Odcinek 3 - Elizabeth Saunders

Elizabeth Grace Saunders jest założycielką i dyrektorem generalnym Real Life E®, firmy zajmującej się coachingiem i przemawianiem, która współpracuje z osobami w podróży od poczucia winy, przytłoczenia i frustracji do osiągania więcej ze spokojem i pewnością siebie. Jej pierwsza książka została opublikowana przez McGraw Hill, druga przez Harvard Business Review, a trzecia przez FaithWords. Elizabeth pojawiła się w Inc Magazine, TIME, Forbes, Chicago Tribune oraz w NBC, ABC i CBS. Jest ekspertem w dziedzinie zarządzania czasem i produktywności. Dowiedzmy się od niej więcej w tym odcinku Productivity Masterminds.

Najważniejsze wydarzenia

Elizabeth koncentruje się na zarządzaniu czasem i coachingu produktywności na trzech kluczowych elementach zarządzania czasem: (1) wyjaśnianiu priorytetów opartych na działaniu, (2) ustalaniu realistycznych oczekiwań i (3) wzmacnianiu prostych rutyn.

1. Wyjaśnienie priorytetów opartych na działaniu: Upewnij się, że wiesz, jakie są Twoje priorytety i ustal ich kolejność. Następnie musisz przełożyć te abstrakcyjne priorytety na konkretne działania, które możesz umieścić w swoim kalendarzu.
2. Wyznaczanie realistycznych oczekiwań: Dowiedz się, ile czasu zajmują określone czynności i bądź realistą. Jeśli nieustannie przeceniasz to, ile możesz zrobić każdego dnia, możesz mieć poczucie porażki, podczas gdy jedyną rzeczą, którą zrobiłeś "źle" jest to, że ustaliłeś złe oczekiwania.
3. Wzmacnianie prostych nawyków: Każdy nawyk (zarówno dobry, jak i zły) może z czasem wywierać coraz większy wpływ. Na przykład codzienne planowanie lub tygodniowe planowanie, a nawet decydowanie o tym, kiedy ćwiczysz lub w jaki sposób podejmujesz decyzje dotyczące tego, co zamierzasz jeść, może pomóc zmniejszyć ilość czasu, który musisz poświęcić na różne rzeczy, ponieważ jest to już z góry określone.

Giveaway

Aby wziąć udział w naszym konkursie i wygrać jeden darmowy Tracker, zasubskrybuj nasz podcast w iTunes, a następnie przejdź na stronę timeular.com/giveaway, aby wziąć udział w konkursie.

Notatki z pokazu

Juan: Elizabeth, bardzo dziękuję za przybycie do programu.

Elizabeth: Dziękuję bardzo za zaproszenie mnie do programu.

Juan: Elizabeth, czy możesz powiedzieć nam trochę o paradygmatach lub strukturach, których używasz ze swoimi klientami coachingowymi, a które mogą być przydatne dla naszych odbiorców?

Elizabeth: Tak. Napisałam trzy książki, a moja pierwsza nosi tytuł "Trzy sekrety efektywnego inwestowania czasu" i tak naprawdę w tej książce opisałam trzy kluczowe elementy, które moim zdaniem są naprawdę ważne, więc pokrótce je tutaj przedstawię.

Pierwszy dotyczy wyjaśnienia priorytetów opartych na działaniu. Drugi dotyczy ustalenia realistycznych oczekiwań, a trzeci wzmocnienia prostych rutynowych działań.

Jeśli będziesz podążać za tymi trzema obszarami, naprawdę będziesz w stanie efektywnie inwestować swój czas i inwestować go w to, co naprawdę ma dla ciebie znaczenie. A nie tylko wykonywanie wielu zadań.

Juan: Doskonale. Opowiedz nam trochę o tym, jak to działa. Jesteś świadomy tego, na co poświęcasz swój czas, ustalasz dla tego rutyny, wzmacniasz rutyny, a co było drugie?

Elizabeth: Ustalenie realistycznych oczekiwań.

Juan: Realistyczne oczekiwania. Czy możesz opowiedzieć nam, jak to zrobić?

