Come smettere di procrastinare e tornare in carreggiata
La procrastinazione è l'atto di ritardare o rimandare i compiti, un fenomeno familiare a quasi tutti. In fondo, non si tratta solo di una cattiva gestione del tempo, ma di una complessa interazione di fattori psicologici.
Tutti, a un certo punto, si trovano a rimandare i compiti, sia che si tratti di piccole faccende quotidiane che di importanti incarichi di lavoro. Questo articolo si propone di demistificare la procrastinazione, esplorandone le cause e la natura universale.
In questo articolo scoprirete come smettere di procrastinare.
Ottenere un senso di ciò che si sta facendo con il proprio tempo con una soluzione di tracciamento del tempo semplice, facile e sicura.
Ci immergeremo in vari argomenti, tra cui le ragioni psicologiche che stanno alla base della procrastinazione, le strategie per smettere di procrastinare e i passi pratici per aumentare la produttività e rompere il ciclo di ritardi che colpisce molti di noi.
Che cos'è la procrastinazione?
La procrastinazione consiste nel rimandare i compiti a "dopo", pur conoscendo i potenziali esiti negativi. Spesso deriva da problemi psicologici come la paura di fallire, la complessità del compito, il perfezionismo o la mancata corrispondenza tra il compito e gli interessi personali.
Si differenzia dalla pigrizia, che è una mancanza di interesse per l'azione, in quanto la procrastinazione comporta una lotta mentale con compiti specifici a causa di queste barriere mentali. Questa abitudine può avere un impatto significativo sul lavoro, portando a scadenze non rispettate, stress e risultati di scarsa qualità. Tuttavia, è gestibile.
L'impiego di strategie come una gestione efficace del tempo, la definizione di obiettivi realistici e la comprensione dei fattori scatenanti della procrastinazione possono aiutare le persone a superare questo schema, aumentando la produttività e l'atteggiamento sul lavoro.
Perché procrastiniamo?
Il primo passo per superare la procrastinazione e le emozioni negative che ne derivano è identificare le ragioni che stanno alla base di questo comportamento. Capire perché si procrastina è fondamentale, perché aiuta a trovare le tattiche giuste per affrontare i propri motivi specifici e a scegliere le strategie per gestire meglio la situazione.
Vediamo più da vicino le ragioni dell'abitudine alla procrastinazione:
- Perfezionismo: La procrastinazione può verificarsi quando ci si pone aspettative irrealistiche di perfezione. Il timore che il vostro lavoro non soddisfi questi standard elevati spesso porta a rimandare i compiti, perché la pressione di raggiungere la perfezione diventa schiacciante. Questa mentalità può ostacolare notevolmente l'avvio o il completamento dei compiti.
- Sopraffazione: Il problema della procrastinazione può verificarsi quando si devono gestire compiti di grandi dimensioni che sembrano così complessi da scoraggiare anche solo l'inizio. Sentirsi sopraffatti da un grande progetto è naturale.
- Mancanza di motivazione: Sentimenti negativi verso un particolare compito: Quando un compito non sembra gratificante o interessante, è difficile motivarsi a iniziarlo o a completarlo, il che porta spesso a rimandarlo e a non agire.
- Paralisi decisionale: Quando non si riesce a decidere come affrontare compiti importanti, spesso si finisce per procrastinare. L'indecisione, o la paura di scegliere male, può bloccarvi nel momento presente, impedendo qualsiasi progresso.
- Scarsa capacità di gestione del tempo: Alcune persone procrastinano perché sottovalutano il tempo che un compito richiederà o sopravvalutano la propria capacità di completarlo rapidamente in seguito.
- Problemi di controllo degli impulsi: La difficoltà a resistere alle distrazioni può portare alla procrastinazione, in quanto si potrebbe optare per compiti poco importanti che offrono una soddisfazione immediata piuttosto che per quelli con benefici a lungo termine, deludendo il proprio futuro.
Conseguenze della procrastinazione cronica
In un ambiente aziendale, la procrastinazione non solo influisce sulla produttività individuale, ma può anche avere effetti a catena sulle dinamiche di gruppo e sui risultati aziendali complessivi. Questi sono buoni motivi per cercare di evitare la procrastinazione:
- Diminuzione delle prestazioni: La procrastinazione cronica spesso porta a sforzi affrettati e dell'ultimo minuto, con il risultato di un lavoro di qualità inferiore e di risultati scadenti.
