Jak zorganizować się w pracy, gdy jest się przytłoczonym?
W Twojej klatce piersiowej narasta uczucie niepokoju, któremu towarzyszą zimne poty. Prawdopodobnie oznacza to, że jesteś przeciążonym pracownikiem.
Tego poczucia strachu i ogólnego niepokoju można uniknąć, wdrażając kilka wskazówek organizacyjnych. I właśnie tego się dzisiaj nauczysz: jak zorganizować się w pracy, gdy jesteś przytłoczony.
12 sposobów na zorganizowanie się w pracy, gdy jest się przytłoczonym
- Nie obwiniaj się i weź głęboki oddech
- Zrób "zrzut mózgu"
- Korzystaj z aplikacji do śledzenia czasu
- Organizowanie zadań według kategorii lub działań
- Ustal priorytety działań
- Ustal realistyczne cele na dany dzień
- Upewnij się, że Twoje miejsce pracy jest zorganizowane
- Zostaw trochę czasu na nieoczekiwane zadania
- Zacznij łatwo i stopniowo zwiększaj złożoność zadań.
- Testuj dalej i wybierz odpowiednie dla siebie narzędzia zwiększające produktywność
- Delegowanie zadań w razie potrzeby
- Automatyzacja powtarzających się procesów
Zorganizowanie się w pracy nie jest tak proste, jak sporządzenie listy rzeczy do zrobienia. To umiejętność miękka, której warto się nauczyć. Nawet jeśli nie jesteś zorganizowany, możesz nauczyć się lepiej przygotowywać i zarządzać swoimi dniami w pracy.
Korzyści są niezliczone, a najważniejszą z nich jest poczucie szczęścia i spokoju w pracy.
Unikaj stresu i zorganizuj się, gdy jesteś przytłoczony, korzystając z praktycznych technik i narzędzi, zarówno cyfrowych, jak i analogowych.
1. Nie obwiniaj się i weź głęboki oddech
Jeśli czujesz się przytłoczony, najgorszą rzeczą, jaką możesz sobie zrobić, jest bicie siebie lub znęcanie się nad sobą z powodu stresu.
To normalna sytuacja, z którą każdy musi się zmierzyć. Potrzebujesz tylko dodatkowego impulsu, aby wrócić na właściwe tory i skupić się na tym, co musisz zrobić.
Ważne jest, aby przekierować te uczucia i skierować je na znalezienie rozwiązania swoich problemów.
W razie potrzeby poświęć 10 minut na ćwiczenia oddechowe, pomedytuj przez chwilę, wyjrzyj przez okno lub wyjdź na zewnątrz i pooddychaj świeżym powietrzem.
Użyj tych technik, aby promować relaks, obniżyć tętno i przegrupować myśli.
Pobierz swoją kopię eBooka, aby odkryć najlepsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów
2. Zrób "zrzut mózgu"
Wszystkie rozproszone pomysły i wiadomości w mózgu wymagają uporządkowania.
Zbierz wszystkie te myśli i "wyrzuć" wszystko na listę, do planera, do aplikacji zwiększającej produktywność, do paczki karteczek samoprzylepnych... Cokolwiek działa dla Ciebie.
Ten rodzaj ćwiczeń jest pierwszym krokiem w kierunku bycia na bieżąco ze wszystkim.
Zreorganizujesz swój przytłoczony mózg i będziesz przechowywać każdą informację tam, gdzie powinna się znaleźć. Wyobraź sobie swój mózg jako zestaw szuflad. Oczywiście szuflad z etykietami.
Twoje spotkania, osobiste lub zawodowe, są w jednej szufladzie, spotkania w innej, pilne zadania w jeszcze innej... I tak dalej.
Nie cenzuruj się podczas "brain dumping". Pisz wszystko, czego potrzebujesz i o czym myślisz, ponieważ jeśli nie robisz tego w trakcie pisania lub pisania, możesz to później uporządkować.
Poczujesz, że twój umysł jest znacznie lżejszy i gotowy do pracy.
3. Korzystaj z aplikacji do śledzenia czasu
Kiedy czujesz się przytłoczony w pracy, skorzystanie z najlepszej aplikacji do śledzenia czasu może być przełomem. Te potężne narzędzia pomagają uzyskać cenny wgląd w sposób spędzania czasu i zidentyfikować obszary wymagające poprawy w pracy.
Zacznij od wybrania niezawodnej aplikacji do śledzenia czasu, która odpowiada Twoim potrzebom i preferencjom. Ustal jasne cele i przydziel określone bloki czasowe dla różnych zadań lub projektów.
Aplikacja umożliwia śledzenie czasu spędzonego na każdej czynności, co pozwala zidentyfikować wąskie gardła, skutecznie ustalić priorytety i wprowadzić niezbędne zmiany na stronie workflow. Regularne przeglądanie danych dostarczanych przez aplikację pozwoli ci zoptymalizować zarządzanie czasem, odzyskać kontrolę i zmniejszyć przytłoczenie, co ostatecznie doprowadzi do zwiększenia produktywności i większego poczucia spełnienia.
Śledzenie czasu poświęcanego na każdą czynność pozwala zidentyfikować wąskie gardła, skutecznie ustalać priorytety i wprowadzać niezbędne korekty. workflow
4. Organizowanie zadań według kategorii lub działań
Zadania i projekty mogą być zorganizowane na kilka różnych sposobów, a Ty musisz znaleźć ten, który będzie dla Ciebie najlepszy.
Dobrym sposobem na rozpoczęcie załatwiania spraw jest przechowywanie wszystkich zadań i zobowiązań w jednym miejscu, czy to cyfrowym, czy analogowym, takim jak planer. Kolejną dobrą wskazówką jest rozpoczynanie każdego zadania od czasownika oznaczającego działanie.
Nie bądź ogólnikowy podczas pisania listy rzeczy do zrobienia. Używaj czasowników takich jak "planować", "rozwiązywać", "tworzyć", utrzymując je w trybie rozkazującym.
Następnie nadszedł czas, aby uporządkować zadania na liście w kategorie. Coś, co być może już zacząłeś robić podczas "zrzutu mózgu".
Kategoryzując zadania, ustalasz powód ich wykonywania, a tym samym sprawiasz, że obciążenie pracą staje się mniej przytłaczające.
Pomocny może być rodzaj wybranych kategorii. Unikaj grupowania ich według projektu lub osoby, a zamiast tego spróbuj uporządkować je na przykład według terminu płatności.
Oddziel zadania, którym zależy na czasie, od tych, które po prostu trzeba umieścić na liście rzeczy do zrobienia.
Chcesz wiedzieć, jak korzystać z planera? Dowiedz się, jak zwiększyć swoją produktywność za pomocą tego narzędzia w naszym artykule.
5. Ustal priorytety działań
Ustalanie priorytetów zadań jest również formą organizowania ich w kategorie. Zidentyfikowanie najpilniejszych zadań do wykonania jest strategicznym posunięciem.
Możesz ustalać priorytety przy użyciu różnych technik ustalania priorytetów. Po raz kolejny chodzi o znalezienie metody, która działa dla Ciebie. Ale chodzi też o sztukę mówienia "nie" w pracy.
- Zalecana lektura: Ile dni roboczych w roku?
Pobierz swoją kopię eBooka, aby odkryć najlepsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów
Możesz rozpocząć pracę nad mniejszymi zadaniami, które doprowadzą do większego projektu.
Możesz uporządkować swoją listę według daty wykonania, według tego, co jest najważniejsze i mniej ważne, lub przypisując kod do swoich zadań. Na przykład A-B-C. A jest najpilniejsze, lub !, !!, !!!... Możesz zrobić swój kod.
PORADA: Najlepsze narzędzia do ustalania priorytetów obciążenia pracą
6. Spróbuj głębokiej pracy
Jedną z najlepszych metod na szybkie i wydajne wykonywanie pracy jest przejście w tryb głębokiej pracy. Polega on na skupieniu się na jednym zadaniu na raz przez dłuższy czas - bez przełączania kontekstu lub przerw. Zazwyczaj sesja głębokiej pracy trwa kilka godzin (wliczając w to krótkie przerwy).
Aby zarządzać swoim czasem podczas sesji głębokiej pracy, użyj timera Pomodoro, który podzieli sesję na pracę i przerwy. Timer dostarczony przez Timeular zawiera również muzykę, która dodatkowo pomoże ci wejść w tryb głębokiej pracy.
Aby uzyskać lepsze wyniki, spróbuj zaplanować czas na głęboką pracę każdego dnia pracy - wczesne poranki, kiedy mózg jest najbardziej rześki, byłyby idealne.
7. Wyznaczanie realistycznych celów na dany dzień
Jeśli walczysz z niepokojem, który może wynikać z poczucia przytłoczenia, unikaj wszelkich działań, które mogą go podsycać.
Poznaj swoje ograniczenia i nie pracuj zbyt dużo i zbyt szybko. Uczyń swoją listę i harmonogram bardziej realistycznymi.
