10 bästa prioriteringsteknikerna för Agile år 2024
Effektiva prioriteringstekniker är avgörande för att ett agilt team ska lyckas. Med så många konkurrerande krav och begränsade resurser kan det ofta vara en skrämmande och komplex process att organisera uppgifter och hantera konkurrerande prioriteringar.
I den här artikeln kommer jag att utforska några av de bästa agila prioriteringsteknikerna och ge dig de verktyg och insikter som hjälper dig att förstå vad som är viktigast.
De bästa prioriteringsteknikerna
1. RICE
RICE-metoden är ett prioriteringsramverk som är utformat för att hjälpa projektledare att fatta välgrundade beslut om vilka uppgifter som ska tas itu med först. RICE står för Reach, Impact, Confidence och Effort.
Så här fungerar det
Gör så här för att bedöma hur prioriterad din uppgift är:
1. Beräkna räckvidd: Uppskatta hur många personer en uppgift kommer att påverka inom en viss tidsperiod.
2. Beräkna inverkan: Poängen med att beräkna inverkan är att fokusera på uppgifter som faktiskt kommer att göra skillnad för ditt företag. För att bedöma den potentiella effekten av en viss uppgift kan du ge den en poäng från 0,25 (minimal) till 3 (enorm): 0,25 för minimal påverkan, 0,5 för liten påverkan, 1 för medelstor påverkan, 2 för stor påverkan, 3 för mycket stor påverkan.
3. Beräkna konfidensgrad: Tilldela en konfidenspoäng baserat på hur mycket data som stöder dina uppskattningar, från 50% (låg) till 100% (hög):
- 100% förtroende (hög): Du har gedigna mätvärden och forskning som stödjer dina uppskattningar av räckvidd, effekt och ansträngning.
- 80 % konfidensgrad (medel): Du har data som stöder två av kriterierna, som räckvidd och ansträngning, men mindre säkerhet när det gäller påverkan.
- 50% förtroende (lågt): Du är osäker på något av kriterierna. Räckvidd och påverkan kan vara överskattade, och ansträngning kan vara underskattad.
- Under 50 %: Allt under 50 % konfidensgrad är en total gissning.
4. Beräkna arbetsinsats: Bestäm den arbetsinsats som krävs i personmånader, vilket är det arbete som en enskild person behöver utföra under en månad. Utvärdera om en uppgift är uppgiftsberoende och hur det påverkar prioriteringen.
5. Beräkna RICE-poängen: Använd formeln (Räckvidd x Effekt x Förtroende) / Ansträngning för att få fram RICE-poängen och prioritera sedan uppgifterna utifrån dessa poäng.
Fördelar med denna prioriteringsteknik:
- Förlitar sig på mätbara kriterier snarare än magkänsla
- Främjar välgrundade och objektiva beslut
- Ger ett tydligt resonemang i prioriteringsprocessen
Nackdelar med denna prioriteringsmetod:
- Det är tidskrävande
- Den information som krävs för att tillämpa denna teknik är inte alltid tillgänglig
2. Eisenhower-matrisen: 4 kvadranter tidshantering för brådskande och viktiga uppgifter
Time Management Matrix (även kallad The 4 Quadrants of Time Management) skapades ursprungligen av president Dwight Eisenhower och populariserades senare av Stephen Covey i hans produktivitetsbok "The 7 Habits of Highly Effective People". Det är ett produktivitetsverktyg som hjälper individer och företag att prioritera uppgifter baserat på hur brådskande och viktiga de är.
Så här fungerar det
Eisenhowers prioriteringsteknik hjälper dig att kategorisera dina uppgifter i fyra kvadranter beroende på hur brådskande och viktiga de är, på följande sätt:
- Kvadrant 1: Brådskande och viktigt. Brådskande uppgifter som kräver din omedelbara uppmärksamhet och som är kritiska för verksamheten (t.ex. en deadline eller kriser).
- Kvadrant 2: Inte brådskande men viktigt. Uppgifter som bidrar till dina viktiga långsiktiga mål men som inte kräver omedelbara åtgärder, t.ex. planering. När dessa viktiga uppgifter har prioriterats kan andra uppgifter ordnas utifrån deras beroenden och övergripande projektmål.
- Kvadrant 3: Brådskande men inte viktigt. Uppgifter som kräver att du engagerar dig omedelbart men som inte är viktiga i ett långsiktigt perspektiv, t.ex. e-postmeddelanden eller samtal.
- Kvadrant 4: Inte brådskande och inte viktigt. Uppgifter som inte är direkt relaterade till dina projekt; de är varken brådskande eller viktiga för verksamhetens framgång.
För att implementera metoden listar du alla dina uppgifter och tilldelar var och en av dem till en av de fyra kvadranterna baserat på hur brådskande och viktiga de är.
Fördelar med denna prioriteringsteknik
- Möjliggör effektiv tidsallokering
- Ger information om de uppgifter som bör delegeras
- Hjälper till att minimera tidsslöseri
Nackdelar med denna prioriteringsmetod:
- Att lista arbetsuppgifter och dela in dem i kategorier kan vara tidskrävande
- Att kategorisera uppgifter efter hur viktiga de är är ganska subjektivt
3. ABCDE-metoden
ABCDE-metoden är ganska lik Eisenhower-matrisens teknik eftersom den innebär att uppgifter delas in i kategorier baserat på prioriteringskriterier som hur viktiga de är och hur brådskande de är. I det här fallet finns det dock 5 kategorier:
- A (mycket viktigt och brådskande)
- B (medelviktigt och brådskande)
- C (låg betydelse men hög angelägenhetsgrad)
- D (låg betydelse och angelägenhetsgrad)
- E (uppgifter som ska elimineras eller delegeras).
Så här fungerar det
- Steg 1: Lista alla uppgifter.
- Steg 2: Dela in dem i de 5 grupperna: A, B, C, D eller E.
- Steg 3: Prioritera arbetsuppgifter och planera ditt arbete därefter:
- Fokusera på uppgift A först.
- Schemalägga uppgifter B.
- Avsätt tid för uppgifter i kategori C för att upprätthålla balansen mellan arbete och privatliv.
- Delegera uppgifter i kategori D till andra för att effektivisera din arbetsbelastning.
- Eliminera eller minimera E-uppgifter.
Fördelar:
- Sätter fokus på delegering av uppgifter
- Hjälper till att organisera din att-göra-lista på ett snyggt sätt
Nackdelar:
- Den rigida karaktären hos detta prioriteringsramverk kanske inte passar den dynamiska karaktären hos vissa uppgifter
- Eftersom det inte alltid finns möjlighet att delegera uppgifter till andra teammedlemmar kan vissa uppgifter försummas
Läs vårt inlägg om du behöver delegera uppgifter på ett effektivt sätt.
4. Prioritering av MoSCoW
MoSCoW agile Prioriteringsteknik används ofta av produktchefer för att skapa en produktfärdplan och bestämma vilken prioritet varje produktfunktion ska tilldelas. Du kan dock enkelt använda denna prioriteringsteknik för att hantera din arbetsbelastning och dina uppgifter också.
MoSCoW är en akronym som står för Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have.
Så här fungerar det
Tilldela varje funktionsbegäran, veckouppgift eller daglig uppgift till kategorierna M, S, C eller W för att skapa en prioriterad uppgiftslista:
- Must have: krav som är avgörande för ditt projekt, dvs. funktioner som måste finnas i din produkt. Det här är dina viktigaste uppgifter, som är avgörande för att uppnå långsiktiga mål.
- Bör ha: krav som är viktiga men inte brådskande att leverera inom en viss tidsfrist.
- Kunde ha: du kan dra nytta av att uppfylla dessa krav, men det kommer inte att påverka ditt projekt om du inte gör det.
- Won't Have: du behöver inte oroa dig för dessa krav, det är möjligt att implementera dem senare.
Utifrån det ser du tydligt vilka som är de viktigaste uppgifterna. MoSCoW-metoden hjälper dig att lägga ett strategiskt fokus på detta och planera arbetet för varje teammedlem och dig själv i enlighet med detta.
Fördelar med MOSCOW-tekniken för prioritering:
- Hjälper till att hantera kundens förväntningar
- Ger produktteamen möjlighet att fokusera på uppgifter med högsta prioritet
- Hjälper till att prioritera uppgiftslistan enligt kundvärde, marknadsundersökningar eller verksamhetens viktigaste mål
- Snabbt beslutsfattande (Läs: Varför är det viktigt med snabbt beslutsfattande?)
Nackdelar:
- Det är en ganska subjektiv prioriteringsteknik
- Det krävs noggrant övervägande och ibland en iterativ process för att säkerställa att uppgiftslistan struktureras på rätt sätt
Visste du att snabbt beslutsfattande är avgörande för att lyckas? Läs mer om varför i vår artikel.
5. ICE-poängmodell för agil
ICE-poängmodellen används för att prioritera funktioner och idéer genom att utvärdera tre värden för varje projekt: Påverkan, förtroende och enkelhet. Dessa värden graderas från 1 till 10 och multipliceras för att få fram ICE-poängen, där högre poäng indikerar högre värde.
Vad står Impact, Confidence och Ease för? Från 1 till 10...
- Effekt: hur mycket kommer projektet att röra sig för att uppnå sitt mål;
- Förtroende: Säkerheten att projektet kommer att leda till önskat resultat;
- Enkelhet: graden av ansträngning för att slutföra projektet.
Formeln för ICE-poängen är: Effekt x Förtroende x Enkelhet = ICE-poäng
Så här fungerar det
- Gör en lista med idéer. Skapa en lista över funktioner eller idéer som behöver prioriteras.
- Utvärdera påverkan. Betygsätt varje funktion eller idé på en skala från 1 till 10 baserat på hur mycket den kommer att bidra till att uppnå projektets mål.
- Utvärdera förtroendet. Betygsätt varje funktion eller idé på en skala från 1 till 10 baserat på hur säker du är på att den kommer att uppnå önskat resultat.
- Utvärdera enkelhet. Betygsätt varje funktion eller idé på en skala från 1 till 10 baserat på hur mycket arbete som krävs för att slutföra den.
- Beräkna ICE-poäng. Multiplicera betygen för Impact, Confidence och Ease för varje funktion eller idé för att få fram ICE-poängen.
- Prioritera funktionsidéer baserat på ICE-poäng. Rangordna funktionerna eller idéerna efter deras ICE-poäng, där högre poäng indikerar högre prioritet.
Fördelar:
- Snabb metod för att prioritera uppgifter
- Förenklar beslutsfattandet genom att dela upp utvärderingen i tre enkla kriterier
- Ger ett strukturerat tillvägagångssätt för att jämföra olika funktioner och idéer
Nackdelar:
- Betygen för Impact, Confidence och Ease kan vara subjektiva, vilket potentiellt kan snedvrida ICE-poängen
- Resultaten kan ändras ofta på grund av betygens subjektiva karaktär, vilket kräver ett iterativt tillvägagångssätt
6. Matris för värde kontra komplexitet/ansträngning
Matrisen Value vs. Complexity/Effort hjälper produktchefer att utvärdera nya idéer genom att analysera deras långsiktiga värde i förhållande till den komplexitet och ansträngning som krävs för att genomföra dem. Den här metoden organiserar uppgifter i fyra kvadranter för bättre prioritering.
Så här fungerar det
- Lista alla idéer. Börja med att lista alla nya idéer eller funktioner som du vill utvärdera.
- Utvärdera värde. Bedöm varje idé utifrån dess långsiktiga värde för projektet eller produkten. Ta hänsyn till faktorer som kundnöjdhet, intäktspotential och strategisk betydelse.
- Uppskatta komplexitet. Utvärdera komplexiteten och den insats som krävs för att genomföra varje idé. Detta inkluderar utvecklingstid, resursallokering och potentiella risker.
- Karta till kvadranter: Rita in varje idé i matrisen med värde på den ena axeln och komplexitet/ansträngning på den andra. Detta skapar fyra kvadranter:
- Högt värde, låg komplexitet: Prioritera dessa idéer först.
- Högt värde, hög komplexitet: Planera noggrant och fördela resurser efter behov.
- Lågt värde, låg komplexitet: Överväg dessa om du har extra resurser.
- Lågt värde, hög komplexitet: Dessa idéer har vanligtvis låg prioritet och kan förkastas.
Fördelar
- Matrisen ger en tydlig visuell bild av var varje idé befinner sig, vilket gör det lättare att prioritera.
- Bidrar till att säkerställa att resurserna fördelas till idéer som ger mest värde för minst ansträngning.
- Uppmuntrar till att överväga både fördelarna och kostnaderna med att genomföra idéer.
Nackdelar
- Personliga åsikter kan i hög grad påverka betygen för värde och komplexitet, vilket potentiellt kan snedvrida resultaten.
- Utan specifika beräkningar kan bedömningarna bli oprecisa och variera mellan olika teammedlemmar.
Börja spåra din tid med Timeular för att identifiera de mest tidskrävande uppgifterna
7. Viktat kortaste jobbet först (WSJF)
Weighted Shortest Job First (WSJF) är en agil prioriteringsmetod som främst används i medelstora och stora företag. Den uppskattar prioriteten för varje funktion genom att dividera kostnaden för försening med jobbets varaktighet, vilket säkerställer att strategiska prioriteringar uppfylls och att beroenden hanteras effektivt.
Vad är kostnaden för försening och jobbets varaktighet?
- Förseningskostnad: Företaget definierar hur mycket det kan förlora om funktionen inte fastställs utifrån dess användarvärde, tidskritik och riskreducering;
- Jobbets varaktighet: definierar den tid som krävs för genomförandet
Så här fungerar det
- Lista funktioner. Sammanställ en lista över alla funktioner eller uppgifter som behöver utvärderas.
- Bedöma kostnaden för förseningen för varje funktion. Detta inkluderar:
- Värde för användare och verksamhet: Hur mycket värde tillför funktionen för användarna och verksamheten?
- Tidskritik: Hur viktig är tidpunkten för att implementera den här funktionen?
- Riskreducering/möjliggörande av möjligheter: Hur mycket minskar den här funktionen risker eller möjliggör nya möjligheter?
- Uppskatta jobbets varaktighet för varje funktion. Detta inkluderar:
- Icke-komplexa funktioner med högt mervärde.
- Komplexa funktioner med högt mervärde.
- Icke-komplexa funktioner med mindre mervärde.
- Komplexa funktioner med mindre mervärde.
- Beräkna WSJF-poäng. Dividera kostnaden för försening med jobbets varaktighet för varje funktion för att få WSJF-poängen.
- Prioritera funktioner. Rangordna funktionerna baserat på deras WSJF-poäng, där högre poäng indikerar högre prioritet.
Fördelar
- Säkerställer att de mest värdefulla och tidskritiska funktionerna prioriteras.
- Hjälper till att fördela resurser till funktioner som ger den högsta avkastningen på investeringen i förhållande till deras implementeringstid.
- Högprioriterade funktioner hanteras först, vilket ger en effektiv hantering av beroenden och ett smidigare projektflöde.
Nackdelar
- Det kan vara tidskrävande att fastställa exakta kostnader för förseningar och jobbets varaktighet.
- Utvärderingen av kostnaden för fördröjningskomponenter kan vara subjektiv, vilket kan leda till en snedvriden prioritering.
- Behöver omprövas ofta för att förbli relevant när projektförhållandena förändras.
8. Kano-modell för kundnöjdhet
Att använda Kano-modellen förändrar spelplanen när det gäller att prioritera funktioner som verkligen ökar kundnöjdheten. Den hjälper företag att fokusera på det som är viktigast för deras kunder, vilket leder till bättre och mer kundcentrerade produkter.
Genom att kategorisera funktioner i 5 kategorier som anges nedan erbjuder Kano-modellen ett unikt sätt att förbättra produkter, vilket gör det enkelt att se vad som har störst inverkan och vilka åtgärder som ska prioriteras.
Vilka är de 5 kategorierna i Kano-modellen?
- Måste vara kvalitet: Funktioner som kunderna automatiskt förväntar sig.
- Endimensionell kvalitet: Egenskaper som direkt påverkar kundnöjdhet eller missnöje.
- Attraktiv kvalitet: Funktioner som glädjer kunderna och ökar nöjdheten.
- Likgiltig kvalitet: Funktioner som inte har någon inverkan på kundnöjdheten.
- Omvänd kvalitet: Egenskaper som kan orsaka missnöje om de förekommer.
Så här fungerar det
- Placera varje funktion i en av de fem Kano-kategorierna.
- Samla in feedback från kunderna för att kategorisera varje funktion utifrån deras svar och erfarenheter.
- Prioritera utifrån kategorier:
- Fokusera på Must-be och endimensionella egenskaper för att säkerställa att grundläggande och förväntade behov uppfylls. Endimensionella kvaliteter inkluderar ofta prestandafunktioner, som är höga investeringar som avsevärt förbättrar kundnöjdheten.
- Investera i attraktiva kvaliteter för att överträffa kundernas förväntningar och öka nöjdheten.
- Undvik att spendera resurser på likgiltiga och omvända egenskaper.
Fördelar
- Genom att fokusera på funktioner som direkt påverkar kundnöjdheten kan företagen förbättra kundupplevelsen.
- Ger ett strukturerat tillvägagångssätt för att prioritera funktioner baserat på deras inverkan på kundernas känslor.
- Hjälper till att fördela resurser till de mest effektiva funktionerna, vilket säkerställer effektiv användning av tid och ansträngning.
Nackdelar
- Kräver betydande tidsinvesteringar för att samla in och analysera kundfeedback på ett korrekt sätt.
- Felaktig tolkning av kundfeedback kan leda till felaktig kategorisering och suboptimal prioritering.
- Kundernas preferenser kan ändras över tid, vilket kräver regelbundna uppdateringar av kategoriseringen av funktioner.
9. Modell för viktad poängsättning
Weighted Scoring Model är en agil prioriteringsmetod som tilldelar numeriska poäng till uppgifter, vilket möjliggör objektivt beslutsfattande genom att jämföra ansträngning med värde.
Så här fungerar det
- Sammanställ en lista över alla uppgifter eller funktioner som behöver utvärderas.
- Bestäm kriterierna för poängsättning, t.ex. värde, ansträngning, kostnad och strategisk anpassning.
- Tilldela en vikt till varje kriterium baserat på dess betydelse för projektet eller affärsmålen.
- Bedöm varje uppgift eller funktion utifrån varje kriterium, vanligtvis på en skala från 1 till 10.
- Multiplicera poängen med deras respektive vikter och summera dem för att få en totalpoäng för varje initiativ.
- Rangordna initiativen efter deras totala viktade poäng, där högre poäng indikerar högre prioritet.
Fördelar
- Möjliggör en opartisk rangordning av uppgifter med hjälp av numeriska poäng.
- Kan användas för att jämföra olika typer av projekt och initiativ.
- Ger en tydlig och överskådlig jämförelse av initiativen.
Nackdelar
- Att tilldela abstrakta element numeriska värden kan vara svårt och subjektivt.
- Modellen kan vara oflexibel och ibland inte återspegla den verkliga påverkan på verksamheten.
- Att väga olika kriterier mot varandra kan vara utmanande och kan leda till felaktigheter.
10. Det vandrande skelettet
Walking Skeleton-metoden fokuserar på att leverera de väsentliga funktioner som behövs för att en produkt ska fungera, med betoning på viktiga funktioner först för att säkerställa ett fungerande system som visar på affärsvärde.
Så här fungerar det
- Bestäm vilka kärnfunktioner som är absolut nödvändiga för att produkten ska fungera.
- Bygg en enkel men fullt fungerande version av produkten som innehåller dessa viktiga funktioner.
- Se till att den första versionen av produkten tydligt visar dess värde för verksamheten och intressenterna.
- Inkludera testning som en del av processen för att validera att de viktigaste funktionerna fungerar korrekt och uppfyller affärskraven.
Fördelar
- Identifierar och fokuserar snabbt på de mest kritiska funktionerna.
- Möjliggör tidig testning och feedback från marknaden för att validera produktens värde.
Nackdelar
- Initiala versioner kan sakna viktiga funktioner som användarna förväntar sig.
- Den första releasen kan bli sen eftersom fokus ligger på att säkerställa att kärnsystemet är funktionellt och värdefullt.
Fördelar med prioriteringsteknikerna
- Inget behov av oändliga omarbetningarDessaprioriteringsmetoder kommer att ge dig möjlighet att återfå kontrollen över din arbetsbelastning och få ett tydligare perspektiv på prioritering av brådskande uppgifter och viktiga uppgifter inom ett visst projekt.
- Högre kvalitet på produkter och tjänster Genom att tillämpa dessa prioriteringsmetoder säkerställer du högre kvalitet på resultaten med noggrann uppmärksamhet på detaljer och överträffar förväntningarna på vägen.
- Strömlinjeformade kravMed dessaprioriteringstekniker kan du effektivt identifiera och eliminera onödiga funktioner och upprätta en fokuserad lista över grundläggande funktioner för att möta marknadstrender.
- Snabbare utvecklingGenom att följade strukturerade steg som beskrivs i dessa prioriteringsmetoder kan du koncentrera dig enbart på projektutveckling, vilket påskyndar processen.
- Förbättrad kundnöjdhetGenomatt införa ett nytt tankesätt med dessa prioriteringsmodeller kan du nå ditt mål om övergripande kundnöjdhet.
- Minska förväntningsgapetInvolverarman kunderna i projektprioriteringsprocessen minimeras deras förväntningar, vilket minskar gapet mellan förväntningar och verklighet.
Läs också:
[Checklista]: De största misstagen att undvika med prioriteringstekniker
- Var flexibel: Var öppen för att justera prioriteringarna när ny information eller snabba vinster dyker upp.
- Håll det enkelt: Undvik att göra processen alltför komplicerad genom att hålla metoden enkel och lämna utrymme för fel och iteration.
- Prioritera viktighet: Undvik att prioritera enkla uppgifter framför viktiga för enkelhetens skull.
- Delegera uppgifter: Underskatta inte kraften i att delegera uppgifter till andra för att frigöra tid för mer kritiska frågor.
- Undvik att överanvända "måste-ha": Avstå från att placera varje uppgift i kategorin "Måste ha".
- Håll dig objektiv: Undvik att bli för personlig när du tilldelar uppgifter till kategorier.
- Involvera nyckelexperter: Se till att nyckelpersoner från teamet deltar i processen för att prioritera arbetsuppgifter och produktfunktioner.
- Tänk på långsiktiga effekter: Fokusera inte bara på omedelbar lätthet och förtroende, utan tänk även på långsiktiga strategiska effekter.
- Uppdatera poängen regelbundet: Håll poängen uppdaterade i takt med att projekten utvecklas för att undvika föråldrade prioriteringar.
- Tillämpa konsekventa kriterier: Använd konsekventa kriterier när du bedömer värde och komplexitet för att undvika felaktigheter.
Tidsuppföljning hjälper till att prioritera i Agile-team
Enligt Atlassians community,
Tidsspårning i Agile-ramverket är ett mycket omdiskuterat ämne, särskilt med utvecklare i Scrum-team som hävdar att det strider mot Scrum-principerna.
Atlassians gemenskap
Som ordspråket säger: Ett verktyg i händerna på en idiot är bara ett verktyg. Att spåra tid kan skada ett Scrum-team när det används för detaljstyrning och när teamet saktas ner av besvärliga tidsspårningsaktiviteter som manuellt fylla i tidrapporter.
Scrum-metodiken kan dra nytta av korrekt användning av tidsregistrering. Teamets tidsregistreringar avslöjar flaskhalsar och ger matematiska bevis för varför specifika deadlines inte har hållits. Beviset för tidsregistrering berikar också förfining och planering av berättelser.
Ju fler detaljer som är kända om uppgiften, desto mindre osäkerhet finns det i uppskattningen. Men ibland kan osäkerheten bara elimineras genom att faktiskt påbörja arbetet med frågan.
Kacper Szewczyk, Frontend-utvecklare
VANLIGA FRÅGOR
Vad är Agile?
Agila metoder erbjuder ett flexibelt och iterativt tillvägagångssätt för projektledning som kan hjälpa företag att uppnå sina mål och samtidigt anpassa sig till förändrade omständigheter. I grunden är agila metoder ett tankesätt som värdesätter samarbete, kundfeedback och ständiga förbättringar.
Genom att bryta ner komplexa projekt i mindre, mer hanterbara delar kan agila team leverera värde snabbare, minska riskerna och öka kundnöjdheten.
Är prioritering en färdighet?
Ja, det är en mjuk färdighet. Prioritering hamnar i toppskiktet i kategorin mjuka färdigheter. Du måste prioritera dina uppgifter och handlingar, särskilt när du leder ett team eller ett projekt.
Viktigt för noggrannheten i tidshanteringDenna aspekt av beslutsfattandet definierar vem, när, var och hur.