- Aumento dello stress: Rimandare i compiti fino all'ultimo momento può causare un notevole stress e ansia da tempo, quando le scadenze si avvicinano e resta ancora molto da fare.
- Conseguenze finanziarie: La procrastinazione può portare a non rispettare le scadenze per le fatture o gli investimenti, con conseguenti sanzioni finanziarie o la perdita di opportunità di crescita finanziaria.
- Relazioni tese: La procrastinazione di compiti importanti può mettere a dura prova le relazioni personali e professionali, poiché spesso grava sugli altri, che possono dover compensare i ritardi del procrastinatore.
Come smettere di procrastinare
La buona notizia è che è possibile superare la procrastinazione. La cosa più importante è capire se si procrastina e, in tal caso, comprenderne le ragioni.
Inoltre, esistono molti trucchi per la produttività che vi aiuteranno a fare in modo che i compiti più importanti vengano sempre gestiti per primi.
Entriamo subito nel vivo.
1. Ammettere che si procrastina
Riconoscere che si procrastina è il primo passo fondamentale per affrontarlo. Molti di coloro che procrastinano tendono a negare la loro tendenza a rimandare i compiti, esacerbando il problema.
Accettando l'abitudine alla procrastinazione cronica, potete comprendere meglio le sfide che dovete affrontare e sviluppare un piano strategico per superarle.
2. Capire perché si sta procrastinando
Capire perché si procrastina è fondamentale per superarlo. I compiti noiosi, stressanti o impegnativi spesso portano a procrastinare.
Secondo l'esperto di psicologia Joseph Ferrari, questa tendenza è legata alla difficoltà di gestire le emozioni negative e alla mancanza di autocontrollo.
Riconoscere i modelli di procrastinazione del passato, in particolare i pensieri del tipo "non riuscirò mai a farlo bene", può aiutarvi a sviluppare strategie efficaci per completare i compiti e combattere la procrastinazione.
3. Stabilire obiettivi ragionevoli
Capire la nostra tendenza a procrastinare e le sue ragioni è fondamentale, ma è altrettanto fondamentale fissare obiettivi realistici. Questo approccio è fondamentale perché aiuta a mantenere la motivazione e a progredire.
Per attività come la scrittura, applicare gli obiettivi di lavoro SMART obiettivi di lavoro: Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Realistici, Orientati al Tempo, con scadenze specifiche.
Un compito importante o un obiettivo lavorativo di ampio respiro, come "rivedere l'intera strategia di marketing", può essere scoraggiante. Scomponeteli in compiti più piccoli e gestibili, come "Analizzare le prestazioni delle campagne attuali" o "Ricercare nuove tendenze di mercato". È più facile lavorare su sei compiti, che sono più piccoli, piuttosto che su un unico grande compito.
Questo approccio non solo facilita il completamento sistematico, ma sottolinea anche l'importanza di fissare obiettivi realistici: aiuta a prevenire la frustrazione e riduce le possibilità di abbandonare il progetto.
4. Utilizzate un'applicazione per il monitoraggio del tempo
Il nostro consiglio principale per smettere di procrastinare e diventare più produttivi è quello di avere un'idea di ciò che fate con il vostro tempo utilizzando un'app di time-tracking. app di monitoraggio del tempo.
I procrastinatori di solito sentono che è passato un giorno intero e non hanno fatto quello che dovevano fare, ma si rendono conto di quanto sia uno spreco di tempo. perdita di tempo tempo può essere il punto di svolta.
Dopotutto, lo sappiamo tutti: il tempo è denaro!
L'uso di uno strumento di gestione del tempo consente di sapere esattamente quanto tempo si dedica a ogni attività e di ottimizzarlo. Utilizzate Timeular con i suoi metodi di tracciamento del tempo facili, intelligenti e sicuri:
- Tracciamento automatico del tempo: Compilate automaticamente i vostri fogli di presenza in base all'utilizzo dell'app, ai siti web visitati e agli eventi programmati nel calendario.
- Utilizzate un time tracker fisico: Rendi tattile il rilevamento del tempo e traccia facilmente 1.000 attività utilizzando solo 8 lati. Costruite un'abitudine utilizzando la memoria muscolare e un potente promemoria fisico.
- Utilizzate le scorciatoie da tastiera e molto altro ancora!
Provate Timeular, che è stata riconosciuta come l'applicazione per il time tracking più facile da usare per i team e gli individui.