Wyznacz cel na dany dzień: "Odhaczę dziś trzy pozycje z mojej listy". Jeśli cel zostanie osiągnięty, a Ty zyskasz dodatkowy czas, to świetnie. Jeśli nie, jesteś teraz bardziej świadomy ograniczeń i przeszkód związanych z tym zadaniem, spotkaniem lub zobowiązaniem.
Dlatego tak ważne jest wyznaczanie realistycznych celów. Wszystko zależy od motywacji.
Chcesz dowiedzieć się, jak wyznaczać realistyczne cele? W takim razie musisz przeczytać naszego bloga!
Chcesz dowiedzieć się więcej o wyznaczaniu celów? Odkryj zasadę 5/25 Warrena Buffetta.
7. Upewnij się, że Twoje miejsce pracy jest zorganizowane
Brudne miejsce pracy może wyjaśniać, dlaczego czujesz się nieproduktywny. Dobrym sposobem na powstrzymanie stresu jest więc utrzymywanie miejsca pracy w czystości.
Odłóż wszystko na swoje miejsce i zostaw tylko to, czego potrzebujesz do pracy. Czysta przestrzeń, czysty umysł.
To samo motto odnosi się do wirtualnej przestrzeni roboczej. Cyfrowy bałagan może zdziałać cuda, zmniejszając niepokój związany z czasem i poprawiając jakość życia zawodowego.
Kiedy czujesz się przytłoczony, wypróbuj niektóre z tych rzeczy i rób je regularnie:
- Zablokuj czas w kalendarzu, aby zarezerwować czas na każde zadanie;
- Utrzymuj skrzynkę odbiorczą na poziomie zero nieprzeczytanych wiadomości (lub jak najbliżej tej wartości);
- Przeczytaj i wyczyść wszystkie powiadomienia na różnych platformach i kanałach mediów społecznościowych;
- Ponownie przydzielić i zreorganizować zaległe zadania i zobowiązania.
Pobierz swoją kopię eBooka, aby odkryć najlepsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów
Te proste działania mają fundamentalne znaczenie dla uniknięcia dalszego stresu. W przyszłości będziesz wdzięczny.
8. Zostaw trochę czasu na dodatkowe lub nieoczekiwane wydarzenia
Oszacuj czas, jaki zamierzasz poświęcić na swoje zadania. Rzeczy dzieją się, gdy najmniej się ich spodziewasz, więc zawsze najlepiej być przygotowanym na niespodzianki.
Nie masz możliwości przewidzenia, kiedy nastąpi kryzys, więc jedyne, co możesz zrobić, to przewidzieć problemy na wypadek ich wystąpienia.
Zapewnij sobie elastyczność w harmonogramie pracy na wypadek nieoczekiwanych sytuacji. Jeśli twój kalendarz jest wypełniony spotkaniami, terminami i zobowiązaniami, coś dodatkowego może zepsuć ci dzień.
Nadmierne obciążenie pracą jest jedną z głównych przyczyn stresu w pracy. Dobrym pomysłem jest więc pozostawienie kilku wolnych godzin na każdą z tych sytuacji.
W ten sposób poczujesz się mniej przytłoczony, jeśli coś się wydarzy.
Przeczytaj również: Stwórz równowagę w pracy, przeprowadzając skuteczną analizę obciążenia pracą.
9. Zacznij od prostych zadań i stopniowo zwiększaj ich złożoność.
Duże cele i projekty mogą wydawać się przytłaczające i trudne do zorganizowania.
Rozbicie dużych celów na mniejsze, łatwiejsze do osiągnięcia, jest najlepszym rozwiązaniem. Nie tylko rzeczy wydają się bardziej wykonalne, ale osiąganie krótkoterminowych celów jest niezwykle motywujące i sprawi, że będziesz kontynuować.
Dzieląc swoje cele na możliwe do wykonania kroki, unikniesz również stresu i poczucia przytłoczenia w pracy.
Twoje codzienne wysiłki będą miały duży wpływ w dłuższej perspektywie.
- Przeczytaj o: Cele krótkoterminowe i długoterminowe
10. Testuj i wybieraj odpowiednie dla siebie narzędzia zwiększające produktywność
Dotarliśmy do części tej listy sugestii, które należy wprowadzić w życie z czasem, gdy osiągniesz mocne tempo na tej ścieżce w kierunku stanu bycia zorganizowanym.
Po znalezieniu najlepszego planera, najlepszego narzędzia marketingowego, najlepszej aplikacji do robienia notatek i najlepszego narzędzia do śledzenia czasu, zachowaj je.
Używaj ich dobrze, a staną się twoimi najlepszymi przyjaciółmi. Korzystaj z darmowych wersji próbnych i eksperymentuj, aż je znajdziesz.
Dodatkowa wskazówka: Narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą może być świetnym dodatkiem pomagającym w organizacji.
11. Delegowanie zadań w razie potrzeby
Wiedza o tym , jak delegować zadania, jest cenną umiejętnością dla liderów zespołów, kierowników projektów i członków zespołów. Upewnij się, że ty i twoi współpracownicy nadajecie na tych samych falach i że możecie łatwo rozdzielać zadania między sobą.
Pomyśl o outsourcingu, jeśli pracujesz sam lub Twój zespół jest przepracowany.
Pozwala to skupić się na projektach o dużym znaczeniu i symbolizuje akt zaufania i walidacji.
Zaplanuj i dostosuj ważne i pilne zadania do pracy nad sobą oraz te, które, choć nie są tak ważne, nadal wymagają delegowania. Wszystko pomiędzy można zrobić na czas.
WSKAZÓWKA: Dowiedz się, jakie są 4 D zarządzania czasem i dlaczego są one ważne.
12. Automatyzacja powtarzających się procesów
Automatyzacja miejsca pracy wykorzystuje dostępne narzędzia techniczne i próbuje zautomatyzować niektóre procesy. Pozwoli to zaoszczędzić cenny czas i zwiększyć efektywność biznesową, a jednocześnie wydajność.
Organizacje mogą zostać wzmocnione jedynie dzięki technologii automatyzacji poprzez ograniczenie pracy ręcznej i unikanie powielania procesów.
Najlepsze narzędzia do automatyzacji zadań mogą być używane między innymi do przypisywania zadań do osób, wysyłania wiadomości e-mail, konfigurowania kampanii cyfrowych, dostosowywania terminów i informowania ludzi o statusie projektu.
Dlaczego organizacja pracy jest ważna?
Główną zaletą bycia zorganizowanym pracownikiem jest to, że odbija się to na jakości wykonywanej pracy.
Gdy jesteś zorganizowany i produktywny, masz szansę osiągnąć sukces w swojej karierze.
Twoja metoda organizacji dostosowuje się do Twojego stylu pracy, pomagając i przynosząc korzyści w rozwoju zawodowym. Z pewnością pozytywny i profesjonalny postęp.
FAQ
Jak zorganizować się w pracy?
Organizacja pracy nie jest trudna. Chodzi o ustanowienie rutyny dla najprostszych i najważniejszych zadań. Stworzysz nawyki, które z czasem staną się wrodzone. Trzymaj wszystko na swoim miejscu, czy to przedmioty, czy wirtualne narzędzia, i rób notatki. Zapisuj wszystko: listy, terminy...
Naucz się z nami blokować czas i skupiać się na jednym zadaniu naraz. Wygospodarowanie czasu na uporządkowanie podstawowych spraw pomoże ci stworzyć systemy i granice, które będą dla ciebie skuteczne.
Jak zorganizować się w pracy z ADHD?
Przede wszystkim, jeśli to dotyczy Ciebie, porozmawiaj ze swoim lekarzem, jeśli potrzebujesz pomocy klinicznej. Poza tym możemy dać ci kilka wskazówek, które pomogą ci zacząć: wyznacz sobie cel i podziel go na mniejsze części, aby zacząć, i upewnij się, że zaplanujesz czas potrzebny na pracę nad nimi. Zacznij od małych rzeczy, aby osiągnąć duże.
Przeczytaj także
- Czym jest prokrastynacja w ADHD i jak jej uniknąć?
- Planowanie w ADHD: kompletny przewodnik, którego potrzebujesz
Jak pozostać zorganizowanym w pracy podczas pracy nad wieloma projektami?
Kluczem do tej odpowiedzi jest ustalanie priorytetów. Po ustaleniu, co jest pilniejsze, podziel swój dzień lub tydzień na bloki czasowe i skorzystaj z narzędzia do śledzenia czasu.
Upewnij się, że unikasz różnych sposobów marnowania czasu i że twoje miejsce pracy jest zorganizowane podczas pracy nad listą priorytetów i nie bój się delegować zadań, jeśli to konieczne. Bądź realistą w kwestii terminów.
Wnioski
Kiedy czujesz się zestresowany i przytłoczony pracą, proszenie o pomoc nie jest oznaką słabości.
Jest traktowana jako faktyczna metoda lub organizacja. Jesteś świadomy swoich potrzeb i ograniczeń i możesz wykorzystać te informacje do rozwijania swoich umiejętności pracy i zarządzania czasem.
Aby uniknąć przytłoczenia w pracy, ustal rutynę, która działa dla Ciebie i spraw, aby tak się stało.
Możesz być zainteresowany: