Sådan bliver du organiseret på arbejdet, når du er overbebyrdet
En stigende følelse af angst blomstrer i dit bryst, ledsaget af koldsved. Det betyder sandsynligvis, at du er en overvældet medarbejder.
Denne følelse af frygt og generel angst kan undgås ved at implementere nogle organisatoriske tips. Og det er, hvad du vil lære i dag: hvordan du organiserer dig på arbejdet, når du er overvældet.
12 måder at organisere sig på arbejdet, når man er overvældet
- Lad være med at bebrejde dig selv, og tag en dyb indånding
- Lav et "brain dump"
- Gør brug af tidsregistreringsapps
- Organiser opgaverne efter kategori eller handling
- Prioritér, hvad du skal gøre
- Sæt realistiske mål for dagen
- Sørg for, at din arbejdsplads er organiseret
- Afsæt tid til uventede opgaver
- Start let og øg gradvist opgavernes kompleksitet
- Bliv ved med at teste, og vælg de rigtige produktivitetsværktøjer til dig
- Uddelegér, når det er nødvendigt
- Automatiser gentagne processer
At organisere sig på arbejdet er ikke helt så enkelt som at lave en to-do-liste. Det er en blød færdighed, der er værd at lære. Selv hvis du ikke er organiseret i bund og grund, kan du stadig lære at forberede dig bedre og styre dine arbejdsdage.
Fordelene er uendelige, og den vigtigste er en følelse af lykke og ro på arbejdet.
Undgå stress og bliv organiseret, når du bliver overvældet, ved at bruge praktiske teknikker og værktøjer, både digitale og analoge.
1. Lad være med at bebrejde dig selv, og tag en dyb indånding
Hvis du føler dig overvældet, er det værste, du kan gøre mod dig selv, at bebrejde dig selv eller mishandle dig selv, fordi du føler dig stresset.
Det er en helt normal situation, som alle oplever. Man har bare brug for et ekstra skub for at komme tilbage på sporet og fokusere på det, man skal have gjort.
Det er vigtigt at omdirigere disse følelser og kanalisere dem til at finde en løsning på dine problemer.
Brug eventuelt 10 minutter på at lave vejrtrækningsøvelser, meditere lidt, stirre ud af et vindue eller gå udenfor og indånde frisk luft.
Brug disse teknikker til at fremme afslapning, sænke din puls og omgruppere dine tanker.
Få dit eksemplar af e-bogen for at finde de bedste produktivitetstips til teams og deres ledere.
2. Lav et "brain dump"
Alle de spredte ideer og beskeder i din hjerne har brug for at blive organiseret.
Få alle disse tanker ud, og "dump" det hele på en liste, i din planner, i en produktivitetsapp, i en pakke klistermærker ... Hvad der end fungerer for dig.
Denne form for træning er det første skridt mod at holde styr på det hele.
Du vil reorganisere din overvældede hjerne og gemme hver eneste information der, hvor den skal være. Forestil dig, at din hjerne er som et sæt skuffer. Med mærkede skuffer, selvfølgelig.
Dine aftaler, personlige eller professionelle, ligger i én skuffe, møder i en anden, hasteopgaver i en tredje ... Og så videre.
Lad være med at censurere dig selv, når du "hjernedumper". Skriv alt, hvad du har brug for og kommer i tanke om, for hvis du ikke gør det, mens du skriver eller taster, kan du organisere det senere.
Du vil føle, at dit sind er meget lettere efter dette og klar til at udføre arbejdet.
3. Gør brug af tidsregistreringsapps
Når du føler dig overvældet på arbejdet, kan det være en stor hjælp at bruge en af de bedste tidsregistreringsapps. Disse kraftfulde værktøjer hjælper dig med at få værdifuld indsigt i, hvordan du bruger din tid, og identificerer områder, hvor du kan forbedre dig på arbejdet.
Start med at vælge en pålidelig tidsregistreringsapp, der passer til dine behov og præferencer. Sæt klare mål, og tildel specifikke tidsblokke til forskellige opgaver eller projekter.
Brug appen til at spore den tid, du bruger på hver aktivitet, så du kan identificere flaskehalse, prioritere effektivt og foretage de nødvendige justeringer af din arbejdsgang. Hvis du regelmæssigt gennemgår de data, som appen leverer, kan du optimere din tidsstyring, genvinde kontrollen og reducere overvældelsen, hvilket i sidste ende fører til øget produktivitet og en større følelse af at have opnået noget.
Spor den tid, du bruger på hver aktivitet, så du kan identificere flaskehalse, prioritere effektivt og foretage de nødvendige justeringer af dit workflow.
4. Organiser opgaverne efter kategori eller handling
Dine opgaver og projekter kan organiseres på flere forskellige måder, og du skal finde den, der fungerer bedst for dig.
En god måde at begynde at få tingene gjort på er at samle alle dine opgaver og forpligtelser på ét sted, hvad enten det er digitalt eller analogt, som f.eks. en planner. Et andet godt tip er at starte hvert punkt med et handlingsorienteret verbum.
Vær ikke vag, når du skriver din to-do-liste. Brug verber som "planlægge", "løse", "skabe", og hold dem i imperativ tilstand.
Så er det tid til at organisere opgaverne på din liste i kategorier. Noget, som du måske allerede er begyndt på, mens du "hjernedumpede".
Ved at kategorisere opgaverne skaber du en grund til at gøre tingene, og på den måde bliver din arbejdsbyrde mindre overvældende.
Den slags kategorier, du vælger at bruge, kan være nyttige. Undgå at gruppere dem efter projekt eller person, og prøv i stedet at organisere dem efter f.eks. forfaldsdato.
Adskil de opgaver, der er tidsfølsomme, fra dem, der bare skal sættes på en to-do-liste.
Vil du vide , hvordan du bruger en planner? Find ud af, hvordan du kan øge din produktivitet med dette værktøj i vores artikel.
5. Prioritér, hvad du skal gøre
At prioritere opgaver er også en form for organisering af dem i kategorier. At identificere det mest presserende arbejde, der skal gøres, er et strategisk træk.
Du kan prioritere ting ved hjælp af forskellige prioriteringsteknikker. Igen handler det om at finde en metode, der fungerer for dig. Men det handler også om kunsten at sige nej på arbejdet.
- Anbefalet læsning: Hvor mange arbejdsdage er der på et år?
Få dit eksemplar af e-bogen for at finde de bedste produktivitetstips til teams og deres ledere.
Du kan begynde at arbejde på mindre opgaver, som vil føre til et større projekt.
Du kan organisere din liste efter forfaldsdato, efter hvad der er vigtigst og mindre vigtigt, eller ved at tildele dine opgaver en kode. For eksempel A-B-C, hvor A er det mest presserende, eller !!!, !!!, !!!... Du kan lave din egen kode.
TIP: De bedste værktøjer til prioritering af arbejdsbyrden
6. Prøv dybt arbejde
En af de bedste metoder til at få arbejdet gjort hurtigt og effektivt er at gå ind i en dyb arbejdstilstand. Det er, når du fokuserer på én opgave ad gangen i længere tid - uden kontekstskift eller afbrydelser. Normalt tager en dyb arbejdssession et par timer (inklusive korte pauser).
For at styre din tid under en dyb arbejdssession kan du bruge Pomodoro-timeren, der opdeler sessionen i arbejds- og pauseblokke. Timeren fra Timeular har også stemningsmusik, som yderligere hjælper dig med at komme ind i den dybe arbejdstilstand.
For at opnå bedre resultater skal du prøve at planlægge tid til dybdearbejde hver eneste arbejdsdag - tidlige morgener, hvor din hjerne er mest klar, ville være perfekt.
7. Sæt realistiske mål for dagen
Hvis du kæmper mod den angst, der kan opstå på grund af følelsen af at blive overvældet, skal du undgå handlinger, der kan give næring til den.
Kend dine grænser, og lad være med at arbejde for meget for hurtigt. Gør din liste og tidslinje mere realistisk.
Sæt dig et mål for dagen: "Jeg vil krydse tre ting af på min liste i dag". Hvis målet er nået, og du har ekstra tid, er det godt. Hvis ikke, er du nu mere opmærksom på begrænsningerne og forhindringerne ved den pågældende opgave, det pågældende møde eller den pågældende forpligtelse.
Derfor er det vigtigt at sætte sig realistiske mål. Det handler om motivation.
Vil du lære at sætte dig realistiske mål? Så skal du læse vores blog!
Vil du lære mere om målsætning? Opdag Warren Buffetts 5/25-regel.
7. Sørg for, at din arbejdsplads er organiseret
En beskidt arbejdsplads kan forklare, hvorfor du føler dig uproduktiv. Så en god måde at holde stress på afstand er at holde din arbejdsplads ren.
Læg alting på plads, og lad kun det stå, som du skal bruge til dit arbejde. Rent rum, rent sind.
Det samme motto gælder for din virtuelle arbejdsplads. Digitalt rod kan gøre underværker ved at reducere tidsangst og forbedre dit arbejdsliv.
Når du føler dig overvældet, så prøv nogle af disse ting, og gør dem regelmæssigt:
- Lav en tidsblokering i din kalender for at reservere tid til hver opgave;
- Hold din e-mailindbakke på nul ulæste beskeder (eller så tæt på som muligt);
- Læs og fjern alle dine notifikationer på forskellige platforme og sociale medier;
- Omfordel og omorganiser de forsinkede opgaver og forpligtelser.
Få dit eksemplar af e-bogen for at finde de bedste produktivitetstips til teams og deres ledere.
Disse enkle handlinger er grundlæggende for at undgå yderligere stress. I fremtiden vil du være taknemmelig.
8. Lad der være tid til det ekstra eller det uventede
Beregn den tid, du skal bruge på dine opgaver. Ting sker, når du mindst venter det, så det er altid bedst at være forberedt på overraskelser.
Du kan ikke vide, hvornår en krise rammer, så det eneste, du kan gøre, er at foregribe problemerne, hvis de skulle opstå.
Giv fleksibilitet i din arbejdsplan til uventede situationer. Hvis din kalender er fyldt med møder, aftaler og forpligtelser, kan noget ekstra ødelægge din dag.
En for stor arbejdsbyrde er en af hovedårsagerne til stress på arbejdspladsen. Så det er en god idé at afsætte et par timer til disse situationer.
På den måde føler du dig mindre overvældet, hvis der skulle ske noget.
Læs også her: Skab balance i dit arbejde ved at lave en effektiv analyse af arbejdsbyrden.
9. Start let og øg gradvist opgavernes kompleksitet
Store mål og projekter kan føles meget overvældende og være svære at organisere.
At opdele de store mål i mindre, lettere opnåelige mål er vejen frem. Ikke alene virker det mere overkommeligt, men det er også ekstremt motiverende at nå kortsigtede mål, og det vil holde dig i gang.
Ved at opdele dine mål i konkrete skridt undgår du også stress og at føle dig overvældet på arbejdet.
Din daglige indsats vil have stor betydning i det lange løb.
- Læs mere om det: Kortsigtede og langsigtede mål
10. Bliv ved med at teste, og vælg de rigtige produktivitetsværktøjer til dig
Vi er nået til den del af denne liste med forslag, som skal omsættes til praksis over tid, når du når et højt tempo på vejen mod en tilstand af organisering.
Når du har fundet den bedste planlægger, det bedste marketingværktøj, den bedste app til at tage noter og den bedste tidsregistrering, skal du beholde dem.
Brug dem godt, så bliver de dine bedste venner. Nyd de gratis prøveversioner, og bliv ved med at eksperimentere, indtil du finder dem.
Ekstra tip: Et værktøj til styring af arbejdsbyrden kan være en god tilføjelse til at hjælpe dig med at organisere.
11. Uddelegér, når det er nødvendigt
At vide , hvordan man uddelegerer opgaver, er en værdifuld færdighed for teamledere, projektledere og teammedlemmer. Sørg for, at du og dine kolleger er på samme bølgelængde, og at I nemt kan fordele opgaverne mellem jer.
Overvej outsourcing, hvis du arbejder alene, eller hvis dit team er overbebyrdet.
Det giver dig mulighed for at fokusere på projekter med stor gennemslagskraft og symboliserer en handling af tillid og validering.
Planlæg og afstem de vigtige og presserende opgaver, som du selv skal arbejde på, og dem, der ikke er så vigtige, men som stadig skal udføres, og som du kan uddelegere. Alt derimellem kan klares i tide.
TIP: Lær, hvad de 4 D'er i tidsstyring er, og hvorfor de er vigtige.
12. Automatiser gentagne processer
Automatisering af arbejdspladsen udnytter de tilgængelige teknologiske værktøjer og forsøger at automatisere nogle processer. Det vil spare dig for værdifuld tid og øge virksomhedens effektivitet og samtidig din egen effektivitet.
Organisationer kan kun styrkes med automatiseringsteknologi ved at skære ned på manuelt arbejde og undgå dobbelte processer.
De bedste værktøjer til opgaveautomatisering kan blandt andet bruges til at tildele opgaver til folk, sende e-mails, oprette digitale kampagner, justere deadlines og give folk status på projektet.
Hvorfor er det vigtigt at være organiseret på arbejdet?
Den største fordel ved at være organiseret er, at det afspejler sig i kvaliteten af det arbejde, du leverer.
Du får mulighed for at udmærke dig i din karriere, når du er organiseret og produktiv.
Din organisationsmetode kan tilpasses din arbejdsstil, hvilket hjælper og gavner din professionelle udvikling. En helt sikkert positiv og professionel udvikling.
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Hvordan bliver man organiseret på arbejdet?
Det er ikke svært at organisere sit arbejde. Det handler om at etablere en rutine for de mest enkle og vigtige opgaver. Du vil skabe vaner, som med tiden vil blive medfødte. Hold alt på sin rette plads, hvad enten det er genstande eller virtuelle værktøjer, og tag noter. Skriv alt ned: dine lister, dine forfaldsdatoer ...
Lær at lave en tidsblokering eller timebox med os, og fokuser på én opgave ad gangen. At afsætte tid til at organisere det grundlæggende hjælper dig med at skabe systemer og grænser, der fungerer for dig.
Hvordan bliver man organiseret på arbejdet med ADHD?
Hvis det er dig, skal du først og fremmest tale med din læge, hvis du har brug for klinisk hjælp. Bortset fra det kan vi give dig nogle tips til at komme i gang: Sæt dig et mål, og bryd det ned i mindre dele for at komme i gang, og sørg for at planlægge den tid, du har brug for til at arbejde på dem. Start i det små for at nå det store.
Læs også
- Hvad er ADHD-overspringshandlinger, og hvordan undgår man dem?
- ADHD-planlægning: den ultimative guide, du har brug for
Hvordan holder man sig organiseret på arbejdet, mens man arbejder på flere projekter?
Nøgleordet til dette svar er prioritering. Når du har fundet ud af, hvad der haster mest, skal du inddele din dag eller uge i tidsblokke og bruge et tidsregistreringsværktøj til at hjælpe dig.
Sørg for at undgå de forskellige tidsrøvere, og at dit arbejdsområde er organiseret, mens du arbejder på din prioriteringsliste, og vær ikke bange for at uddelegere, hvis det er nødvendigt. Vær realistisk omkring deadlines.
Konklusion
Når man føler sig stresset og overvældet af arbejde, er det ikke et tegn på svaghed at bede om hjælp.
Det opfattes som en egentlig metode eller organisation. Du er bevidst om dine behov og begrænsninger og kan bruge den information til at udvikle dine arbejds- og tidsstyringsevner.
For at undgå at blive overvældet på arbejdet skal du etablere en rutine, der fungerer for dig, og få det til at ske.
Du er måske interesseret i: