Jak poprawić umiejętności komunikacyjne w pracy
Kiedy każdy aspekt naszej pracy zależy od komunikacji, sposób, w jaki to robimy, jako profesjonaliści, może zawrzeć lub zerwać umowę. Coś, co stało się jeszcze bardziej istotne wraz ze wzrostem pracy zdalnej.
Skuteczna komunikacja może być z powodzeniem realizowana zarówno osobiście, jak i zdalnie, przy użyciu odpowiednich technik i metod.
Silne umiejętności komunikacyjne przekładają się na lepszy biznes i większe zaufanie między członkami zespołu, zespołami i ich liderami, pracownikami i klientami.
Dzisiaj pokażemy ci, jak poprawić swoje umiejętności komunikacyjne, aby zwiększyć swoją wydajność.
Darmowy eBook: Kompletny przewodnik po zarządzaniu czasem zespołu
Pobierz bezpłatną kopię eBooka i poznaj najlepsze techniki zarządzania czasem
Czy można poprawić umiejętności komunikacyjne?
Tak, mogą. Traktując komunikację jako umiejętność, możemy zdecydowanie powiedzieć, że można ją poprawić.
Wszystkie umiejętności stają się lepsze dzięki ich ćwiczeniu i stosowaniu tych nauk w codziennych wyzwaniach zawodowych.
Skuteczna komunikacja zaowocuje możliwością lepszego wyjaśniania problemów, budowania rozwiązań, tworzenia pozytywnych relacji z kolegami i kierownictwem oraz efektywnej współpracy na workflow.
11 sposobów na poprawę umiejętności komunikacyjnych
1. Przygotuj się z wyprzedzeniem
Najważniejsze jest, aby wiedzieć, co chcesz powiedzieć i odpowiednio dostosować swoją komunikację.
Przykład:
Obejmuje to nie tylko przygotowanie prezentacji (jeśli robisz to werbalnie), ale także myślenie o szczegółach z punktu widzenia komunikacji niewerbalnej:
- Twój strój
- Jakie medium wybierasz do przeprowadzenia prezentacji?
- jak będziesz odpowiadać na pytania uczestników itp.
Burza mózgów potencjalnych pytań, które mogą zostać zadane, to świetny sposób na przygotowanie się do tego rodzaju komunikacji.
Bycie przygotowanym obejmuje myślenie o całej komunikacji, od początku do końca. Zbadaj dokładnie informacje, które wspierają twój przekaz i zastanów się, jak zostanie odebrana krytyka (zarówno pozytywna, jak i negatywna).
Sekretem jest przewidywanie nieoczekiwanego.
Wyobraź sobie, że masz spotkanie negocjacyjne z przełożonym i działem kadr. Powinieneś dokładnie wiedzieć, czego chcesz i być przygotowanym na omówienie zakresów i potencjalnych kompromisów.
Poinformuj ich, co jesteś w stanie zaakceptować, a czego nie. Jeśli chodzi o badania, poznaj szczegóły: odpowiednie wynagrodzenia na danym stanowisku i w danej lokalizacji.
Każdy rodzaj komunikacji można przygotować z wyprzedzeniem.
2. Upewnij się, że wyrażasz się jasno i zwięźle
Prawdopodobnie znasz powiedzenie "mniej znaczy więcej". W kontekście komunikacji, to samo pojęcie ma zastosowanie.
Bycie jasnym i zwięzłym sprawi, że zastanowisz się nad doborem słów, co jest również formą przygotowania. Niezależnie od tego, czy Twoja komunikacja jest pisemna czy ustna, pamiętaj, że powinna być jasna i prosta.
Aby odnieść sukces, należy pamiętać o swoich celach i odbiorcach. Osoby, którym chcesz przekazać wiadomość, będą bardziej zainteresowane, jeśli metoda komunikacji będzie dostosowana do ich zainteresowań.
Jako komunikator pokazujesz im, że ci na nich zależy i że ich opinie są ważne.
Unikaj zbędnych słów i zbyt kwiecistego języka, które mogą odwrócić uwagę odbiorców od Twojego przekazu.
Dokładne nakreślenie tego, co należy powiedzieć lub zrobić, pomoże wyeliminować szczegóły, które są niepotrzebne, a nawet mogą zaszkodzić procesowi i uniemożliwić skuteczną komunikację.
