular pomaga Ci w szczegółowych i wartościowych raportach .
• Fakturowanie i rozliczanie: wiele narzędzi do śledzenia czasu oferuje funkcje automatycznego fakturowania i rozliczania, umożliwiając generowanie faktur na podstawie śledzonego czasu dla klientów lub projektów. Upraszcza to proces rozliczeniowy, przede wszystkim jeśli pracujesz z wieloma klientami, zapewnia dokładne fakturowanie i wzmacnia zaufanie między Tobą a klientem.
• Wygoda mobilna: korzystanie z aplikacji do śledzenia czasu w telefonie umożliwia śledzenie czasu w podróży, gdziekolwiek i kiedykolwiek. Możesz uruchamiać, wstrzymywać lub zatrzymywać timery ze smartfona lub tabletu, co zapewnia dokładne dane dotyczące czasu nawet z dala od komputera. Może to być atutem, jeśli zazwyczaj pracujesz poza biurem. Jeśli nie pracujesz za biurkiem, a Twoja praca wymaga regularnych podróży lub przemieszczania się w ciągu dnia, aplikacja w telefonie może być bardzo pomocna.
• Zarządzanie zespołem: narzędzia do śledzenia czasu są również świetne do ułatwiania współpracy zespołowej, umożliwiając członkom zespołu śledzenie ich czasu i wkład w projekty współdzielone. W ten sposób menedżerowie mogą monitorować postępy członków zespołu, wydajniej przydzielać zasoby i generować obszerne raporty dla całego zespołu.

Śledzenie czasu za pomocą fizycznego trackera

Zbuduj nawyk za pomocą pamięci mięśniowej i silnego fizycznego przypomnienia. Wszyscy nowi użytkownicy otrzymują 2 miesiące bezpłatnej subskrypcji po podłączeniu nowego trackera.

Dowiedz się, jak to działa

Jeśli szukasz najlepszej aplikacji do śledzenia czasu dla zespołów , zapoznaj się z Timeular , która na nowo definiuje koncepcję śledzenia czasu, czyniąc je łatwym, inteligentnym i bezpiecznym .

Timeular jest jednym z najbardziej dostępnych oprogramowań do śledzenia czasu pracy dla zespołów, agencji, konsultantów i prawników.

Narzędzie zapewnia szczegółowe raporty, płynne zarządzanie czasem zespołu i śledzenie płatności . Dzięki Timeular Dzięki tej aplikacji śledzenie czasu staje się o wiele prostsze i bardziej intuicyjne, dzięki czemu Twój zespół będzie mógł skupić się na pracy i śledzeniu różnych aktywności.

Dzięki swojej prostocie, Timeular umożliwia zespołom wprowadzanie bardzo dokładnych danych dotyczących czasu, maksymalizując produktywność, rentowność i efektywne zarządzanie czasem .

Dlaczego ważne jest śledzenie czasu spędzonego na realizacji zadań?

Nie jest już nowością, że śledzenie czasu może przynieść korzyści Twojej firmie i ogólnemu zarządzaniu pracą i zespołami. Najważniejsze korzyści ze śledzenia czasu spędzonego na zadaniach to:

1. Zwiększ produktywność i wydajność: śledzenie czasu pomaga zrozumieć, jak spędzasz czas i zidentyfikować wszystkie obszary, w których możesz poprawić swoją produktywność i wydajność. Śledzenie czasu pozwala na wskazanie zadań, które przekraczają oczekiwany czas trwania lub nie są zgodne z Twoimi celami, umożliwiając Ci dokonywanie niezbędnych korekt i ustalanie priorytetów pracy tak skutecznie, jak to możliwe.
2. Dokładne planowanie: gdy zaczniesz śledzić czas poświęcony na zadania, możesz zebrać dane, które pomogą Ci tworzyć dokładniejsze plany i cele w przyszłości. Analiza historycznych danych czasowych pozwala na dokładniejsze przewidywania dotyczące czasu trwania podobnych zadań lub projektów, co pozwala na ustalenie realistycznych terminów i skuteczne zarządzanie oczekiwaniami klientów .
3. Monitorowanie postępów: śledzenie czasu daje lepsze poczucie odpowiedzialności. Śledzenie czasu umożliwia ciągłe monitorowanie postępów w zakresie terminów, zapewniając, że pozostajesz na kursie i osiągasz swoje ostateczne cele. Pomaga również ulepszyć raportowanie i komunikację dotyczącą statusu projektu i postępów.
4. Identyfikowanie marnotrawców czasu : mimo że chcemy być tak produktywni, jak to możliwe, wiele rzeczy może odciągać naszą uwagę od spraw istotnych. Śledząc swój czas, znacznie łatwiej jest identyfikować czynności lub zadania, które pochłaniają nadmierną ilość czasu, bez dodawania dużej wartości i rozpraszaczy lub nieefektywności, które można rozwiązać, aby zoptymalizować workflow .
5. Alokacja zasobów : śledzenie czasu oferuje cenne informacje na temat alokacji zasobów, w tym sposobu, w jaki pracownicy spędzają swój czas. Pomaga w optymalizacji alokacji zasobów poprzez równoważenie obciążeń pracą i podejmowanie świadomych decyzji dotyczących zadań zespołu i projektu.
6. Rozliczanie i fakturowanie: dokładne śledzenie czasu jest kluczowe dla uczciwego rozliczania klientów i fakturowania na podstawie przepracowanych godzin. Zapewnia przejrzystość, rozliczalność i profesjonalizm. Jednocześnie, w większości przypadków, jest sposobem na zwiększenie liczby godzin podlegających rozliczeniu .
7. Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym : wreszcie, śledzenie czasu może również pomóc Ci utrzymać zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Dzięki świadomości tego, jak spędzasz swój czas, możesz zidentyfikować obszary, w których możesz przepracowywać się lub zaniedbywać czas osobisty. Stworzenie harmonijnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym może pozwolić Ci znaleźć się w lepszej pozycji fizycznej oraz lepszym miejscu emocjonalnym i psychicznym, czyniąc Cię lepszym profesjonalistą i lepszą osobą.

Określ czynności marnujące czas i zajmij się tym, co jest najważniejsze

Zacznij śledzić czas z Timeular już dziś

Wypróbuj Timeular za darmo

Wnioski

Jak widzieliśmy, istnieje kilka sposobów śledzenia czasu spędzonego na realizacji zadań.

Monitorowanie czasu spędzanego na realizacji zadań jest przydatne, jeśli chcemy zwiększyć produktywność i osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z metod ręcznych, arkuszy kalkulacyjnych czy specjalistycznych aplikacji do śledzenia czasu, śledzenie czasu pozwala Ci identyfikować obszary nieefektywności, wyznaczać realistyczne cele i skutecznie przydzielać zasoby.

Dzięki uzyskaniu wglądu w to, jak wykorzystujesz swój czas każdego dnia, możesz zoptymalizować swoje workflow , ustalaj priorytety zadań i podejmuj świadome decyzje dotyczące rozwoju osobistego i zawodowego. Przyjęcie śledzenia czasu jako nawyku pozwala Ci pozostać zorganizowanym i skupionym oraz realizować swoje ambicje bardziej efektywnie.

Czytaj więcej:

• Śledzenie czasu dla konsultantów
• W jaki sposób prawnicy śledzą rozliczane godziny?
• Polityka rozliczania czasu pracy

FAQ