Cykl życia projektu: Dowiedz się, jak wdrożyć jego 5 faz
Cykl życia projektu prowadzi przez naturalne fazy projektu, od jego powstania do ukończenia, dzięki czemu można zorganizować udany projekt.
Chcesz odświeżyć swoją wiedzę na temat zarządzania projektami lub znaleźć sposoby na łatwiejsze poruszanie się po ich złożoności?
Ten dynamiczny framework może być właśnie tym, czego potrzebujesz!
Zanurzmy się od razu i odkryjmy pięć faz cyklu życia projektu!
WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz przewodnik, jeśli chcesz dowiedzieć się wszystkiego o śledzeniu projektów: czym jest, jak to robić i jakie jest jego znaczenie
Czym jest cykl życia projektu?
Cykl życia zarządzania projektem to ustrukturyzowane ramy, które pomagają kierownikom projektów w kierowaniu zespołem projektowym i rzeczywistym projektem od początku do końca.
Cykl życia projektu został stworzony przez Project Management Institute (PMI), a metodologia ta została nawet rozszerzona w jednej z najlepszych książek o zarządzaniu projektami na rynku: Project Management Book of Knowledge (PMBOK).
Ramy cyklu życia zarządzania projektem obejmują pięć następujących faz:
Faza rozpoczęcia projektu
Faza planowania projektu
Faza realizacji projektu
Monitorowanie i kontrola projektów
Faza zamykania projektu
Instytut Zarządzania Projektami stworzył cykl życia zarządzania projektami, dodając strukturę do naturalnego procesu zarządzania projektami, którego wszyscy jesteśmy świadomi. Nie jest to nauka o rakietach, ale pomaga zrozumieć strukturę, organizację projektu i identyfikację brakujących elementów układanki, które mogą zagrozić postępowi projektu.
Zamiast przeglądać niekończącą się książkę, zacznij czytać ten skondensowany podział faz cyklu życia projektu, od fazy inicjacji projektu do fazy zamknięcia projektu.
Korzystaj z narzędzi do automatycznego śledzenia czasu, takich jak Timeular , aby zarządzać i kontrolować czas bez wysiłku.
Jakie jest 5 etapów cyklu życia projektu?
W następnej części artykułu zagłębię się w fazy cyklu życia i rozwinę każdą z tych pięciu faz zarządzania projektami. Zanurzmy się!
1. Faza rozpoczęcia projektu
Zgodnie z oczekiwaniami, w fazie inicjacji projektu kładziesz podwaliny pod swój projekt.
Rozpoczynasz projekt, gromadząc wszystkich interesariuszy projektu i omawiając systematycznie wszystkie elementy potrzebne do jego powodzenia.
Omówisz i wyjaśnisz brief oraz upewnisz się, że wszyscy interesariusze, zespół projektowy i klienci są zgodni i mają wspólną wizję. Stworzysz także kartę projektu i omówisz jego zakres oraz harmonogram.
Gdy pojawi się pozytywna informacja zwrotna, możesz iść naprzód.
Kluczowe działania w tej fazie:
Rozpocznij kartę projektu: Dodaj cele, wizję i założenia projektu. Dołącz tutaj dokumenty projektu.
Identyfikacja interesariuszy: Zespół projektowy i ludzie są zaangażowani w projekt i mają na niego wpływ. Jaki wpływ ma na nich projekt?
Testowanie wykonalności: Ustal główny problem, którym się zajmujesz i przedyskutuj, czy możliwe jest jego rozwiązanie w ramach harmonogramu projektu. Jeśli tak, to w jaki sposób (schematycznie)?
Koszty projektów: Jakie są koszty projektów? Czy są one zgodne z planowaną alokacją zasobów?
Sukces: Czy cele projektu mogą zakończyć się sukcesem? Czy jest to realistyczne i jakie są kluczowe wskaźniki wydajności, na podstawie których można zmierzyć sukces?
2. Faza planowania projektu
Każdy kierownik projektu wie, że bez dobrego planu zarządzania projektem, cały projekt jest zagrożony. Faza planowania polega na zaplanowaniu, w jaki sposób pomysł na projekt zostanie wprowadzony w życie. Należy przygotować się na wszelkie okoliczności, nawet jeśli oznaczają one nieprzewidziane zdarzenia. Aby chronić swój projekt, istnieją pewne plany, na które należy zwrócić uwagę.
Kluczowe działania w tej fazie:
Plan projektu: Obejmuje on wszystkie zadania, które należy wykonać na różnych etapach. Upewnij się, że ustaliłeś realistyczne cele, a lista kontrolna zarządzania projektem z dokumentacją projektu może być dobrym pomysłem na tym etapie;
Plan zasobów: Lista zasobów projektu musi być uwzględniona i wyszczególniona z zasobów ludzkich i umiejętności, które są potrzebne do każdego konkretnego zadania podczas opracowywania tego projektu;
Plan zarządzania ryzykiem: Plany zarządzania ryzykiem są kluczowe dla wszystkich faz zarządzania projektem i jego postępów. Oszacuj, co może pójść nie tak w tym projekcie, jego prawdopodobieństwo i inne czynniki, które mogą mieć wpływ na plan projektu.
Plan komunikacji: Strukturyzuje hierarchię komunikacji w celu określenia, kto powinien być odpowiedzialny za komunikację w ustalonych okresach;
Plan akceptacji: W miarę postępu projektu, miej jasne definicje tego, czym jest "wykonane" lub "ukończone" zadanie w kontekście twojego projektu.
Po uwzględnieniu powyższych kroków, dodaj wszystko do wykresu Gantta i rozpocznij fazę realizacji projektu.
WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz przewodnik, aby dowiedzieć się, czym jest matryca ryzyka i jak jest ona niezbędna do oceny ryzyka.
3. Faza realizacji projektu
Nadszedł czas na realizację planu projektu! To tutaj wszyscy brudzą sobie ręce i zaczynają pracować nad samym projektem. Etap realizacji projektu jest zwykle tak intensywny, że wszystkie inne fazy zarządzania projektem wydają się zanikać.
Dzięki planowi opracowanemu już na poprzednim etapie, wszyscy wkładają wysiłek w realizację zadań projektowych, podczas gdy kierownik projektu upewnia się, że plan przebiega zgodnie z założeniami.
Teraz głównym obowiązkiem kierownika projektu jest kierowanie zespołem projektowym w kierunku realizacji projektu tak płynnie, jak to możliwe. Faza ta obejmuje również informowanie odpowiednich interesariuszy na bieżąco o wszelkich zmianach, a także aktualizowanie wszystkiego w oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Korzystaj z narzędzi do automatycznego śledzenia czasu, takich jak Timeular , aby zarządzać i kontrolować czas bez wysiłku.
Kluczowe działania w tej fazie:
Poprowadź swój zespół: W oparciu o plan projektu, zaszczep wizję swojemu zespołowi projektowemu i pozwól im ją zrealizować.
Tworzenie zadań: Wyraźnie zapisz w oprogramowaniu do zarządzania projektami zadania, które należy wykonać w oparciu o cele projektu. Zdefiniuj kryteria dla zadań i terminów.
Zarządzanie klientami: Nieustanna komunikacja z klientem i przesyłanie rezultatów wymagających zatwierdzenia.
Komunikacja: Śledząc na bieżąco postępy w realizacji projektu, należy informować wszystkie zainteresowane osoby o wszelkich aktualizacjach, które mają na nie bezpośredni wpływ.
4. Faza monitorowania i kontroli projektu
Po przejściu przez etap realizacji projektu nadszedł czas na jego monitorowanie i kontrolowanie. Musisz stale śledzić postępy i blokady oraz obserwować wskaźniki, które zapewniają, że wszystko idzie zgodnie z oczekiwaniami. Należy obserwować następujące wskaźniki:
Kluczowe działania w tej fazie:
Monitorowanie kosztów: Budżety zmieniają się w każdym cyklu życia zarządzania projektem, ale należy przeglądać aplikacje do ewidencji czasu pracy i śledzić je w odniesieniu do osi czasu. Pomocne może być przeczytanie więcej o Najlepsze sposoby śledzenia wydatków na projekt.
Czas: Ważne jest, aby czas Twój i Twojego zespołu był jak najbardziej produktywny i efektywny. Upewnij się, że budżet czasowy jest zgodny z osią czasu, a ogólny postęp projektu i czas realizacji nie są zagrożone.
Ryzyko: Niezbędne jest śledzenie ryzyka związanego z danym projektem, aby być przygotowanym na zarządzanie i łagodzenie wszelkich pojawiających się zagrożeń.
Zmiana: Monitoruj potencjalne i ważne zmiany, które muszą nastąpić w projekcie. Upewnij się, że przewidujesz konieczność zmian, zamiast zajmować się nimi w ostatniej chwili;
Jakość: Śledź jakość dostarczanych produktów podczas projektu, upewniając się, że poziom satysfakcji jest zawsze wysoki;
Akceptacja: Niezbędne jest przetestowanie produktu, monitorowanie współczynnika akceptacji użytkownika i zatwierdzenie zakończenia projektu.
5. Faza zamknięcia projektu
Jest to jeden z najważniejszych etapów, ponieważ łączy wszystko, co było należne do tego ostatniego kroku. W tym czasie kierownik projektu i jego zespół dokonują przeglądu wszystkiego, co zostało zrobione, od wcześniejszych zadań po finalizację projektu.
Ważne jest również, aby ocenić wydajność zespołu na różnych etapach i prowadzić rejestr wszystkich dokumentów i notatek, które zostały sporządzone podczas tego procesu.
Kluczowe działania w tej fazie:
Analiza wydajności projektu: Przeanalizuj, w jaki sposób projekt był zarządzany i czy szacunki kosztów i czasu były prawidłowe, czy nie. Czy trzeba było zarządzać ryzykiem, którego nie przewidziano? Jak poradziłeś sobie z nieprzewidzianymi zdarzeniami?
Analiza zespołu: Jaka była ogólna wydajność zespołu? Czy zespołowi projektowemu udało się trzymać założeń biznesowych? Czy części projektu zostały podzielone na możliwe do wykonania zadania? Czy zespół był odpowiedzialny i niezawodny? Na jakie problemy związane z zespołem natknąłeś się? Czy zespół miał trudności z wybranym oprogramowaniem do zarządzania projektami?
Zamknięcie projektu: Kontrola zamknięcia projektu obejmuje sporządzenie końcowych dokumentów projektowych, takich jak umowy, podpisy itp.
Przegląd powdrożeniowy: Napisz formalny dokument ze wszystkimi podjętymi krokami zarządzania projektem, sukcesami i porażkami oraz zaleceniami dotyczącymi przyszłego cyklu życia zarządzania projektem.Czy wiesz, że istnieją narzędzia zarządzania projektami do monitorowania cyklu życia projektu?
Znaczenie i korzyści cyklu życia projektu
Pomaga zapewnić jasne i zorganizowane podejście do zarządzania projektami;
Definiuje fazy, przez które przechodzi projekt;
Pomaga zapewnić podjęcie wszystkich niezbędnych kroków w celu ukończenia projektu;
Identyfikacja i zarządzanie ryzykiem;
Komunikuje postępy interesariuszom;
Zapewnia, że wszyscy interesariusze są świadomi celów i założeń projektu;
Dostosowuje interesariuszy w całym cyklu życia;
Poprawia wyniki projektu;
Ułatwia lepsze i szybsze podejmowanie decyzji;
Pomaga zidentyfikować potencjalne problemy;
Pomaga w lepszym budżetowaniu i kontroli kosztów;
Pomaga zmierzyć sukces projektu.
Cykl życia projektu ma kluczowe znaczenie, ponieważ zapewnia ustrukturyzowane ramy zarządzania projektem od początku do końca. Określa fazy, przez które przechodzi projekt, od rozpoczęcia do zamknięcia, i pomaga zapewnić, że wszystkie niezbędne kroki są podejmowane w celu pomyślnego ukończenia projektu.
Pomaga również identyfikować i zarządzać ryzykiem, alokować zasoby i komunikować postępy interesariuszom. Ponadto pomaga zapewnić, że wszyscy interesariusze są świadomi celów projektu i są z nimi zgodni przez cały cykl życia projektu.
Ogólnie rzecz biorąc, cykl życia projektu pomaga zapewnić jasne i zorganizowane podejście do zarządzania projektami, prowadząc do poprawy wydajności i wyników.
Korzystaj z narzędzi do automatycznego śledzenia czasu, takich jak Timeular , aby zarządzać i kontrolować czas bez wysiłku.
Wnioski
W całym tym artykule pojawia się wspólny wniosek, gdy mówimy o tej metodzie - podróż do sukcesu. Chociaż jest to trywialna koncepcja, cykl życia projektu i inne metody mają na celu pomóc ci przejść przez różne etapy projektu.
Istnieje szereg modeli, które mogą pomóc na niezliczone sposoby, ale cykl życia projektu pozwala skrócić długi proces realizacji projektu i oczyścić drogę z zaledwie pięciu precyzyjnych kroków. Jeśli będziesz trzymać się wiedzy oferowanej przez tę metodę, z łatwością dostosujesz i ulepszysz sposób pracy nad przyszłymi projektami.