Jak być na bieżąco: 15 wskazówek, które zmienią Twoje życie
Częstym pytaniem osób dbających o produktywność jest "Jak być na bieżąco?".
Bycie produktywnym to wyzwanie, wszyscy możemy się co do tego zgodzić. Wydaje się, że bez względu na aplikacje, narzędzia do automatyzacji zadań, listy rzeczy do zrobienia, listy zadań, aplikacje do śledzenia czasu i tak dalej, tak wielu z nas wciąż ma trudności z utrzymaniem koncentracji i pokonaniem prokrastynacji.
Jednak nawet jeśli nie jest to łatwe, chcemy pomóc ci tak bardzo, jak to możliwe. Dlatego stworzyliśmy listę 15 sposobów, które pomogą ci być na bieżąco i produktywnie planować swój dzień.
Pobierz swoją kopię eBooka i poznaj najważniejsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów.
Jak być na bieżąco w 15 krokach
- Śledź swój czas!
- Zaplanuj swój dzień
- Najpierw wykonaj najtrudniejsze zadania
- Ustaw bloki czasowe dla zadań
- Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie
- Wiedzieć, kiedy powiedzieć "nie
- Nie przemęczaj się i rób przerwy!
- Utrzymuj swoje miejsce pracy w czystości
- Przechowuj większość pracy w jednym miejscu
- Wyznaczaj cele i świętuj swoje osiągnięcia
- Wystarczająca ilość snu
- Unikaj rozpraszania uwagi
- Minimalizacja spotkań
- Nie sprawdzaj stale swojej poczty e-mail
- Zadbaj o siebie
1. Śledź swój czas!
Wreszcie, jedną z najważniejszych wskazówek dla tych, którzy chcą być na bieżąco, jest śledzenie czasu.
Jeśli nie wiesz, czym jest śledzenie czasu, pozwoli ci ono nie tylko dokładnie określić, ile czasu spędzasz na pracy każdego dnia, ale także ile czasu poświęcasz na poszczególne zadania.
Śledzenie czasu pozwala na lepsze zrozumienie swojego czasu podczas tworzenia list rzeczy do zrobienia i organizowania harmonogramu.
Timeular Aplikacja do śledzenia czasu to świetne rozwiązanie, które pomaga określić ilościowo czynniki rozpraszające, zwiększyć koncentrację i zmienić sposób spędzania czasu.
Zaoszczędź trochę czasu i bądź na bieżąco dzięki Timeular!
Timeular ułatwia śledzenie czasu. Dołącz na 30 dni za darmo i zbuduj swój nawyk śledzenia czasu z łatwością
2. Zaplanuj swój dzień
Chcesz wiedzieć, jak być na bieżąco? Zacznij od stworzenia planu zarządzania czasem i zaplanuj swój dzień lub tydzień, jeśli wolisz. Stwórz listę zadań i posortuj je według priorytetu i ważności.
Ustalanie priorytetów to proces określania poziomu ważności zadań. Wierzymy, że inteligentne ustalanie priorytetów jest niezbędne, aby być bardziej produktywnym i odnosić sukcesy w pracy.
Spójrz na swoją listę rzeczy do zrobienia, zaznacz to, co jest ważne w danym dniu i nadaj temu priorytety. W ten sposób z pewnością będziesz bardziej skoncentrowany na tym, co ważne i łatwiej będzie Ci być produktywnym w ciągu dnia.
Poznaj najlepsze techniki ustalania priorytetów, które zwiększą Twoją produktywność.
3. Najpierw wykonuj najtrudniejsze zadania
Po zaplanowaniu dnia i sporządzeniu listy zadań, dobrze się jej przyjrzyj i zacznij od zjedzenia żaby, co oznacza wybranie najtrudniejszego/wymagającego zadania na dany dzień.
Świadomość, że najtrudniejsza część została wykonana, sprawi, że poczujesz się znacznie lepiej przez resztę dnia i pozwoli ci wykonać pozostałe obowiązki z większą motywacją.
4. Ustaw bloki czasowe dla swoich zadań
Jak irytujące jest to, że w końcu przygotowałeś listę rzeczy do zrobienia na dany dzień, ale jedno z zadań pochłania większość twojego czasu? W takiej sytuacji najlepszą techniką jest z pewnością blokowanie czasu.
Jeśli nie wiesz, jak działa blokowanie czasu, masz okazję dowiedzieć się wszystkiego o tej technice zarządzania czasem.
Blokowanie czasu jest jak dzielenie codziennej listy rzeczy do zrobienia na kawałki czasu lub coś, co nazwalibyśmy przedziałami czasowymi, aby pracować nad zadaniami lub projektami.
Czy kiedykolwiek słyszałeś o "regule 5 minut Elona Muska"? Tak, mówi się, że miliarder, założyciel i dyrektor generalny Tesli i SpaceX jest wielkim fanem blokowania czasu.
Ideą blokowania czasu jest to, że możemy zrobić więcej, jeśli skupimy się na pojedynczych zadaniach, zamiast próbować pracować nad wieloma rzeczami naraz.