Upewnij się, że osiągnąłeś równowagę, jeśli chodzi o powtarzanie i protekcjonalne zwroty.
3. Ćwicz aktywne słuchanie
Jest to prawdopodobnie jeden z najważniejszych sposobów na poprawę umiejętności komunikacyjnych.
Słuchanie jest tak samo ważne jak mówienie, biorąc pod uwagę, że komunikacja zwykle obejmuje dwie lub więcej osób. A czasami akt słuchania nie jest uważany za tak ważny, jak powinien. Dobrzy słuchacze i skuteczni komunikatorzy to ci sami ludzie.
Słuchanie może być trudniejsze niż początkowo sądzono, ale celem ćwiczenia jest zapewnienie, że cała wiadomość zostanie przekazana.
Darmowy eBook: Kompletny przewodnik po zarządzaniu czasem zespołu
Pobierz bezpłatną kopię eBooka i poznaj najlepsze techniki zarządzania czasem
Każda część wiadomości jest ważna, słowa są tylko jedną z jej części. Nawiązując z kimś kontakt, musisz poświęcić rozmówcy całą swoją uwagę.
Upewnij się, że oczyściłeś swój umysł z tendencji do tworzenia osądów i rozpraszania uwagi oraz unikaj pokusy przerywania partnerowi w tym momencie komunikacji własnymi myślami.
Upewnij się, że jesteś skupiony na osobie, która się z Tobą komunikuje i wybierz pozytywną mowę ciała (więcej na ten temat również na tej liście). Upewnij się, że Twoje kontrargumenty lub pytania wykazują zainteresowanie.
4. Bądź świadomy komunikacji niewerbalnej i pracuj nad nią.
Równie ważne jak komunikacja werbalna, sygnały niewerbalne często mogą powiedzieć więcej niż słowa.
Niewerbalne sygnały komunikacyjne, w tym sposób słuchania, patrzenia, poruszania się i reagowania, powiedzą osobie, z którą się komunikujesz, jakie są Twoje prawdziwe myśli na temat tego, co jest przekazywane.
Gdy sygnały niewerbalne pasują do wypowiadanych słów, zwiększają zaufanie. Jeśli nie, brak zaufania zaszkodzi temu, co chcesz przekazać i jak wiadomość zostanie odebrana.
Twoje sygnały niewerbalne wpływają na pierwsze wrażenie, jakie na kimś robisz.
W naszym obecnym "klimacie" pracy komunikacja niewerbalna zajmuje centralne miejsce. Jest ona niezbędna do przekazywania zaufania i autorytetu, więc liderzy powinni nadal rozwijać tę konkretną umiejętność.
Wskazówki niewerbalne muszą wspierać przekaz, który lider zespołu chce przekazać. W tym kontekście warto przyjrzeć się pracy Alberta Mehrabiana, psychologa behawioralnego. Jego badania doprowadziły go do stworzenia zasady 7-38-55.
Zasada ta mówi nam, że:
- tylko 7% całej komunikacji odbywa się za pośrednictwem komunikacji werbalnej
- 38% odbywa się poprzez sympatię głosową (ton głosu).
- 55% odbywa się za pomocą mowy ciała
Kiedy słuchasz innych, staraj się unikać garbienia się, kiwaj głową, aby pokazać, że słyszysz daną osobę i zastanów się nad swoją mimiką. Jeśli mówisz, utrzymuj naturalny kontakt wzrokowy, co zbuduje zaufanie.
5. Polegaj na swojej inteligencji emocjonalnej
Poprawa umiejętności komunikacyjnych to także ćwiczenie zaufania do samego siebie.
Skuteczna komunikacja oznacza, że rozumiesz własne uczucia i emocje i jesteś w stanie połączyć się z innymi na tym poziomie. W ten sposób będziesz w stanie kontrolować własne środki komunikacji, takie jak niewerbalne sygnały, które już omówiliśmy.
Ludzie, którzy rozwijają swoją inteligencję emocjonalną, są naturalnymi komunikatorami, jeśli chodzi o słuchanie, używanie pozytywnego języka ciała i ciepłego tonu głosu.
Empatia jest kluczem do przekształcenia trudnej rozmowy z pracownikiem lub kolegą w coś bardziej kojącego i łatwego do przekazania. Jeśli spróbujesz postawić się na miejscu innych ludzi, możesz lepiej zrozumieć, czego potrzebują i komunikować się bardziej efektywnie.
6. Ćwiczenie wystąpień publicznych
Wystąpienia publiczne to jedna z tych umiejętności, która nie każdemu przychodzi łatwo, ale z czasem i praktyką staje się coraz lepsza.
Najlepszym sposobem na rozwinięcie tej silnej umiejętności komunikacyjnej jest szukanie okazji do jej wykonywania.
Regularne przemawianie przed grupą ludzi wzmocni twoje mocne i słabe strony, zmuszając cię do rozwijania lepszych nawyków komunikacyjnych i dostosowywania "złych nawyków" w razie potrzeby.
7. Uważaj na swój ton
Komunikacja niewerbalna obejmuje bardzo ważną wskazówkę: ton głosu. Sposób mówienia może być równie ważny, jak to, co się mówi.
Ton głosu może dodać mocy i podkreślić przekaz, jeśli jest odpowiednio używany, lub może go całkowicie osłabić. "Prawidłowy" ton głosu jest szczególnie ważny w przypadku nieporozumień i konfliktów w miejscu pracy: pozytywna konotacja w tonie głosu uspokoi skomplikowane sytuacje. Odpowiadanie mniej pozytywnym tonem zwiększy dramatyzm.
Wyzwaniem jest jednak kontrolowanie tonu i dopasowanie go do swoich intencji. Nadal jednak można mieć go na uwadze i odpowiednio zmienić, jeśli komunikacja wydaje się zmierzać w złym kierunku. W formie pisemnej wiadomość jest łatwiejsza do kontrolowania. Mimo to przeczytaj swoje wiadomości i e-maile dwa lub więcej razy, zastanawiając się nad tonem i przesłaniem. Możesz nawet przeczytać je na głos i sprawdzić , jak brzmią.
8. Unikać rozpraszania uwagi
Dla tych "uzależnionych od telefonu", którzy chcą wiedzieć, jak poprawić swoje umiejętności komunikacyjne, mamy prostą radę: zostaw telefon poza zasięgiem wzroku!
Jeśli prowadzisz rozmowę z kimś (lub grupą) twarzą w twarz lub online, jeśli jesteś na spotkaniu w sprawie negocjacji, unikaj zewnętrznych zakłóceń.
Może to oznaczać pozostawienie niepotrzebnych urządzeń elektronicznych, ograniczenie obecności na spotkaniu tylko do tych, którzy muszą tam być, a także wybranie najlepszych przedziałów czasowych do prowadzenia rozmów. Na przykład pod koniec dnia ludzie mogą nie być już tak skoncentrowani.
Potrzebujesz pomocy w utrzymaniu koncentracji? W takim razie nasz przewodnik dotyczący zwiększania skupienia i koncentracji jest tym, czego potrzebujesz.
9. Wkład w strategię komunikacji w miejscu pracy
Aby poprawić nasze umiejętności komunikacyjne, musimy również wziąć pod uwagę to, co dzieje się w miejscu pracy. Każdy pojedynczy element komunikacji, możliwy w wielu różnych formatach, musi być rozumiany w kontekście szerszego przepływu informacji.
Możesz stosować strategie dobrej komunikacji, ale jeśli nie ma wspólnej strategii w miejscu pracy, wiadomość nie zostanie skutecznie przekazana.
Ta strategia komunikacji, ten plan, określa, w jaki sposób zespoły będą otrzymywać i wysyłać informacje. Powinien on określać, w jaki sposób i co komunikujesz klientom, interesariuszom, menedżerom i pracownikom.
- Kto otrzymuje jaką wiadomość i w jaki sposób?
- Jakie narzędzia są używane: e-mail, platforma komunikacyjna, połączenia telefoniczne itp.
Usprawnienie wszystkich tych szczegółów pomaga zapewnić, że nie dojdzie do błędnej komunikacji lub pominięcia szczegółu. Nawet jeśli nie zajmujesz stanowiska kierowniczego, upewnij się, że przyczyniasz się do realizacji strategii.
10. Uczyć się jak najwięcej
Nie przestawaj uczyć się o tym, jak możesz poprawić swoje umiejętności komunikacyjne. Czytaj książki, uczęszczaj na wykłady, bierz udział w kursach i zajęciach oraz słuchaj podcastów.
Komunikacja jest nadal jedną z najważniejszych umiejętności w miejscu pracy i jest jedną z tych umiejętności, które odróżniają pracowników osiągających najlepsze wyniki od reszty.
