Comment suivre le temps consacré aux tâches : conseils pratiques
Avant d'apprendre à suivre le temps passé sur vos tâches quotidiennes au travail , il est probablement utile de comprendre ce qu'est le suivi du temps et comment il peut apporter un changement radical dans votre travail et votre vie. Alors, avant d'entrer dans le vif du sujet, commençons par les bases.
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Qu'est-ce que le suivi du temps ? Le suivi du temps consiste à enregistrer le temps consacré à diverses tâches ou activités tout au long de la journée, que ce soit sur le plan professionnel ou personnel.
Selon votre préférence, cela peut être fait manuellement à l'aide d'un cahier ou de feuilles de calcul manuelles ou automatiquement à l'aide d'outils logiciels conçus à cet effet.
Dans cet article, nous approfondirons toutes les méthodes disponibles pour le suivi du temps, dans quelle mesure le suivi du temps peut vous aider dans vos tâches quotidiennes et pourquoi il est essentiel de l'intégrer à votre routine quotidienne.
Par conséquent, si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de suivre le temps passé au travail, continuez à faire défiler !
« L'équipe CodeFlügel a désormais l'habitude de suivre tout son temps. Grâce à Timeular « C'est beaucoup plus facile, beaucoup plus amusant et beaucoup plus pratique. » – Claus Degendorfer, PDG de CodeFlügel
Comment suivre le temps passé sur les tâches de 4 manières
Le meilleur moyen de suivre le temps passé sur les tâches est d'utiliser des applications de suivi du temps. Ces applications offrent un moyen pratique et efficace de surveiller vos activités professionnelles, vous aidant à répartir le temps avec précision et à gérer les tâches plus efficacement.
Cependant, les applications de suivi du temps sont l'une des nombreuses façons de surveiller et de mesurer le temps. Examinons 4 méthodes clés , allant des approches manuelles traditionnelles impliquant la saisie manuelle des heures de début et de fin à l'utilisation d'outils complets de suivi du temps et de logiciels de gestion de projet.
En ce qui concerne le suivi du temps, il est essentiel d'enregistrer les heures consacrées au travail et de surveiller les tâches spécifiques sur lesquelles vous et votre équipe travaillez chaque jour, les clients qui ont été servis et les projets que vous avez conclus avec succès.
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Voici quelques façons de suivre le temps passé sur les tâches avec votre équipe :
- Applications de suivi du temps : Il existe de nombreux logiciels de suivi du temps spécialisés qui offrent des fonctionnalités spécifiquement conçues pour le suivi du temps, telles que Timeular . Dans Timeular , par exemple, vous et votre équipe pouvez suivre des activités illimitées, ajouter des notes, réutiliser les entrées de temps passées pour une documentation plus rapide, définir des rappels, créer, personnaliser, exporter des rapports, et bien plus encore.
- Suivi manuel du temps : ce type de suivi du temps consiste à enregistrer manuellement les heures de début et de fin des tâches. Vous pouvez utiliser un calculateur de fiches de pointage , un modèle de suivi des tâches de projet , un bloc-notes ou un e-mail. Pour cela, vous devez démarrer un minuteur lorsque vous commencez une tâche et l'arrêter lorsque vous avez terminé. Lorsque vous suivez le temps avec votre équipe, cela implique souvent l'envoi de rappels manuels de feuille de temps , c'est-à-dire un mème de feuille de temps .
- Outils de gestion de projet : Il existe des outils de gestion de projet fantastiques qui vous aident à mieux gérer et organiser le travail de votre équipe, tels que JIRA, Trello, Notion et bien d'autres. La plupart des outils de gestion de projet peuvent souvent avoir des fonctionnalités de suivi du temps intégrées. Néanmoins, la plupart des équipes avec lesquelles nous parlons ne trouvent pas ces outils de suivi du temps conviviaux. Par conséquent, ils intègrent généralement Timeular dans ces outils de gestion de projet via Timeular 's API ou Zapier. De cette façon, ils peuvent attribuer des estimations de temps aux tâches et suivre le temps passé sur chaque tâche au sein de la plateforme de gestion de projet.
- Intégration du calendrier : même si cela est moins courant, vous pouvez facilement intégrer le suivi du temps dans votre calendrier en créant des événements dédiés pour chaque tâche ou projet. Définissez les heures de début et de fin des événements et consultez votre calendrier à la fin de la journée pour calculer le temps passé sur chaque tâche. Facile !
- CONSEIL : découvrez comment suivre automatiquement le temps dans Google Agenda .
Le plus important est que vous choisissiez la méthode qui vous convient le mieux en fonction de vos préférences et de vos besoins.
La clé d’une gestion efficace du temps est la cohérence et la précision , quel que soit le type de technique que vous décidez d’utiliser.
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A vérifier :
- Modèles de feuilles de temps gratuits
- Modèles de planificateur de gestion du temps
- Modèles d'emploi du temps gratuits
- Modèles gratuits d'heures facturables
- Feuilles de temps pour plusieurs employés
"Nous aimons tous utiliser Timeular. Il est vraiment facile à utiliser et simple, surtout si vous n'avez jamais fait de suivi du temps auparavant. Nous aimons vraiment l'utiliser et il nous est très utile." - Eva Lightfoot, Chargée de clientèle senior, Harpswood
Comment les outils de suivi du temps facilitent le suivi du temps des tâches
Nous savons déjà que le suivi du temps est bénéfique pour plusieurs raisons, telles que l'amélioration de la productivité, une meilleure gestion du temps, une facturation précise, le suivi des progrès et bien plus encore. Mais comment les outils de suivi du temps facilitent-ils exactement le suivi du temps consacré aux tâches ?
« Nous sommes bien plus efficaces pour suivre avec précision notre temps, ce qui améliore la facturation des clients » – Michele C. Fondatrice de Clementine Health
En réalité, les outils de suivi du temps rendent le suivi du temps consacré aux tâches plus accessible en offrant plusieurs fonctionnalités et avantages, tels que :
- Minuteries intégrées : l’avantage des outils de gestion du temps est qu’ils Les appareils sont souvent dotés de minuteries intégrées ou de boutons marche/arrêt qui suivent automatiquement la durée de vos tâches. Cela simplifie votre vie en éliminant les calculs manuels et en rendant le suivi plus précis.
- Suivi automatique du contexte : de nombreux outils de suivi du temps offrent une surveillance en temps réel, vous indiquant exactement combien de temps vous passez sur une tâche, un programme ou un site Web à un moment précis. Cette fonctionnalité vous aide à enregistrer exactement comment vous passez votre temps avec peu d'effort. Timeular offre un suivi automatique du temps pour chaque membre de l'équipe en respectant la vie privée de chacun : toute autre personne (par exemple, le responsable ou d'autres membres de l'équipe) peut voir les données privées suivies de manière automatisée.
- Catégorisation des tâches : avec les outils de suivi du temps, vous attribuez des tâches à des projets, des clients ou des catégories spécifiques. Cette catégorisation vous aide à organiser et à analyser le temps que vous consacrez à différents types de travail.
- Intégrations : la plupart des outils de suivi du temps s'intègrent aux logiciels de gestion de projet, aux applications de calendrier ou aux plateformes de collaboration. Cette intégration simplifie le flux de travail en synchronisant automatiquement les détails des tâches, les entrées de temps et les informations du projet. Par exemple, l' application Timeular s'intègre aux outils les plus populaires, tels que Jira, Toggl ou Harvest, Slack et bien d'autres.
- Rapports de temps : avec les outils de suivi du temps, vous pouvez générer des rapports et des analyses détaillés basés sur les données suivies. Ces rapports fournissent des informations précises sur votre productivité, la progression du projet et la répartition du temps , vous permettant d'identifier les domaines à améliorer et de prendre des décisions intelligentes. Découvrez comment Timeular vous aide avec des rapports détaillés et utiles .
- Facturation et facturation : de nombreux outils de suivi du temps proposent des fonctionnalités de facturation et de facturation automatiques, vous permettant de générer des factures en fonction du temps suivi pour les clients ou les projets. Cela simplifie le processus de facturation, en particulier si vous travaillez avec plusieurs clients, garantit une facturation précise et renforce la confiance entre vous et le client.
- Commodité mobile : l'utilisation d'applications de suivi du temps sur votre téléphone vous permet de suivre votre temps en déplacement, où que vous soyez et à tout moment. Vous pouvez démarrer, mettre en pause ou arrêter les minuteurs depuis votre smartphone ou votre tablette, ce qui vous permet de capturer des données de temps précises même lorsque vous n'êtes pas devant votre ordinateur. Cela peut être un atout si vous travaillez habituellement en dehors du bureau. Si vous ne travaillez pas derrière un bureau et que votre travail vous oblige à voyager régulièrement ou à vous déplacer pendant la journée, avoir l'application sur votre téléphone peut être d'une grande aide.
- Gestion d'équipe : les outils de suivi du temps sont également très utiles pour faciliter la collaboration en équipe en permettant aux membres de l'équipe de suivre leur temps et de contribuer à des projets partagés. De cette façon, les responsables peuvent surveiller les progrès des membres de l'équipe, allouer les ressources plus efficacement et générer des rapports détaillés à l'échelle de l'équipe.
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Si vous recherchez la meilleure application de suivi du temps pour les équipes , explorez Timeular , qui redéfinit le concept de suivi du temps et le rend sans effort, intelligent et sécurisé .
Timeular est l’un des logiciels de suivi du temps les plus accessibles pour les équipes, les agences, les consultants et les avocats.
L'outil fournit des rapports détaillés, une gestion fluide du temps de l'équipe et un suivi facturable . Avec le Timeular L'application, le suivi du temps devient beaucoup plus simple et plus intuitif afin que votre équipe garde sa concentration intacte tout en travaillant et en suivant différentes activités.
Grâce à sa simplicité, Timeular permet aux équipes de saisir des entrées de temps extrêmement précises et maximise la productivité, la rentabilité et la gestion efficace du temps .
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Pourquoi est-il important de suivre le temps passé sur les tâches ?
Ce n'est plus une nouveauté que le suivi du temps peut être bénéfique pour votre entreprise et pour la gestion générale du travail et des équipes. Les avantages les plus significatifs du suivi du temps passé sur les tâches peuvent être les suivants :
- Améliorez votre productivité et votre efficacité : le suivi du temps vous aide à comprendre comment vous passez votre temps et à identifier tous les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer votre productivité et votre efficacité. Le suivi du temps vous permet d'identifier les tâches qui dépassent leur durée prévue ou qui ne correspondent pas à vos objectifs, ce qui vous permet d'effectuer les ajustements nécessaires et de hiérarchiser votre travail aussi efficacement que possible.
- Planification précise : lorsque vous commencez à suivre le temps consacré aux tâches, vous pouvez recueillir des données qui peuvent vous aider à élaborer des plans plus précis et à créer des objectifs pour l'avenir. L'analyse des données temporelles historiques vous permet de faire des prévisions plus précises sur la durée de tâches ou de projets similaires, ce qui vous permet d' établir des délais réalistes et de gérer efficacement les attentes des clients .
- Suivi de l'avancement : le suivi de votre temps vous donne un meilleur sens des responsabilités. Le suivi du temps vous permet de surveiller en permanence votre progression par rapport aux délais, vous assurant ainsi de rester sur la bonne voie et d'atteindre vos objectifs ultimes. Il vous aide également à améliorer les rapports et la communication concernant l'état et l'avancement du projet.
- Identifier les pertes de temps : même si nous souhaitons être aussi productifs que possible, de nombreuses choses peuvent nous détourner de l’essentiel. En suivant votre temps, il devient beaucoup plus facile d’identifier les activités ou les tâches qui consomment trop de temps sans ajouter beaucoup de valeur et les distractions ou inefficacités qui peuvent être traitées pour optimiser votre flux de travail.
- Affectation des ressources : le suivi du temps offre des informations précieuses sur l'affectation des ressources, notamment sur la façon dont les employés passent leur temps. Il permet d' optimiser l'affectation des ressources en équilibrant les charges de travail et en prenant des décisions éclairées concernant les affectations de votre équipe et de vos projets.
- Facturation et facturation : un suivi précis du temps est essentiel pour une facturation équitable des clients et une facturation basée sur vos heures travaillées. Il offre transparence, responsabilité et professionnalisme. En même temps, dans la plupart des cas, c'est un moyen d'augmenter les heures facturables .
- Équilibre travail-vie personnelle : enfin, le suivi du temps peut également vous aider à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. En étant conscient de la façon dont vous passez votre temps, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels vous travaillez trop ou négligez votre temps personnel. Créer un équilibre harmonieux entre vie professionnelle et vie privée peut vous permettre d'être dans une meilleure position physique, émotionnelle et mentale, faisant de vous un meilleur professionnel et une meilleure personne.
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Conclusion
Comme nous l’avons vu, il existe plusieurs façons de suivre le temps passé sur les tâches.
Le suivi du temps consacré aux tâches est utile pour améliorer la productivité et parvenir à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Que vous utilisiez des méthodes manuelles, des outils de feuille de calcul ou des applications de suivi du temps spécialisées, le suivi du temps vous permet d'identifier les inefficacités, de définir des objectifs réalistes et d'allouer efficacement les ressources.
En comprenant mieux comment vous utilisez votre temps au quotidien, vous pouvez optimiser votre flux de travail, hiérarchiser vos tâches et prendre des décisions éclairées en matière de développement personnel et professionnel. Adopter le suivi du temps comme habitude vous permet de rester organisé et concentré et d'accomplir vos ambitions plus efficacement.
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- Suivi du temps pour les consultants
- Comment les avocats comptabilisent-ils les heures facturables ?
- Politique en matière de chronométrage
FAQ
Nous ne recommandons pas de suivre le temps dans Excel ; utilisez plutôt un outil de suivi du temps automatique comme Timeular pour minimiser les erreurs humaines. Néanmoins, le moyen le plus simple de suivre le temps dans Excel est de créer un tableau avec des colonnes pour le nom de la tâche, l'heure de début, l'heure de fin et la durée.
Dans la colonne « Heure de début », indiquez l'heure à laquelle vous commencez une tâche. Vous pouvez utiliser le format 24 heures (9h00 au lieu de 09h00).
Dans la colonne « Heure de fin », indiquez l’heure à laquelle vous avez terminé la tâche.
Dans la colonne « Durée », utilisez une formule simple pour calculer la durée. Soustrayez l’heure de début de l’heure de fin, ce qui vous donne la différence de temps entre les deux. Formatez la colonne « Durée » au format horaire pour afficher correctement l’heure calculée.
La première chose à faire est de trouver la méthode de suivi du temps qui vous convient le mieux, puis d’identifier toutes vos tâches, de définir des heures de début et de fin précises, de catégoriser vos tâches et de commencer à les suivre en continu !
Pour plus de précision et de simplicité, nous vous recommandons fortement d'utiliser un logiciel de suivi du temps, tel que Timeular .
Tout d’abord, décomposez votre projet, estimez les délais et la durée des tâches, suivez votre temps à l’aide d’un logiciel de suivi du temps, suivez la progression des tâches et analysez et évaluez vos performances.
Timeular permet aux équipes de suivre automatiquement le temps passé sur les applications. Grâce au suivi contextuel, vous et votre équipe pouvez automatiquement capturer les applications et les sites Web que vous visitez au cours de la journée.
Le rapport des données de suivi du contexte est accessible uniquement par l'utilisateur qui l'utilise. Ni les responsables ni les autres membres de l'équipe ne peuvent le voir.
Vous pouvez également utiliser des applications mobiles avec des fonctionnalités de suivi du temps, telles que RescueTime, Moment et App Usage Tracker, ou des fonctionnalités téléphoniques intégrées qui suivent l'utilisation des applications et le temps d'écran.
Vous pouvez également obtenir une application de productivité et de gestion du temps, suivre votre temps manuellement ou même obtenir des outils de surveillance du temps d'écran, tels que des extensions de navigateur.
Timeular est l'outil préféré pour suivre le temps d'équipe et les heures facturables en raison de son interface conviviale, permettant aux utilisateurs de suivre le temps hors ligne et en ligne sans distraction ni avoir besoin d'ouvrir l'application.
Plusieurs façons de suivre le temps incluent une vue de calendrier, des raccourcis clavier et un appareil physique.
En utilisant Timeular facilite le développement d'une routine de suivi du temps et fournit une gamme d'informations de rapport qui peuvent être exportées au format PDF, XLSX et CSV.