Elizabeth: Oczywiście. Pierwszym z nich jest wyjaśnienie priorytetów opartych na działaniu, więc omówię dokładnie, co to oznacza. Dla mnie to oczywiście zdrowy rozsądek, ale wszyscy inni prawdopodobnie o tym nie słyszeli. Jest to więc proces dwuetapowy. Po pierwsze, chcesz mieć jasność co do swoich priorytetów, ponieważ szczególnie w kulturze, w której żyjemy z tak dużą ilością technologii, jeśli nie masz jasności co do tego, co chcesz osiągnąć, inni ludzie są bardziej niż szczęśliwi, że mogą spędzić twój czas za ciebie. Musisz więc upewnić się, że wiesz, na przykład, że to jest mój priorytet do zrobienia dzisiaj w pracy lub to jest mój priorytet życiowy i że ustaliłeś kolejność priorytetów.

A to, co sprawia, że są one oparte na działaniu i jest to naprawdę miejsce, w którym wiele osób popełnia błędy, polega na tym, że musisz przełożyć te abstrakcyjne priorytety na namacalne działania, które możesz umieścić w swoim kalendarzu.

Podam więc kilka przykładów. Wiele osób słuchających tego podcastu to przedsiębiorcy lub osoby z duchem przedsiębiorczości. Aby to zrobić, musisz myśleć o takich rzeczach, jak rozwój biznesu lub strategia, ale to bardzo abstrakcyjne w porównaniu z wyzerowaniem skrzynki odbiorczej lub zrealizowaniem tego projektu. To, co musisz zrobić, to przełożyć to na działanie. Na przykład, spędzam godzinę tygodniowo w środy pracując nad burzą mózgów lub czytając artykuły z mojej dziedziny, albo rozmawiam z ludźmi o tym, co wymyślam. Tak więc, przekładając ten priorytet na działanie i umieszczając go w swoim kalendarzu, w rzeczywistości docierasz o wiele dalej, o wiele szybciej.

Juan: Pytanie, które chciałbym zadać w tych nagraniach, dotyczy ustalenia, jaka jest twoja struktura, aby dowiedzieć się, co trafia do kalendarza, a co nie. Czy masz jakiś proces, który pozwala ci zrozumieć, czy coś powinno trafić do kalendarza, czy nie, gdy tworzysz te zadania?

Elizabeth: Tak, to świetne pytanie. Dobrą rzeczą, którą warto o mnie wiedzieć, jest to, że prowadzę coaching zarządzania czasem z ludźmi z całego świata, z różnych zawodów, w różnych sytuacjach. Na wstępie chcę powiedzieć, że to zależy, więc nie jestem kimś, kto mówi, że każdy musi to robić w ten sposób, ale oto kilka ogólnych zasad, które okazały się naprawdę pomocne dla wielu moich klientów. Po pierwsze, jeśli jest to spotkanie, do którego się zobowiązałeś, zapisz je w swoim kalendarzu. Zdziwiłbyś się, jak wiele osób stara się trzymać wszystko w głowie, nawet spotkania w kalendarzu. Więc im więcej możesz umieścić w swoim kalendarzu z przypomnieniami, tym lepiej. Po drugie, istnieje kilka innych kategorii działań, które uważam za naprawdę pomocne dla większości ludzi.

Jeśli istnieją pewne powtarzające się rutyny, o których rozmawialiśmy, wzmacniające proste rutyny, które naprawdę chcesz zobaczyć w swoim życiu, gorąco polecam umieszczenie ich w kalendarzu.

