Episode 19 - Tommy Barav

Tommy Barav est le fondateur de Supertools: une communauté et un blog qui aident les gens à devenir la version la plus optimisée d'eux-mêmes grâce à la technologie. Il fait également partie des 30 moins de 30 ans de Forbes, écrit pour certains des plus grands magazines technologiques d'Israël et anime son propre podcast. Auparavant, il a occupé divers postes dans l'écosystème des startups israéliennes, le plus récent étant celui de directeur du marketing chez MassChallenge. Nous vous proposons d'en savoir plus sur lui dans cet épisode du podcast.

Points forts

• Les listes de tâches peuvent être accablantes. Écrire tout ce qu'il y a à faire sur votre liste de tâches peut être très accablant et ne pas vous aider du tout à être productif. Les listes de choses à faire sont très utiles pour capturer, mais elles ne sont pas vraiment structurées pour gérer votre temps.
• Vous voulez toujours commencer par les tâches les plus faciles et les plus urgentes. Vous faites toutes ces petites choses et vous oubliez la vue d'ensemble. Vous repoussez toujours les tâches qui sont importantes pour votre croissance, pour votre entreprise, au lendemain, à la semaine prochaine, au mois prochain. Vous devenez plus stressé parce que vous n'arrivez pas à établir des priorités.
• Nous devons cesser de penser à la productivité et commencer à parler d'efficacité. Il s'agit de créer plus d'impact avec moins d'énergie et d'optimiser l'énergie.
• Utilisez la matrice d'Eisenhower. Séparez les tâches urgentes des tâches importantes. N'oubliez pas votre grand rêve en écrivant tous ces courriels.
• Utilisez Google Keep pour ne pas oublier la situation dans son ensemble. Créez votre tableau de bord sur Google Keep. Créez cinq cartes : routine matinale, 5 du jour, bilan hebdomadaire, bilan mensuel et bilan annuel.

Cadeau

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Notes de l'émission

Juan : [01:18] Merci beaucoup d'être venu dans l'émission.

Tommy Barav : [01:20] Merci de m'avoir invité.

Juan : [01:21] Tommy, vous avez certainement une connaissance de la productivité et de la gestion du temps que la plupart d'entre nous n'ont pas. Peux-tu me dire comment tu conçois le temps ?

Tommy Barav : [01:30] Oui, bien sûr. Si vous pensez au temps, je pense toujours à ma liste de choses à faire parce que je gère toujours mon temps avec ma liste de choses à faire parce que vous savez, mon calendrier a été structuré pour gérer les réunions et gérer les réunions de mes médecins au quotidien. Mais pour ce qui est de la productivité et du travail, j'utilise ma liste de tâches et j'y ai vraiment réfléchi et, après un certain temps, je me suis dit que tout était submergé et que j'étais submergé par tant de tâches et que ce n'était pas très productif.

Les listes de choses à faire sont très utiles pour la saisie, mais elles ne sont pas vraiment structurées pour la gestion du temps.

J'ai dû inventer un système différent et après avoir travaillé avec une liste de choses à faire pendant un certain temps, je suis devenu plus stressé parce que je n'ai pas de priorités et que je ne connais pas vraiment la situation dans son ensemble.

Tommy Barav : [02:35] Hum, donc ce système ne fonctionne vraiment pas. Et en matière de productivité, vous voulez vous débarrasser, vous savez, de toutes ces tâches dépensières dès que possible. Hum, alors qu'est-ce qu'on fait ? Vous choisissez la première chose dont vous voulez vous débarrasser, vous savez, beaucoup, beaucoup de tâches. Vous choisissez la tâche la plus facile de votre liste de choses à faire. Vous choisissez la tâche la plus facile de votre liste de choses à faire. Et puis vous avez des tâches plus complexes, vous savez, comme les choses qui ont un impact sur votre croissance, un impact sur votre vie. Vous les reportez à plus tard, au lendemain, au surlendemain, à la semaine suivante. Et vous choisissez toujours la tâche la plus facile. Ainsi, vous vous sentez satisfait à la fin parce que vous venez d'accomplir 20 tâches différentes. Vous vous sentez donc satisfait. Mais lorsque vous arrivez à la fin du mois, vous vous demandez ce que j'ai fait ce mois-ci qui, vous savez, m'a aidé à développer ma carrière, m'a aidé à développer mon entreprise, vous savez, qu'est-ce que j'ai fait ?

Tommy Barav : [03:42] Et je pense que je me suis posé cette question tout le temps et j'ai découvert que lorsque j'utilise une liste de choses à faire, je suis toujours plus concentré sur la tâche facile, vous savez, envoyer des e-mails, appeler d'autres personnes, toujours occupé par la priorité de quelqu'un d'autre et non par la mienne. J'ai donc dû trouver un autre système. Hum, donc, hum, donc

Nous devons cesser de penser à la productivité et commencer à parler d'efficacité.

Et ce qui est vraiment essentiel à notre vie parce que je ne pense pas que ce soit, comme lorsque vous parlez de productivité ou de penser à faire plus en moins de temps. C'est toujours comme si nous devions faire, vous savez, nous devons faire 10 réunions différentes et 20 tâches différentes et nous devons être de plus en plus productifs et de plus en plus, vous savez. Ce n'est pas ce que je pense. Je pense qu'il faut créer plus d'impact avec moins d'énergie et quand je pense à moins d'énergie, je pense à l'efficacité et à l'optimisation de l'énergie.

Tommy Barav : [04:45] D'accord. Donc vous pouvez économiser de l'énergie pour votre famille, vous pouvez économiser de l'énergie pour passer du temps avec vos enfants, pour passer du temps avec le side hustling. Vous pouvez économiser votre énergie pour faire d'autres choses. Et la première chose qui m'est venue à l'esprit quand j'ai, quand j'ai expliqué ma, ma méthode est une, est basée en fait sur, sur la matrice d'Eisenhower. Donc, qui à mon avis est l'un des meilleurs concepts. Je suis sûr que vous le connaissez, mais laissez-moi l'expliquer en une phrase. Il s'agit de séparer les tâches importantes de celles qui sont urgentes. Nous avons donc toutes ces tâches importantes et toutes ces tâches urgentes. Nous nous concentrons toujours sur les tâches urgentes parce qu'elles sont probablement faciles à réaliser. Elles ne sont pas complexes, mais il s'agit de quelque chose de très urgent que nous devons accomplir maintenant.

Tommy Barav : [05:40] Nous oublions donc les tâches importantes et non urgentes. Vous savez, toutes ces tâches complexes qui sont associées à notre croissance, à notre carrière et à l'impact que nous pouvons avoir dans notre vie, vous savez, et changer de perspective, c'est trouver la prochaine chose que je suis prêt à faire, je ne sais pas si votre rêve est de faire un Ted talk, alors vous allez toujours le reporter, parce que vous allez vous concentrer sur toutes ces tâches urgentes, petites, ennuyeuses et stupides. Nous avons donc besoin de clarté et l'outil que j'utilise pour obtenir de la clarté et avoir une vue d'ensemble est en fait Google Keep, et je ne sais pas si vous connaissez Google Keep, mais c'est un outil très populaire.

Tommy Barav : [06:31] Si vous aimez l'écosystème Google, vous allez adorer Google Keep. Et je suis sûr que beaucoup, beaucoup d'utilisateurs se servent de cet outil, y compris nos auditeurs. Mais vous savez, vous pouvez l'utiliser pour prendre des notes. Vous pouvez l'utiliser pour des rappels et d'autres choses.

 J'ai franchi une nouvelle étape en créant le tableau de bord de ma vie sur Google Keep.

C'est la façon dont je l'encadre pour que vous puissiez vraiment y voir clair. Ce que vous pouvez faire, c'est attendre un an pour la résolution du Nouvel An, d'accord ? Pour avoir un peu de clarté, vous savez, un jour dans votre année où vous pouvez vraiment penser à votre vie et ensuite vous pouvez réfléchir à l'année précédente et vous pouvez penser, d'accord, j'ai fait tant de courriels, mais j'ai ce projet que je veux faire.

Tommy Barav : [07:36] Je veux perdre du poids, je veux trouver une autre carrière. Je voulais faire tellement de choses. Mais, mais vous savez, vous prenez cette résolution du nouvel an et cette grande liste de choses que vous voulez faire. Mais après quelques semaines, vous, vous regardez en arrière et, et vous revenez à vos vieilles habitudes et vous revenez à votre nouvelle liste de choses à faire, qui est probablement remplie de nombreuses tâches urgentes et non de la tâche importante. Ce qu'il faut donc faire, c'est optimiser le système pour qu'il nous convienne et que nous puissions choisir le bon système. Avec Google Keep, j'ai décidé de créer un canevas de cinq cartes, cinq cartes différentes. Imaginez que vous avez un écran sur votre ordinateur portable et que vous voyez cinq cartes différentes. Et pour chaque carte, j'ai un panneau différent.

J'utilise ces panneaux pour me faire une idée de ma vie, de mes objectifs, et aussi pour définir mes cinq tâches du jour, les plus importantes de la journée.

Tommy Barav : [08:42] Donc la façon dont je le fais. Imaginez que j'ai une carte et je suis sûr que nous allons télécharger une image quelque part pour que les gens puissent la voir. Et peut-être prendre ce concept. Imaginez que vous ayez un écran et que vous puissiez voir la première carte. Ma première carte est en fait ma routine matinale, vous avez donc une sorte de liste de contrôle de tout ce que je veux faire le matin, quelque chose qui, vous savez, des tâches qui stimulent mon énergie le matin. C'est la première carte, la suivante est la carte de mes cinq heures d'aujourd'hui. La façon dont je choisis cette tâche, c'est en me posant plusieurs questions : d'abord, qu'est-ce qui aura le plus d'impact sur ma vie, le plus d'impact sur la croissance de mon entreprise, et quel genre de tâches je suis le seul à pouvoir les faire, quel genre de tâches vous ne pouvez pas déléguer à quelqu'un d'autre, et quel genre de tâches sont urgentes pour demain.

Tommy Barav : [09:47] Mais j'essaie de faire en sorte que toutes les tâches urgentes soient également importantes.

Ainsi, si une tâche est urgente mais pas importante, j'essaie de la déléguer ou d'avoir recours à l'externalisation pour la mener à bien.

Je me concentre sur les tâches importantes, mais pas sur celles qui sont importantes et urgentes. Je me concentre sur les tâches qui sont importantes mais pas urgentes, et j'essaie d'être le plus grand défenseur des tâches qui sont importantes mais pas urgentes parce que je pense que ces tâches sont plus comme des projets que vous voulez vraiment promouvoir, mais que vous reportez toujours parce qu'elles ne sont pas urgentes, donc vous ne pouvez pas vraiment, vous ne pouvez pas les terminer parce qu'il y a plus comme une séquence de tâches que comme une seule tâche que vous pouvez faire. Je pose toutes ces questions, mais je me limite toujours à cinq tâches, pas plus.

Et j'essaie de penser à des tâches qui me permettront de garder les yeux fermés pendant la nuit, vous savez, comme celles qui ne m'apporteront pas de pensées pour que je puisse mieux dormir la nuit.

J'essaie donc de me concentrer sur les tâches qui, si je les accomplis, amélioreront ma vie. Je serai un meilleur mari, un meilleur travailleur, un meilleur entrepreneur, un meilleur patron. C'est donc la tâche que je sélectionne toujours, mais ce qui m'a aidé à sélectionner les tâches, mes cinq d'aujourd'hui sont en fait basées sur les cartes libres que j'ai à droite de cet écran, qui sont mes objectifs mensuels et mes objectifs annuels également. J'ai également une autre carte que j'utilise. Je la partage avec ma femme, euh, donc vous pouvez la partager avec votre conjoint et c'est comme quelque chose que vous voulez faire ensemble, des objectifs, des objectifs mutuels que vous avez pour améliorer la vie de votre famille et pour améliorer, euh, votre, votre vie personnelle.

Tommy Barav : [11:47] J'ai aussi une carte mutuelle avec ma femme.

Grâce à ce cadre et à ce canevas, vous pouvez vraiment avoir une vue d'ensemble parce que vous pouvez voir vos objectifs annuels et aussi limiter mes objectifs annuels à cinq objectifs différents.

Et j'essaie de voir grand. J'essaie de réfléchir aux choses que je veux vraiment faire. J'essaie de les organiser de manière à ce qu'elles ne soient pas seulement pour mon travail, mais aussi pour ma vie personnelle, ma santé ou la forme de mon esprit. C'est donc un processus de développement holistique que je suis en train de mettre en place avec moi-même, de sorte qu'il est toujours listé, que je peux toujours le voir et que je peux toujours regarder en arrière et voir ce que j'ai comme objectifs annuels. Ensuite, en fonction de mes objectifs annuels, je peux créer mes objectifs mensuels en fonction de mes objectifs annuels.

Tommy Barav : [12:45] Et une fois que j'ai créé mes objectifs mensuels, je peux préparer mes cinq d'aujourd'hui, euh pardon, mes objectifs hebdomadaires et ensuite mes cinq de deux jours. Donc les cinq d'aujourd'hui, les objectifs hebdomadaires, les objectifs mensuels et les objectifs annuels. Ainsi, vous pouvez vraiment avoir une vue d'ensemble du processus.

C'est comme un entonnoir. Vous créez un entonnoir de votre vie et lorsque vous créez, disons, par exemple, ma carte mensuelle avec ma carte de révision mensuelle, mon objectif mensuel, lorsque je pense à mes objectifs mensuels, je me base sur mes objectifs annuels. Ainsi, lorsque je réfléchis à mes objectifs mensuels, je me base sur mes objectifs annuels. D'accord, afin de ne pas faire d'erreurs, car si j'ai différentes tâches qui ne sont pas liées à mon objectif annuel, je ne les mettrai pas sur la liste.

Tommy Barav : [13:38]C'est un concept très simple, mais je ne peux même pas vous dire à quel point il est important. Pour moi, c'est le nec plus ultra des listes de tâches, parce que je sais qu'au début, on réduit les frictions avec un outil de gestion complexe, un outil de liste de tâches, parce que c'est très simple, c'est très facile à mettre à jour. Vous pouvez mettre des rappels, vous pouvez le synchroniser avec votre calendrier, cela booste vraiment mon efficacité. Ainsi, vous avez toujours des tâches sur le calendrier, par exemple, un petit truc que j'ai fait. Lorsque vous mettez un rappel sur votre carte mensuelle, la carte de révision mensuelle, euh, elle est automatiquement intégrée dans votre calendrier. Ainsi, chaque vendredi, je vois cette carte. Je suis désolé, mon bilan hebdomadaire, chaque vendredi je peux voir ma carte d'objectifs hebdomadaires et ensuite je peux juste cliquer sur mon calendrier et immédiatement cette carte s'ouvre et je peux la mettre à jour en quelques secondes de la même façon que ma carte d'objectifs mensuels - donc une fois que j'ai cliqué sur ma carte mensuelle, chaque, chaque mois quand je clique sur ma carte d'objectifs mensuels qui apparaît sur mon calendrier, je peux immédiatement la mettre à jour.

J'essaie donc de vivre et d'optimiser l'écosystème Google pour moi, de rester simple et clair et d'avoir une vision d'ensemble.

Juan : [15:08] Tommy, c'est génial. C'est tout à fait logique. Vous arrive-t-il de modifier vos cartes tout au long de la semaine ou du mois, ou bien de ne les modifier qu'un jour précis et de vous engager pour toute cette période avant de les modifier à nouveau et de les mettre à jour pour le cycle suivant ?

Tommy Barav : [15:21] Oui, c'est une excellente question parce que je vois toujours ça comme des tableaux de bord. Donc quand j'ai besoin de plus de clarté, je retourne toujours à ce tableau de bord, mais euh, pour moi, la mise à jour était en fait, c'était un jour où je créais mes cinq jours et le soir, chaque soir, je m'asseyais sur Google Keep pour mettre à jour les cinq jours d'aujourd'hui, puis je l'oubliais. Le matin, je l'ai toujours ouvert, il y a un onglet rose sur Chrome, donc je l'ai toujours enseigné, donc je peux voir ce tableau de bord tout le temps et si vous utilisez un écran ultraléger, comme un grand écran, vous pouvez le mettre tout le temps aussi quand vous faites d'autres tâches.

Ce sera comme un grand rappel, un grand phare pour toutes vos tâches.

Ainsi, chaque semaine, je le mets à jour le vendredi et j'ai un rappel sur mon calendrier, chaque mois et, bien sûr, à la fin de l'année, c'est ma résolution du nouvel an. Je mets également à jour mes objectifs annuels.

Juan : [16:37] J'adore ça. Je l'adore. Voilà, c'est fait. Les maîtres de la productivité. Tommy a fait en sorte que Google Keep serve à quelque chose qu'il n'est pas censé faire. La plupart d'entre nous l'utilisent pour les rappels, la plupart d'entre nous l'utilisent pour les choses à faire, mais ce que Tommy a découvert, c'est que la plupart d'entre nous ne fonctionnent qu'avec des listes de choses à faire et que nous nous occupons de choses qui sont seulement urgentes, mais pas importantes. Comment remédier à cette situation ? Nous devons cesser de penser à la productivité et commencer à penser à l'efficacité et à nous assurer que nous faisons ce qu'il faut. Tommy s'attaque à ce problème en utilisant Google Keep, non pas pour prendre des notes ou suivre des rappels comme la plupart d'entre nous, mais en créant un tableau de bord en direct sur Google Keep, dont nous partagerons une image dans les notes de l'émission. Ce système aide Tommy à se concentrer sur les tâches importantes et pas seulement sur les tâches urgentes, et c'est très facile.

Juan : [17:19] C'est juste cinq cartes de gauche à droite et vous pouvez reproduire ça à la maison ou le lancer sur votre propre Google Keep. Du côté gauche, nous avons notre routine matinale, suivie des cinq tâches d'aujourd'hui, qui sont celles qui ont le plus d'impact, vous savez, vous avez répondu à des questions comme ce qui aura le plus d'impact sur ma vie, ce qui aura un impact sur la croissance de mon entreprise. Qu'est-ce que je ne peux pas déléguer ? Qu'est-ce qui est urgent et important, et pas seulement urgent pour demain ? C'est la deuxième carte, n'est-ce pas ? Les cinq d'aujourd'hui. La troisième carte est celle de vos objectifs mensuels, suivie de vos objectifs annuels et enfin d'une carte d'objectifs mutuels pour améliorer votre vie familiale et personnelle, qui est en fait partagée avec la partenaire de Tommy, avec sa femme. Tommy, merci d'avoir partagé cela avec nous. Alors que vous continuez à vous développer et à faire avancer votre carrière, quel est le meilleur endroit où les gens peuvent rester en contact avec vous et en savoir plus sur ce que vous faites ?

Tommy Barav : [18:04] Oui. En fait, j'ai mon propre blog. Pour l'instant, il est en hébreu, mais je vais bientôt le traduire en anglais. Je vis de courriels, donc vous pouvez me contacter tout le temps par courriel. Je m'assure de partager mon email avec vous et vous savez, et j'ai aussi, je viens de créer un podcast que vous pouvez différents podcasts où je parle de la technologie et assurez-vous de partager le lien aussi.

Juan : [18:36] Parfait. D'accord. Dites-moi ce que vous en pensez. Merci beaucoup d'être venu dans l'émission et d'avoir partagé tout cela avec nous.

Tommy Barav : [18:40] Merci beaucoup. C'était formidable.