Le migliori abitudini di lavoro per migliorare la vostra giornata

Hai difficoltà a trovare il tuo ritmo al lavoro? Dimentica i consigli stereotipati che hai sentito mille volte, come presentarsi puntuali o avere un ordine del giorno per le riunioni.

Ti immergerai nelle abitudini lavorative all'avanguardia, quelle che non solo aumentano la tua produttività, ma trasformano anche il tuo intero approccio alla vita professionale.

Principali risultati:

• Imparerai abitudini di lavoro non convenzionali come l'interruzione della coesione, il metodo "Eat the frog" di Tim Ferris, le liste knockout che sostituiscono le liste delle cose da fare e la meditazione Yoga Nidra.
• I dipendenti che ricevono feedback quotidianamente anziché annualmente hanno 3,6 volte più probabilità di svolgere un lavoro eccezionale ( Gallup ). Quindi, sei aperto al feedback?

Cosa sono le abitudini lavorative?

Le abitudini di lavoro sono routine e pratiche che modellano il modo in cui affronti la tua routine quotidiana. Comprendono comportamenti, atteggiamenti e strategie che impieghi nel tuo ambiente di lavoro. Esempi includono il modo in cui strutturi il tuo tempo, affronti i tuoi compiti, interagisci con i tuoi colleghi e persino gestisci la tua energia e motivazione.

Quindi, tutte queste scelte e abitudini contribuiscono alla tua produttività complessiva, efficacia e soddisfazione lavorativa, o il contrario. Le cattive abitudini di cui siamo tutti colpevoli a volte sono la procrastinazione e il cambio di contesto , o il multitasking, ma concentriamoci sulle buone abitudini lavorative per il futuro.

11 esempi di abitudini di lavoro efficaci

1. Gestire il tempo in modo intelligente

Secondo Zippia , l'82% dei dipendenti non ha un sistema di gestione del tempo adeguato e si limita a "ciò che sembra più importante in quel momento". Ciò porta i dipendenti a pensare di non avere alcun controllo sulla propria giornata lavorativa e ad altre statistiche sconcertanti.

Quando si tratta di gestione intelligente del tempo, sono finiti i giorni delle semplici e basilari liste di cose da fare. Entra nell'era dell'automazione e della gestione intelligente del tempo alimentata dalla tecnologia e da approfondimenti basati sui dati. E mentre il tempo sembra intangibile, puoi prenderne il controllo con le giuste abitudini e gli strumenti giusti. Esploriamo alcune buone abitudini sul posto di lavoro relative alla gestione del tempo:

• Utilizza app di gestione del tempo come Timeular . Con Timeular, puoi:

🎯 Tieni traccia automaticamente del tuo tempo per identificare esattamente dove vanno a finire le tue ore;

🎯 Identifica modelli e tendenze nella tua produttività in modo da ottimizzare la tua programmazione;

🎯 Imposta obiettivi temporali e promemoria per mantenerti concentrato e sulla buona strada;

🎯 Analizza i tuoi progressi e prendi decisioni basate sui dati su come migliorare le tue abitudini di spesa del tempo.

Ecco un rapporto in Timeular che fa emergere tutto quanto sopra:

Oltre alle app per la gestione del tempo e delle abitudini, altre buone abitudini legate alla gestione del tempo sono:

• Implementa il time-boxing con la definizione dinamica delle priorità: assegna blocchi di tempo specifici alle attività, ma utilizza strumenti basati sull'intelligenza artificiale per adattare automaticamente la tua pianificazione in base ai cambiamenti di priorità in tempo reale e agli eventi imprevisti.
• Pratica la minimizzazione dei “residui di attenzione”: usa rituali di transizione tra le attività per liberare la tua cache mentale, il che ti aiuta a ridurre il carico cognitivo dovuto al cambio di attività.
• Adotta momenti di “micro-produttività”: identifica e utilizza piccoli ritagli di tempo durante la giornata per attività rapide e di grande impatto o opportunità di apprendimento.