Jestem na przykład wielkim zwolennikiem planowania tygodniowego i codziennego. Zorganizuj powtarzające się wydarzenie, wiesz, w piątek po południu o 3:00, aby wykonać cotygodniowe planowanie lub mieć mały tickler nawet na 15 minut, aby wykonać codzienne planowanie przed wyjściem z pracy. Lub na początku dnia. Tak więc, dla moich klientów, zwłaszcza gdy uczą się swoich rutynowych czynności, chcę, aby były to powtarzające się wydarzenia w ich kalendarzu, ponieważ A, pomaga im to pamiętać o ich wykonaniu w B, przypomina im, że wykonanie tych czynności zajmie trochę czasu. Kolejną kategorią, która wiąże się z ustalaniem realistycznych oczekiwań, jest to, że jeśli masz większy projekt, więc mówię może o czymś dłuższym niż jedna godzina, więc na przykład jedna godzina lub więcej, zalecam, abyś spróbował znaleźć miejsce w swoim kalendarzu, aby to zrobić. Czy to oznacza, że koniecznie zostanie to zrobione dokładnie tego dnia, dokładnie w tej godzinie? Może tak, może nie, ale chodzi o to, że jeśli masz ten większy projekt, patrzysz na swój kalendarz, nie ma w nim wolnego miejsca, ponieważ jesteś na spotkaniach lub masz wszystkie te rzeczy, które się dzieją. Nie uda się tego zrobić, albo nie uda się tego zrobić do późnej nocy. Zalecam więc, aby w przypadku większych projektów znaleźć czas, postarać się o blok w kalendarzu, ponieważ w przeciwnym razie zbyt łatwo jest nie mieć czasu, a następnie bić się, ponieważ nie udaje ci się tego zrobić. Albo po drugie, zapomnieć, że to naprawdę ważne i po prostu powrócić do odpowiadania na e-maile lub wykonywania innych mniejszych zadań, a następnie nie mieć czasu przez cały dzień i myśleć: o nie, nigdy nie pracowałem nad tą propozycją i być naprawdę zestresowanym.

Juan: Prawdopodobnie zdarza się to często w przypadku osób osiągających najlepsze wyniki i ludzi, których dopada paraliż doskonałości, więc wiedzą, że coś jest naprawdę ważne, a ponieważ jest tak ważne, chcą to zebrać razem, a następnie zrobić to, gdy mają pięć, sześć, siedem godzin na przygotowanie propozycji, strony internetowej lub czegokolwiek innego. Kończy się to tym, że w ogóle nie zostaje to zrobione, ponieważ ten czas nigdy nie został zaplanowany z wyprzedzeniem. Tak więc, nigdy. Nigdy nie będziesz miał magicznie sześciu lub siedmiu godzin na pracę nad tym dużym projektem. I co zabawne, niektóre z największych rzeczy w rzeczywistości nie zostają zrobione, ponieważ po prostu czekamy, aż magicznie... dokładnie na idealny czas, aby to zrobić.

Elizabeth: Dokładnie, dokładnie. Pomaga to również być realistą, jeśli widzisz, że uwielbiam spędzać sześć godzin, ale kiedy patrzę na mój kalendarz, są tylko trzy, więc muszę po prostu zrobić wszystko, co w mojej mocy w ciągu trzech godzin, aby to się stało i to wystarczy.

Juan: I to prowadzi nas do drugiego filaru tego, jak postrzegasz zarządzanie czasem, którym jest ustalanie realistycznych oczekiwań. Czy możesz nam trochę o tym opowiedzieć?

Elizabeth: Oczywiście. W związku z tym stwierdzam, że wiele osób naprawdę zmaga się z poczuciem winy i naprawdę zmaga się z przytłoczeniem, ponieważ nie mają żadnego realizmu co do tego, ile można zmieścić w ciągu dnia. Chodzi więc o to, by nastawić się na sukces. Tak więc, jeśli jesteś najlepszym wykonawcą, chcesz się rozciągać. Nie mówię, żeby być leniwym, nie starać się, ani nic z tych rzeczy, ale nie chcesz ciągle czuć się jak porażka, ponieważ powiedziałeś sobie, że wykonasz 40 godzin pracy w osiem godzin, a oni mówili: dlaczego nie możesz tego wszystkiego zrobić? Jestem taki zestresowany. Zachęcam cię więc do tego, byś ustawił realistyczne oczekiwania i albo zablokował je w kalendarzu, albo, jeśli wolisz tego nie robić, podczas tworzenia codziennej listy rzeczy do zrobienia, spróbował oszacować czas obok każdej pozycji, a następnie po prostu zobaczyć, jak to się sumuje i jeśli okaże się, że masz osiem lub dziesięć godzin pracy, ale masz też cztery godziny spotkań.

