Episode 9 - John Trabelsi

John Trabelsi est concepteur visuel principal au sein du groupe Innovation & Advanced Technology d'Intuit, une société Fintech basée dans la Silicon Valley, en Californie. Auparavant, il a été directeur de la création chez Evernote et directeur de la marque et du design chez Treasure Data. Il est aujourd'hui investisseur et conseiller en marque auprès de la startup responsable du café servi au siège de Facebook et de Google, Progeny Coffee. Il nous en dit plus dans cet épisode des Productivity Masterminds.

Points forts

• Pensez à long terme et à court terme. Il s'agit de penser intentionnellement à l'avenir tout en restant pragmatique par rapport à la situation actuelle. Consacrez du temps au présent pour faire fonctionner votre entreprise, mais pensez aussi à l'avenir.
• Séparez votre temps de création de votre temps de réunion. Protégez le temps pendant lequel vous êtes réellement productif et fixez des heures distinctes pour les réunions, par exemple, afin de protéger votre flux de travail.
• Réfléchissez à l'avance. Planifiez votre journée. Le vendredi, écrivez vos tâches pour la semaine suivante. Vous pouvez ainsi démarrer dès le début de la journée en exécutant et en prenant de l'élan.
• Choisissez une tâche importante à accomplir chaque jour. Choisissez chaque jour une tâche importante que vous devez accomplir, quoi qu'il arrive. Ainsi, si vous effectuez cinq tâches VIP par semaine, votre entreprise progressera.

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Notes de l'émission

Juan : Vous avez fait des choses vraiment impressionnantes dans votre carrière, John, que ce soit en travaillant avec Evernote ou avec Intuit, et maintenant vous créez votre propre startup. Tu as donc une connaissance du temps que la plupart d'entre nous n'ont pas en ce qui concerne l'établissement de priorités et l'utilisation du temps. Pouvez-vous nous expliquer un peu comment vous pensez au temps, comment vous priorisez vos opportunités ?

John Trabelsi : [01:43] Oui. En ce moment, surtout parce que j'ai un emploi à plein temps chez Intuit et la société de café Progeny qui se développe très, très rapidement. J'ai une application qui s'appelle Fantastic pour gérer mes calendriers. J'ai une superposition de mes deux entreprises dans mon agenda et c'est assez, assez cool et c'est une application géniale et je recommande à tout le monde de l'utiliser. C'est 50 dollars mais ça vaut vraiment le coup parce que dans Apple, on a un système de tâches et on peut combiner les tâches et les réunions dans le même calendrier, et c'est assez puissant pour moi.

Je partage donc mes journées entre l'action et la discussion, le brainstorming.

Ainsi, les lundis et vendredis, je n'ai pas de réunion, quoi qu'il arrive. Même s'il s'agit de quelqu'un d'important, je n'aurai jamais de réunion ces jours-là. Je passe donc ces journées à faire, et en général, c'est au milieu de la semaine que je passe le plus de temps à parler, [02:45] par exemple le mercredi, il m'arrive de ne même pas ouvrir mon ordinateur, je ne fais que parler avec des gens. Je vois donc des gens qui font le contraire, qui organisent des réunions le lundi, à la fin de la semaine, mais c'est la semaine où vous serez le plus efficace pour produire ou le moins efficace pour parler de choses parce que le lundi matin, vous êtes frais et dispos et vous voulez utiliser cette énergie pour produire. Le vendredi, vous êtes moins frais. Par conséquent, si vous consacrez ces journées à des choses que vous ne voulez pas faire, c'est-à-dire parler, réagir et vous battre autour d'idées, vous ne parviendrez pas à faire avancer les choses. Il faut donc faire les choses qui vous enthousiasment le plus à la fin de la semaine. L'une des choses les plus importantes, que je dis à ma femme et à mon cofondateur, c'est que

Chaque jour, vous devez accomplir une tâche qui est une tâche VIP.

Vous devez donc faire ce que vous avez à faire, même si c'est tard ou très tôt, mais vous devez le faire. Ainsi, si vous effectuez cinq tâches VIP par semaine, votre entreprise progressera, quoi qu'il arrive.

Juan : [03:49] Wow, c'est, c'est un apport incroyable. Oh mon Dieu, il y a tellement de choses à faire pour nous. J'ai déjà entendu parler de ce concept, il y a l'emploi du temps du manager et celui de l'artiste et du créateur, n'est-ce pas ? Si vous avez des réunions, même si elles ne durent que 20 ou 30 minutes, si vous les avez au milieu de votre journée, cela va vous faire sortir de votre flux créatif et vous ne pourrez pas donner le meilleur de vous-même, même si vous n'avez qu'une seule réunion par jour.

La plupart d'entre nous ont trois réunions de 30 minutes par jour, et si vous faites cela du lundi au vendredi, eh bien devinez quoi, vous n'avez jamais de flux entrant pendant plus de deux ou trois heures.

Ce que vous avez fait, c'est séparer les jours où vous ne faites que des réunions et où vous avez ces micro-interruptions des jours où vous créez pendant de longues périodes de temps, ce qui vous donne la possibilité d'avoir des journées de travail complètes où il n'y a rien d'autre que du flux et rien d'autre que la création et les choses que vous savez le mieux faire, [04:45] n'est-ce pas ? C'est comme ça que vous voyez les choses ?

John Trabelsi : [04:48] Précisément. En général, les mardis et jeudis sont un mélange de réunions et de tâches, mais les tâches ne durent pas toujours toute la journée. Parfois, il s'agit de petites tâches et c'est donc ce jour-là que je consacre le plus de temps aux petites tâches, n'est-ce pas ? Les modifications rapides de la plate-forme ou les courriels rapides qui nécessitent un peu d'attention, et c'est à cela que je consacre généralement mon temps. Mais c'est le lundi et le vendredi que je consacre le plus de temps à la créativité et à l'apprentissage en profondeur, parce que pour moi, c'est un apprentissage permanent. Même en ce moment, je suis en train d'apprendre la 3D, ce qui me dépasse complètement parce que je gère un logiciel très complexe, et même si j'ai une startup et un travail à plein temps, je trouve un moyen d'implémenter la 3D dans ces deux domaines, ce qui est très intéressant. Oui, et ça ajoute beaucoup de valeurs, et donc ces jours sont pour ça et c'est, je pense que c'est ce qui m'aide à aller de l'avant dans ces domaines.

Les lundis et vendredis sont les meilleurs jours pour la productivité et la créativité.

Juan : [05:54] C'est vrai. Et ils créent un élan qui vous permet de savoir comment remplir les autres jours avec les réunions, et ce ne sont pas seulement des réunions pour se rencontrer, ce sont des réunions parce que c'est comme un suivi des choses que vous créez ou que vous suivez dans ce que vous allez créer le vendredi. C'est une très bonne infrastructure. Vous parlez d'une tâche VIP que vous devez accomplir chaque jour de travail. Comment déterminez-vous cette tâche ?

John Trabelsi : [06:17] Comme je l'ai dit, j'ai une liste de tâches fantastiques et pour l'instant, elle est pratiquement vide parce que j'ai terminé tout ce que j'avais à faire et je dois lire parce que nous avons terminé. Nous sommes en train de terminer un projet, alors je vais devoir ajouter d'autres choses, mais j'ai un énorme carnet de commandes.

Mais ce que je fais, c'est qu'en général, le vendredi en fin de journée, je prépare la semaine suivante et je n'ai donc pas besoin d'y penser.

Et je pense que c'est l'une des erreurs que les gens font généralement, c'est-à-dire qu'ils arrivent le matin et se préparent pour la journée. C'est le moment où vous venez de prendre votre première tasse de café, si vous êtes comme moi un accro du café, c'est le moment où vous venez de vous réveiller, vous venez de vous reposer, c'est le moment où vous devriez être en train de produire, pas de penser à ce qu'il y a à faire. Le soir, je fais un rapide bilan pour le lendemain et je choisis ma tâche VIP, mais le vendredi soir, je prépare la semaine. Cela m'a vraiment aidé à aller de l'avant et à ne pas penser à ce que je devrais faire. Il y a des choses qui arrivent parfois et qui font qu'on ne peut pas les éviter. Il n'y a rien que vous puissiez faire, surtout lorsque vous travaillez pour une entreprise à temps plein ou que vous avez votre propre startup, cela va arriver. Mais ce qui est très important, c'est d'avoir cette liste de tâches et si quelque chose prend le dessus sur l'une des tâches VIP, ce n'est pas grave, faites-le. Trouvez une solution pour la remplacer, mais ayez une tâche VIP par jour, c'est ce que je vous recommande, parce qu'alors vous vous sentez submergé et vous vous dites "oh mon dieu, j'ai tout ça à faire". Et je me suis dit que je n'y pensais jamais. Je sais que j'ai une tâche à accomplir aujourd'hui. Je devais finaliser une présentation, c'est fait et ensuite je pourrais vraiment me concentrer sur l'autre tâche si j'en avais le temps. Et c'est ce que j'ai fait.

Juan : [07:55] Avez-vous un cadre pour déterminer si une tâche est suffisamment importante pour devenir une tâche VIP ?

John Trabelsi : [08:01] Il y a donc ces cadres de valeur. Pour moi, c'est un équilibre entre le long terme et le court terme, parce qu'à long terme, on ne sait pas quelle valeur on aura avant qu'ils ne le fassent. C'est vrai. Et donc, surtout dans le monde des startups, quand je vais investir du temps dans la conception, comme par exemple, nous venons de faire ce week-end et je vais parler d'un projet un peu plus loin, je suis désolé, mais nous avons fait ce week-end une visite virtuelle de la ferme, et nous avons eu un stand à la foire de mountain view. Mon vendredi était censé être consacré à autre chose, mais j'ai tout changé parce que nous avons eu cette idée et nous nous sommes associés à une entreprise pour réaliser cette visite virtuelle de la ferme avec l'accudose go. Nous sommes allés au budget des équipes et j'ai dû comprendre comment le mettre en place parce que c'était un nouveau système pour moi, et j'ai passé toute ma journée à le faire. Mais c'était une mauvaise chose. Ma tâche VIP du vendredi a donc été complètement remplacée par cette nouvelle tâche VIP, car nous avions eu l'idée le jeudi, et ce n'était donc pas mal, mais tout est question de court terme et de long terme.

Il faut faire la part des choses, car si vous ne vous concentrez que sur le court terme, vous ne développez pas les muscles de votre entreprise.

C'est vrai ? Ainsi, à court terme, il s'agira de prendre des risques, d'effectuer des réparations très importantes sur votre application, si vous avez des bogues d'application, et de faire parfois des paris à long terme sur l'idée ou le type de réflexion à long terme que vous devez mettre en place ici.

Juan : [09:37] Avez-vous une idée ou une suggestion sur la répartition ? Est-ce 50/50 ? 80/20.

John Trabelsi : [09:45] Le problème, c'est que les tâches à long terme prennent parfois plus de temps et qu'elles sont donc divisées en plusieurs parties. Mais je dirais qu'il peut s'agir d'un 50/50, parce qu'en fin de compte, la journée est très importante. Je dirais que c'est plutôt 70/30, 70 à court terme, 30 à long terme. Mais si vous avez un projet très important, par exemple quelque chose qui pourrait vraiment changer la trajectoire de votre entreprise, vous pouvez peut-être l'inverser un peu, vous savez, vous concentrer d'abord sur le long terme. C'est quelque chose que j'ai vu très souvent, j'ai travaillé pour tellement de startups en ce moment, peut-être 12 au cours des 10 dernières années, c'est fou. Mais il y a quelque chose que je vois, c'est que certaines startups se concentrent sur l'embauche de vendeurs, mais elles ne se concentrent pas sur leur marque, et donc au fur et à mesure qu'elles grandissent, elles embauchent plus de vendeurs et donc ça leur coûte plus d'argent.

Et je n'arrête pas de leur dire que si vous investissez dans votre marque, ce qui est une chose à long terme, vous allez construire un muscle qui va surpasser le besoin d'embaucher plus de vendeurs, n'est-ce pas ?

Et donc dans l'avenir. Si vous vous concentrez à 100 % sur le présent, vous devrez toujours vous concentrer sur le présent pour faire avancer votre entreprise. Passez donc du temps à vous projeter dans l'avenir, quel que soit le sens que vous lui donnez.

Juan : [11:17] Wow. Voilà, c'est fait. John vient de partager avec nous un cadre pour penser à long terme et à court terme, pour être intentionnel et se rendre à l'endroit suivant tout en étant pratique avec l'endroit où l'on se trouve en ce moment, surtout si l'on dirige une entreprise, il faut penser pratique en termes de court terme, mais même là, nous avons un cadre pour séparer notre temps de création de notre temps de réunion, pour s'assurer que nous gardons et protégeons le temps où nous sommes réellement dans le flux et que nous pensons à l'avance pour ne pas être pris par surprise au jour le jour par ce que nous avons à faire. Nous sommes en mesure de démarrer dès le début de la journée en exécutant et en prenant de l'élan. John, merci beaucoup d'avoir partagé tout cela avec nous.

John Trabelsi : Il n'y a pas de quoi.

Juan : Pour ceux d'entre nous qui écoutent, nous voulons suivre votre carrière, tout ce que vous faites. Quel est le meilleur endroit pour cela ?

John Trabelsi :[12:01] LinkedIn est un endroit formidable. John Trabelsi, vous pouvez m'ajouter, j'accepte à peu près tout le monde parce qu'on ne sait jamais qui sera une bonne personne avec laquelle on pourra être en contact et qui deviendra un ami parfois, comme je vais certainement construire une relation avec vous et avec vous. Je pense que nous pouvons devenir amis et LinkedIn est un endroit idéal. Si vous voulez suivre, acheter du bon café colombien, vous pouvez aller sur notre site web, progenycoffee.com. Et voilà, je pense que c'est le meilleur endroit pour moi aujourd'hui. N'hésitez pas à m'envoyer un message si vous avez des questions ou si je peux vous aider. Je sais qu'il est difficile d'être dans un monde de startups aujourd'hui.

Juan : [12:42] C'est incroyable. John Trabelsi de progeny et Intuit, merci beaucoup d'être venu dans l'émission.

John Trabelsi: Merci beaucoup de m'accueillir ici.