- Bezpłatne zasoby:
Szablony blokowania czasu: Arkusze Google, Excel i do wydrukowania
Pobierz szablon zasady 5 minut Elona Muska tutaj.
5. Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie
Czasami mamy po prostu zbyt wiele na głowie. Aby jednak być produktywnym i właściwie zarządzać swoim czasem, upewnij się, że twoja lista rzeczy do zrobienia jest łatwa do opanowania i nie próbuj robić wielu rzeczy naraz.
Czasami wydaje nam się, że wielozadaniowość to oszczędność czasu, ale przez większość czasu nie pozwala nam ona w pełni zaangażować się w każdy projekt. Krótko mówiąc, przez większość czasu wielozadaniowość jest nieproduktywna.
Bądź więc skupiony, postępuj zgodnie z listą rzeczy do zrobienia i ustalaj harmonogramy.
Czy wiesz, że wielozadaniowość jest jednym z głównych powodów, dla których ludzie są nieproduktywni?
6. Wiedzieć, kiedy powiedzieć "nie
To normalne, że zawsze czujemy potrzebę mówienia "tak" wszystkiemu: nowym projektom, nowym obowiązkom, nowym zadaniom.
Nawet jeśli wiemy, że będzie to złe zarówno dla naszej pracy, jak i dla nas samych, po prostu decydujemy się wziąć kulę. Prawda jest taka, że wcale nie musimy tego robić.
Jeśli czujesz się przytłoczony wszystkimi obowiązkami, nie myśl, że odmawiając, nie jesteś dobrym profesjonalistą lub dobrym współpracownikiem.
Jeśli czujesz, że nie możesz już dłużej pracować, spróbuj wyjaśnić powody swoim współpracownikom lub szefowi, a na pewno zrozumieją.
7. Nie przemęczaj się i rób przerwy!
Równowaga jest kluczem, zawsze. Upewnij się, że nie wywierasz na siebie zbyt dużej presji: nie pakuj pracy na pracę tylko po to, by dobrze wyglądać przed innymi. Rób też przerwy w ciągu dnia!
Wyjdź na zewnątrz, porozmawiaj z kimś, posłuchaj muzyki i ciesz się wolnym czasem.
Nie rób sobie krzywdy, upewnij się, że masz czas na pracę, na życie towarzyskie, na hobby, dla przyjaciół i rodziny, i wreszcie dla siebie.
Znajdź równowagę. Pamiętaj, że sukces nigdy nie powinien odbywać się kosztem zdrowia fizycznego lub psychicznego.
Jeśli czujesz się zmęczony, przeczytaj naszego bloga i dowiedz się, jak pozostać zorganizowanym w pracy, gdy jesteś przytłoczony.
8. Utrzymuj swoje miejsce pracy w czystości
Zazwyczaj miejsce pracy staje się nieco zagracone w ciągu dnia: kubki z kawą, które pomagają ci nie zasnąć, szklanki z wodą, które zapewniają ci nawodnienie, a nawet paczki przekąsek, które zjadłeś w ciągu dnia, aby zachować energię!
Aby utrzymać czystość i porządek na biurku, poświęć trochę czasu na jego posprzątanie i wyrzucenie wszystkiego do kosza.
Aby zachować ładny wygląd, możesz nawet skorzystać z takich rzeczy, jak organizery na biurko, uchwyty na długopisy, tace na papier, półki na książki i przegrody do szuflad.
Zadbaj o porządek w swoim miejscu pracy, aby zachować koncentrację i czysty umysł.
9. Przechowuj większość swojej pracy w jednym miejscu
Jak już wspomnieliśmy, posiadanie czystego miejsca pracy jest bardzo ważne. Utrzymywanie porządku i planowanie zadań i pracy jest również kluczem do produktywności.
Chodzi o to, aby mieć metodę, która pozwala zorganizować pracę i mieć wszystko w tym samym miejscu.
Na przykład, możesz użyć pamięci masowej w chmurze (Dysk Google lub iCloud) do przechowywania plików roboczych. Tam można je uporządkować w sposób, który pozwoli uniknąć marnowania czasu, gdy są potrzebne. Kto lubi tracić czas na szukanie dokumentów?
Chodzi o to, aby nie tracić czasu na przeskakiwanie między różnymi aplikacjami, narzędziami lub dokumentami w celu znalezienia tego, czego potrzebujesz.
Jeśli masz do czynienia z różnymi plikami, aplikacjami lub narzędziami i nie masz metody, mamy dla Ciebie wskazówkę: Śledź czas spędzony na szukaniu plików lub notatek, których potrzebujesz. Rób to przez tydzień, a przekonasz się, jak produktywne byłoby posiadanie metody.
10. Wyznaczaj cele i świętuj swoje osiągnięcia
Nie ma znaczenia, czy twoje cele zawodowe są duże czy małe, wszystkie osiągnięcia zasługują na świętowanie! Jeśli czujesz, że poczyniłeś duże postępy w pracy, nagródź się.
Możesz użyć zabawnych materiałów, takich jak urocze długopisy lub notatniki, nagrodzić się przekąską lub cukierkiem po wykonaniu zadania lub po prostu włączyć ulubioną muzykę.
Cokolwiek zdecydujesz się wybrać jako swój system nagradzania, upewnij się, że robisz to, aby docenić siebie i dobrze wykonaną pracę!
11. Wystarczająca ilość snu
To dosłownie najważniejsza wskazówka, jaką przeczytasz. Spanie wystarczającej liczby godzin jest konieczne, aby mieć jasny umysł i być gotowym na dzień wolny!
Nie zarywaj nocy, nie jesteś już nastolatkiem... Na dłuższą metę nie pomoże ci to w osiągnięciu celów i produktywności.
Śpij co najmniej 8 godzin dziennie i przestrzegaj harmonogramu snu. Istnieje wiele aplikacji i narzędzi, które mogą pomóc ci odpocząć tyle czasu, ile potrzebuje twoje ciało, aby być jak najlepszym.
12. Unikać wszelkich zakłóceń
Czasami trudno jest nie rozpraszać się powiadomieniami w ciągu dnia. E-maile, wiadomości, media społecznościowe, można wymieniać bez końca.
Jednym z najlepszych sposobów na skupienie się na pracy i uniknięcie rozpraszania uwagi, znanego również jako marnowanie czasu, jest wyłączenie powiadomień w ciągu dnia. Ustaw czas na wyciszenie wszystkich powiadomień i staraj się być tak produktywny, jak to tylko możliwe.
Możesz to również zrobić za pomocą aplikacji blokujących czas. Określ konkretne godziny w ciągu dnia na korzystanie z telefonu i sprawdzanie mediów społecznościowych, to na pewno ci pomoże!
13. Minimalizacja spotkań
Wszyscy możemy się zgodzić, że spotkania są bezużyteczne przez większość czasu. Ile razy utknęliśmy na spotkaniach, myśląc tylko o tym, że mogliśmy wykorzystać ten czas na wykonanie jakiejś rzeczywistej pracy?
Nawet w przypadku spotkań, które zostały wcześniej zaplanowane i zaplanowane, czasami po prostu tracimy ich cel w środku i spędzamy więcej czasu na gadaniu o przypadkowych rzeczach.
Chociaż czasami bardzo trudno jest po prostu pominąć spotkania, zwłaszcza gdy nie jesteś za nie odpowiedzialny, staraj się unikać ich tak często, jak to możliwe lub staraj się, aby były one krótkie.
Śledź czas spędzony na spotkaniach, aby znaleźć więcej rozliczalnych godzin. Dzięki Timeular możesz po prostu zintegrować swój Kalendarz, aby automatycznie śledzić czas
14. Nie sprawdzaj stale swojej poczty e-mail
Po raz kolejny możesz użyć do tego blokowania czasu. Zamiast sprawdzać skrzynkę odbiorczą kilka razy dziennie, zablokuj określoną porę dnia, aby ją sprawdzić.
Nie pozwól, by skrzynka odbiorcza zarządzała Twoim dniem, gdy masz już swoje zadania! Zaznacz określone pory dnia, aby ją sprawdzić i nie pozwól, aby definiowała Twój dzień.
15. Dbać o siebie
Łatwo jest zapomnieć o dbaniu o siebie, gdy życie w pracy staje się gorączkowe. Czasami można wierzyć, że wielozadaniowość pomoże zwiększyć produktywność, a robienie przerw tylko spowolni pracę. To nieprawda, jest wręcz przeciwnie.
Jeśli wprowadzisz kilka zdrowych nawyków do swojej rutyny, prawdopodobnie poczujesz się o wiele bardziej produktywny w ciągu dnia.
Postaraj się przespać 8 godzin każdej nocy, spędź trochę czasu na świeżym powietrzu, spróbuj ćwiczyć w ciągu tygodnia, aby poczuć się bardziej energicznie i jedz tak zdrowo, jak to tylko możliwe.
Przeczytaj także: Czym jest przełączanie kontekstowe?
Jaki jest najlepszy sposób, by być na bieżąco?
To zależy od twoich preferencji!
Ale jeśli nie wiesz, jak być na bieżąco, teraz masz listę wskazówek, które pomogą Ci być na bieżąco i być bardziej produktywnym.
Krótko mówiąc, wdrożenie tych wskazówek w swoim życiu pomoże ci stać się bardziej produktywnym niż kiedykolwiek.
Pamiętaj, że nie musisz wdrażać wszystkich 15 wskazówek!
Sprawdź, która z nich lepiej sprawdza się w Twoim zawodzie. Wkrótce zobaczysz pozytywne rezultaty zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym.
Z czasem organizowanie swojego planu dnia i listy rzeczy do zrobienia będzie znacznie łatwiejsze i będziesz mógł cieszyć się pracą o wiele bardziej!