Odcinek 19 - Tommy Barav

Tommy Barav jest założycielem Supertools: społeczności i bloga, który pomaga ludziom stać się najbardziej zoptymalizowaną wersją siebie dzięki technologii. Jest także laureatem nagrody Forbes 30 under 30, autorem tekstów dla największych magazynów technologicznych w Izraelu i gospodarzem własnego podcastu. Wcześniej zajmował różne stanowiska w izraelskim ekosystemie startupów - ostatnio jako dyrektor marketingu w MassChallenge. Dowiedzmy się od niego więcej w tym odcinku podcastu.

Najważniejsze wydarzenia

• Listy rzeczy do zrobienia mogą być przytłaczające. Zapisywanie wszystkiego na liście rzeczy do zrobienia może być bardzo przytłaczające i wcale nie pomaga w zwiększeniu produktywności. Listy rzeczy do zrobienia świetnie nadają się do zapisywania, ale nie do zarządzania czasem.
• Zawsze chcesz najpierw wykonać łatwe, pilne zadania. Robisz te wszystkie małe rzeczy i zapominasz o szerszej perspektywie. Zawsze przesuwasz zadania, które są ważne dla twojego rozwoju, dla twojego biznesu na następny dzień, następny tydzień, następny miesiąc. Stajesz się bardziej zestresowany z powodu braku priorytetyzacji.
• Musimy przestać myśleć o produktywności i zacząć mówić o wydajności. Chodzi o wywieranie większego wpływu przy mniejszym zużyciu energii i jej optymalizację.
• Użyj matrycy Eisenhowera. Oddziel zadania pilne od zadań ważnych. Nie zapomnij o swoim wielkim marzeniu podczas pisania tych wszystkich e-maili.
• Korzystaj z Google Keep, by nie zapomnieć o tym, co najważniejsze. Stwórz swój życiowy dashboard w Google Keep. Utwórz pięć kart: poranna rutyna, dzisiejsze 5, przegląd tygodniowy, przegląd miesięczny i przegląd roczny.

Giveaway

Aby wziąć udział w naszym konkursie i wygrać jeden darmowy Timeular Tracker, zasubskrybuj nasz podcast w iTunes, a następnie przejdź na stronę timeular.com/giveaway, aby wziąć udział w konkursie.

Notatki z pokazu

Juan: [01:18] Dziękuję bardzo za przybycie do programu.

Tommy Barav: [01:20] Dziękuję za zaproszenie.

Juan: [01:21] Tommy, z pewnością wiesz coś o produktywności i zarządzaniu czasem, czego większość z nas nie wie. Czy możesz powiedzieć mi trochę na wysokim poziomie, jak myślisz o czasie?

Tommy Barav: [01:30] Tak, jasne. Więc jeśli myślisz o czasie, zawsze myślę o mojej liście rzeczy do zrobienia, ponieważ zawsze zarządzam swoim czasem za pomocą mojej listy rzeczy do zrobienia, ponieważ wiesz, mój kalendarz został skonstruowany tak, aby zarządzać spotkaniami i zarządzać spotkaniami z lekarzami w moim codziennym życiu. Ale jeśli chodzi o produktywność i pracę, używam mojej listy rzeczy do zrobienia i naprawdę myślałem o tym i po pewnym czasie pomyślałem, że wszystko jest, jest przytłoczone i jestem przytłoczony tak wieloma zadaniami i nie jest to zbyt produktywne.

Listy rzeczy do zrobienia świetnie nadają się do rejestrowania, ale nie do zarządzania czasem.

Musiałem wymyślić inny system, a po pewnym czasie pracy z listą rzeczy do zrobienia stałem się bardziej zestresowany, ponieważ brakowało mi priorytetyzacji i tak naprawdę nie znałem szerszej perspektywy.

Tommy Barav: [02:35] Um, więc ten system naprawdę nie działa. A w produktywności chcesz pozbyć się, wiesz, wszystkich tych zadań związanych z wydatkami tak szybko, jak to możliwe. Więc co robisz? Wybierasz pierwszą rzecz, której chcesz się pozbyć, wiesz, wiele, wiele zadań. Po prostu wybierasz najłatwiejsze zadanie z listy rzeczy do zrobienia. Dobrze? A potem masz bardziej złożone zadania, takie jak rzeczy, które mają wpływ na twój rozwój, mają wpływ na twoje życie. Odkładasz je na przyszłość, na następny dzień, następny dzień, następny tydzień. I zawsze wybierasz najłatwiejsze zadanie. Wiesz, czujesz się usatysfakcjonowany, ponieważ właśnie ukończyłeś 20 różnych zadań. Więc czujesz się usatysfakcjonowany. Ale kiedy dochodzisz do końca miesiąca, zadajesz sobie pytanie, co zrobiłem w tym miesiącu, co pomogło mi rozwinąć moją karierę, pomogło mi rozwinąć mój biznes, wiesz, co zrobiłem?

Tommy Barav: [03:42] I myślę, że zadawałem sobie to pytanie przez cały czas i odkryłem, że kiedy używam listy rzeczy do zrobienia, zawsze jestem bardziej skupiony na łatwym zadaniu, wiesz, wysyłaniu e-maili, dzwonieniu do innych ludzi, zawsze zajęty priorytetem kogoś innego, a nie moim priorytetem. Musiałem więc znaleźć inny system. Um, więc, um, więc

Musimy przestać myśleć o produktywności i zacząć mówić o wydajności.

I to, co jest naprawdę istotne dla naszego życia, ponieważ nie sądzę, że jest to, jak mówisz o produktywności lub myśleniu o robieniu więcej w krótszym czasie. Zawsze jest tak, że musimy zrobić 10 różnych spotkań i 20 różnych zadań i musimy być coraz bardziej produktywni i bardziej produktywni. A ja tak nie myślę. Myślę, że chodzi o wywieranie większego wpływu przy mniejszym zużyciu energii, a kiedy myślę o mniejszym zużyciu energii, myślę o wydajności i faktycznej optymalizacji energii.

Tommy Barav: [04:45] Okej. Możesz więc zaoszczędzić energię dla swojej rodziny, możesz zaoszczędzić energię, aby spędzić trochę czasu z dziećmi, aby spędzić trochę czasu na bocznym hustlingu. Możesz zaoszczędzić energię na robienie innych rzeczy. Pierwszą rzeczą, która przyszła mi do głowy, kiedy wyjaśniłem moją metodę, jest metoda oparta na Matrycy Eisenhowera. Moim zdaniem jest to jedna z najlepszych koncepcji. Jestem pewien, że ją znasz, ale pozwól, że wyjaśnię ją w jednym zdaniu. Powinniśmy więc oddzielić zadania ważne od pilnych. Mamy więc wszystkie te ważne zadania i wszystkie te pilne zadania. Zawsze skupiamy się na zadaniach pilnych, ponieważ są one łatwe do wykonania. Nie są skomplikowane, ale jest to coś, co jest bardzo pilne i musimy je wykonać teraz.

Tommy Barav: [05:40] Więc zapominamy o ważnych i niepilnych zadaniach. Wiesz, wszystkie te złożone zadania, które są związane z naszym rozwojem i rozwojem naszej kariery oraz z wpływem, jaki możemy wnieść do naszego życia, wiesz, a zmiana perspektywy to znalezienie następnej rzeczy, na którą jestem przygotowany, nie wiem, czy twoim marzeniem jest wygłoszenie wykładu Teda, więc zawsze będziesz to odkładać, ponieważ będziesz skupiać się na tych wszystkich pilnych, małych, irytujących i głupich zadaniach. Potrzebujemy więc jasności, a narzędziem, którego używam, aby uzyskać jasność i zobaczyć szerszy obraz, jest Google Keep i nie jestem pewien, czy znasz Google Keep, ale jest to bardzo popularne narzędzie.

Tommy Barav: [06:31] Jeśli lubisz ekosystem Google, pokochasz Google Keep. I jestem pewien, że wielu, wielu użytkowników korzysta z tego narzędzia wśród naszych słuchaczy. Ale wiesz, możesz go używać do robienia notatek. Możesz używać go do przypomnień i innych rzeczy.

 Przeniosłem to na zupełnie nowy poziom i stworzyłem pulpit nawigacyjny mojego życia w Google Keep.

To jest sposób, w jaki to ująłem i dzięki temu można naprawdę uzyskać jasność. Więc co możesz zrobić, możesz poczekać rok na postanowienie noworoczne, dobrze. Aby uzyskać jasność, wiesz, jeden dzień w roku, w którym możesz naprawdę pomyśleć o swoim życiu, a następnie możesz zastanowić się nad poprzednim rokiem i pomyśleć: okej, zrobiłem tak wiele e-maili, ale mam ten projekt, który chcę zrobić.

Tommy Barav: [07:36] Chcę schudnąć, chcę znaleźć inną karierę. Chciałem zrobić tak wiele rzeczy. Ale, ale wiesz, więc, więc robisz to postanowienie noworoczne i tę wielką listę rzeczy, które chcesz zrobić. Ale po kilku tygodniach spoglądasz wstecz i wracasz do swoich starych nawyków i wracasz do swojej nowej listy rzeczy do zrobienia, która prawdopodobnie jest wypełniona wieloma pilnymi zadaniami, a nie ważnymi zadaniami. Tak więc to, co naprawdę musimy zrobić, to zoptymalizować system, aby pracował dla nas, abyśmy mogli naprawdę wybrać odpowiedni system. W Google Keep zdecydowałem, że stworzę kanwę z pięcioma kartami, pięcioma różnymi kartami. Wyobraź sobie, że masz jeden ekran na swoim laptopie i widzisz pięć różnych kart. Dla każdej karty mam inny panel.

Używam tych paneli, aby najpierw odzwierciedlić moje życie, moje cele, a także zdefiniować moją dzisiejszą piątkę, najważniejsze zadania dnia.

Tommy Barav: [08:42] Więc sposób, w jaki to robię. Więc wyobraź sobie, że mam kartę i jestem pewien, że załadujemy gdzieś zdjęcie, aby ludzie mogli ją zobaczyć. I może weźmy tę koncepcję. Wyobraź sobie, że masz ekran i widzisz pierwszą kartę. Moja pierwsza karta to moja poranna rutyna, więc masz listę kontrolną wszystkiego, co chcę robić rano, coś, co, wiesz, zadania, które dodają mi energii rano. Więc to jest pierwsza, następna to moja dzisiejsza piątka. Sposób, w jaki wybieram to zadanie, polega na zadaniu sobie kilku pytań: co przede wszystkim przyniesie największy wpływ na moje życie, największy wpływ na rozwój mojej firmy i jakiego rodzaju zadania ja, ja jestem jedyną osobą, która może je wykonać, jakiego rodzaju zadań nie można delegować nikomu innemu i jakie zadania są pilne na jutro.

Tommy Barav: [09:47] Ale staram się, aby wszystkie pilne zadania były również ważne.

Jeśli więc jakieś zadanie jest pilne, ale nie najważniejsze, staram się je delegować lub korzystać z outsourcingu.

Um, niektórzy naprawdę się koncentrują. Skupiam się laserowo na zadaniach, które są ważne, ale nie są ważne i pilne oraz są ważne i nie są pilne, a także staram się być największym zwolennikiem zadań, które są ważne, ale nie są pilne, ponieważ uważam, że te zadania są bardziej jak projekty, które naprawdę chcesz promować, ale zawsze je odkładasz, ponieważ nie są pilne, więc naprawdę nie możesz ich ukończyć, ponieważ są bardziej jak sekwencja zadań, a nie jedno zadanie, które możesz wykonać. Um, więc dzisiejsze pięć - zadaję wszystkie te pytania, zawsze ograniczam je do pięciu zadań i nie więcej niż to.

I po prostu staram się myśleć o zadaniach, które sprawią, że moje oczy będą zamknięte w nocy, wiesz, jak nie przyniosą mi pewnych myśli, dzięki czemu będę mógł lepiej spać w nocy.

Więc staram się wykonywać zadania, które naprawdę myślę o tym, że jeśli je wykonam, moje życie będzie lepsze. Będę lepszym mężem, będę lepszym pracownikiem, będę lepszym przedsiębiorcą, będę lepszym szefem. Więc to jest zadanie, które zawsze wybieram, ale to, co pomogło mi wybrać zadania, moja dzisiejsza piątka faktycznie opiera się na darmowych kartach, które mam po prawej stronie tego ekranu, które są moimi celami miesięcznymi i rocznymi. Mam też inną kartę, której używam. Dzielę się nią z moją żoną, więc możesz podzielić się nią ze swoim współmałżonkiem i jest to coś, co chcecie zrobić razem, jakieś cele, wspólne cele, które macie, aby poprawić życie swojej rodziny i poprawić swoje życie osobiste.

Tommy Barav: [11:47] Więc mam też wspólną kartę z moją żoną.

Tak więc dzięki tym ramom z tym płótnem możesz naprawdę zobaczyć duży obraz, ponieważ możesz zobaczyć swoje roczne cele, a także ograniczyć moje roczne cele do pięciu różnych celów.

Staram się myśleć całościowo. Staram się myśleć o tym, co naprawdę chcę robić. Staram się zorganizować to w taki sposób, aby nie dotyczyło to tylko mojej pracy, ale także mojego życia osobistego, zdrowia lub sprawności umysłu. Więc jest to holistyczny proces rozwoju, który przeprowadzam ze sobą, więc zawsze mam go na liście, zawsze mogę go zobaczyć i zawsze mogę spojrzeć wstecz i zobaczyć, jakie mam cele roczne. A potem mogę zobaczyć na podstawie mojego rocznego celu, mogę, mogę, uh, stworzyć moje miesięczne, moje miesięczne cele w oparciu o moje roczne cele.

Tommy Barav: [12:45] A kiedy już stworzę moje miesięczne cele, mogę przygotować moje dzisiejsze pięć, przepraszam, moje tygodniowe cele, a następnie moje dwa dni pięć. Więc dzisiaj pięć, cele tygodniowe, cele miesięczne, a następnie cele roczne. I wtedy można naprawdę zobaczyć duży obraz tego procesu.

To jak lejek. Tworzysz lejek swojego życia i kiedy tworzysz, powiedzmy, na przykład, tworzę moją miesięczną kartę z moją miesięczną kartą przeglądu, moim miesięcznym celem, więc kiedy myślę o moich miesięcznych celach, opieram je na moich rocznych celach. W porządku, aby nie popełniać błędów, ponieważ jeśli mam różne zadania, które nie są związane z moim rocznym celem, nie umieszczę ich na liście.

Tommy Barav: [13:38]Więc jest to bardzo prosta koncepcja, ale nie mogę nawet powiedzieć, jak wielki wpływ ma ta koncepcja. To dla mnie najlepsza lista zadań, ponieważ wiem, że na początku zmniejszasz tarcie dzięki złożonemu zarządzaniu, wiesz, narzędziu do listy rzeczy do zrobienia, ponieważ jest bardzo proste, bardzo łatwe do aktualizacji. Możesz umieszczać przypomnienia, możesz zsynchronizować je z kalendarzem, to naprawdę zwiększa moją wydajność. Na przykład, mały trik, który zrobiłem. Po umieszczeniu przypomnienia na karcie miesięcznej, karcie przeglądu miesięcznego, jest ona automatycznie zintegrowana z kalendarzem. Tak więc w każdy piątek widzę tę kartę. Przepraszam, mój cotygodniowy przegląd, w każdy piątek widzę kartę moich cotygodniowych celów, a następnie mogę po prostu kliknąć na mój kalendarz i natychmiast ta karta otwiera się i mogę ją zaktualizować w ciągu kilku sekund w ten sam sposób, jak w przypadku mojej miesięcznej karty celów - więc po kliknięciu na moją miesięczną kartę, każdego miesiąca, kiedy kliknę na moją miesięczną kartę celów, która pojawia się w moim kalendarzu, mogę ją natychmiast zaktualizować.

Więc naprawdę staram się żyć i optymalizować ekosystem Google dla mnie i utrzymywać go prostym, przejrzystym i naprawdę widzieć duży obraz.

Juan: [15:08] Tommy, to niesamowite. To ma sens. Czy okazuje się, że faktycznie edytujesz swoje karty przez cały tydzień lub przez cały miesiąc, czy też znajdujesz tylko jeden konkretny dzień, w którym dokonujesz edycji, a następnie angażujesz się przez cały ten okres, zanim ponownie je edytujesz, aktualizujesz do następnego cyklu?

Tommy Barav: [15:21] Tak, to świetne pytanie, ponieważ zawsze postrzegam to jako pulpity nawigacyjne. Więc kiedy potrzebuję większej jasności, zawsze wracam do tego pulpitu nawigacyjnego, ale dla mnie aktualizacja była, była dniem, w którym tworzę moją codzienną piątkę, a wieczorem, każdego wieczoru siedzę, jakby otwierając Google Keep, aktualizując dzisiejszą piątkę, a potem o tym zapominam. Rano mam go zawsze otwartego, jest różowa karta w Chrome, więc zawsze uczyłem się, że jest otwarty, więc mogę widzieć ten pulpit nawigacyjny przez cały czas, a jeśli używasz ultralekkiego ekranu, jak duży ekran, możesz go umieścić przez cały czas, gdy wykonujesz inne zadania.

To będzie jak wielkie przypomnienie, wielka latarnia morska dla wszystkich twoich zadań.

Tak więc, a także co tydzień, aktualizuję go w piątek, mam jak przypomnienie w moim kalendarzu, a także co miesiąc i oczywiście do końca roku, to jest moje noworoczne postanowienie. Aktualizuję również moje roczne cele.

Juan: [16:37] Uwielbiam to. Okay. Proszę bardzo. Mistrzowie produktywności. Tommy złamał Google Keep, aby pracował nad czymś, do czego nie jest przeznaczony. Większość z nas używa go do przypomnień, większość z nas używa go do rzeczy do zrobienia, ale Tommy odkrył, że większość z nas działa tylko na listach rzeczy do zrobienia i zajmujemy się rzeczami, które są pilne, ale nie ważne. Jak możemy to naprawić? Musimy przestać myśleć o produktywności, a zacząć myśleć o efektywności i upewnić się, że robimy to, co do nas należy. Tommy radzi sobie z tym, korzystając z Google Keep, nie do robienia notatek lub śledzenia przypomnień, jak większość z nas, ale poprzez tworzenie pulpitu nawigacyjnego na żywo w Google Keep, którego zdjęcie udostępnimy w notatkach do programu. Ten system pomaga Tommy'emu skupić się na ważnych zadaniach, a nie tylko na pilnych zadaniach i jest bardzo łatwy.

Juan: [17:19] To tylko pięć kart od lewej do prawej i możesz to powielić w domu lub odpalić na swoim Google Keep. Po lewej stronie mamy naszą poranną rutynę, a następnie dzisiejszą piątkę, która ma największy wpływ, wiesz, odpowiadałeś na takie rzeczy, jak to, co będzie miało największy wpływ na moje życie, co wpłynie na rozwój mojej firmy. Czego nie mogę delegować? Co jest pilne i ważne, a nie tylko pilne na jutro. To druga karta, prawda? Dzisiejsza piątka. Trzecia karta to cele miesięczne, a następnie cele roczne i wreszcie karta wspólnych celów, aby poprawić swoje życie rodzinne i osobiste, która jest faktycznie dzielona z partnerką Tommy'ego, z jego żoną. Tommy, dziękuję za podzielenie się tym z nami. W miarę jak rozwijasz swoją karierę, gdzie jest najlepsze miejsce, w którym ludzie mogą pozostać z Tobą w kontakcie i dowiedzieć się więcej o tym, co robisz?

Tommy Barav: [18:04] Tak. Zasadniczo mam własnego bloga. Obecnie jest w języku hebrajskim, ale wkrótce przetłumaczę go na angielski. Żyję z e-maili, więc możesz się ze mną kontaktować przez cały czas za pośrednictwem poczty elektronicznej. Upewniam się, że podzielę się z tobą moim e-mailem i wiesz, i właśnie stworzyłem podcast, w którym możesz różne podcasty, w których mówię o technologii i upewnij się, że udostępnisz również link.

Juan: [18:36] Doskonale. Dobrze. Powiedz mi. Wielkie dzięki za przybycie do programu i podzielenie się z nami tym wszystkim.

Tommy Barav: [18:40] Dziękuję bardzo. To było świetne.