Episode 2 - Stever Robbins

Stever Robbins est conférencier, auteur, animateur d'ateliers, coach exécutif et animateur du podcast Get-It-Done-Guy qui a été téléchargé plus de 36 millions de fois. Il a été cité dans de nombreuses publications, dont le Wall Street Journal, le New York Times, ABC News et FOX News. Il est titulaire d'un MBA de la Harvard Business School et d'une licence en sciences informatiques du MIT. Écoutons-le dans cet épisode des Productivity Masterminds[

Points forts

• Règle des 80/20 : Comprenez que tous les efforts ne produisent pas les mêmes résultats et que vous pouvez faire quelque chose de productif dans le sens où cela produit un certain type de résultat, mais que cela peut avoir un effet de levier très faible.
• Listes de contrôle : Lorsque vous travaillez sur une tâche que vous allez effectuer plus souvent, créez une liste de contrôle et notez chaque étape. La prochaine fois que vous effectuerez la tâche, suivez les étapes et cherchez immédiatement des moyens d'optimiser et d'accélérer le processus. Étape bonus : Une fois que votre processus est suffisamment optimisé (et potentiellement automatisé), décidez s'il serait préférable de déléguer ou d'externaliser cette tâche à quelqu'un d'autre.
• Efficacité et efficience : Être efficace signifie que vous faites quelque chose en utilisant très peu d'énergie ou de ressources pour accomplir cette tâche. Être efficace signifie que l'on fait ce qu'il faut. Il est de loin préférable d'être inefficacement efficace que d'être inefficacement efficient. Si vous êtes très efficace, mais que vous ne faites pas ce qu'il faut, vous arriverez plus vite là où vous ne voulez pas aller, ce qui n'est pas intelligent.
• C'est à vous de décider :Vous disposez d'une quantité fixe de temps, vous ne savez pas combien vous en avez et chaque moment que vous avez dépend de vous et de votre prise de décision pour décider comment vous allez l'utiliser. La gestion du temps se résume donc à la question suivante : "Qu'est-ce que je vais faire de la prochaine minute de mon temps ?

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Notes de l'émission

Juan: Stever, merci de nous avoir rejoints. Bienvenue dans l'émission.

Stever: Je vous remercie.

Juan: Stever, tu sais quelque chose sur le temps que la plupart des gens ne savent pas et tu dois avoir compris quelques cadres de productivité et de gestion du temps. Peux-tu nous expliquer un peu comment tu vois le temps ?

Stever: Bien sûr. Le temps passe, que vous l'utilisiez ou non. Beaucoup de gens pensent que le temps est divisé en petites tranches bien nettes, par exemple, je veux parler de l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée n'existe pas vraiment. Vous disposez d'une quantité fixe de temps, vous ne savez pas combien vous en avez et chaque moment que vous avez dépend de vous et de votre prise de décision pour décider comment vous allez l'utiliser. La gestion du temps se résume donc à la question suivante : "Qu'est-ce que je vais faire de la prochaine minute de mon temps ? C'est la seule question qui se pose et il s'agit de savoir comment prendre la décision de faire ce qu'il faut de cette minute. Il existe des milliards de cadres différents. Je n'en retiendrai que deux qui me semblent particulièrement importants.

La première est la règle des 80/20. Comprenez que tous les efforts ne produisent pas les mêmes résultats et que vous pouvez faire quelque chose de productif dans le sens où cela produit un certain type de résultat, mais que cela peut avoir un effet de levier très faible.

Vous pouvez produire un résultat qui n'est utile que dans l'immédiat. Supposons par exemple que vous vous adressiez personnellement à 200 personnes dans le cadre d'une initiative de collecte de fonds et que vous vous asseyiez pour taper un message électronique à l'une de ces personnes. Cela semble très productif, n'est-ce pas ? Vous prenez des mesures qui vous permettront d'atteindre votre objectif de collecte de fonds en obtenant l'adhésion de cette personne. Cependant, à moins que ces 200 personnes ne soient très, très, très personnalisées, il vaudrait mieux consacrer ce même temps à créer un modèle générique avec trois ou quatre emplacements de personnalisation. Une fois ce modèle créé, ce qui peut vous prendre quatre ou cinq fois plus de temps que pour écrire un seul message, mais une fois le modèle créé, vous appuyez sur le bouton du modèle, quelle que soit sa durée d'utilisation, et le message vous dit : " Veuillez saisir le paragraphe de personnalisation pour cette personne ". Vous le tapez, puis vous appuyez sur Envoyer et soudain, vous passez de 200 fois, disons, 10 minutes, ce qui est une activité à très faible effet de levier pour faire les courriels individuels. Au lieu de cela, vous avez peut-être passé 30 minutes à élaborer le modèle, mais cela vous permet de traiter les 199 autres courriels en une minute et demie chacun et, globalement, même si le début prend plus de temps, l'ensemble de la tâche prend beaucoup, beaucoup moins de temps,

Juan: C'est vrai. C'est tout le concept de passer plus de temps à aiguiser la hache qu'à tailler l'arbre et ensuite, quand vous coupez l'arbre, il va avancer beaucoup plus vite parce que vous avez passé du temps à vous préparer à la tâche. Comment trouver les possibilités d'optimiser ces choses ? Pensez-vous à la mise en lots des travaux, semble-t-il ?

Stever: Oh, mon Dieu. Je pense à toutes sortes de choses différentes. Comme j'ai commencé ma vie en tant que programmeur informatique, j'ai passé les 17 premières années de ma carrière à ne rien faire d'autre qu'à trouver comment modifier et optimiser les processus, j'ai donc une très, très grande boîte à outils et la façon dont je le fais, mais le genre de choses que je recherche :

Tout type de communication électronique peut être modélisé, qu'il s'agisse d'une fusion de courrier dans Word, d'un système de courrier électronique automatisé ou même de macros clavier.

Le texte est donc toujours facile à modéliser. J'ai un concept dont je parle dans mon livre intitulé " The Get It Done Guys : Nine steps to work less and do more " et que j'appelle " livres de ressources " ou " manuels de ressources ", j'ai oublié l'expression exacte. C'est amusant parce que c'est quelque chose que j'ai inventé pour moi-même et qui semblait être une idée évidente, mais beaucoup de gens ne le font pas. En fait, presque personne ne le fait, c'est-à-dire que lorsque je fais une nouvelle tâche que je n'ai jamais faite auparavant, je sors un livre, je prends un cahier vierge et j'écris chaque étape de la tâche au fur et à mesure que je la fais et si je dois revenir en arrière, j'insère de petites flèches et je dis, "oh, j'ai oublié l'étape entre les étapes deux et trois". Si une étape particulière de la tâche nécessite une information externe, je l'écris dans le carnet. Par exemple, si j'apprends à monter une vidéo et que je veux ajouter une séquence de titre à une vidéo que je suis en train de produire, j'écrirai : un : lancer Camtasia, deux : insérer la vidéo, trois : déplacer la vidéo vers la droite sur la ligne de temps, quatre : enregistrer la séquence d'introduction en appuyant sur le bouton d'enregistrement, cinq : placer l'intro, chercher, etc. Je procède donc morceau par morceau. S'il s'agit d'une information extérieure, comme moi, je dirai peut-être d'aller chercher un clip art que je pourrai utiliser pour l'arrière-plan de l'écran de titre dans mon petit livre de ressources. Et rappelez-vous, c'est un carnet de notes qui se trouve à côté de moi sur mon bureau, je vais écrire, aller sur clipart.com ou unsplash.com ou n'importe quel site web que j'utilise pour obtenir le clip art de sorte que - et j'ai continué à suivre le processus et quand j'ai fini, j'ai maintenant une liste de chaque étape du processus et de toutes les ressources qu'il a fallu pour être en mesure de faire cela, de compléter ce processus et de réaliser cette tâche. J'ai donc maintenant une instruction étape par étape sur la façon de monter une vidéo et d'ajouter un écran de titre. La prochaine fois que j'aurai besoin d'un écran de titre, je suivrai les instructions de mon livre et je découvrirai peut-être que je peux combiner ces deux étapes parce qu'il s'avère que Camtasia dispose d'une fonction d'annotation géniale ou que cette étape semble représenter beaucoup de travail. Je me demande si je peux trouver un moyen de la raccourcir. Oh, je peux le faire parce que je peux pré-rendre le titre de l'intro et je n'ai pas besoin de le faire une deuxième fois. Je peux ensuite l'intégrer en tant que clip vidéo séparé ou tout autre élément.

J'effectue donc la tâche une deuxième fois, cette fois à partir de mon livre de ressources, et je cherche des moyens d'optimiser et d'accélérer les choses.

Une fois que j'ai fait tout cela et que j'ai une liste d'étapes dont je sais qu'elle fonctionne, je peux soit taper cette liste d'étapes dans une sorte de liste de contrôle en ligne et checkvist.com est l'outil particulier que j'utilise pour enregistrer mes listes de contrôle. La prochaine fois que j'aurai à le faire, il me suffira d'aller sur checkvist pour afficher le diagramme de processus de ce que je dois faire et le parcourir étape par étape en cochant les cases. Je peux également disposer d'une liste de contrôle en ligne. Je peux faire appel à un assistant virtuel ou embaucher quelqu'un du voisinage, un enfant ou autre. Et s'il s'avère que c'est une tâche qu'il vaut mieux déléguer à quelqu'un d'autre, je peux maintenant lui donner la liste de contrôle et la parcourir avec lui la première fois et je découvrirai alors "oh, quelles sont les étapes qui étaient évidentes pour moi et qui lui posent maintenant problème". Donc pour moi, s'il est dit de taper le titre, mais vous savez, tapez le titre et le nom de la vidéo, pour moi, c'est évident de savoir comment faire. Je les regarde faire et je me dis " oh, quelles sont les étapes manquantes que j'avais en tête, mais que je n'ai pas pensé à noter ", et je les ajoute à la liste de contrôle. Et voilà, j'ai une liste de contrôle complète que l'assistant virtuel ou la personne du voisinage peut utiliser pour effectuer la tâche en question. C'est un système qui permet de trouver des opportunités, de rationaliser, de déléguer. C'est ce que je fais et je trouve que cela fonctionne très bien.

Juan: Non, c'est parfait. Je pense que pour résumer cela dans un pilier du succès que Stever utilise, je veux dire que vous êtes plutôt dans l'action préméditée, donc en créant un plan pour les choses que vous savez que vous allez faire plus d'une fois, vous pouvez trouver des opportunités d'optimisation. Si vous laissez chaque tâche vous prendre au dépourvu et que vous réagissez toujours au lieu d'être proactif pour les tâches que vous savez déjà que vous allez faire plus d'une fois, alors vous ne serez pas en mesure de créer des processus que vous pouvez embaucher ou externaliser pour qu'ils soient en mesure de faire plus rapidement. Il s'agit donc d'être intentionnel, n'est-ce pas ?

Stever: Je voudrais clarifier quelque chose parce que vous parlez de planification préalable. Je ne parle pas de planification préalable, je dis que la première fois que vous effectuez la tâche, écrivez simplement les étapes au fur et à mesure que vous les rencontrez, de sorte que vous ne faites pas de planification préalable la première fois. C'est le journal des étapes que vous avez suivies qui devient votre plan pour la deuxième fois.

Juan: J'ai compris. D'accord.

Stever: Parce que vous ne connaissez pas nécessairement le plan à l'avance, vous ne savez pas " oh, cette personne va oublier de taper mon nom dans le titre ", vous devez le découvrir. C'est au fur et à mesure que vous le découvrez, que vous l'écrivez pour ne jamais avoir à le faire, pour ne jamais avoir à le découvrir une deuxième fois.

Juan: C'est tout à fait logique. Quand tu travailles avec tes clients, Stever, est-ce que tu les consultes généralement pour qu'ils prennent l'habitude de faire cela pour chaque action ? Ou bien est-ce que c'est spécifiquement pour les actions que vous savez que vous allez entreprendre plus d'une fois ?

Stever: Oh, ce serait seulement pour les actions que vous prenez plus d'une fois, sinon ce serait depuis la première fois, vous écrivez juste des choses pour vous.

Juan: C'est vrai.

Stever: Je ne sais pas si cela vous apporterait quelque chose. Je vais vous dire, c'est l'un de mes pièges personnels, j'ai tendance à vouloir tout automatiser même si c'est quelque chose que je ne vais faire qu'une seule fois. Il m'est arrivé plusieurs fois de créer des systèmes très élaborés et fabuleusement, théoriquement, purs qui pouvaient absolument faire la chose que je n'avais besoin de faire qu'une seule fois. Le fait que j'aie créé le système ne m'a donc été d'aucune aide.

Juan: C'est vrai. Oh, mon Dieu, c'est tout à fait racontable. Je pense que nous sommes tous passés par là en créant des systèmes complexes. Stever, parlez-moi d'une dernière chose que vous trouvez généralement très utile lorsque vous travaillez avec des clients indépendants qui cherchent à optimiser leur temps. Y a-t-il autre chose que vous leur apprenez sur la gestion du temps ?

Stever: Oh, je vais vous dire, la première chose que la plupart des gens ne comprennent pas, c'est la différence entre l'efficacité et l'efficience. Être efficace signifie que vous faites quelque chose en utilisant très peu d'énergie ou très peu de ressources pour accomplir cette tâche. Être efficace signifie que l'on fait ce qu'il faut et il est de loin préférable d'être inefficacement efficace que d'être inefficacement efficient.

Ce que je veux dire par là, c'est que si vous êtes très, très efficace, mais que vous ne faites pas ce qu'il faut, vous arriverez plus vite là où vous ne voulez pas être, ce qui n'est pas intelligent.

Ainsi, la plupart des gens ne consacrent pas leur temps à s'assurer qu'ils se concentrent sur l'action qui va vraiment les faire avancer. Je vais vous donner un exemple personnel, qui est l'un de mes, encore une fois, un autre de mes pièges personnels. Comme j'ai passé les 17 premières années de ma carrière en tant que programmeur, j'ai tendance à me laisser détourner par la technologie. Par exemple, je suis en train de mettre en place un tas d'outils et de vidéos pour le groupe "Get It Done" que j'anime actuellement, et je trouve qu'il est très facile pour moi de me laisser entraîner par l'idée que tant que je suis sur cette page de mon site web, je peux en refaire la mise en page et qu'il y a un nouveau plugin que je peux ajouter. Et je finis par faire des choses que je pourrais, dans un monde abstrait, justifier. Je peux dire : "Regardez, la page est plus belle maintenant, il est plus facile pour mes étudiants de naviguer", vous savez, j'ai fait cette chose utile, mais la réalité est que ce n'est pas la chose qui va faire avancer l'entreprise. La page telle qu'elle était fonctionnait parfaitement bien et le fait que je puisse la faire passer d'une efficacité de 89 % à 93 % n'est tout simplement pas pertinent pour l'entreprise. Si j'avais passé le même temps à préparer une publicité ou à appeler un prospect, cela aurait eu beaucoup plus de sens. Au risque de montrer que je ne suis pas parfait. C'est un point sur lequel je me bats toujours personnellement.

Chaque matin, je mets un post-it sur mon écran, une petite note autocollante qui dit simplement : voici la priorité de la journée.

Ainsi, lorsque je suis accaparé par quelque chose, dès que mon œil tombe sur cette note autocollante, je me dis " d'accord, je suis censé travailler aujourd'hui à la construction de ma liste de diffusion ou autre, plutôt qu'à l'édition de vidéos ".

Juan: Non, c'est tout à fait logique. Voilà, c'est le mastermind de la productivité. Stever est un expert en productivité et consulte des professionnels indépendants pour s'assurer qu'ils tirent le meilleur parti de leur temps, en se concentrant non seulement sur l'efficacité, je suis désolé, l'efficience, mais aussi sur l'efficacité pour s'assurer qu'ils n'arrivent pas plus vite là où ils ne veulent pas être, mais qu'ils s'efforcent plutôt d'arriver là où ils veulent être. Il aide les professionnels à créer des plans en tandem pendant qu'ils font des choses qu'ils savent qu'ils vont faire plus d'une fois, afin qu'ils puissent les embaucher ou les externaliser à l'avenir et être beaucoup plus économes de leur temps. Merci beaucoup Stever d'être venu dans l'émission.

Stever: Avec plaisir.