5. Utilizzare potenti tecniche di gestione del tempo
Se avete appena intrapreso un viaggio contro la procrastinazione, potreste non sapere che esistono decine (se non centinaia!) di tecniche di gestione del tempo. tecniche di gestione del tempo. Tutte hanno lo stesso obiettivo: rendervi più produttivi.
Di seguito sono riportati 3 esempi di tecniche:
- Timeboxing: È una tecnica di produttività in cui ai compiti vengono assegnate scadenze fisse e realistiche, che vanno dai minuti ai mesi. Si sottolinea la necessità di portare a termine le proprie responsabilità entro i limiti di tempo stabiliti, migliorando la concentrazione e l'efficienza. Questo metodo è apprezzato nelle metodologie Agile e dagli imprenditori per la sua efficacia.
- Blocco del tempo: Il blocco del tempo è una strategia che organizza la giornata in fasce orarie specifiche per ogni compito, trasformando l'elenco delle cose da fare in un programma strutturato. Questo metodo assegna un tempo mirato per le attività, consentendo aggiustamenti e garantendo l'efficienza. Si tratta di dedicare periodi al lavoro per migliorare la concentrazione e ridurre le distrazioni, aumentando così la produttività.(Download: Modelli di blocco del tempo in Google Fogli)
- Task batching: questa strategia di produttività prevede il raggruppamento di compiti simili e il loro svolgimento in blocchi di tempo prestabiliti. L'obiettivo è ridurre le interruzioni e aumentare la concentrazione e l'efficienza concentrandosi su una serie di compiti correlati senza frequenti interruzioni.
SUGGERIMENTO: un modello di programma di lavoro gratuito potrebbe essere una risorsa interessante per aiutarvi con queste tecniche.
6. Scrivere liste di cose da fare
L'implementazione di un elenco di cose da fare è un modo molto efficace per trasformare il vostro piano in passi concreti e misurabili.
Iniziate ogni giorno creando un elenco di compiti, dividendo la giornata in attività più piccole e gestibili. Questo è utile sia che si tratti di una giornata di lavoro, di un fine settimana di svago o anche di una vacanza che si vuole godere appieno.
Man mano che si procede con l'elenco dei compiti, spuntare ogni attività diventa una fonte di soddisfazione.
L'approccio della lista delle cose da fare offre numerosi vantaggi, come ad esempio:
- Serve come strumento motivazionale grazie al monitoraggio visivo dei progressi compiuti.
- Senso di realizzazione
- Migliorare la gestione del tempo delineando chiaramente i compiti e il tempo a disposizione per completarli.
- Alleviare lo stress e l'ansia
- E, in ultima analisi, vi spinge a diventare più organizzati e produttivi, che è l'obiettivo finale!
6. Dare priorità
La definizione delle priorità è una strategia fondamentale per evitare di procrastinare, e un elemento chiave di questo approccio è l'uso di tecniche di definizione delle priorità come Pickle Jar o la Matrice dei 4 quadranti della gestione del tempo.
Questo metodo, ideato dal presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower e reso popolare da Stephen Covey in uno dei migliori libri sulla produttività. migliori libri sulla produttività"Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci", classifica efficacemente i compiti in quattro quadranti in base all'urgenza e all'importanza:
- Quadrante 1: Urgente e importante
- Quadrante 2: Non urgente ma importante
- Quadrante 3: Urgente ma non importante
- Quadrante 4: Non urgente e non importante
Se si stabilisce la priorità dei compiti utilizzando questa matrice, ci si può concentrare su ciò che è veramente necessario portare a termine, riducendo la sensazione di essere sopraffatti.
La definizione delle priorità aiuta a identificare quali compiti sono essenziali e richiedono un'attenzione immediata (quadranti 1 e 2) e quali possono essere rimandati o delegati (quadranti 3 e 4).
Di conseguenza, questa chiarezza aiuta ad affrontare per primi i compiti importanti, riducendo così la tendenza a procrastinare.
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Superare la procrastinazione e concentrarsi sulle attività che portano i migliori risultati.
7. Provate la tecnica "Mangia la rana".
Ispirata al consiglio di Mark Twain di "mangiare una rana" come prima cosa al mattino, la tecnica "Eat The Frog" per superare la procrastinazione si concentra sull'affrontare il compito più importante (e spesso più evitato) all'inizio della giornata.
Questo approccio vi aiuta a concentrarvi e a indirizzare le vostre energie verso il completamento della voce più scoraggiante della vostra lista di cose da fare.
Ideale per coloro che trovano difficile stabilire le priorità, questa tecnica semplifica la gestione dei compiti. Invece di metodi complessi, "Mangia la rana" prevede la selezione di un compito importante e la sua gestione in anticipo, eliminando un ostacolo importante e dando il via alla produttività.
In un ambiente pieno di distrazioni come e-mail, chiamate e social media, è fondamentale mantenere la concentrazione durante il completamento di questo compito chiave, assicurandosi che non ci siano interruzioni fino al termine.
Leggete anche: Gli strumenti più quotati per la prioritizzazione del carico di lavoro
8. Attuare il metodo MoSCoW
Il metodo di prioritizzazione MoSCoW è una tecnica di prioritizzazione per organizzare in modo efficiente i carichi di lavoro dei progetti. Esso categorizza i compiti in quattro gruppi: Must-have, Should have, Could have e Won't have, aiutando a dare priorità a ogni caratteristica e requisito del progetto. Questo sistema di classificazione guida tutti verso il completamento del progetto.
Il metodo MoSCoW si concentra sul rispetto delle scadenze del progetto attraverso una tabella di priorità che enfatizza i compiti più critici. Questa strategia filtra le attività meno urgenti o superflue, semplificando la concentrazione. È preziosa anche per i team, in quanto allinea le attività ai valori aziendali e garantisce un approccio unitario verso obiettivi comuni.
9. Utilizzare la tecnica del Pomodoro
La Tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo sviluppato negli anni '80 dallo studente italiano Francesco Cirillo. Prende il nome dalla parola italiana che indica il pomodoro e si ispira all'uso da parte di Cirillo di un timer da cucina a forma di pomodoro per migliorare la sua concentrazione nello studio. La tecnica prevede le seguenti fasi:
- Creare una lista di cose da fare: Elencate le cose da completare.
- Impostate un timer Pomodoro per 25 minuti: Scegliete un compito dalla vostra lista e dedicategli 25 minuti di lavoro ininterrotto.
- Lavorate finché non suona il timer: Entrare nella modalità di lavoro profondo e concentrarsi esclusivamente sul compito selezionato durante questo tempo.
- Registrare i progressi dopo 25 minuti: Al termine del timer, annotate i risultati ottenuti.
- Fare una pausa di cinque minuti: Dopo ogni sessione di lavoro di 25 minuti, o "Pomodoro", fate una breve pausa per riposare.
- Ripetere il processo: Continuare questo ciclo e, dopo aver completato quattro "Pomodori", fare una pausa più lunga di 15-30 minuti.
I punti chiave della Tecnica del Pomodoro sono il raggruppamento di attività che richiedono meno di 25 minuti e l'evitare ogni interruzione durante ogni Pomodoro.
Conclusione
È nella nostra natura umana rimandare il più possibile le cose che ci fanno stare male. Tuttavia, la procrastinazione ha conseguenze negative, soprattutto quando diventa cronica, e va contrastata.
I consigli e le tecniche che vi insegniamo in questa guida su come superare la procrastinazione vi aiuteranno sicuramente a creare abitudini di gestione del tempo più sane. Resta solo una cosa da fare: smettere di procrastinare e iniziare ad applicarli!
FAQ
Cosa significa procrastinare?
La procrastinazione è l'atto volontario di rimandare un'azione che deve essere fatta, anche se si sa che ci saranno conseguenze negative. Di solito, l'azione che il procrastinatore rimanda è spiacevole o noiosa.
La procrastinazione è una malattia mentale?
La procrastinazione in sé non è una malattia o un disturbo mentale. Tuttavia, viene comunemente interpretata come un sintomo di alcuni disturbi mentali come l'ADHD, la depressione e l'ansia.
La procrastinazione è un segno di ADHD?
Ad oggi, nessuno studio scientifico ha dimostrato un legame diretto tra procrastinazione e ADHD. Tuttavia, una caratteristica comune delle persone con ADHD è la difficoltà a gestire il proprio tempo, che può portare alla procrastinazione. Esistono diversi consigli per smettere di procrastinare l'ADHDconoscerli.
La procrastinazione e la pigrizia sono la stessa cosa?
No. Procrastinazione e pigrizia non sono né la stessa cosa né il risultato l'una dell'altra. Studi scientifici hanno dimostrato che procrastiniamo a causa di una cattiva gestione dell'umore, non della pigrizia o di una cattiva gestione del tempo. gestione del tempo.