Vårt team behövde 8 timmar för att skapa den här artikeln.

Hur lång tid tar det för dig att utföra dina uppgifter?

Vad är tidsregistrering och hur man gör det rätt

Författare: Karolina Matyska

27 september 2023

Har du någonsin undrat om du kan avslöja hemligheten bakom hur du kan förbättra ditt företags resultat? Tja, det finns en dold pärla i världen av affärsoptimering, och det kallas tidsspårning.

I den här artikeln ska vi gå igenom vad tidsspårning är och hur det kan förändra förutsättningarna för ditt företag.

Vi kommer att utforska varför det inte bara är ett verktyg utan en strategisk tillgång. Du kommer att upptäcka fördelarna med tidsregistrering, olika metoder och den bästa programvaran för tidsregistrering. Slutligen kommer vi att förse dig med insidertips för tidsregistrering som ger ditt företag en fördel.

Om du är redo att avslöja mysterierna med att turboladda ditt företag, låt oss börja.

Vad är tidsuppföljning?

Tidrapportering är en metod för att exakt övervaka hur mycket tid som ägnas åt olika uppgifter och aktiviteter. Det är det första steget mot en effektiv tidshantering och ett kraftfullt verktyg för att förhindra att tid försvinner mellan stolarna. Tidspårning hanteras vanligtvis med en tidspårningsapp.

Oavsett om du är projektledare eller frilansare möjliggör tidrapportering en effektivare hantering av uppgifter och belyser områden där värdefull tid kan försvinna. Detta hjälper dig att hålla koll på ditt schema och använda din tid produktivt. Om du undrar hur du kan bli mer effektiv har vi skrivit flera guider och artiklar om relaterade ämnen:

Varför är det viktigt med tidrapportering?

Tidrapportering är avgörande för företag eftersom det ger ett effektivt sätt att hantera tid, planera uppgifter och lindra stress som orsakas av hotande deadlines.

Att veta hur tiden används möjliggör bättre uppgiftsplanering och rutinjusteringar, vilket leder till ökad produktivitet och minskad tidsångest i samband med snäva deadlines.

Med rätt metoder kan företagen optimera sin verksamhet, fördela resurserna effektivt och uppnå en win-win-situation där produktiviteten och medarbetarnas välbefinnande ökar.

Läs också om detta: Policy för tidsredovisning

Vilka är fördelarna med tidsregistrering?

Tidrapportering ger många fördelar i en professionell miljö och bidrar till att öka produktiviteten och öka antalet fakturerbara timmar. Det är en exceptionell lösning på känslan av att tappa bort tiden och fungerar som ett universellt verktyg för förbättrad tidshantering med applikationer som anpassar sig till olika yrkesroller och mål.

Låt oss se hur tidsregistrering kan förenkla och revolutionera ditt yrkesliv.

Fördelar med tidsregistrering för arbetsgivare

Om du är företagare kan införandet av en app för tidrapportering ha stor inverkan på olika aspekter av din verksamhet. Lär dig hur du spårar anställdas timmar för att fatta mer välgrundade beslut om hur hela ditt team fördelar sin tid på olika uppgifter, så att du kan arbeta smartare, inte hårdare. Vet du förresten hur många arbetstimmar det finns på ett år?

Om du frågar dig själv hur många timmar dina medarbetare lägger på sina projekt kommer tidsuppföljningen säkert att ge svar. Dessutom hjälper tidsspårning dig att upptäcka tidsslösande aktiviteter (även kallade tidstjuvar), vilket förbättrar teamets övergripande effektivitet.

Läs: Så här spårar du tid som läggs på en uppgift

Utöver den interna verksamheten förbättrar tidsspårning avsevärt processen för kundfakturering. Utan exakta uppgifter om hur mycket tid som har lagts ned på varje projekt kan det hända att du måste gissa dig till vad som står på kundfakturorna. Tidsspårning eliminerar denna osäkerhet genom att tillhandahålla tillförlitliga uppgifter om tidsallokering, säkerställa detaljerade rapporter samt korrekt och rättvisande kundfakturering.

Dessutom spelar det en avgörande roll för att upprätthålla en sund balans mellan arbete och privatliv för ditt team. Genom att övervaka och hantera arbetstiderna kan du förhindra att ditt team överbelastas och hålla övertiden i schack, vilket bidrar till deras välbefinnande och arbetsglädje.

Tidrapportering är ett mångfacetterat verktyg som effektiviserar din affärsverksamhet, ökar effektiviteten och främjar transparens internt och gentemot dina kunder.

Läs också om detta:
Guide för hantering av arbetsbelastning
Strategier för att undvika att överbelasta ett team

Fördelar med tidsregistrering för anställda

Tidrapportering ger många fördelar för de anställda och säkerställer en harmonisk balans mellan arbete och fritid samtidigt som den totala produktiviteten ökar. Det är ett kraftfullt verktyg för att identifiera tidsslöseri och möjliggör exakta uppskattningar när nya projekt inleds.

Dessutom hjälper den till att spåra både ordinarie arbetstid och övertid, och ger en heltäckande bild av alla aktiviteter som utförs under veckan.

Dessutom är tidsregistrering en trogen allierad när det gäller att behålla fokus mitt i distraktionerna i den moderna arbetsmiljön, och hjälper individer, inklusive de med ADHD, att övervinna den ständigt svårfångade "apa-tanken".

Det är en mångfacetterad lösning som inte bara hjälper till med effektiv tidshantering utan också bidrar till personligt välbefinnande och professionell framgång, särskilt för dem som behöver extra stöd för att hålla fokus.

Läs också om detta: Varför tidshantering är viktigt i ett företag

Rekommenderat verktyg:

Fördelar med tidsregistrering för distansarbetare

Tidrapportering erbjuder betydande fördelar för distansarbetare och tar itu med viktiga utmaningar som man ofta ställs inför i distansarbetsmiljöer. Med tidsregistreringsappar kan distansarbetare ge sina chefer och teammedlemmar realtidsinformation om pågående uppgifter och projekt. Denna transparens främjar samarbete och säkerställer att alla är införstådda med och informerade om teamets framsteg.

Att upprätthålla en sund balans mellan arbete och privatliv kan vara särskilt utmanande när man arbetar på distans, eftersom gränserna mellan arbete och privatliv tenderar att suddas ut. Tidsspårning blir en värdefull allierad i detta avseende genom att hjälpa distansarbetare att mäta hur mycket tid de ägnar åt sitt arbete. Genom att få insikt i sin arbetstid kan distansarbetare göra välgrundade justeringar för att undvika överansträngning och prioritera sin tid på ett effektivt sätt.

I en värld där distansarbete blir allt vanligare är tidsregistrering ett verktyg som ökar produktiviteten och främjar balansen mellan arbete och privatliv, vilket i slutändan bidrar till en mer tillfredsställande upplevelse av distansarbete.

Läs också om detta: Guide för distansarbete

Fördelar med tidrapportering för projektledare

Tidsspårning är en oumbärlig tillgång för projektledare och erbjuder en rad viktiga fördelar. Bästa programvaran för tidrapportering förenklar den ofta utmanande uppgiften att få teammedlemmar att logga sina arbetade timmar på uppgifter och aktiviteter, vilket effektiviserar processen för alla inblandade parter.

Med rätt system för att spåra projekttimmar får projektledare bättre precision när det gäller att spåra tid som spenderas på olika projekt, vilket säkerställer korrekt fakturering och transparent rapportering som kan delas med teammedlemmar, intressenter eller kunder.

Dessutom är tidsspårning i projekt ett proaktivt verktyg för att identifiera potentiella flaskhalsar i arbetsflödet. Genom att analysera data kan projektledarna peka ut vilka teammedlemmar som tar längre tid på sig att slutföra specifika uppgifter, vilket möjliggör tidiga insatser och problemlösning för att förhindra förseningar.

Dessutom hjälper den till att lösa frågor som hur man uppskattar utvecklingstiden för programvara för framtida projekt, vilket gör det möjligt för projektledare att planera, tilldela uppgifter och fördela resurser på ett effektivt sätt.

Det spelar också en viktig roll när det gäller att spåra fakturerbar tid och hantera projektkostnader, vilket säkerställer att projekten håller sig inom budget och uppfyller kundernas förväntningar.

Tidrapportering ger projektledare de verktyg och insikter som behövs för att optimera projekt ledningen, öka produktiviteten och leverera framgångsrika projekt i tid och inom budget.

Fördelar med tidrapportering för frilansare

Tidsspårning är en viktig faktor för frilansare och ger många fördelar som kan driva deras verksamhet framåt. Frilansare måste noggrant spåra arbetade timmar på flera projekt för att fånga sina fakturerbara timmar för att säkerställa korrekt kundfakturering. Och appar för tidsspårning är utmärkta i detta avseende. De erbjuder exakta data som hjälper till att beräkna fakturerbara timmar och underlätta informerade förhandlingar om kundpriser.

Genom att visa hur mycket tid som ägnas åt varje uppgift kan frilansare bygga upp ett övertygande argument för högre priser, vilket i slutändan leder till mer gynnsamma kundavtal. Utan att hålla reda på tidsåtgången för tidigare projekt kunde de inte göra en korrekt uppskattning av priserna för nya projekt.

Tidrapportering gör det möjligt för frilansare att förbättra sin ekonomiska förvaltning, optimera prissättningsstrategier och säkra mer lukrativa kundpartnerskap.

Läs mer om detta:

Ladda ner: Gratis mallar för tidrapporter för fakturerbara timmar

Hur man registrerar tid

För att effektivt hålla koll på den tid som läggs på uppgifter kan du överväga att använda en av de bästa apparna för tidsspårning. Dessa applikationer tillhandahåller automatisk tidsspårning, vilket gör det till en bakgrundsaktivitet medan du fokuserar på ditt arbete. Detta säkerställer inte bara en exakt tidsallokering utan fungerar också som en motiverande faktor för både dig och ditt team att konsekvent spåra tiden.

Det är dock värt att notera att tidsregistreringsappar bara är en av flera metoder som finns för att övervaka och mäta tid.

Nu ska vi undersöka fyra viktiga metoder, allt från traditionella manuella metoder där du manuellt noterar när uppgifter börjar och slutar till att använda särskilda tidsregistreringsverktyg och projekthanteringsprogram.

Appar för tidsregistrering

En programvara för tidsregistrering som Timeular, som är särskilt utformad för tidsregistrering, är det mest praktiska sättet. Med Timeular kan du och ditt team spåra tid tillsammans och individuellt, fånga olika aktiviteter, lägga till anteckningar och taggar, spåra tid automatiskt, hantera ledigheter, övertid och arbetsbelastning, exakt spåra fakturerbara timmar och hålla koll på projektbudgeten. Det är en allt-i-ett-lösning som sparar tid, och det är superenkelt.

Letar du efter en tidsregistreringsapp som du faktiskt kommer att tycka om?

"Jag älskar hur robust Timeular är. Det har ökat vår förmåga att se vad som händer i verksamheten och hjälpt oss att förstå vilka förändringar som behövs för att upprätthålla lönsamheten." - Kaitlin Snow Seamons, Executive Creative Director på Harmon Brothers

Verktyg för projektledning

Några användbara projekthanteringsprogram som JIRA, Notion eller Asana hjälper dig att organisera hela teamets arbete. Vissa av dessa verktyg innehåller också funktioner för att spåra projekttid. Att spåra tid i projekthanteringsprogram kan dock vara relativt besvärligt och kan komma med begränsade funktioner.

Detta kan leda till olika konsekvenser för ett team, bland annat felaktigheter i spårningen av faktureringstimmar, verksamhet med låga vinstmarginaler, opålitliga fakturor, tidskrävande skapande av tidrapporter och risken att lova för mycket till intressenter på grund av oprecisa data. Vissa team föredrar att integrera Timeular med dessa verktyg för att säkerställa korrekta data för tidsspårning i projektet (Läs om tidsspårning i Asana).

Manuell spårning

Att registrera tid manuellt innebär att man registrerar arbetade timmar på olika projekt med hjälp av verktyg som olika typer av planerare, anteckningsböcker eller mallar för tidrapporter, vilket kan vara mindre effektivt än att registrera tid med en särskild app för tidsregistrering. Med manuell tidrapportering måste du starta och stoppa timern och redigera tidsposter manuellt, vilket är tidskrävande och kan leda till fel.

Dessutom är manuell spårning en stor utmaning när det gäller att motivera dina anställda att spåra tid som spenderas på jobbet (du kan försöka motverka det med påminnelser om tidrapporter, t.ex. memes).

Avslutning

Följ upp arbetstiden med en metod som passar dig bäst, enligt dina önskemål och krav. Kärnan i effektiv tidshantering ligger i att upprätthålla regelbundenhet och precision. Endast konsekvent spårning, som görs när aktiviteter inträffar, garanterar 100% korrekta data.

Att försöka minnas uppgifter senare i veckan leder till felaktigheter och Time Monkey Effect.

Därför är det viktigt att hitta en lösning som passar perfekt in i ditt arbetsflöde, som gör tidrapporteringen enkel och minskar friktionen vid implementeringen i ditt team.

