Ciclo de vida do projeto: Saiba como implementar suas 5 fases
O Ciclo de Vida do Projeto o orienta pelas fases naturais de um projeto, desde o início até a conclusão, para que você possa orquestrar um projeto bem-sucedido.
Deseja atualizar seus conhecimentos sobre gerenciamento de projetos ou encontrar maneiras de navegar pelas complexidades de seus projetos com mais facilidade?
Essa estrutura dinâmica pode ser exatamente o que você precisa!
Vamos mergulhar de cabeça e descobrir as cinco fases do ciclo de vida do projeto!
DICA: Leia nosso guia se quiser saber tudo sobre rastreamento de projetos: o que é, como fazer e sua importância
O que é o ciclo de vida do projeto?
O ciclo de vida do gerenciamento de projetos é uma estrutura estruturada que ajuda os gerentes de projetos a liderar sua equipe de projetos e o projeto real do início ao fim.
O ciclo de vida do projeto foi criado pelo Project Management Institute (PMI), e essa metodologia foi inclusive ampliada em um dos melhores livros de gerenciamento de projetos do mercado: Project Management Book of Knowledge (PMBOK).
A estrutura do ciclo de vida do gerenciamento de projetos inclui as cinco fases a seguir:
A fase de iniciação do projeto
A fase de planejamento do projeto
A fase de execução do projeto
Monitoramento e controle de projetos
A fase de encerramento do projeto
O Project Management Institute criou o ciclo de vida do gerenciamento de projetos adicionando estrutura ao processo natural de gerenciamento de projetos que todos nós conhecemos. Não se trata de ciência de foguetes, mas ajuda a entender a estruturação, a organização de um projeto e a identificar se estão faltando peças do quebra-cabeça que podem prejudicar o andamento do projeto.
Em vez de folhear um livro interminável, comece a ler este detalhamento condensado das fases do ciclo de vida do projeto, desde a fase de iniciação do projeto até a fase de encerramento do projeto.
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Quais são os 5 estágios do ciclo de vida de um projeto?
Na próxima parte do artigo, vou me aprofundar nas fases do ciclo de vida e falarei sobre cada uma dessas cinco fases do gerenciamento de projetos. Vamos mergulhar de cabeça!
1. Fase de iniciação do projeto
Como esperado, na fase de iniciação do projeto, você está estabelecendo as bases para o seu projeto.
Você está dando início ao projeto reunindo todos os participantes do projeto e discutindo para abordar sistematicamente todos os elementos necessários para o sucesso do projeto.
Você discutirá e esclarecerá o briefing e garantirá que todas as partes interessadas, sua equipe de projeto e os clientes estejam alinhados e tenham uma visão comum. Você também criará uma carta de projeto e discutirá o escopo e o cronograma do projeto.
Quando há um feedback positivo, você pode seguir em frente.
Principais ações nessa fase:
Inicie uma carta de projeto: Adicione as metas, a visão e os objetivos do projeto. Inclua documentos do projeto aqui.
Identificar as partes interessadas: A equipe do projeto e as pessoas estão envolvidas e são afetadas pelo projeto. Qual é o impacto do projeto sobre eles?
Teste de viabilidade: Estabeleça o principal problema que você está abordando e discuta se é viável resolvê-lo dentro do cronograma do projeto. Se sim, de que maneira (esquema)?
Custos do projeto: Quais são os custos dos projetos? Eles estão alinhados com a alocação planejada de recursos?
Sucesso: As metas do projeto podem ser bem-sucedidas? Ele é realista e quais são os principais indicadores de desempenho para medir o sucesso?
2. Fase de planejamento do projeto
Qualquer gerente de projeto sabe que, sem um bom plano de gerenciamento de projeto, todo o projeto estará em risco. A fase de planejamento tem a ver com o planejamento de como a ideia do projeto será concretizada. Você precisa se preparar para qualquer cenário, mesmo que isso signifique eventos imprevistos. Para proteger seu projeto, há certos planos que você precisa observar.
Principais ações nessa fase:
Plano do projeto: Isso inclui todas as tarefas que devem ser concluídas nos diferentes estágios. Certifique-se de definir metas realistas, e uma lista de verificação de gerenciamento de projetos com a documentação do projeto pode ser uma boa ideia nesse estágio;
Plano de recursos: Uma lista dos recursos do projeto precisa ser contabilizada e relacionada a partir dos recursos humanos e das habilidades necessárias para cada tarefa específica durante a elaboração do projeto;
Plano de gerenciamento de riscos: Os planos de gerenciamento de riscos são essenciais para todas as fases do gerenciamento e do andamento do projeto. Faça uma estimativa do que pode dar errado neste projeto, sua probabilidade e outros fatores que podem afetar o plano do projeto.
Plano de comunicação: Estrutura a hierarquia de comunicação para definir quem deve ser responsável pela comunicação em períodos estabelecidos;
Plano de aceitação: À medida que o projeto avança, tenha definições claras do que é uma tarefa "feita" ou "concluída" no contexto do seu projeto.
Depois que as etapas acima forem consideradas, adicione tudo ao seu gráfico de Gantt e inicie a fase de execução do projeto.
DICA: Leia nosso guia para saber o que é uma matriz de riscos e como ela é essencial para a avaliação de riscos.
3. Fase de execução do projeto
Chegou a hora de executar seu plano de projeto! É aqui que todos colocam a mão na massa e começam a trabalhar no projeto em si. O estágio de execução do projeto geralmente é tão intenso que todas as outras fases do gerenciamento de projetos parecem desaparecer.
Com o plano já elaborado no estágio anterior, todos se esforçam para executar as tarefas do projeto, enquanto o gerente de projeto se certifica de que o plano está sendo executado conforme previsto.
Agora, a principal responsabilidade do gerente de projeto é conduzir a equipe do projeto para a entrega do projeto da forma mais tranquila possível. Essa fase também envolve manter as partes interessadas relevantes atualizadas sobre qualquer desenvolvimento, bem como manter tudo atualizado em seu software de gerenciamento de projetos.
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Principais ações nessa fase:
Lidere a sua equipe: Com base no plano do projeto, instigue a visão da sua equipe de projeto e permita que ela a concretize.
Crie tarefas: Escreva claramente em seu software de gerenciamento de projetos as tarefas que precisam ser realizadas com base nos objetivos do projeto. Defina os critérios para as tarefas e os prazos.
Gerenciamento de clientes: Comunique-se constantemente com seu cliente e envie os resultados que precisam ser validados.
Comunicação: Como você acompanha constantemente o andamento do projeto, deve informar a todos os afetados sobre quaisquer atualizações que os afetem diretamente.
4. Fase de monitoramento e controle do projeto
Depois de passar pelo estágio de execução do projeto, este é o momento de monitorar e controlar o projeto. É preciso acompanhar constantemente o progresso e os bloqueadores e observar os indicadores que garantem que tudo está ocorrendo conforme o esperado. Você precisa observar os seguintes indicadores:
Principais ações nessa fase:
Monitorar o custo: Os orçamentos flutuam em cada ciclo de vida do gerenciamento de projetos, mas você precisa analisar os aplicativos de planilha de horas e acompanhar o cronograma. Pode ser útil ler mais sobre As melhores maneiras de monitorar as despesas do projeto.
Tempo: é importante manter o seu tempo e o da sua equipe o mais produtivo e eficaz possível. Certifique-se de que seu orçamento de tempo esteja de acordo com o cronograma e que o progresso geral do projeto e o prazo de entrega não sejam prejudicados.
Riscos: É essencial manter o controle dos riscos de um determinado projeto para que você esteja preparado para gerenciar e mitigar qualquer risco que surja.
Mudanças: Monitore as mudanças potenciais e importantes que precisam ocorrer em seu projeto. Certifique-se de prever a necessidade de mudanças em vez de lidar com elas no último minuto;
Qualidade: Acompanhe a qualidade dos produtos entregues durante o projeto, certificando-se de que o nível de satisfação esteja sempre alto;
Aceitação: É essencial testar seu produto, monitorar o fator de aceitação do usuário e aprovar a conclusão do projeto.
5. Fase de encerramento do projeto
Esse é um dos estágios mais importantes, pois reúne tudo o que foi feito até a última etapa. Nesse momento, o gerente de projeto e sua equipe revisam tudo o que foi feito, desde as tarefas anteriores até a finalização do projeto.
Também é importante que você avalie o desempenho da sua equipe ao longo dos diferentes estágios e mantenha um registro de todos os documentos e anotações que foram elaborados durante esse processo.
Principais ações nessa fase:
Análise de desempenho do projeto: Analise como o projeto foi gerenciado e se as estimativas de custos e tempo estavam corretas ou não. Você teve de gerenciar riscos que não estavam previstos? Como você lidou com algum evento imprevisto?
Análise da equipe: Qual foi o desempenho geral da equipe? A equipe do projeto conseguiu se ater ao caso de negócios? As partes do projeto foram divididas em tarefas gerenciáveis para eles? A equipe era responsável e confiável? Com quais problemas relacionados à equipe você se deparou? Sua equipe teve dificuldades com o software de gerenciamento de projetos escolhido?
Encerramento do projeto: o encerramento do projeto de controle envolve a redação dos documentos finais do projeto, como contratos, assinaturas, etc.
Revisão pós-implementação: Escreva um documento formal com todas as etapas de gerenciamento de projetos que você tomou, seus sucessos e fracassos e recomendações para um futuro ciclo de vida de gerenciamento de projetos.
Importância e benefícios do ciclo de vida do projeto
Ajuda a fornecer uma abordagem clara e organizada para o gerenciamento de projetos;
Define as fases pelas quais um projeto passa;
Ajuda a garantir que todas as medidas necessárias sejam tomadas para concluir o projeto;
Identificar e gerenciar riscos;
Comunica o progresso às partes interessadas;
Assegura que todas as partes interessadas estejam cientes das metas e dos objetivos do projeto;
Alinha as partes interessadas em todo o ciclo de vida;
Melhora os resultados de desempenho do projeto;
Facilita a tomada de decisões melhores e mais rápidas;
Ajuda a identificar possíveis problemas;
Ajuda a melhorar o orçamento e o controle de custos;
Ajuda a medir o sucesso de um projeto.
O ciclo de vida do projeto é vital, pois fornece uma estrutura para gerenciar um projeto do início ao fim. Ele define as fases pelas quais um projeto passa, desde o início até o encerramento, e ajuda a garantir que todas as etapas necessárias sejam tomadas para concluir o projeto com êxito.
Também ajuda a identificar e gerenciar riscos, alocar recursos e comunicar o progresso às partes interessadas. Além disso, ajuda a garantir que todos os participantes estejam cientes das metas e dos objetivos do projeto e que estejam alinhados durante todo o ciclo de vida.
Em geral, o ciclo de vida do projeto ajuda a fornecer uma abordagem clara e organizada para o gerenciamento de projetos, levando a um melhor desempenho e resultados.
Use ferramentas automáticas de controle de tempo, como Timeular , para ajudá-lo a gerenciar e controlar o tempo sem esforço.
Conclusão
Ao longo deste artigo, uma conclusão comum vem à mente quando se fala sobre esse método - a jornada para o sucesso. Embora seja um conceito trivial, o ciclo de vida do projeto e outros métodos têm como objetivo ajudá-lo nas diferentes etapas que seu projeto pode seguir ao longo do caminho.
Há uma série de modelos que podem ajudá-lo de inúmeras maneiras, mas o ciclo de vida do projeto permite que você encurte o longo processo do seu projeto e abra caminho com apenas cinco etapas precisas. Se você se ater ao conhecimento que esse método oferece, poderá facilmente adaptar e melhorar a maneira como trabalha em projetos futuros.