Comment s'organiser au travail quand on est débordé ?
Un sentiment d'angoisse monte dans votre poitrine, accompagné de sueurs froides. Cela signifie probablement que vous êtes un employé débordé.
Ce sentiment d'appréhension et d'anxiété générale peut être évité en mettant en œuvre quelques conseils d'organisation. C'est ce que vous allez apprendre aujourd'hui : comment s'organiser au travail quand on est débordé.
12 façons de s'organiser au travail quand on est débordé
- Ne vous culpabilisez pas et respirez profondément
- Faire un "brain dump" (vidage de cerveau)
- Utiliser des applications de suivi du temps
- Organiser les tâches par catégorie ou par action
- Établissez des priorités dans ce que vous avez à faire
- Fixer des objectifs réalistes pour la journée
- Veillez à ce que votre espace de travail soit organisé
- Prévoir du temps pour les tâches imprévues
- Commencer facilement et augmenter progressivement la complexité des tâches
- Continuez à tester et choisissez les outils de productivité qui vous conviennent le mieux
- Déléguer si nécessaire
- Automatiser les processus répétitifs
S'organiser au travail n'est pas aussi simple que de dresser une liste de choses à faire. Il s'agit d'une compétence non technique qui mérite d'être apprise. Même si vous n'êtes pas organisé à la base, vous pouvez apprendre à mieux préparer et gérer vos journées de travail.
Les avantages sont innombrables, le plus important étant un sentiment de bonheur et de tranquillité au travail.
Évitez le stress et organisez-vous lorsque vous êtes débordé en utilisant des techniques et des outils pratiques, tant numériques qu'analogiques.
1. Ne vous culpabilisez pas et respirez profondément
Si vous vous sentez dépassé, la pire chose que vous puissiez faire est de vous battre ou de vous maltraiter parce que vous vous sentez stressé.
Il s'agit d'une situation normale, à laquelle tout le monde est confronté. Vous avez juste besoin d'un coup de pouce pour vous remettre sur les rails et vous concentrer sur ce que vous devez faire.
Il est important de réorienter ces sentiments et de les canaliser pour trouver une solution à vos problèmes.
Si nécessaire, prenez 10 minutes pour faire des exercices de respiration, méditez un peu, regardez par la fenêtre ou sortez respirer de l'air frais.
Utilisez ces techniques pour favoriser la relaxation, réduire votre rythme cardiaque et regrouper vos pensées.
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2. Faire un "brain dump"
Toutes les idées et tous les messages éparpillés dans votre cerveau ont besoin d'être organisés.
Faites sortir toutes ces pensées et "déversez" le tout dans une liste, dans votre agenda, dans une application de productivité, dans un paquet de notes autocollantes... Tout ce qui vous convient.
Ce type d'exercice est le premier pas vers la maîtrise de la situation.
Vous réorganiserez votre cerveau débordé et stockerez chaque information là où elle doit être. Imaginez votre cerveau comme un ensemble de tiroirs. Des tiroirs étiquetés, bien sûr.
Vos rendez-vous, personnels ou professionnels, sont dans un tiroir, les réunions dans un autre, les tâches urgentes dans un autre... Et ainsi de suite.
Ne vous censurez pas lorsque vous faites du "brain dumping". Écrivez tout ce dont vous avez besoin et ce à quoi vous pensez, car si vous ne le faites pas au moment où vous écrivez ou tapez, vous pourrez l'organiser plus tard.
Vous sentirez votre esprit beaucoup plus léger après cela et vous serez prêt à faire le travail.
3. Utiliser des applications de suivi du temps
Lorsque vous vous sentez débordé au travail, l'utilisation d'une application de suivi du temps peut changer la donne. Ces outils puissants vous permettent d'obtenir des informations précieuses sur la façon dont vous passez votre temps et d'identifier les points à améliorer au travail.
Commencez par choisir une application de suivi du temps fiable qui répond à vos besoins et à vos préférences. Fixez des objectifs clairs et allouez des blocs de temps spécifiques aux différentes tâches ou projets.
Utilisez l'application pour suivre le temps que vous consacrez à chaque activité, ce qui vous permet d'identifier les goulets d'étranglement, d'établir des priorités efficaces et d'apporter les ajustements nécessaires à votre flux de travail. L'examen régulier des données fournies par l'application vous permettra d'optimiser la gestion de votre temps, de reprendre le contrôle et de réduire votre sentiment d'accablement, ce qui se traduira en fin de compte par une productivité accrue et un plus grand sentiment d'accomplissement.
Suivez le temps que vous consacrez à chaque activité, ce qui vous permet d'identifier les goulets d'étranglement, d'établir des priorités efficaces et d'apporter les ajustements nécessaires à votre flux de travail.
4. Organiser les tâches par catégorie ou par action
Vos tâches et vos projets peuvent être organisés de différentes manières, et vous devez trouver celle qui vous convient le mieux.
Une bonne façon de commencer à faire les choses est de rassembler toutes les tâches et tous les engagements en un seul endroit, qu'il s'agisse d'un agenda numérique ou analogique. Un autre bon conseil est de commencer chaque point par un verbe d'action.
Ne restez pas vague lorsque vous rédigez votre liste de tâches. Utilisez des verbes tels que "planifier", "résoudre", "créer", en les gardant à l'impératif.
Il est ensuite temps d'organiser les tâches de votre liste en catégories. Quelque chose que vous avez peut-être déjà commencé à faire pendant que vous faisiez votre "brain dumping".
En classant les tâches par catégories, vous établissez une raison de faire les choses et, ce faisant, vous rendez votre charge de travail moins écrasante.
Le type de catégories que vous choisissez d'utiliser peut être utile. Évitez de les regrouper par projet ou par personne, et essayez plutôt de les organiser par date d'échéance, par exemple.
Séparez les tâches qui requièrent du temps de celles qui doivent simplement être inscrites sur une liste de choses à faire.
Vous voulez savoir comment utiliser un agenda? Découvrez comment augmenter votre productivité grâce à cet outil dans notre article.
5. Établissez des priorités dans ce que vous avez à faire
La hiérarchisation des tâches est également une forme d'organisation en catégories. Identifier le travail le plus urgent à réaliser est une démarche stratégique.
Vous pouvez hiérarchiser les choses en utilisant différentes techniques de hiérarchisation. Là encore, il s'agit de trouver la méthode qui vous convient le mieux. Mais il s'agit aussi de l'art de dire non au travail.
- Lecture recommandée : Combien de jours de travail par an ?
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Vous pouvez commencer à travailler sur de petites tâches qui déboucheront sur un projet plus important.
Vous pouvez organiser votre liste par date d'échéance, par ce qui est le plus important et le moins important, ou en attribuant un code à vos tâches. Par exemple A-B-C. le A étant le plus urgent, ou !, ! !!, ! !!... Vous pouvez faire votre code.
CONSEIL : Les meilleurs outils de hiérarchisation de la charge de travail
6. Essayer de travailler en profondeur
L'une des meilleures méthodes pour travailler rapidement et efficacement consiste à adopter un mode de travail approfondi. Il s'agit de se concentrer sur une tâche à la fois pendant une période prolongée, sans changer de contexte ni être interrompu. En général, une session de travail en profondeur dure quelques heures (y compris de courtes pauses).
Pour gérer votre temps pendant une session de travail approfondi, utilisez le minuteur Pomodoro qui divisera la session en périodes de travail et de pause. Le minuteur fourni par Timeular propose également une musique d'ambiance qui vous aidera à entrer dans le mode de travail en profondeur.
Pour obtenir de meilleurs résultats, essayez de prévoir un temps de travail en profondeur chaque jour de travail - tôt le matin, lorsque votre cerveau est le plus vif, ce serait parfait.
7. Fixer des objectifs réalistes pour la journée
Si vous luttez contre l'anxiété que peut générer le sentiment d'être débordé, évitez toute action susceptible de l'alimenter.
Connaissez vos limites et ne vous surmenez pas trop, trop vite. Rendez votre liste et votre calendrier plus réalistes.
