Cronograma del proyecto: Cómo crear uno, tipos y ejemplos

Dependencias entre tareas, organización del proyecto, cumplimiento de plazos... El ciclo de vida de un proyecto es complejo y tedioso si no se crea un calendario del proyecto.

La creación de un calendario del proyecto le ayuda a alinear los componentes de su proyecto y a organizar las tareas y los miembros del equipo para lograr un flujo de trabajo sincronizado. Este calendario te dará una visión clara de lo que hay que hacer y cuándo, y te servirá como hoja de ruta del proyecto.

¿Qué es el calendario de un proyecto?

Un cronograma de proyecto es una representación visual y dinámica de las tareas, hitos y acontecimientos de su proyecto en orden cronológico. Esencialmente, la línea de tiempo del proyecto resume de un vistazo su plan de proyecto en un único lugar. La línea de tiempo de su plan de proyecto revelará visualmente su proyecto desde el punto 0 hasta la línea de meta, en un despliegue horizontal o gráfico de barras.

Un cronograma de plan de proyecto típico muestra un plan de proyecto que comprende:

• Todas las fases del proyecto (por orden cronológico)

• Secuencias de tareas

• Dependencias de tareas

• Declaración sobre el alcance del proyecto

• Plazos de los proyectos

• Resultados del proyecto

• Fechas de inicio y fin de las tareas y calendario general del proyecto

• Otra información que permita al equipo del proyecto y a todas las partes interesadas comprender la progresión del proyecto a lo largo del tiempo.

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Por lo tanto, la utilización de esta herramienta de gestión de proyectos, que forma parte de todas las certificaciones PMP, te dota de un mayor control sobre el calendario del proyecto, los entregables y los bloqueos que dificultan el éxito de la entrega. En última instancia, saber cómo elaborar y gestionar un calendario de proyecto, independientemente de si se utilizan plantillas de calendario de proyecto adicionales o herramientas de gestión de proyectos, forma parte de la función de un gestor de proyectos.

Quizá le interese leer más sobre los Tipos de riesgos en la gestión de proyectos.

¿Qué tipos de plazos hay para los proyectos?

Exploremos algunos de los tipos más utilizados de cronogramas de proyectos que puede usar cuando gestiona proyectos y luego extrae datos de los informes finales del proyecto. Ejemplos de plazos de proyectos:

Calendario del diagrama de Gantt

¡Hay que conocer los diagramas de Gantt! Fue la primera herramienta de gestión de proyectos que aprendí cuando era voluntaria en la universidad. 👩‍🎓

Los diagramas de Gantt son algunos de los calendarios de gestión de proyectos más utilizados. Estos diagramas son un tipo de gráfico de barras horizontales que constituye una representación visual sencilla del calendario del proyecto. Te da la superpotencia de ver las tareas del proyecto ilustradas a lo largo del tiempo, junto con las dependencias de las tareas, duraciones, hitos y progreso.

El mejor aspecto de los diagramas de Gantt es la claridad visual que proporciona. Permite identificar en tiempo real las dependencias de las tareas, organizarlas y secuenciarlas con eficacia, supervisar el avance de un proyecto evitando cuellos de botella y tomar decisiones rápidas y con conocimiento de causa.

Cronología lineal

Si busca un calendario de gestión de proyectos sencillo y no quiere complicar demasiado el proceso, el calendario lineal es para usted.

Imagine una línea recta horizontal o vertical con los eventos y tareas del proyecto en orden cronológico. Eso es sencillo y menos complicado que un diagrama de Gantt, y te da una visión general secuencial y de alto nivel del proyecto.

El mejor aspecto de las líneas de tiempo lineales es la visión temporal de la progresión de las actividades. La línea de tiempo lineal incluye las fechas de inicio y fin del proyecto en un intervalo de tiempo en el que se marcan las tareas, los hitos y los acontecimientos significativos del proyecto. Los hitos del proyecto suelen destacarse en la línea de tiempo lineal cuando la planificación del proyecto

Cuadro de hitos clave

Como su nombre indica, el gráfico de hitos clave destaca los principales hitos y acontecimientos de todo un proyecto.

Este cronograma de proyecto es otra forma de crear cronogramas de proyecto para obtener una visión general de alto nivel sin infundir detalles. Este tipo de gráfico es especialmente útil en salas de juntas, reuniones de equipo o reuniones con clientes, ya que comunica los hitos importantes a las partes interesadas en el proyecto.

El mejor aspecto del gráfico de hitos clave es su sistema de etiquetado visual (💎). En este cronograma de proyecto, los hitos se resaltan con símbolos o colores. Este ejemplo de cronograma de proyecto le permite realizar un seguimiento de los plazos críticos y los objetivos estratégicos del proyecto con una vista simplificada.

Tablero Kanban

Comúnmente utilizado en las metodologías ágiles para la gestión visual de proyectos, el tablero Kanban se organiza en columnas y tarjetas.

A menudo, sus columnas representan los campos "Por hacer", "En curso" y "Hecho". Esto ayuda a cualquier miembro del equipo a visualizar el trabajo, a mantenerse sincronizado con el progreso y a eliminar la fricción de preguntar a los miembros del equipo cuál es el progreso de una tarea.

Los mejores aspectos del tablero Kanban son sus límites WIP y los Swimlanes. Los WIP, como puedes imaginar, son límites de trabajo en curso que pueden establecerse en columnas para controlar el progreso del proyecto y evitar cuellos de botella. Los Swimlanes son carriles horizontales que se pueden utilizar para organizar las tareas en categorías, miembros del equipo o prioridades.

Calendario del método del camino crítico (CPM)

Si lo que busca es un calendario más completo para proyectos complejos, entonces CPM es lo que necesita.

Este tipo de cronograma enumera una larga secuencia de tareas dependientes necesarias para completar el proyecto. La secuencia también se denomina "ruta crítica". La ruta crítica muestra la duración mínima del proyecto. Es sobre todo útil para gestionar proyectos complicados y hacer hincapié en las tareas críticas que afectan a la fecha final de entrega del proyecto.

El mejor aspecto del método del camino crítico es su solidez. Puede confiar en este calendario para vincular las dependencias de las tareas y obtener información detallada sobre las tareas críticas y la duración del proyecto.

Cómo crear líneas de tiempo

Crear un calendario de proyecto de forma eficaz es una hoja de ruta de varios pasos que guía a tu equipo por los vericuetos de tareas, plazos e hitos. Veámoslo en una guía paso a paso:

Definir el alcance del proyecto

Aquí es donde reside la gestión de proyectos bien hecha. Empiece por definir los objetivos, el alcance y los resultados del proyecto. ¿Qué es lo que se pretende conseguir al final del proyecto?

Identificar y secuenciar las tareas

Pase a identificar los hitos clave de la gestión del proyecto y las tareas necesarias para completarlo. El proyecto se divide ahora en tareas más pequeñas con plazos manejables. Para cada tarea, enumera todas las actividades necesarias para llevarla a cabo.

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Determinar el orden de ejecución de las tareas

Enumere las dependencias de las tareas, cuáles deben priorizarse, cuáles pueden hacerse más adelante en el proyecto, etc. La Matriz de Gestión del Tiempo puede ayudarte a establecer prioridades.

Estimar la duración de las tareas

En este punto, es importante estimar el tiempo que llevará completar cada tarea. Durante esta fase, el control del tiempo es crucial para ayudar a crear un calendario del proyecto. Para ello, utiliza un software de control del tiempo.

Proporciona información sobre la duración de las tareas y la asignación de recursos, y ayuda a garantizar una programación precisa y realista de todas las tareas.

Lea también: Métodos de estimación del tiempo en la gestión de proyectos.

Asignar los recursos en consecuencia

Asigne recursos humanos y financieros a cada actividad, asegurándose de que la disponibilidad de recursos se ajusta al calendario del proyecto.

Crear un calendario

Elige el calendario que prefieras y empieza a crearlo. Es posible que en esta fase tenga que elegir un software de gestión de proyectos. Las tareas, dependencias, duraciones y recursos deben insertarse en el calendario del proyecto.

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Buscar la aprobación de las partes interesadas

Comparta el calendario propuesto del proyecto con las partes interesadas y obtenga su opinión y las aprobaciones necesarias.