Prendi il controllo del tuo tempo con le giuste abitudini e gli strumenti

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2. Crea la tua routine di lavoro perfetta

Creare una routine semplice e personalizzata che ti aiuti a cambiare marcia: da "Mi sto appena svegliando e tutto è confuso" a "Sono pronto ad affrontare la giornata" può fare un'enorme differenza nella tua routine quotidiana.

Dai segnali al tuo cervello e al tuo corpo che è il momento di concentrarsi. Questa routine è come un riscaldamento mentale e fisico per la tua giornata lavorativa.

Questa routine potrebbe essere diversa per ognuno, ma ecco alcune idee che funzionano per me:

• Prepara una deliziosa tazza di caffè (o tè) . C'è qualcosa nell'aroma e nel rituale di preparare la tua bevanda mattutina preferita che può aiutarti a sentirti più sveglio, vigile e pronto ad affrontare la giornata.
• Crea una playlist "modalità lavoro" . La musica è spesso uno strumento potente per impostare il tono e l'energia della nostra giornata lavorativa. Scegli canzoni che ti aiutino a sentirti concentrato, motivato e nella zona, che si tratti di musica classica, ritmi lo-fi o le tue jam preferite.
• Stabilisci le tue intenzioni per la giornata . Rivedi la tua lista di cose da fare, dai priorità ai tuoi compiti e stabilisci degli obiettivi per ciò che vuoi realizzare. Un piano di azione o di gestione del tempo chiaro può aiutarti a sentirti più concentrato e motivato.

3. Mangia la rana al mattino

Potresti aver sentito parlare del metodo Eat the Frog , che implica semplicemente di iniziare la giornata con il compito più difficile. Questo ti impedisce di trascinartelo dietro per l'intera giornata lavorativa.

Grazie a questa strategia, stai sfuggendo all'ansia del tempo che deriva dalla procrastinazione e stai iniziando la giornata con il piede giusto. Ti aiuta a sentirti sicuro perché hai affrontato compiti difficili per prima cosa al mattino e puoi superare tutte le altre sfide che compaiono nella tua lista delle cose da fare.

Un ottimo esempio di un guru della produttività che applica questa semplice strategia è l'autore di bestseller Tim Ferriss. Nel suo libro " The 4-Hour Workweek ", Ferriss consiglia di identificare il tuo compito più importante (o "MIT") ogni giorno e di completarlo prima di passare a compiti meno critici. L'autore afferma che questo lo aiuta a impostare un tono emotivo migliore per l'intera giornata. Anche quando si esegue un piccolo compito, finalizzarlo fa sì che Ferris dica a se stesso: "Ehi amico, non preoccuparti, hai prodotto qualcosa oggi".

Quindi, non preoccupatevi, e iniziate a produrre qualcosa anche oggi. Il più presto possibile, però!

4. Raggruppa consapevolmente le tue interruzioni

Secondo le ultime statistiche disponibili sulla gestione del tempo , i dipendenti possono risparmiare fino a 40 ore al mese gestendo le interruzioni. Ciò impedisce loro di avere determinati intervalli di tempo per concentrarsi solo sul lavoro più intenso , il che aiuterebbe a risolvere compiti essenziali e cognitivamente impegnativi.

La soluzione? Applicare "interrupt coalescing", che, detto in parole povere, raggruppa le interruzioni in base alle priorità. Lasciate che vi presenti l'esempio pratico del nostro CTO, e poi vi definirò il concetto:

"Come CTO e responsabile del prodotto, gestire un ampio spettro di attività è fondamentale. Per mantenere la produttività, strutturo la mia giornata con una routine coerente: Dedico la mattina a un lavoro approfondito e mirato su progetti ad alta priorità e riservo il pomeriggio alla comunicazione e ad affrontare le questioni urgenti che si presentano". Manuel Zoderer.

In altre parole, il nostro CTO applica lo stesso sistema su cui funziona ciascuno dei nostri dispositivi: una volta che a un computer viene dato un comando, ne valuta la priorità e la raggruppa in lotti di priorità in base alle sue risorse. Se la priorità sembra urgente e il computer ha le risorse per gestirla, lo farà. Altrimenti, aggiunge la priorità a una coda, che, nel nostro esempio CTO, riserva i pomeriggi per la comunicazione.

5. Dì di no al lavoro più spesso

Sebbene a prima vista possa sembrare controintuitivo, dato che nessuna descrizione del lavoro lo includerebbe come un'abitudine desiderata, dire di no al lavoro è un'abitudine lavorativa utile e sana. Ti aiuta a mantenere un'alta qualità del lavoro e a dimostrare buone capacità di leadership e gestione del tempo . Ti posizioni anche come affidabile poiché dimostri di valutare il tuo carico di lavoro in modo realistico.

La maggior parte di noi ha difficoltà a dire di no in qualsiasi contesto, figuriamoci sul lavoro, dove associamo una carriera di successo all'essere sempre disponibili o all'assumere quanti più progetti possibili per sviluppare nuove competenze.

Se esiti a dire di no , ricorda che dire di no ti consente di concentrarti sui tuoi compiti più importanti, di consegnare un lavoro di alta qualità e di non disperderti troppo. Crei anche spazio per opportunità che ti aiuteranno a crescere e a evolvere nella tua carriera. Un altro vantaggio è che stai mantenendo dei sani confini intorno al tuo tempo, alla tua energia e alla tua competenza. Ciò mantiene sotto controllo l'equilibrio tra lavoro e vita privata, prevenendo il burnout e il risentimento.

Se sembra più facile a dirsi che a farsi, ecco un possibile modo per giustificare il tuo no:

Nota : io stesso ho fatto fatica a dire di no al lavoro, quindi ho fatto delle ricerche e ho applicato un framework vincente per dire di no. Puoi trovarlo in questa guida completa: Come dire di no al lavoro [Framework e 6 esempi]

6. Sii aperto al feedback e prendilo bene

Un feedback significativo alimenta la performance, non la ostacola. Un rapporto Gallup ha scoperto che i dipendenti hanno 3,6 volte più probabilità di svolgere un lavoro eccezionale se ricevono feedback dai loro manager quotidianamente anziché annualmente.

Tuttavia, il feedback può essere intimidatorio. Può spaventarti e farti sentire inutile o minacciato.

Naturalmente, il mittente del messaggio è responsabile della comunicazione di feedback costruttivi e dell'uso di buone capacità comunicative. Tuttavia, una volta completata questa parte della transazione comunicativa, la responsabilità è nelle tue mani. Sei responsabile della gestione delle tue emozioni e comprendi che il feedback non ha nulla a che fare con te personalmente, ma è solo uno strumento che aiuta a perfezionare il tuo lavoro. Sarebbe fantastico tenere a mente quanto segue:

• Prenditi del tempo per elaborare . Va bene fare un passo indietro e riflettere sul feedback prima di rispondere o agire di conseguenza. Prenditi lo spazio per digerire e considerare ciò che hai sentito/letto.
• Non metterti sulla difensiva. È solo una critica costruttiva che ti aiuta a lavorare sulle tue lacune di conoscenza.
• Fai domande di chiarimento. Se qualcosa non è chiaro o hai bisogno di più contesto, non aver paura di chiedere più informazioni o esempi.
• Follow-up e follow through. Se ricevi feedback che richiedono un'azione o un cambiamento, fai un piano e comunica le tue intenzioni. Dimostra che stai prendendo sul serio il feedback e che sei impegnato nella crescita.

7. Crea liste di eliminazione diretta

Cos'è una knockout list, ti chiedi? È una lista di cose da fare essenziale e senza fronzoli che si concentra esclusivamente sulle tue massime priorità e sui compiti da fare. Considerala come la tua personale lista di cose che devi assolutamente portare a termine prima che la giornata finisca. La chiave per far funzionare una knockout list è mantenerla breve e non negoziabile.

L'idea è che tu ti concentri su 3-5 elementi al massimo, e ognuno dovrebbe essere un compito specifico e attuabile che puoi realisticamente completare in un giorno. Dando la priorità ai tuoi compiti più importanti e ad alto impatto e portandoli a termine in modo coerente, farai progressi significativi nei progetti che contano davvero.

Quindi, per provarlo, devi seguire questo procedimento:

• Prenditi 5 minuti all'inizio di ogni giornata per annotare le 3-5 attività essenziali che devi assolutamente svolgere.
• Tieni questa lista in primo piano durante tutta la giornata e prefiggiti l'obiettivo di spuntare ogni voce prima di mollare.
• Se vuoi fare un ulteriore passo avanti, applica il metodo di celebrazione di Marcus Lemonis (imprenditore seriale): crea aeroplanini di carta da ogni task card e, quando li hai finalizzati, falli volare via. In questo modo, ti darai un segnale fisico che il tuo task è stato completato.

Sogni di spuntare le tue attività dalla lista delle cose da fare?

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8. Comunicare in modo efficace

La comunicazione può spesso determinare il successo o il fallimento del tuo lavoro. È una delle sane abitudini lavorative che richiede impegno e pratica costanti. Che tu stia collaborando con i colleghi, presentando idee ai clienti o guidando un team, il modo in cui condividi informazioni, idee e feedback può avere un impatto profondo sulla tua produttività, sulle tue relazioni e sul tuo impatto generale.

Per sviluppare buone abitudini lavorative è necessaria una pratica costante, mentre la comunicazione richiede una pratica approfondita:

• Inizia praticando l'ascolto attivo: quando comunichi faccia a faccia con gli altri, prendi l'abitudine di dare loro la tua piena attenzione e concentrazione. Elimina le distrazioni, stabilisci un contatto visivo e ascolta per capire, non solo per rispondere.
• Sii chiaro e conciso: che tu stia scrivendo un'e-mail, tenendo una presentazione o avendo una conversazione individuale, cerca di essere il più chiaro e conciso possibile. Usa un linguaggio semplice, evita gergo o acronimi e vai subito al punto.
• Adatta il tuo stile di comunicazione al tuo pubblico: persone e situazioni diverse richiedono stili di comunicazione diversi. Prendi l'abitudine di osservare il tuo pubblico e di adattare il tuo approccio di conseguenza, che ciò significhi essere più formale o informale, più dettagliato o di alto livello, più assertivo o collaborativo.

Poiché la comunicazione è una strada a doppio senso, cerca regolarmente feedback dagli altri sulle tue capacità comunicative e sul tuo stile. Non dimenticare di essere aperto anche a feedback costruttivi.

9. Organizza il tuo spazio (fisico e digitale)

Quando il tuo spazio di lavoro è disordinato e caotico, non è solo un pugno nell'occhio. È un killer della produttività. Una scrivania disordinata, una casella di posta in arrivo traboccante, un mare di file casuali sul desktop... tutte queste cose possono rallentarti, distrarti e rendere più difficile trovare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno.

Al contrario, quando il tuo spazio è organizzato e snello, è più facile raggiungere le prestazioni lavorative. Tutto ciò di cui hai bisogno è a portata di mano e puoi concentrarti sul compito da svolgere senza impantanarti nel disordine.

Per lavorare su questa abitudine lavorativa, prova questo procedimento:

• Inizia con una purga : dai un'occhiata attenta e seria al tuo spazio fisico e digitale e sbarazzati di tutto ciò che non ti serve più. Butta via quei vecchi documenti, elimina quei file antichi e annulla l'iscrizione a quelle newsletter irrilevanti.
• Crea un sistema che funzioni per te: non esiste un approccio unico all'organizzazione: ciò che funziona per il tuo collega potrebbe non funzionare per te. La chiave è trovare un sistema che si allinei alle tue tendenze naturali e al tuo flusso di lavoro. Forse significa codificare a colori i tuoi file, usare un set specifico di cartelle per i tuoi progetti o investire in un'etichettatrice alla moda.
• Rendila un'abitudine quotidiana : come ogni buona abitudine, l'organizzazione richiede coerenza e ripetizione. Rendila parte della tua routine quotidiana per riordinare il tuo spazio, archiviare i documenti sparsi e tenere in ordine il tuo spazio digitale. Più lo fai, più diventa automatico.

10. Prenditi cura della tua energia (e gestiscila)

Ci siamo passati tutti: hai pianificato il tuo programma al minuto, ma quando arriva il momento di affrontare quel grande progetto o compito complesso, il tuo cervello non collabora. Questo perché la produttività non riguarda solo quante ore ci metti. Riguarda quanta energia concentrata e di alta qualità porti sul tavolo.

Ecco perché includere abitudini di lavoro positive come la gestione dell'energia può avere un impatto profondo sul tuo lavoro. Prova a concentrarti su quanto segue:

• Inizia prestando attenzione ai tuoi ritmi e schemi naturali . Sei una persona mattiniera o un nottambulo? Quando ti senti più creativo, concentrato o energico? Usa questa consapevolezza di te stesso per pianificare i tuoi compiti più impegnativi per i tuoi momenti di punta e riserva il lavoro più di routine o amministrativo per quando la tua energia è più bassa.
• Inserisci pause regolari e tempo per il rinnovamento durante la giornata . Ciò potrebbe significare fare una breve passeggiata all'aperto, fare stretching alla scrivania o anche solo chiudere gli occhi e fare qualche respiro profondo. L'idea è di dare al tuo cervello e al tuo corpo il riposo e il tempo di ricarica di cui hanno bisogno per continuare a funzionare al meglio.

Suggerimento: quando avevo problemi di scarsa energia e perdevo spesso la concentrazione, ho fatto una meditazione Yoga Nidra di dieci minuti. Non è una cosa stravagante, lo prometto, e non è Yoga, anche se il nome potrebbe trarre in inganno. È una meditazione di 10 minuti supportata dalla scienza . Ripristina davvero la tua energia e studi clinici hanno dimostrato che è associata a cambiamenti fisiologici positivi.

11. Prendi l'iniziativa nel tuo processo di apprendimento

Quando è stata l'ultima volta che ti sei sentito veramente energico e ispirato al lavoro? Probabilmente è stato quando stavi imparando qualcosa di nuovo, affrontando un progetto che ha ampliato le tue capacità o collaborando con persone che hanno portato nuove prospettive e idee. Ecco perché è così importante rendere l'apprendimento e la crescita continui una parte non negoziabile della tua identità professionale.

Vediamo alcuni modi per radicare questa abitudine lavorativa:

• Stabilisci obiettivi di apprendimento per te stesso : proprio come stabilisci obiettivi per i tuoi progetti di lavoro o la tua routine di fitness, stabilisci obiettivi di lavoro specifici e misurabili per il tuo sviluppo professionale. Forse vuoi padroneggiare un nuovo programma software, ottenere una certificazione nel tuo campo o sviluppare le tue capacità di parlare in pubblico. Qualunque cosa sia, rendila una priorità e renditi responsabile.

🎯 Non sai come impostare obiettivi per diversi periodi di tempo? Dai un'occhiata al nostro progetto per obiettivi a breve e lungo termine .

• Cerca nuove sfide: non aspettare che il tuo capo o la tua azienda ti assegnino nuovi progetti o responsabilità. Sii proattivo e cercali tu stesso. Offriti volontario per quell'incarico impegnativo, lancia quell'idea innovativa o assumi un ruolo di leadership in un'organizzazione professionale. Più ti metti in gioco, più crescerai e avrai il controllo sulla tua reputazione e crescita professionale.

Conclusione

Adottare queste abitudini di lavoro produttive non significa solo spuntare più caselle sulla tua lista di knockout. Significa cambiare radicalmente il modo in cui affronti le tue abitudini lavorative quotidiane.

Dall'adozione di strumenti di produttività come Timeular per padroneggiare l'arte di dire "no", ogni abitudine è un trampolino di lancio verso una carriera più produttiva, equilibrata e appagante. Ricorda, l'obiettivo non è lavorare di più, ma lavorare in modo più intelligente.

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