Episodio 16 - Charles Byrd

Charles Byrd es un apasionado de la productividad e influencer certificado por Evernote especializado en joint ventures, marketing y comunicaciones creativas. Sus cursos online han llegado a más de un millón de personas en 2017. Como experto en productividad, Charles enseña a directores ejecutivos y empresarios a "acabar con el caos" de la sobrecarga de información.

Charles trabaja con socios como Brian Tracy, Eben Pagan, Josh Turner y Mike Filsaime. Vamos a escuchar más de él en este episodio del podcast.

Reflejos

• La trifecta del poder. Es la combinación de herramientas, flujos de trabajo y hábitos, porque podrías tener la mejor herramienta del mundo, pero si no sabes cómo aplicarla a tu vida y a tu negocio, no sirve para nada.
• Utiliza tu superpoder de los cinco segundos. Aprende a utilizar las etiquetas en Evernote y sé capaz de encontrar todo lo que necesitas en cinco segundos.
• Haz sonar la campana de "lo entiendo, lo necesito". Es la campana que suena en tu cabeza cuando te das cuenta de que algo es interesante o importante. Y cuando oyes eso, es tu señal para poner esa información en Evernote en ese mismo momento y etiquetarla.
• Entender el secreto del etiquetado. El secreto del etiquetado es centrarse en quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Y no es que necesites cinco etiquetas, pero si simplemente te guías por eso, te resultará muy fácil captar de qué se trata.
• Evernote no es sólo una herramienta para tareas pendientes. Es un lugar en el que documentar tus procesos paso a paso para que puedas repetirlos más tarde con mayor rapidez y te resulte más fácil delegar en otros miembros del equipo.
• El Tracker te ayuda a mantener la concentración. Cuando eliges un lado para poner el dispositivo, no quieres volver a cogerlo en dos segundos y darle la vuelta, así que te ayuda a mantenerte concentrado en esa tarea y a aprovechar el día al máximo.

Regalo

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Notas del programa

Juan: Charles Byrd es un apasionado de la productividad e influencer certificado por Evernote especializado en joint ventures, marketing y comunicaciones creativas. Sus cursos en línea han llegado a más de un millón de personas como un experto en productividad, Charles entrena, CEOs y empresarios cómo matar el caos de la sobrecarga de información. Charles trabaja con socios como Brian Tracy, Eben Pagan, Josh Turner y Mike Filsaime. Vamos a escuchar más de él en este episodio del podcast. Charles, muchas gracias por venir al programa.

Charles Byrd: [01:22] Es un placer. Gracias por recibirme,

Juan: [01:24] Carlos. Eres un experto en productividad y trabajas con muchos profesionales de primer nivel. Ciertamente sabes algo sobre productividad y gestión del tiempo que la mayoría de nosotros no sabemos. ¿Puedes explicarnos un poco tu marco de trabajo y cómo piensas sobre el tiempo?

Charles Byrd: [01:35] Sí, absolutamente. Así que, um, yo, yo tengo un fondo corporativo. Trabajé en Silicon Valley durante 15 años. Fui gerente de proyecto, gerente de programa y director en una empresa de software de mil millones de dólares y creo entrenamientos y realmente los sistemas que creé fueron principalmente para mi propia supervivencia y ser capaz de, ya sabes, manejar 12 proyectos empresariales a la vez y cosas por el estilo donde, donde el estrés es alto y hay tantas piezas para manejar. Así que, um, yo, yo recuerdo uno de los catalizadores para, para crear el sistema que enseño hoy. Caminé, entré en la oficina y uno de los vicepresidentes fue como, estamos mirando adelante a su presentación. Le dije: "Sí, el próximo martes, como siempre". Y él me dijo, no, la necesitamos en media hora. Así que entro en mi oficina, estoy sudando balas, mis estómagos y no.

Intento encontrar cosas que no encuentro tan rápido y me juré crear un sistema que no me volviera a poner en esa situación y ese sistema está muy basado en el uso de Evernote.