Fixez-vous un objectif pour la journée : "Je vais cocher trois éléments de ma liste aujourd'hui". Si l'objectif est atteint et qu'il vous reste du temps, c'est très bien. Dans le cas contraire, vous êtes désormais plus conscient des limites et des obstacles liés à cette tâche, à cette réunion ou à cet engagement.
C'est pourquoi il est important de se fixer des objectifs réalistes. C'est une question de motivation.
Vous voulez apprendre à vous fixer des objectifs réalistes? Alors lisez notre blog !
Vous voulez en savoir plus sur la fixation d'objectifs ? Découvrez la règle des 5/25 de Warren Buffett.
7. Veillez à ce que votre espace de travail soit organisé
Un espace de travail sale peut expliquer pourquoi vous vous sentez improductif. Un bon moyen de lutter contre le stress est donc de garder son espace de travail propre.
Rangez tout à sa place et ne laissez que ce dont vous avez besoin pour faire votre travail. Espace propre, esprit propre.
La même devise s'applique à votre espace de travail virtuel. Le désordre numérique peut faire des merveilles en réduisant l'anxiété liée au temps et en améliorant votre vie professionnelle.
Lorsque vous vous sentez débordé, essayez certaines de ces choses et faites-les régulièrement :
- Bloquez votre calendrier pour réserver du temps à chaque tâche ;
- Veillez à ce que votre boîte aux lettres électronique ne contienne aucun message non lu (ou à ce qu'elle s'en rapproche le plus possible) ;
- Lisez et effacez toutes vos notifications sur les différentes plateformes et canaux de médias sociaux ;
- Réassignez et réorganisez les tâches et les engagements en retard.
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Ces actions simples sont fondamentales pour éviter tout stress supplémentaire. À l'avenir, vous en serez reconnaissant.
8. Prévoir du temps pour les imprévus
Estimez le temps que vous allez consacrer à vos tâches. Les choses arrivent au moment où l'on s'y attend le moins, il est donc préférable d'être prêt à faire face aux surprises.
Vous n'avez aucun moyen de savoir quand une crise surviendra, et tout ce que vous pouvez faire, c'est anticiper les problèmes au cas où ils se produiraient.
Prévoyez une certaine souplesse dans votre emploi du temps pour faire face aux situations imprévues. Si votre agenda est rempli de réunions, de rendez-vous et d'engagements, un imprévu peut venir perturber votre journée.
Une charge de travail excessive est l'une des principales causes de stress au travail. Il est donc judicieux de laisser quelques heures libres pour faire face à l'une ou l'autre de ces situations.
Vous vous sentirez ainsi moins accablé en cas d'incident.
Lire aussi : Créez un équilibre dans votre travail en procédant à une analyse efficace de la charge de travail.
9. Commencer facilement et augmenter progressivement la complexité des tâches
Les grands objectifs et les grands projets peuvent sembler écrasants et sont difficiles à organiser.
La solution consiste à diviser les grands objectifs en objectifs plus petits et plus facilement réalisables. Non seulement les choses semblent plus réalisables, mais la réalisation d'objectifs à court terme est extrêmement motivante et vous pousse à aller de l'avant.
En divisant vos objectifs en étapes réalisables, vous évitez également le stress et le sentiment d'être débordé au travail.
Vos efforts quotidiens auront un impact important à long terme.
- En savoir plus : Objectifs à court et à long terme
10. Continuez à tester et choisissez les outils de productivité qui vous conviennent.
Nous avons atteint la partie de cette liste de suggestions qui doit être mise en pratique au fil du temps lorsque vous atteignez un rythme soutenu dans ce cheminement vers un état d'organisation.
Une fois que vous avez trouvé le meilleur planificateur, le meilleur outil de marketing, la meilleure application de prise de notes et le meilleur outil de suivi du temps, conservez-les.
Utilisez-les bien et ils deviendront vos meilleurs amis. Profitez des essais gratuits et continuez à expérimenter jusqu'à ce que vous les trouviez.
Conseil supplémentaire : un outil de gestion de la charge de travail peut s'avérer très utile pour vous aider à vous organiser.
11. Déléguer si nécessaire
Savoir déléguer des tâches est une compétence précieuse pour les chefs d'équipe, les chefs de projet et les membres de l'équipe. Assurez-vous que vous et vos collègues êtes sur la même longueur d'onde et que vous pouvez facilement répartir les tâches entre vous.
Pensez à l'externalisation si vous travaillez seul ou si votre équipe est surchargée.
Cela vous permet de vous concentrer sur des projets à fort impact et symbolise un acte de confiance et de validation.
Planifiez et alignez les tâches importantes et urgentes sur lesquelles vous devez travailler et celles qui, bien que moins importantes, doivent tout de même être accomplies et déléguées. Tout ce qui se trouve entre les deux peut être fait à temps.
CONSEIL : Apprenez quels sont les 4 D de la gestion du temps et pourquoi ils sont importants.
12. Automatiser les processus répétés
L'automatisation du lieu de travail tire parti des outils technologiques disponibles et tente d'automatiser certains processus. Cela vous permettra de gagner un temps précieux et d'améliorer l'efficacité de votre entreprise et, par la même occasion, la vôtre.
Les organisations ne peuvent qu'être stimulées par la technologie de l'automatisation en réduisant le travail manuel et en évitant les processus redondants.
Les meilleurs outils d'automatisation des tâches permettent notamment d'attribuer des tâches aux personnes, d'envoyer des courriers électroniques, de mettre en place des campagnes numériques, d'adapter les délais et de fournir aux personnes l'état d'avancement du projet.
Pourquoi est-il important d'être organisé au travail ?
Le principal avantage d'être un travailleur organisé est que cela se répercute sur la qualité du travail que vous fournissez.
Lorsque vous êtes organisé et productif, vous avez la possibilité d'exceller dans votre carrière.
Votre méthode d'organisation s'adapte à votre style de travail, ce qui favorise votre progression professionnelle. Une évolution positive et professionnelle certaine.
FAQ
Comment s'organiser au travail ?
Organiser son travail n'est pas difficile. Il s'agit d'établir une routine pour les tâches les plus simples et les plus essentielles. Vous créerez des habitudes qui, avec le temps, deviendront innées. Rangez chaque chose à sa place, qu'il s'agisse d'objets ou d'outils virtuels, et prenez des notes. Notez tout : vos listes, vos échéances...
Apprenez à bloquer le temps avec nous et à vous concentrer sur une tâche à la fois. Se réserver du temps pour organiser l'essentiel vous permet de créer des systèmes et des limites qui vous conviennent.
- Télécharger : Modèles gratuits d'emploi du temps bloqué
Comment s'organiser au travail avec un TDAH ?
Tout d'abord, si vous êtes dans ce cas, n'hésitez pas à consulter votre médecin au cas où vous auriez besoin d'une aide clinique. Par ailleurs, nous pouvons vous donner quelques conseils pour vous aider à démarrer : fixez-vous un objectif et divisez-le en plusieurs petits éléments pour commencer et assurez-vous de prévoir le temps nécessaire pour y travailler. Commencez petit pour faire grand.
Lire aussi
- Qu'est-ce que la procrastination du TDAH et comment l'éviter ?
- Planification du TDAH : le guide ultime dont vous avez besoin
Comment rester organisé au travail tout en travaillant sur plusieurs projets ?
Le mot clé de cette réponse est l'établissement de priorités. Après avoir déterminé ce qui est le plus urgent, divisez votre journée ou votre semaine en blocs de temps et utilisez un outil de suivi du temps pour vous aider.
Veillez à éviter les différentes pertes de temps et à organiser votre espace de travail tout en travaillant sur votre liste de priorités, et n'ayez pas peur de déléguer si nécessaire. Soyez réaliste en ce qui concerne les délais.
Conclusion
Lorsque l'on se sent stressé et débordé par le travail, demander de l'aide n'est pas un signe de faiblesse.
Il s'agit d'une méthode ou d'une organisation concrète. Vous êtes conscient de vos besoins et de vos limites et vous pouvez utiliser cette information pour développer vos compétences en matière de travail et de gestion du temps.
Pour éviter d'être débordé au travail, établissez une routine qui vous convient et faites en sorte qu'elle soit respectée.
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