Sådan holder du op med at overspringshandle og kommer tilbage på sporet
Udsættelse er handlingen med at forsinke eller udsætte opgaver, et fænomen, som næsten alle kender. I sin kerne handler det ikke kun om dårlig tidsstyring , men et komplekst samspil mellem psykologiske faktorer .
Alle oplever på et tidspunkt at udskyde opgaver, uanset om det er små daglige gøremål eller væsentlige arbejdsopgaver. Denne artikel har til formål at afmystificere udsættelse, udforske dens underliggende årsager og den universelle karakter af denne vane.
I denne artikel lærer du , hvordan du stopper med at udsætte .
Få en fornemmelse af, hvad du laver med din tid med en enkel, ubesværet og sikker løsning til tidsregistrering
Vi vil dykke ned i forskellige emner, herunder psykologiske årsager bag udsættelse, strategier til at stoppe udsættelse og praktiske skridt til at øge produktiviteten og bryde den cyklus af forsinkelser, der påvirker så mange af os .
Hvad er udsættelse?
Udsættelse er at forsinke opgaver til "senere", på trods af at man kender de potentielle negative resultater. Det stammer ofte fra psykologiske udfordringer som frygt for fiasko, opgavekompleksitet, perfektionisme eller et misforhold mellem opgaven og personlige interesser.
Det adskiller sig fra dovenskab , som er mangel på interesse for handling, da udsættelse involverer en mental kamp med specifikke opgaver på grund af disse mentale barrierer. Denne vane kan påvirke arbejdet betydeligt, hvilket fører til oversete deadlines, stress og dårlige resultater. Det er dog overskueligt.
Anvendelse af strategier som effektiv tidsstyring , realistisk målsætning og forståelse af personlige udsættelsesudløsere kan hjælpe enkeltpersoner med at overvinde dette mønster, hvilket øger produktiviteten og arbejdsindstillingen.
Hvorfor udskyder vi?
Det første skridt mod at overvinde udsættelse og de negative følelser, det resulterer i, er at identificere årsagerne bag en sådan adfærd. At forstå, hvorfor du udsætter, er nøglen , da det hjælper dig med at finde den rigtige taktik til at tackle dine specifikke årsager og vælge strategier for at få bedre styr på tingene.
Lad os se nærmere på årsagerne til udsættelsesvanen:
- Perfektionisme: Udsættelse kan forekomme, når du sætter urealistiske forventninger til perfektion. Frygten for, at dit arbejde ikke lever op til disse høje standarder, fører ofte til en cyklus af forsinkende opgaver, da presset for at opnå perfektion bliver overvældende. Denne tankegang kan i væsentlig grad hindre start eller fuldførelse af opgaver.
- Overvældning: Udsættelsesproblemet kan opstå, når du skal håndtere store opgaver, der virker så komplekse, at det føles skræmmende overhovedet at begynde. At føle sig overvældet af et stort projekt er naturligt.
- Mangel på motivation: Negative følelser over for en bestemt opgave: Når en opgave ikke føles givende eller interessant, er det svært at blive motiveret til at begynde eller fuldføre den, hvilket ofte fører til, at man udskyder den og ikke tager handling.
- Beslutningslammelse: Når du ikke kan beslutte dig for, hvordan du skal tackle vigtige opgaver, fører det ofte til udsættelse. Denne ubeslutsomhed, eller frygten for at vælge dårligt, kan fryse dig i det nuværende øjeblik og stoppe ethvert fremskridt.
- Dårlige tidsstyringsevner: Nogle mennesker udsætter, fordi de undervurderer den tid, en opgave vil tage, eller overvurderer deres egen evne til at fuldføre den hurtigt senere.
- Impulskontrolproblemer: At kæmpe for at modstå distraktioner kan føre til udsættelse, da du måske vælger uvigtige opgaver, der giver øjeblikkelig tilfredsstillelse frem for dem med langsigtede fordele, og svigter dit fremtidige jeg.
Konsekvenser af kronisk udsættelse
I et forretningsmiljø påvirker udsættelse ikke kun den enkeltes produktivitet, men kan også have ringvirkninger på teamdynamik og overordnede forretningsresultater. Disse er gode grunde til at forsøge at undgå udsættelse:
- Nedsat ydeevne: Kronisk udsættelse fører ofte til forhastede indsatser i sidste øjeblik, hvilket resulterer i arbejde af lavere kvalitet og dårlige resultater.
- Øget stress : At udskyde opgaver til sidste øjeblik kan forårsage betydelig stress og tidsangst, efterhånden som deadlines nærmer sig med meget tilbage at gøre.
- Økonomiske konsekvenser: Udsættelse kan føre til oversete deadlines for regninger eller investeringer, hvilket resulterer i økonomiske bøder eller mistede muligheder for økonomisk vækst.
- Anstrengte relationer: At udskyde vigtige opgaver kan belaste personlige og professionelle relationer, da det ofte belaster andre, som måske skal kompensere for udsætterens forsinkelser.
Sådan stopper du med at udsætte
Den gode nyhed er, at det er muligt at overvinde tøven. Det vigtigste er at identificere, om du udsætter , og hvis det er tilfældet, forstå årsagerne bag det.
Derudover er der mange produktivitetshack, der hjælper dig med at sikre, at de vigtigste opgaver altid bliver håndteret først.
Lad os komme direkte ind i det.
1. Indrøm, at du udsætter
At erkende, at du udsætter, er det første afgørende skridt i at løse det. Mange, der udsætter, har en tendens til at benægte deres tendens til at forsinke opgaver, hvilket forværrer problemet.
Ved at acceptere din vane med kronisk udsættelse, kan du få en klarere forståelse af de udfordringer, du står over for, og udvikle en strategisk plan for at overvinde dem.
2. Forstå, hvorfor du udsætter
At forstå, hvorfor du udsætter, er afgørende for at overkomme det. Opgaver, der er kedelige, stressende eller udfordrende, fører ofte til udsættelse.
Ifølge psykologekspert Joseph Ferrari er denne tendens forbundet med vanskeligheder med at håndtere negative følelser og mangel på selvkontrol .
At genkende mønstre fra din tidligere udsættelse, især tanker som "Jeg vil aldrig få det her rigtigt," kan hjælpe dig med at udvikle effektive strategier til at fuldføre opgaver og bekæmpe udsættelse.
3. Sæt rimelige mål
Det er afgørende at forstå vores tendens til at udsætte og årsagerne til det, men det er lige så vigtigt at sætte realistiske mål . Denne tilgang er nøglen, fordi den hjælper med at opretholde motivation og fremskridt.
For aktiviteter som at skrive, anvend SMART- arbejdsmål : Specifikke, Målbare, Opnåelige, Realistiske, Tidsorienterede, med specifikke deadlines.
En stor opgave eller brede arbejdsrelaterede mål, som "Overhaling af hele marketingstrategien", kan være skræmmende. Opdel dem i mindre, håndterbare opgaver såsom "Analyse af den aktuelle kampagneeffektivitet" eller "Undersøgelse af nye markedstendenser". Det er lettere at arbejde med seks opgaver, som er mindre, end på én stor opgave.
Denne tilgang letter ikke kun systematisk afslutning, men understreger også vigtigheden af at sætte realistiske mål : det hjælper med at forhindre frustration og reducerer chancerne for at opgive projektet.
4. Brug en tidsregistreringsapp
Vores vigtigste anbefaling til dig om at stoppe med at udsætte og blive mere produktiv er at få en fornemmelse af, hvad du laver med din tid, ved at bruge en tidsregistreringsapp .
Udsættere føler normalt, at der er gået en hel dag, og de ikke har gjort, hvad de skulle, men at indse, hvilket spild af tid det er, kan være vendepunktet.
Når alt kommer til alt, ved vi det alle sammen - tid er penge!
Ved at bruge et tidsstyringsværktøj kan du vide præcis, hvor meget tid du bruger på hver opgave og optimere den. Bruge Timeular med dens ubesværede, smarte og sikre tidsregistreringsmetoder:
- Automatisk tidsregistrering : Udfyld dine timesedler automatisk baseret på app-brug, besøgte websteder og planlagte kalenderbegivenheder.
- Brug en fysisk tidsregistrering : Gør tidsregistrering taktil og spor nemt 1.000 aktiviteter ved hjælp af kun 8 sider. Byg en vane ved hjælp af muskelhukommelse og en kraftfuld fysisk påmindelse.
- Brug tastaturgenveje og mere!
Prøv Timeular , som er blevet anerkendt som den mest brugervenlige tidsregistreringsapp for teams og enkeltpersoner.
5. Brug kraftfulde tidsstyringsteknikker
Hvis du kun lige er begyndt på en rejse mod udsættelse, er du måske ikke klar over, at der er snesevis (hvis ikke hundredvis!) af tidsstyringsteknikker . De har alle det samme mål - at gøre dig mere produktiv.
Find 3 eksempler på teknikker nedenfor:
- Timeboxing : Det er en produktivitetsteknik, hvor opgaver tildeles faste, realistiske deadlines, der spænder fra minutter til måneder. Det lægger vægt på at udfylde dit ansvar inden for disse fastsatte tidsfrister, hvilket øger fokus og effektivitet. Denne metode er værdsat i agile metoder og af iværksættere for dens effektivitet.
- Tidsblokering : Tidsblokering er en strategi, der organiserer din dag i specifikke tidsindstillede slots for hver opgave, hvilket gør din huskeliste til en struktureret tidsplan. Denne metode tildeler fokuseret tid til opgaver, tillader justeringer og sikrer effektivitet. Det handler om at dedikere perioder til arbejdet for at øge fokus og reducere distraktioner og dermed øge produktiviteten. ( Download : Google Sheets tidsblokerende skabeloner )
- Opgavedeling: Denne produktivitetsstrategi involverer gruppering af lignende opgaver og adressering af dem i udpegede tidsblokke. Dens mål er at reducere afbrydelser og øge fokus og effektivitet ved at koncentrere sig om en række relaterede opgaver uden hyppige skift eller forstyrrelser.
TIP: En gratis arbejdsplanskabelon kan være en interessant ressource til at hjælpe dig med disse teknikker.
6. Skriv to-do-lister
Implementering af en opgaveliste er en yderst effektiv måde at omdanne din plan til konkrete, målbare trin.
Begynd hver dag med at oprette en liste over opgaver, og opdel din dag i mindre, overskuelige aktiviteter. Dette er nyttigt, uanset om det er til en arbejdsdag, en afslappet weekend eller endda en ferie, du ønsker at nyde fuldt ud.
Efterhånden som du går gennem din opgaveliste, bliver det en kilde til tilfredshed at sætte kryds ved hver aktivitet.
To-do liste-tilgangen byder på adskillige fordele, såsom:
- Fungerer som et motiverende værktøj ved visuelt at spore dine fremskridt
- Giver en følelse af præstation
- Forbedring af tidsstyring ved klart at angive dine opgaver og den tid, der er til rådighed til at fuldføre dem
- Lindring af stress og angst
- Og i sidste ende styrer det dig mod at blive mere organiseret og produktiv, hvilket er det ultimative mål!
6. Prioriter
Prioritering er en grundlæggende strategi for at undgå udsættelse, og et nøgleelement i denne tilgang er brugen af prioriteringsteknikker som Pickle Jar eller 4 kvadranter af tidsstyringsmatrix .
Denne metode, der er opstået af den amerikanske præsident Dwight Eisenhower og populariseret af Stephen Covey i en af de bedste produktivitetsbøger , "The 7 Habits of Highly Effective People", kategoriserer effektivt opgaver i fire kvadranter baseret på hastende og vigtighed:
- Kvadrant 1: Haster og vigtigt
- Kvadrant 2 : Ikke presserende endnu vigtigt
- Kvadrant 3 : Haster, men ikke vigtigt
- Kvadrant 4 : Ikke presserende og ikke vigtigt
Ved at prioritere opgaver ved hjælp af denne matrix kan du fokusere på det, der virkelig skal afsluttes, hvilket reducerer følelsen af at være overvældet.
Denne prioritering hjælper med at identificere, hvilke opgaver der er væsentlige og kræver øjeblikkelig opmærksomhed (kvadrant 1 og 2), og hvilke der kan udskydes eller delegeres (kvadrant 3 og 4).
Følgelig hjælper denne klarhed med at løse vigtige opgaver først, og derved mindske tendensen til at udsætte.
Gratis e-bog: Sådan arbejder du smart, ikke hårdt
Overvind tøven og fokuser på aktiviteter, der giver dig de bedste resultater
7. Prøv "Eat The Frog"-teknikken
Inspireret af Mark Twains råd om at "spise en frø" først om morgenen, fokuserer " Eat The Frog "-teknikken til at overvinde udsættelsen på at tackle din vigtigste opgave (og ofte mest undgået) tidligt på dagen.
Denne tilgang hjælper dig med at fokusere og dirigerer din energi til at færdiggøre det mest skræmmende punkt på din huskeliste først.
Ideel til dem, der finder det udfordrende at prioritere, denne teknik forenkler opgavehåndtering. I stedet for komplekse metoder involverer "Eat The Frog" at vælge en vigtig opgave og håndtere den på forhånd, fjerne en større hindring og sætte tonen for produktivitet.
I et miljø fyldt med distraktioner som e-mails, opkald og sociale medier, er det afgørende at bevare fokus, mens du udfører denne nøgleopgave, og sikrer ingen afbrydelser, før den er færdig.
Læs også: De bedst bedømte værktøjer til prioritering af arbejdsbelastning
8. Implementer MoSCoW-metoden
MoSCoW-prioriteringsmetoden er en prioriteringsteknik til effektiv organisering af projektarbejdsbelastninger. Den kategoriserer opgaver i fire grupper: Skal-have, Bør have, Kunne have og Vil ikke have, og hjælper med at prioritere hver projektfunktion og -krav. Dette rangeringssystem guider alle mod projektets succesfulde afslutning.
I sin kerne fokuserer MoSCoW-metoden på at overholde projektdeadlines gennem et prioriteringsskema, der understreger de mest kritiske opgaver. Denne strategi bortfiltrerer mindre presserende eller uundværlige opgaver og strømliner fokus. Det er også værdifuldt for teams, ved at afstemme opgaver med virksomhedens værdier og sikre en samlet tilgang til fælles mål.
9. Brug Pomodoro-teknikken
Pomodoro-teknikken er en tidsstyringsmetode udviklet i 1980'erne af den italienske studerende Francesco Cirillo. Opkaldt efter det italienske ord for tomat, var det inspireret af Cirillos brug af en tomatformet køkkenur til at øge hans studiefokus. Teknikken omfatter følgende trin:
- Opret en huskeliste : List de ting, du skal fuldføre.
- Indstil en Pomodoro-timer til 25 minutter : Vælg én opgave fra din liste, og afsæt 25 minutters uafbrudt arbejde til den.
- Arbejd indtil timeren ringer : Gå ind i den dybe arbejdstilstand og fokuser udelukkende på den valgte opgave i løbet af denne tid.
- Optag fremskridt efter 25 minutter : Ved afslutningen af timeren skal du notere, hvad du har opnået.
- Tag en fem-minutters pause : Efter hver 25-minutters arbejdssession, eller 'Pomodoro', tag en kort pause for at hvile.
- Gentag processen : Fortsæt denne cyklus, og efter at have gennemført fire 'Pomodoros', tag en længere pause på 15-30 minutter.
Nøglepunkter i Pomodoro-teknikken omfatter gruppering af opgaver, der tager mindre end 25 minutter og undgå alle afbrydelser under hver Pomodoro.
Konklusion
Det ligger i vores menneskelige natur at udsætte så længe som muligt at gøre de ting, der giver os en dårlig følelse. Udsættelse har dog negative konsekvenser, især når det bliver kronisk, og bør imødegås.
De tips og teknikker, vi lærer dig i denne guide om at overvinde tøven, vil helt sikkert hjælpe dig med at skabe sundere tidsstyringsvaner. Der er kun én ting tilbage at gøre: stop med at udsætte og begynd at anvende dem!
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Hvad betyder udsætte?
Udsættelse er den frivillige handling at udsætte en handling, der skal gøres, selvom man ved, at der vil være negative konsekvenser. Normalt er den handling, som udskyderen udsætter, ubehagelig eller kedelig.
Er udsættelse en psykisk sygdom?
Udsættelse i sig selv er ikke en psykisk sygdom eller lidelse. Det er dog almindeligvis fortolket som et symptom på visse psykiske lidelser som ADHD, depression og angst.
Er udsættelse et tegn på ADHD?
Til dato har ingen videnskabelig undersøgelse påvist en direkte sammenhæng mellem udsættelse og ADHD. Et almindeligt kendetegn for mennesker med ADHD er imidlertid vanskeligheder med at styre deres tid, hvilket kan føre til udsættelse. Der er flere tips til at stoppe ADHD udsættelse ; lære dem at kende.
Er udsættelse og dovenskab det samme?
Nej. Udsættelse og dovenskab er hverken det samme eller resultatet af hinanden. Videnskabelige undersøgelser har vist, at vi udsætter på grund af dårlig humørstyring, ikke dovenskab eller dårlig tidsstyring .