Być może będziesz musiał zmniejszyć swoje oczekiwania co do tego, co możesz osiągnąć w danym dniu, abyś mógł czuć się dobrze z tym, co robisz i/lub delegować lub renegocjować oczekiwania w tym zakresie.

Juan: I Elizabeth, prawdopodobnie uważasz, że naprawdę ważne jest, aby nawet zdefiniować, jak wygląda sukces, zanim przejdziesz do planowania i twarzy rzeczy. Prawda? Tak więc, zanim jeszcze spróbujesz określić oczekiwany czas, tak naprawdę zastanawiasz się, co chcesz zrobić. Nie chodzi o odpowiadanie na e-maile przez dwie lub trzy godziny, ponieważ wszystko zostało dostosowane do długości czasu. W rzeczywistości chodzi o to, ile e-maili chcesz wysłać, ile rozmów rozpocząć lub z iloma potencjalnymi klientami chcesz nawiązać kontakt, a następnie określasz oczekiwany czas na jakikolwiek czas, który Twoim zdaniem zajmie powrót do 40 osób, 50 osób, cokolwiek. Prawda? W przeciwnym razie, tak jak powiedziałeś, ciągle będziesz czuł się rozczarowany i winny, ponieważ nie osiągniesz tej nierealistycznej rzeczy, której nigdy tak naprawdę nie zdefiniowałeś, jak wyglądałby sukces tego projektu. Prawda? A to tylko dodaje tyle stresu tym najlepszym wykonawcom i profesjonalistom, którzy chcą. Popychają siebie do granic możliwości, ale jeśli nie definiujesz sukcesu i nie jesteś w stanie być dobrym zarządcą własnego czasu.

Elizabeth: Dokładnie tak.

Juan: Przechodzę do trzeciego filaru, który pomaga w zarządzaniu czasem. Wyjaśniliśmy priorytety oparte na działaniu. Ustaliliśmy realistyczne oczekiwania, a następnie przeprowadziliśmy nas przez rutynowe działania.

Elizabeth: Tak, więc wzmocnienie prostych rutynowych działań jest w zasadzie o tym, jak ułatwić sobie życie i jest to zabawne, ponieważ większość moich klientów to spontaniczni ludzie, więc ich naturalnym pragnieniem jest iść z prądem, tak jak nie chcą rutynowych działań, wiesz, chcą po prostu zobaczyć, co się stanie. Chcą być reaktywni i mają tendencję do bycia super inteligentnymi i super utalentowanymi, więc mogą uciec od tego przez długi czas, ale to, co każdy znajduje, gdy osiągniesz pewien poziom w swojej karierze, biznesie, życiu, to w końcu dojdziesz do punktu, w którym nie możesz działać w ten sposób i nie być zestresowanym. Tak więc idea wzmacniania prostych rutyn polega na tym, że są małe rzeczy, które możemy zrobić, czy to codzienne planowanie, czy tygodniowe planowanie, czy nawet decydowanie o tym, kiedy ćwiczysz lub jak podejmujesz decyzje dotyczące tego, co zamierzasz jeść.

Może to naprawdę zmniejszyć liczbę decyzji, które musisz podjąć w ciągu dnia i naprawdę zmniejszyć ilość czasu, który musisz poświęcić na rzeczy, ponieważ są one już z góry określone.

Już wiem, co robię w poniedziałek rano, już wiem, kiedy będę ćwiczyć lub już wiem, kiedy będę odpowiadać na e-maile, więc zamiast zastanawiać się, co chcę zrobić w następnej kolejności? Albo kiedy będę ćwiczyć lub skąd mam wiedzieć, co będę robić w ciągu dnia? Po prostu wiesz. Naprawdę uważam, że wzmacnianie prostych rutyn jest jednym z największych ćwiczeń budujących potencjał, jakie ludzie mogą wykonać.

Juan: Co robisz, Elizabeth? Kiedy klient przychodzi do ciebie i mówi, cóż, moja strefa geniuszu to trochę zorganizowany chaos. To po prostu kreatywny czas, który mogę po prostu robić i mniej struktury. Co tam robisz, czy mówisz, że po prostu zaplanowałaś ten kreatywny czas?

Elizabeth: Tak, absolutnie. Nie, to całkowicie w porządku. Rzecz w planowaniu i rutynie polega na tym, że pozwala ci to mieć więcej swobody i kreatywnego czasu, ponieważ nie jesteś ciągle zestresowany i nie ledwo dotrzymujesz terminów. Masz więcej swobody i czasu na kreatywność.

Nie chodzi o to, że wszystko musi być ustrukturyzowane, ale po prostu musisz dowiedzieć się, jakie są kluczowe elementy, które musisz mieć w swoim życiu z dnia na dzień, z tygodnia na tydzień, aby nie stresować się rzeczami, które nie powinny być stresujące.

Nie powinieneś być zestresowany, ponieważ każdej nocy nie masz co jeść, ponieważ nigdy nie wymyśliłeś, czy pójść do sklepu spożywczego, czy zamówić dostawę zakupów.

Juan: To niesamowite. Zróbmy więc trochę podsumowania i notatek dla wszystkich słuchających. Oto niektóre z najważniejszych zasad, które pomagają Elizabeth pracować z najlepszymi wykonawcami na całym świecie, aby zmaksymalizować ich czas. Trzy filary to wyjaśnienie priorytetów opartych na działaniu, ustalenie realistycznych oczekiwań i wzmocnienie prostych rutyn. Aby wyjaśnić zasady oparte na działaniu, przekłada wszystko i każdy cel na działania, a następnie umieszcza te namacalne działania w kalendarzu. Aby dowiedzieć się, co znajdzie się w kalendarzu, pracuje nad ustalaniem priorytetów spotkań oraz codziennych i cotygodniowych powtarzających się nawyków. Po drugie, jeśli chodzi o ustalanie realistycznych oczekiwań, Elizabeth upewnia się, że klienci nie mają do czynienia z poczuciem winy i stresem z powodu nierealistycznych oczekiwań, definiując, jak wygląda sukces każdego projektu, a następnie odwracając inżynierię, ile czasu zajmie każde z tych zadań i planując je z wyprzedzeniem, aby klienci nie byli zaskoczeni. Trzecim filarem jest wzmocnienie prostych rutyn, więc nie wszystko musi być ustrukturyzowane, ale nie powinieneś być zestresowany rzeczami, które cię zaskoczą. Jest to więc po prostu celowe podejście do rzeczy, które muszą być wykonywane codziennie lub co tydzień, aby upewnić się, że klienci i najlepsi wykonawcy są w stanie zmaksymalizować swój kreatywny czas, ale ten kreatywny czas jest zaplanowany z wyprzedzeniem, a nie tylko krzyżowanie palców i czekanie na idealny moment.

Elizabeth: Tak, dokładnie.

Juan: Elizabeth, coś mi umknęło? Czy to w zasadzie podsumowuje trzy filary, których używasz?

Elizabeth: Tak, myślę, że to świetne, świetne podsumowanie i to, co chciałbym powiedzieć, to także nie popadanie w myślenie typu wszystko albo nic, więc nie muszę mieć idealnego dnia lub idealnego planu lub idealnej rutyny lub wykonywać moją rutynę każdego dnia lub jestem porażką i nic z tego nie działa. Po prostu pozwól sobie na wsparcie, niech struktura pracuje dla ciebie i jest w porządku, jeśli pewnego dnia zboczysz z toru lub się rozproszysz, po prostu wróć na właściwe tory tak szybko, jak to możliwe, a to naprawdę może pomóc ci odnieść większy sukces i dużo mniej stresu.

Juan: Proszę bardzo. Mistrzowie produktywności. Daj sobie trochę łaski, gdy popełnisz błąd. Wszystko jest w porządku tak długo, jak długo utrzymujesz zakotwiczenie w produktywności i maksymalizujesz swój czas. Elizabeth, nadal się rozwijasz. Gdzie jest najlepsze miejsce dla nas, aby pozostać w kontakcie z Twoją karierą i tym, nad czym pracujesz?

Elizabeth: Cóż, najlepszym miejscem byłaby moja strona internetowa, czyli reallifee.com.

Juan: Doskonale. Dziękuję bardzo za przybycie do programu i podzielenie się tym z nami.

Elizabeth: Miło mi. Dziękuję za zaproszenie.