Supervisar y actualizar según sea necesario

Sigue revisando el calendario inicial y haz ajustes en función de los comentarios, la disponibilidad de recursos o los cambios en el alcance del proyecto. La flexibilidad es la clave. Hágase preguntas como ¿Cuáles son las expectativas frente a la realidad? Utilice este punto de partida para el seguimiento continuo y la comparación con el progreso real.

Lea también: Seguimiento de proyectos: ¿cómo hacerlo?

Seguir comunicando los progresos

Utilice el calendario del proyecto como herramienta de comunicación para poner al día a todas las partes interesadas, y asegúrese de comunicar cualquier desviación del calendario original.

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Ejemplos de proyectos que necesitan un calendario

Un amplio abanico de proyectos puede beneficiarse de una herramienta como el calendario de proyectos, sobre todo aquellos con múltiples tareas, dependencias y plazos concretos. Estos son algunos de los tipos de proyectos más comunes en los que esta técnica funciona mejor:

Proyectos de desarrollo de software

Crear un calendario de gestión de proyectos es crucial para los proyectos de desarrollo de software con fases de codificación, pruebas, depuración y despliegue. Ayuda a gestionar tareas, dependencias y entregables.

Lea también: Gestión de equipos de desarrollo de software

Proyectos de desarrollo de sitios web

Cualquier proceso de desarrollo de un sitio web es bastante tedioso e implica un par de pasos. Una vez que estos pasos se reflejan en un calendario del proyecto, es mucho más fácil tener el control sobre el wireframing, la creación de contenidos, el diseño, la codificación y las pruebas. Además, el calendario ayudará a ejecutar todas las fases del proyecto en el momento perfecto.

Plan trimestral de contenidos SEO

Supongamos que formas parte de una agencia SEO que trabaja en el plan de contenidos para uno de sus clientes. Un plan de contenidos SEO implica una investigación exhaustiva de palabras clave, la planificación de la creación de contenidos basados en las palabras clave y el crecimiento que necesita el negocio. En el plan de crecimiento SEO, puede agregar la construcción de vínculos de retroceso y muchos otros componentes SEO que deben ocurrir en una determinada etapa del plan en un plazo específico. Por lo tanto, la creación de un cronograma de proyecto exitoso tendrá en cuenta todos esos elementos.

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Lanzamiento de productos

Al igual que en la fase de desarrollo, la introducción de un nuevo producto implica múltiples etapas, desde el desarrollo y las pruebas del producto hasta su comercialización y lanzamiento. Un calendario del proyecto ayuda a coordinar estas actividades para garantizar el éxito del lanzamiento.

CONSEJO: Asegúrese de que se cumplen los plazos y los calendarios de los proyectos con el software de seguimiento del tiempo de la agencia.

Software de cronograma de proyectos: lo que hay que saber

Utilizar un software de cronograma de proyectos es un paso excelente para la gestión eficaz de proyectos. Estas herramientas ofrecen representaciones visuales que facilitan la planificación, el seguimiento y la comunicación. Esto es lo que necesitas saber sobre el software de cronograma de proyectos.

Elaborar calendarios de proyectos resistentes y flexibles requiere las herramientas de software adecuadas. Para los proyectos más sencillos, no basta con una pizarra, ya sea física o digital.

El software de gestión de proyectos, equipado con sólidas funciones de seguimiento del tiempo y cronograma del proyecto, es clave.

Esto es lo que deben tener en cuenta los gestores de proyectos a la hora de elegir una herramienta de calendario:

• Compatibilidad con distintos formatos de cronograma: asegúrate de que el software admite varios formatos de cronograma, como los versátiles diagramas de Gantt.

• Profundidad y flexibilidad: elija herramientas que ofrezcan tanto detalles granulares como una visión general de alto nivel. Busque funciones clave como el seguimiento detallado del progreso de las tareas y los proyectos, junto con información más general sobre la rentabilidad y la salud de los proyectos y las cuentas.

• Actualizaciones cronológicas intuitivas y automatizadas: opte por una solución que adapte automáticamente las tareas relacionadas en situaciones en tiempo real, ahorrando un tiempo valioso que de otro modo se emplearía en ajustes manuales.

Cuando utilices el programa, no olvides

• Mantener actualizado el calendario: disponer de datos precisos y actualizados es crucial para tomar decisiones basadas en datos. Asegúrate de que el calendario del proyecto se actualiza constantemente con el mayor detalle posible.

• No des por sentado que la herramienta comunica por ti: el hecho de que todo el mundo tenga acceso al calendario del proyecto no garantiza que todo el mundo esté de acuerdo. Fomenta la comunicación asertiva sobre actualizaciones, avances y cambios en el calendario.

• Mantenga todo bien conectado : elija un software que permita vincular tareas dependientes, evitando confusiones y sobrecargas que hacen perder tiempo.

Por qué utilizar un calendario de proyecto

Un gestor de proyectos sabe que un calendario de proyecto funciona como un fiel compañero al inicio de cada proyecto. Es algo más que proporcionar información y comunicar el progreso a las partes interesadas.

La creación de un calendario del proyecto aporta una amplia lista de ventajas y respalda muchas iniciativas del proyecto:

• Revela un camino claro para el proyecto, una ventaja que resulta especialmente beneficiosa en proyectos complejos. Dado que un proyecto presenta múltiples niveles, un cronograma facilita discernir el orden secuencial de los pasos, orientando al equipo sobre qué abordar primero y qué después.

• Mantiene las cosas en perspectiva hacia el objetivo más amplio: dado que los proyectos se componen de numerosos pequeños pasos que conducen a un objetivo más amplio, es difícil ver el punto final. Un calendario de proyecto ofrece una visión consolidada que permite a los equipos centrarse en el panorama general y comprender cómo contribuyen las tareas individuales al éxito del proyecto.

• Garantiza que todo el mundo esté de acuerdo: un equipo unido es crucial para el éxito del proyecto. Los plazos del proyecto ayudan a clarificar el papel de cada miembro del equipo, fomentando una comprensión compartida de cómo cada uno contribuye al éxito del proyecto.

• Mantiene a todo el mundo informado: todos los implicados pueden seguir el progreso del proyecto. Un calendario del proyecto genera confianza entre las partes interesadas y facilita la comunicación, garantizando que todo el mundo esté bien informado sobre el estado del proyecto.

• Mantiene la dependencia de las tareas bien documentada y fácil de seguir: establecer la jerarquía de todas las tareas implicadas en el proyecto y sus dependencias es vital para una gestión eficaz del proyecto. Un calendario del proyecto ayuda a evitar confusiones y promueve una ejecución eficaz de las tareas.

• Hace que cambiar ciertos aspectos sea mucho más fácil: pueden surgir retos imprevistos y un calendario del proyecto facilita la adaptación activa, haciendo más fácil modificar elementos del proyecto y reorganizar tareas sin dejar a oscuras a los miembros del equipo.

• Evita retrasos: al identificar posibles problemas, los plazos del proyecto ayudan a anticipar y mitigar los cuellos de botella que de otro modo podrían interferir en su avance.

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Conclusión

El camino de la coordinación de proyectos es complejo y desafiante. Por eso, un buen plan de proyecto es uno de los elementos clave del éxito de una empresa.

El calendario de un proyecto es crucial en este proceso, ya que es el mejor amigo del gestor de proyectos. Su función va más allá de la visualización, ya que abarca un sinfín de ventajas que pueden marcar el rumbo de una gestión de proyectos satisfactoria.

Desde proporcionar un camino claro hacia delante y mantener una perspectiva holística hasta garantizar la alineación de todo el equipo y evitar posibles bloqueos, un calendario del proyecto es esencial para navegar por cada paso del desarrollo y la ejecución del proyecto.

A medida que analizábamos lo que implica crear y utilizar los calendarios de los proyectos, se hizo evidente que estas herramientas guían la progresión de los proyectos y mejoran la colaboración, la comunicación y la adaptabilidad.

La gestión eficaz de proyectos sigue evolucionando gracias a los distintos tipos de plazos que se adaptan a las diferentes necesidades y requisitos, y a la posibilidad de utilizar sofisticados programas informáticos de plazos.

PREGUNTAS FRECUENTES