[02:39] Así que en este momento soy un consultor certificado de Evernote. Enseño Evernote a cientos de miles de personas al año y algunos de los trucos para el comercio, en realidad es algo que yo llamo el poder trifecta. Es la combinación de herramientas, flujos de trabajo, y los hábitos, porque usted podría tener la mejor herramienta del mundo, pero si usted no sabe cómo aplicarlo a su vida y su negocio, usted no tiene Evernote sentado en su teléfono, usted tiene hashtag nunca nota y nevernote no te enganche tan a menudo. Por lo tanto, o si usted sabe cómo utilizar la herramienta, usted tiene la herramienta, pero no tienen los hábitos en el lugar para capturar lo que es interesante o importante cuando se cruza a través de su conciencia, si usted piensa en ello o viene en su bandeja de entrada o su navegador web, entonces no va a estar allí cuando lo necesite. Por eso me centro en la trifecta del poder.

[03:28] Y una de las maneras más fáciles de encontrar cosas es aprendiendo a usar las etiquetas en Evernote y las etiquetas - te permiten, lo que yo llamo tu superpoder de cinco segundos, poner el dedo en cualquier cosa que necesites en cinco segundos. Y para ser capaz de hacer eso, simplemente tenemos que reconocer cuando algo es interesante o importante.

Es lo que yo llamo la campana de "lo-exploro-lo-necesito", es la campana que suena en tu cabeza cuando te das cuenta de que algo es interesante o importante.

Así que cuando llega el testimonio de uno de tus principales clientes y dices, qué bien, estoy deseando volver a usarlo, es cuando suena la campana de lo interesante e importante. Suena así en tu cabeza. Y cuando escuchas eso, esa es tu señal para poner esa información en Evernote en ese mismo momento y etiquetarla.

[04:22] Y quieres saber el secreto del etiquetado. Esa es una pregunta capciosa. Sí. El secreto del etiquetado es centrarse en el quién, qué, cuándo, dónde, por qué. Y no es que necesites cinco etiquetas, pero si simplemente te diriges a ti mismo a través de eso, quién, qué, cuándo, dónde, por qué, hace que sea muy fácil capturar lo que es. De hecho, tengo una nota ahora mismo. Está etiquetada con tu nombre. Está etiquetada con Timeular y está etiquetada con podcast. Quién, qué, cuándo, dónde, por qué. De nuevo, no necesitas los cinco, pero mira como en el futuro podría sacar esto y en dos segundos tecleando una palabra o dos. Sí. Sí. Así que eso es una especie de columna vertebral de lo que enseño y um, es, ha sido un viaje muy divertido ir de la empresa con cero conexiones y tratando de aprender de marketing en línea y todo eso para ahora trabajar con algunas de las personas más grandes del mundo. Tú y yo por separado tuvimos a David Allen en nuestros programas hace una semana o dos. Trabajamos con otras personas que tienes en este podcast, mi amigo Mike Vardy y muchos otros. Así que, es muy satisfactorio ser capaz de ayudar a la gente a escala. Y eso es realmente lo que me apasiona.

Juan: [05:39] Vaya, eso es maravilloso. Charles. Hay algunas cosas que tenemos que desglosar aquí. Realmente entiendo las herramientas y los hábitos. Creo que eso es bastante universal. Los flujos de trabajo no están muy claros para mí en este momento. ¿De qué hablas exactamente con los flujos de trabajo? ¿Es que sólo los hábitos de tener las etiquetas y cosas por el estilo. Es una especie de mecánica

Charles Byrd: [05:56] Por ejemplo, una herramienta como Evernote, podríamos estar hablando de Asana o cualquier otra cosa, pero puedes tener la herramienta ahí, pero necesitas flujos de trabajo específicos para saber cómo aplicarla en situaciones específicas. Así que sólo como un ejemplo, hablé con un veterano de 30 años de consultoría de ayer y, y yo hago consultoría a mí mismo, pero ciertamente no han estado haciendo 30 años, así que me dio este maravilloso documento de incorporación y por lo que necesita saber el flujo de trabajo, qué hacer con eso. Así que, obviamente, lo puse directamente en el Evernote, etiquetarlo plantilla, etiquetarlo consultoría para que yo sepa exactamente qué hacer con los diferentes tipos de información. ¿Es algo de referencia? ¿Es algo procesable? Y básicamente es el diseño de los flujos de trabajo dentro de las herramientas para que las herramientas traen los beneficios que prometen porque la mayoría de la gente tiene Evernote en sus teléfonos, el 94 por ciento de las personas han oído hablar de él, tres cuartas partes de ellos lo tienen. Y cuando les hago una encuesta, ¿cuántos de ustedes saben que podrían utilizarlo mejor o piensan utilizarlo más? Es el 95 por ciento.

Juan: Oh, vaya. E incluso algo tan simple como las etiquetas. Yo, personalmente me gusta usar Google keep y sólo he usado Evernote para juguetear un poco con él. Pero lo que me gusta de lo que estás sugiriendo con el uso de etiquetas es que también puedo buscar cosas muy fácilmente en mi Google Keep, pero no está todo organizado en mi cabeza. Es sólo un montón de notas adhesivas en como una versión APP. Pero lo que estás haciendo con las etiquetas es en realidad ser intencional acerca de la catalogación de cada una de estas ideas y usted, usted está poniendo la carga de catalogación en sí mismo como un ser humano y no sólo en la tecnología y dejar que la tecnología encontrar lo que estás buscando seis meses a partir de ahora, pero en realidad recordar cómo estás organizando las cosas de una manera muy visual. Usted sabe, usted tiene como 15 carpetas diferentes que componen su vida, digamos.

Charles Byrd: [07:47] Porque tengo, tengo amigos como mi amigo el Dr. Ron Friedman. Él es como, bueno, puedo buscar cosas y Evernote va a encontrarlo. Y tiene toda la razón. Y hay, hay el esfuerzo inicial de poner estas etiquetas. Pero en realidad, ¿cuánto esfuerzo es escribir podcast, Timeular, Juan. Así que - no es mucho esfuerzo.

Y aquí está la cosa, si busco en Evernote la palabra coche, va a encontrar todo tipo de cosas. ¿Cualquier otra palabra que tenga coche? Va a encontrar una montaña de cosas. Pero si busco la etiqueta auto, solo va a encontrar lo que debería encontrar, ¿cierto?

Juan: No, tiene mucho sentido. Sí. Vale. Así que alguien está sentado en casa ahora mismo y está escuchando esto como, vale, lo entiendo. Hay herramientas, hay flujos de trabajo, hay hábitos. Veo cómo todo encaja. ¿Cómo se relaciona esto con tu marca? Eres un experto en productividad. Así que cuanto más me apropio de estos aspectos de mi vida, ¿cómo los convierto en productividad?

Charles Byrd: [08:56] Ok. Así que para empezar, aprender mis sistemas simplemente con la parte de Evernote te ahorrará tres horas a la semana y ahorrando tres horas a la semana como mínimo, eso suma 144 horas al año o 18 días laborables de tiempo recuperado. Eso es sólo aprender uno de mis sistemas y herramientas. Ahora, cuando se combina con soluciones de gestión de tareas, soluciones de gestión de proyectos, correo electrónico y así sucesivamente, e integrarlos en una, una hermosa red de salsa de productividad mágica, que, uh, que, simplemente agiliza las empresas, equipos, cosas como el uso de Slack y así sucesivamente. Se integran múltiples herramientas para crear flujos de trabajo a través de lo que haces como una empresa o un individuo. Uh, por lo que se señaló sólo con el curso de Evernote, si eso es ahorrar tanto tiempo, que, que es mi Evernote entrenamientos, um, entonces las otras cosas combinadas que, se empieza a ahorrar más y más. Sólo tienes que seguir optimizando. Es Kaizen mejora continua. Sigues añadiendo capas para simplificar, lo que suena irónico, pero así es como funciona.

Juan: Es curioso, ¿cómo animarías a alguien a empezar a crear estos flujos de trabajo e integraciones por sí mismo? Supongo que Evernote es bastante fácil. Es buscar los tutoriales. Es contactar con un experto como tú. Byrdword.com y aprender más acerca de sus servicios en general. ¿Cómo voy a empezar ahora a lo largo de la etiqueta como lo que estás diciendo, los pantalones y los problemas del mundo y hacer esto aplicable para mi vida empresarial.

Charles Byrd: Claro. Hay varias formas de hacerlo.

Una de las maneras más fáciles de hacerlo es acudir a un experto que le ahorrará el tiempo de averiguarlo. Por eso tanta gente que tiene Evernote no lo usa. No saben cómo aplicarlo a su negocio y a su vida.

Juan: [10:53] Es como tener una cinta de correr en casa, pero a menos que tengas un entrenador personal, probablemente te guste esa responsabilidad. ¿O no? O al menos un compañero de entrenamiento.

Charles Byrd: Sí, y es básicamente que tendrían que tomarse el tiempo para diseñar el sistema. Ahora creo que vale la pena, pero si usted me acaba de dar el libro de jugadas, quiero decir que va a hacer que sea mucho más fácil de poner en marcha y que no quiere decir que no se puede trabajar en estas cosas a ti mismo. Si se te ocurre una buena solución para algo, simplemente documéntalo para que puedas repetirlo la próxima vez y si algo te funciona realmente bien puedes compartirlo con uno de los miembros de tu equipo e intentar que se convierta en un estándar de cómo gestionas cierta información. Es como los procedimientos normalizados de trabajo. Si se le ocurre lo que su campo es, pero vamos a utilizar ejemplos de marketing, si usted descubrió una gran manera de construir una página de destino para la promoción o algo así, sólo documentar los pasos en Evernote y o lo que sea, Google Docs, lo que usted está utilizando y luego de esa manera usted puede comenzar a tomar cada sistema que funciona bien y la iteración y la mejora y el seguimiento de los que a lo largo del camino para que, usted termina de horas extras la construcción de una especie de, un arsenal de, de um, sistemas duplicables

Juan: [12:09] Eso, vale, eso tiene mucho sentido porque básicamente cómo estás usando Evernote, es totalmente diferente a cómo estoy usando Google keep o incluso mucha gente usa notas adhesivas o listas de cosas por hacer en casa.

En realidad estás utilizando Evernote como una herramienta para documentar los procesos a medida que los estás haciendo en tiempo real, siempre y cuando sepas que lo vas a hacer de nuevo y termines puliendo estos procesos y se conviertan en tus guías paso a paso tipo recetario sobre cómo puedes hacerlo de nuevo mejor y más rápido la próxima vez.

Así que en lugar de tener toda la información en la cabeza, ahora está en formato digital, lo que no sólo te permite recuperarla más tarde, sino que también es muy fácil delegarla. Yo también me lo imaginaba. Es una gran ventaja de esto. Puedes enviar a alguien, hey, así es como hago mi podcast. Así es como hago mis videos, así es como hago mis páginas de aterrizaje.

Charles Byrd: [12:50] Exacto, exacto. Hacemos muchos cursos de formación online. Tengo, tengo uno justo después de esta entrevista y cuando creé todo el flujo de trabajo entre todas las diferentes herramientas, documenté cada paso y grabé un pequeño video mostrando cómo hacerlo y eso hizo que fuera súper fácil de entregar a mi equipo.

Hay algo que me entusiasma y sé que a ti también. Es un producto de una empresa llamada Timeular. ¿Has oído hablar de ellos?

Juan: He oído hablar de ellos.

Charles Byrd: Muy bien. Así que una historia un poco divertida. Yo había trazado mi propio producto físico para el seguimiento del tiempo. Tenía toda la idea planeada y entonces recibí un anuncio en Facebook con tu producto, y me dije, sí.

Juan: ¿Era parecido? ¿Se parecía en algo a lo que imaginabas?

Charles Byrd: Bueno, yo soy básicamente cubos que uh, puede realizar un seguimiento del tiempo contra proyectos específicos y lo pones en este posavasos y realiza un seguimiento de sus pomodoros y cosas por el estilo. Um, por lo que el software bluetooth, era muy similar en realidad. Así que estaba muy contento de encontrar esto y llegó a su empresa, conocer de inmediato. Um, y quería compartir con ustedes algunas formas en que uso esto. Y por cierto, yo, yo comparto esto y lo enseño con todos mis clientes privados. Estoy en diferentes grupos mastermind. Todos a los que se lo enseño se entusiasman con ello. Um, así que es definitivamente, definitivamente un ganador. Os he ayudado a mover bastantes de estos, lo que me hace sentir feliz porque estoy ayudando a esas personas a tener mucha más visibilidad en cuanto a dónde va su tiempo. Cuando me fui, uno de mis primeros grandes clientes era como, oh, ¿puede realizar un seguimiento de su tiempo utilizando este sistema? Y yo era director de una empresa de software multimillonaria.

El seguimiento del tiempo me pareció muy pobre. No me gustaba y me resultaba molesto. Pero esta herramienta es una herramienta para que usted pueda ver dónde va su tiempo.

Es una visibilidad como nunca he tenido porque haces un seguimiento en tiempo real. Así que el esfuerzo es mínimo o puede que no haya más esfuerzo que girar el dispositivo. Y entonces puedes ver a dónde va realmente tu tiempo. Así que si usted dice que esta cantidad de tiempo debe ir a la generación de nuevos clientes potenciales o la generación de ingresos a la semana, ahora usted tiene una manera de realizar un seguimiento de eso. Realmente lo estás haciendo, ¿verdad? Asegúrate de que estás cumpliendo tus propios objetivos. Así que estoy muy entusiasmado con eso. Um, y, también ha tenido otro efecto que me encanta y es que, ya sabes, a lo largo de tu día estás mirando tu calendario y el correo electrónico entra, haces clic en él. Entonces recuerdas que se supone que tienes que enviar un correo electrónico a Susan y estás fluyendo a través del día como agujeros de conejo por todas partes. Y lo que he encontrado es:

Cuando elijo un lado para poner el dispositivo, no quiero volver a cogerlo en dos segundos y darle la vuelta, así que me ayuda a no desviarme de la tarea.

Juan: Eso es genial. Me gustó mucho su opinión sobre que Charles, porque creo que mucha gente ve un dispositivo como este y escuchan el tiempo de seguimiento y que acaba de empezar a pensar hojas de tiempo y empezar a pensar en la presentación de informes y empezar a pensar microgestión. Son muy, como, que tienen una reacción muy negativa a la hora de seguimiento, que creo que es una pena porque todos nosotros podría beneficiarse de sólo obtener más de nuestras vidas. Todos tenemos tiempo limitado. Todos tenemos las mismas 24 horas al día. Si todos fuéramos más intencionados con nuestro tiempo, podríamos vivir más la vida que queremos, sea lo que sea. Y por lo que su interpretación de la misma, es como, no, esto es un dispositivo para que usted pueda obtener más de lo que, más de lo que quiere de su vida y su tiempo en lugar de sólo un conjunto de herramientas de información. A continuación, puede exportar las hojas de tiempo y ser como, oh, aquí tienes. Esto es lo mucho que he trabajado. No es sólo una herramienta de información para tu jefe.

Charles Byrd: Sí, exactamente. Es, es, soy un gran fan de la técnica pomodoro que los temporizadores de 25 minutos y todo eso. Y uh, esto, uh, la forma en que siempre he utilizado Pomodoros, los tengo, ellos, ellos me ayudaron a levantarme y mantenerme enfocado en algo. Y luego me meto en el ritmo de esa tarea y en realidad dejé de usarlos porque ya estoy en el flujo. Me ayudaron a entrar en el estado de flujo. Me concentro y luego no tengo ni idea de cuánto tiempo le dedico realmente al proyecto porque dejé de usar los Pomodoros, que después de que estás en el flujo, me parece que se convierten en una distracción, mientras que este dispositivo también te permite entrar en el flujo y realiza un seguimiento del tiempo real. Puedo decirte al minuto cuánto tiempo he pasado con cada uno de mis clientes, cuánto tiempo he pasado consiguiendo nuevos negocios, cuánto tiempo he estado cumpliendo para los clientes y entrenamientos y cosas por el estilo.

Y es un nivel de visibilidad que nunca había tenido. Así que es bastante notable.

Juan: Ahí lo tienes. Mentes maestras de la productividad. Así que Charles trabajó en Silicon Valley durante 15 años en tecnología, haciendo formaciones y liderando equipos. Empezó a hacer entrenamientos por sí mismo para tener una infraestructura para manejar múltiples grandes proyectos para una empresa de tecnología de mil millones de dólares. Y el sistema que creó se basó en Evernote. Para lo que ahora es un consultor certificado. Él trabaja fuera de lo que él llama el poder-trifecta, que es la comprensión de las herramientas, flujos de trabajo, hábitos, y cómo encajan entre sí. Así que las herramientas y los hábitos son bastante fáciles de entender. Se trata de adquirir el hábito de aprovechar las herramientas todos los días, pero lo interesante son los flujos de trabajo. Es la comprensión de cómo aplicar las herramientas y situaciones específicas y eso es lo que hace la formación para los empresarios, expertos, autores, profesionales, y una de las cosas más importantes que sugirió que hacemos es utilizar etiquetas en Evernote con el fin de tener información a la mano dentro de los cinco segundos. Él utiliza la campana "lo necesito" y eso es básicamente entender si es algo que necesitas consultar más adelante o no y nos anima a pensar en quién, qué, cuándo, dónde y por qué - cuando estamos tratando de llegar a qué etiquetas utilizar en estas tareas de evernote. Esto es muy importante: evernote no es sólo una herramienta para hacer cosas. Es un lugar donde documentar tus procesos paso a paso para que puedas volver a hacerlos más rápido más tarde y sea más fácil delegar a otros miembros del equipo. Otra cosa de la que habló Charles es ZEI, el dispositivo físico de seguimiento del tiempo de Timeular, que hace que sea muy fácil rendir cuentas a uno mismo sobre lo que se está haciendo con el tiempo para poder sacar el máximo partido del día. Charles, mientras sigues impulsando tu carrera y avanzando, lleva tu negocio al siguiente nivel. ¿Cuál es el mejor sitio para que la gente se ponga en contacto contigo y sepa más sobre lo que haces?

Charles Byrd: [19:20] Claro, así que a) la gente puede ir a nuestro sitio web principal, byrdword.com. También nos gusta mucho ayudar a la gente a matar el caos de la sobrecarga de información. Puedes encontrarnos en killthechaos.pro.

Queremos que usted sea un profesional en matar el caos para que pueda crear espacio para centrarse en su negocio en lugar de estar en su negocio, en su profesión, se centran en lo que te importa para crear una estación espacial para la procreación, la infiltración de una nueva sensación como la meditación, la embriaguez, la dedicación de la nación productiva necesidad. He mencionado esta nueva dimensión. Tengo su atención. Ahora. Aquí está tu misión.

Si desea cambiar estas cosas en su vida, usted toma los pasos simples para hacerlo popping más a killthechaos.pro para comprobar nuestra formación Evernote le llevará por ese camino. Tenemos un seminario gratuito que le guiará a través de todo en más detalle que acabo de cubrir y me pongo muy emocionado de ayudar a la gente a hacer la diferencia en este mundo que quieren lograr sus objetivos y hacerlo con menos estrés.

Juan: [20:22] Perfecto. Eso fue tan impresionante. Estará enlazando a todo esto en las notas del programa al Webinar de Evernote y al sitio web de Charles. Charles, muchas gracias por venir al programa y compartir todo esto con nosotros.

Charles Byrd: Es un placer. Gracias por recibirme, Juan.