Pamiętaj, że ci, którzy potrafią mówić i pisać elokwentnie, skutecznie i przekonująco, mają największe szanse na odniesienie sukcesu.
11. Bądź otwarty na informacje zwrotne
Proś o informacje zwrotne na temat swojego stylu komunikacji w pracy. Zawsze pamiętamy, aby prosić o informacje zwrotne lub udzielać ich, gdy mamy do przeanalizowania konkretne zadania.
Komunikacja w miejscu pracy musi być oceniana, aby mogła ewoluować i stawać się coraz lepsza. Możesz nadal ulepszać i rozwijać jasne strategie komunikacji dla swojego zespołu i/lub współpracowników.
Nie bój się używać informacji zwrotnej jako techniki komunikacji samej w sobie. Proszenie ludzi o powtórzenie ich wersji tego, co właśnie powiedziałeś, może poprawić retencję i natychmiastowe zrozumienie.
Poproś innych o pomocne wskazówki, które pomogą ci poprawić prezentacje, spotkania i inne formy komunikacji.
Dlaczego skuteczna komunikacja jest ważna?
Skuteczna komunikacja jest ważną i bardzo ważną umiejętnością, ponieważ przynosi szeroki zakres korzyści w życiu osobistym i zawodowym. Oto niektóre z głównych korzyści płynących z posiadania dobrych umiejętności komunikacyjnych:
- Lepsze relacje: Umiejętności te mogą pomóc w budowaniu lepszych relacji z innymi poprzez wspieranie zaufania, zrozumienia i empatii. Może to prowadzić do bardziej pozytywnych i satysfakcjonujących relacji osobistych i zawodowych.
- Zwiększona produktywność: Skuteczne umiejętności komunikacyjne mogą zwiększyć produktywność. Gdy członkowie zespołu komunikują się jasno i skutecznie, mogą współpracować wydajniej, unikać nieporozumień i błędów oraz osiągać lepsze wyniki.
- Lepsze rozwiązywanie problemów: Dobre umiejętności komunikacyjne pomagają skuteczniej rozwiązywać problemy. Dzięki jasnej komunikacji i aktywnemu słuchaniu innych można lepiej zrozumieć przyczyny problemów i znaleźć skuteczniejsze rozwiązania.
- Lepsze przywództwo: Umiejętności komunikacyjne są kluczowe dla skutecznego przywództwa. Liderzy, którzy komunikują się jasno i skutecznie, mogą inspirować i motywować członków swojego zespołu, budować zaufanie i szacunek oraz skuteczniej osiągać swoje cele.
- Lepszy rozwój osobisty: Umiejętności komunikacyjne mogą również pomóc w rozwoju osobistym poprzez poprawę samoświadomości, inteligencji emocjonalnej i umiejętności interpersonalnych. Możesz nauczyć się wyrażać siebie jaśniej, słuchać bardziej aktywnie i rozwijać silniejsze relacje z innymi.
Wnioski
Sposób, w jaki komunikujemy się z innymi, ma wpływ na codzienny sukces w życiu zawodowym.
Menedżer lub lider zespołu ma ogromną władzę, jeśli chodzi o nadawanie tonu komunikacji w zespole. To od nich zależy ustanowienie standardu jasnej i otwartej komunikacji.
Łatwo jest popaść w złe wzorce i zrezygnować z poprawy kanałów komunikacji. Pamiętaj jednak, że skuteczne umiejętności komunikacyjne wymagają czasu. Owoce tego wysiłku będą tego warte.
Od czasu do czasu upewnij się, że cofnąłeś się o krok i oceniłeś nawyki komunikacyjne, które wypracowałeś (i jeśli ma to zastosowanie, twój zespół). Czy potrzebne są jakieś zmiany? Czy są jakieś metody lub praktyki, które należy przyjąć? Czy jest jakiś rodzaj komunikacji (niewerbalnej, pisemnej itp.), który wymaga więcej szkoleń?
Pamiętaj, że każda rozmowa, którą prowadzisz, może służyć jako praktyka w doskonaleniu umiejętności komunikacyjnych. Rozwijanie lepszych umiejętności komunikacyjnych może pomóc nam uniknąć konfliktów, pójść na kompromis w razie potrzeby i pomóc nam podejmować lepsze decyzje.
Możesz być zainteresowany: