Qu'est-ce que le tableau Kanban ? [Guide simple]
En tant que chef de projet, il est essentiel d'avoir une compréhension complète des tâches liées à votre projet et de les partager avec l'équipe afin d'obtenir l'adhésion de tous.
Comme vous l'avez compris, il existe de nombreuses méthodes et techniques qui peuvent vous aider à améliorer le développement de votre projet. Chaque méthode présente des caractéristiques différentes qui conviennent à certains gestionnaires et ne conviennent pas à d'autres.
En réalité, il n'est pas nécessaire que tout fonctionne pour vous. Parfois, les méthodes les plus simples peuvent faire des merveilles pour votre projet. En réalité, vous devriez donc toujours choisir la solution qui vous permet de prospérer dans tous les domaines.
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L'une des solutions est le tableau Kanban, l'outil parfait conçu pour simplifier la façon dont vous et votre équipe envisagez le flux de travail. Tout au long de cet article, vous découvrirez son concept, son type et son origine, les règles d'utilisation, ses avantages et les erreurs à éviter.
Découvrez si cette méthode pourrait faire évoluer votre façon de gérer le flux de travail de votre projet.
Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?
Un tableau Kanban est un outil de gestion de projet, physique ou numérique, qui permet de visualiser le travail et de limiter les travaux en cours.
L'objectif est de vous donner une vision claire de toutes les tâches afin que vous puissiez devenir encore plus productif et réaliser des projets efficaces et réussis.
Grâce au tableau Kanban, vous pouvez identifier immédiatement les problèmes potentiels, ce qui vous permet de les prévenir et/ou de les éliminer de l'équation.
La technique agile utilise des cartes et des colonnes, qui sont très intuitives et faciles à utiliser par tous.
Pourquoi l'appelle-t-on tableau Kanban ?
Le Kanban tire son origine de la langue japonaise, qu'il divise en deux mots : "Kan" et "Ban". Alors que "Kan" signifie "signe", "Ban" signifie "tableau", ce qui signifie qu'en les réunissant, vous obtiendrez le mot "tableau de signes".
De manière plus pratique et dans le contexte de votre propre projet, le tableau Kanban vous permet, à vous et à votre équipe, d'avoir une perspective nouvelle sur le travail à accomplir.
Dans l'ensemble, toutes vos tâches sont présentées pour vous permettre d'y voir plus clair, de les contrôler et de les partager.
Quelles sont les 6 règles du tableau Kanban ?
1. Surveillez votre flux de travail
Pour qu'un projet soit couronné de succès, il est indispensable que vous puissiez visualiser et contrôler votre flux de travail, ainsi que celui de votre équipe.
Même si vous travaillez sur un forum en ligne ou hors ligne, c'est quelque chose que vous devez faire pour vous assurer que tout est explicite pour tout le monde.
2. Veillez à contrôler vos "travaux en cours"
C'est important pour garder le contrôle de la situation pendant la période où vous travaillez sur votre projet avec votre équipe. Ne vous lancez pas dans un nouveau travail si vous êtes déjà en train de travailler sur quelque chose, et il en va de même pour votre équipe.
Il est impératif que vous établissiez un ordre de priorité pour ce qui est déjà en cours. Une fois les tâches accomplies, évaluez ce qu'il convient de faire ensuite.
3. Maîtriser la gestion de votre flux de travail
Après avoir surveillé votre flux de travail et contrôlé vos tâches, vous prendrez l'habitude de gérer facilement votre flux de travail.
Vous aurez besoin et la possibilité de voir quelles cartes Kanban vous pouvez déplacer dans différentes colonnes Kanban pour visualiser ce qui est fait et ce qui nécessite votre attention.
4. Respecter chaque processus établi
En plus des projets sur lesquels vous travaillerez, vous vous sentirez obligé de conserver certaines règles de base et certains processus auxquels vous êtes habitué parce qu'ils fonctionnent. Établissez toujours ces règles et veillez à vous y tenir.
Présentez-les à votre équipe et assurez-vous qu'elle n'a pas de questions à poser, afin que tout se passe bien.
5. Communiquer avec votre équipe
Il est essentiel que vous soyez en communication constante avec votre équipe car, de cette manière, vous êtes en mesure de travailler sur votre retour d'information concernant toutes les tâches en cours dans votre tableau Kanban.
En même temps, vous recevrez un retour d'information concernant les améliorations et les notes sur les tâches et même sur le tableau lui-même. L'objectif est de travailler en synergie et de fournir le meilleur produit.
Lisez notre guide et obtenez des conseils pour améliorer la communication au sein de votre équipe.
6. Collaborer avec son équipe et se développer de l'intérieur
Cette technique permet d'instaurer un sentiment d'amélioration de tous les côtés, de vous, de votre équipe et de votre projet.
L'évolution étant un processus, vous devez tous évoluer en permanence, ce qui signifie que vous devez vous tenir au courant, prendre des décisions et mettre en œuvre des changements si nécessaire.
Veillez à évaluer les progrès réalisés par votre conseil et à définir les prochaines étapes à partir de son analyse.
Comment utiliser un tableau Kanban
Vous disposez des éléments clés nécessaires à la réalisation d'un tableau Kanban parfait, comme le montre le modèle ci-dessous. Pour l'utiliser correctement, voici comment procéder :
| Demandes | To-do (Max 5 tâches) | Terminé |
| Carte 1 | Carte 2 | Carte 4 |
| Carte 3 |
Cartes Kanban : La carte est affichée à l'intérieur de la colonne et contient toutes les informations disponibles pour effectuer la tâche. Vous pouvez assigner et étiqueter la personne indiquée pour la tâche et commenter l'état d'avancement.
Colonnes Kanban : Il existe différentes colonnes pour les différents événements, les demandes adressées à l'équipe, les tâches à accomplir et enfin les tâches achevées. Les cartes peuvent se déplacer d'une colonne à l'autre, car elles doivent respecter chaque règle de la colonne.
Limites des travaux en cours : Cet élément indique le nombre de tâches autorisées dans une colonne spécifique. Par exemple, vous pouvez voir un maximum de 5 tâches dans la liste des choses à faire. Il s'agit d'une technique de motivation et de hiérarchisation qui vous permet d'accorder toute votre attention aux tâches à venir.
Kanban Swimlanes: Ces plans peuvent séparer les cartes des différentes équipes, par exemple.
Point d'engagement : Lorsque vous êtes prêt à vous préparer à la tâche à accomplir.
Point de livraison: Lorsque les tâches sont terminées et prêtes à être livrées.
9 Avantages du tableau Kanban
- Les équipes peuvent saisir le concept des tâches à accomplir et se concentrer beaucoup mieux ;
- Vous pourrez suivre et analyser la productivité de chaque tâche ;
- Vous pouvez facilement détecter les problèmes potentiels afin de trouver de meilleures solutions ;
- Vous aide à déléguer efficacement d'un coéquipier à l'autre ;
- Vous pouvez centraliser tous les services sur un tableau Kanban ;
- Amélioration de la fourniture de produits et/ou de services ;
- Une vision claire de toutes les tâches à accomplir ;
- Améliore la flexibilité ;
- Optimisation du temps, de la productivité et de l'efficacité.
Les erreurs à éviter lors de l'utilisation du tableau Kanban
- Ne manquez pas de donner un briefing complet sur chaque projet
Votre équipe doit comprendre toute la portée de chaque projet au lieu de travailler sur une tâche sans en saisir le contexte.
- Veillez à établir des priorités
Chaque projet et/ou tâche doit être classé par ordre de priorité en fonction de son importance, et vous et votre équipe devez le respecter et accorder toute votre attention aux tâches qui le nécessitent.
- Vous devez être flexible
Ne vous faites pas d'illusions. Vous devez faire preuve de souplesse face aux changements potentiels et aux décisions que vous devez prendre au cours de l'évolution de votre projet. Ce n'est qu'ainsi que vous et votre équipe évoluerez.
- N'essayez pas de microgérer votre équipe.
Vous pouvez vous montrer méfiant lorsque vous essayez de microgérer tous les membres de votre équipe afin de les tenir au courant de la situation. Bien que l'objectif soit de s'assurer que les choses se passent bien, vous ne devez pas demander continuellement de nouvelles mises à jour.
Grâce au tableau Kanban, vous pouvez voir les réactions et les mises à jour de votre équipe.
Au lieu de microgérer votre équipe, découvrez comment mesurer la productivité des employés.
- Ne perdez pas votre temps avec trop de réunions
Le tableau Kanban a pour but d'éviter les réunions inutiles dont vous pensiez peut-être avoir besoin dans le passé. Grâce à l'optimisation de votre temps et à la centralisation des services, vous pouvez poser des questions et apporter des solutions par l'intermédiaire du tableau lui-même et éviter les réunions inutiles.
CONSEIL : Lisez notre article pour savoir comment le suivi du temps permet d'optimiser votre temps.
- N'hésitez pas à revoir votre processus
Tout au long du parcours de chaque projet, il est important d'analyser si le processus fonctionne toujours et s'il est essentiel de le mettre à jour.
Veillez à revoir votre processus et à le modifier si nécessaire. C'est toujours un bon signe si vous évaluez tout pour développer encore plus votre projet.
- Assurez-vous de l'aide d'un outil de gestion de projet
Un outil de gestion de projet est toujours une contribution fantastique à l'évolution et au succès de votre projet.
Vous pouvez utiliser ses fonctionnalités pour améliorer la qualité de votre travail et optimiser votre temps.
Types de tableaux Kanban
Il existe deux types de tableaux Kanban : les tableaux physiques et les tableaux numériques. Ils sont tous deux utiles et efficaces.
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Tableau Kanban physique
Le tableau Kanban physique est un moyen plus traditionnel d'appliquer cette méthode.
Il suffit de quelques post-its et d'un tableau blanc pour obtenir le feu vert pour aller de l'avant.
Les post-its représentent les différentes tâches de chaque projet, et le tableau blanc peut être le support des différentes colonnes.
Vous transportez ensuite chaque post-it d'une colonne à l'autre, en respectant les règles de mise en œuvre du tableau Kanban.
Tableau Kanban numérique
Le tableau Kanban numérique est une méthode plus évoluée et plus technologique pour construire ce tableau.
Complètement différent du tableau physique, celui-ci n'est pas limité puisqu'il partage de nombreuses fonctionnalités pour optimiser votre qualité de travail. Une solution logicielle, telle que Trello, permet d'afficher les nombreuses tâches par des cartes situées dans différentes colonnes.
Vous pouvez inviter votre équipe à visualiser pour donner un retour d'information et des mises à jour sur chaque tâche.
Conclusion
En fin de compte, nous pouvons nous rendre compte que le tableau Kanban est une contribution massive à une meilleure évolution pour vous et votre équipe.
Vous pouvez choisir le type qui vous convient le mieux si vous respectez les règles de cette technique. Vous pouvez tirer parti de tous les aspects de cette méthode innovante et fournir chaque produit et/ou service de la manière la plus influente qui soit.
FAQ
Kanban et Scrum se complètent dans le développement de projets. Mais alors que Scrum fournit la structure dont vous avez besoin pour le projet, Kanban est votre solution pour contrôler toutes les tâches disponibles.
Oui, c'est le cas. Trello est une plateforme utilisée par de nombreuses équipes dans différentes entreprises. Cet outil est entièrement personnalisable en fonction de vos spécificités, et il est facilement partageable avec votre équipe.
Grâce à Jira, vous disposez d'un modèle de projet Kanban interactif dans lequel vous pouvez personnaliser le flux de travail de l'équipe. Vous pouvez également fixer des limites aux travaux en cours et découvrir des fonctions qui vous aident à établir des priorités.
Il est possible d'ajouter un tableau Kanban à Microsoft Teams. Il suffit d'ajouter un onglet à votre Microsoft, de choisir VSTS et de remplir les champs suivants : Projet d'équipe, Équipe et Niveau du carnet de commandes.
Avec Microsoft Planner, vous pouvez créer vos propres tableaux Kanban grâce aux fonctionnalités offertes par cet outil. Il existe des listes de contrôle, des étiquettes et bien d'autres éléments qui peuvent vous aider grandement dans votre projet.