Läs också:

Vad är manuella tidrapporter?

Mallar för tidshantering

Vilka är de vanligaste misstagen när man är nybörjare inom tidsrapportering?

Här är några vanliga sådana:

Spårar inte konsekvent: Registrera din tid varje arbetsdag för att få en korrekt bild av hur du spenderar din tid och undvika att förlora fakturerbara timmar.
Brist på detaljer: Var specifik när det gäller dina aktiviteter när du registrerar tid. Istället för vaga poster som "Arbetade med ett projekt", använd tydliga etiketter som "Brainstorming", "Möte", "Rast" eller "Projekt [namn]".
Använda en obekväm metod: Hitta en metod för tidsregistrering eller en tidsregistrerare som passar dig bäst och håll dig till den för att få en smidigare tidsregistrering."

Bästa tidmätare

Här hittar du förstklassiga appar för tidsregistrering som är skräddarsydda för att passa olika typer av företag, yrken och enhetspreferenser. När du väljer programvara för tidsregistrering ska du se till att den är anpassad till din affärsvärld och att du förstår nackdelarna med elektronisk övervakning.

Den bästa appen för tidsregistrering bör innehålla alla funktioner som anges nedan:

Det gör att man kan logga timmar både online och offline
Du kan registrera tid med en webbapp, en skrivbordsapp och en mobilapp
Du kan integrera det med appar från tredje part: ditt verktyg för uppgiftshantering och projektledning för att följa projektets framsteg
Du kan spåra fakturerbar tid
Det finns en gratis plan för att testa appen
Ett teamkonto kan delas av ett obegränsat antal användare och användas för ett obegränsat antal projekt
Det ger automatisk tidrapportering
Den stöder alla grundläggande metoder för tidsregistrering
Det är inte en programvara för övervakning av anställda

De bästa alternativen för tidsregistrering för olika typer av företag

Små företag kräver ofta en annan uppsättning funktioner än stora företag. Välj din företagstyp och välj den bästa appen för tidsregistrering för dina behov.

Bästa apparna för tidsregistrering baserat på yrke:

För att säkerställa en korrekt registrering av den tid som läggs på dina projekt ska du välja en app för tidsregistrering som redan används av yrkesverksamma som du.

Bästa programvaran för tidsregistrering för mobila enheter

En mobilapp är ett viktigt tillägg till varje tidrapporteringssystem. Tack vare detta är det möjligt att hålla reda på den tid som spenderas på jobbet, t.ex. om du arbetar på distans.

Programvara för tidsregistrering - jämförelser

Det finns ett stort antal programvaror för tidsspårning att välja mellan. En gratis app för tidsspårning ger andra funktioner än en betald programvara, och det är därför vi skapade flera jämförelser för att hjälpa dig att välja den bästa tidsspårningsappen för ditt företag.

Alternativ till populära appar för tidsregistrering

Timeular som din allt-i-ett-app för tidrapportering

Timeular sticker ut som den ultimata tidsregistreringsappen för små team och individer, och erbjuder en rad övertygande funktioner. Topp 6 funktioner inkluderar:

Enkel och smidig tidsrapportering
En fysisk Tracker för att bygga upp en stark vana att följa upp tiden
Teamvänliga funktioner
Automatiserad tidrapportering
Spårning av arbetstimmar och övertid
Lämna spårare

Timeular gör tidrapporteringen enkel och rolig

En smidig användarupplevelse och enkla tidsregistreringsmetoder gör Timeular till förstahandsvalet för team och individer som vill registrera sin tid exakt på några sekunder varje dag. Varje teammedlem kan välja den tidsregistreringsmetod som bäst passar deras arbetssätt: automatisk registrering, en fysisk tracker eller kortkommandon på tangentbordet.

"Jag har aldrig kunnat få tidrapporteringen att fungera effektivt. Det har ändrats nu, tack vare Timeular." Rachael, senior utvecklare

En fysisk Tracker hjälper till att skapa en vana att följa upp tiden

Timeular är allmänt känd för sin fysiska Tracker som ansluts till appen via Bluetooth. Eftersom du enkelt kan anpassa den med hjälp av färgglada klistermärken och pennor fungerar den 8-sidiga tärningen som en fysisk påminnelse som ligger på ditt skrivbord.

Observera: Du behöver inte Tracker för att använda Timeular programvara.
Hur fungerar den? Tilldela dina aktiviteter till varje sida av Tracker och slå tärningen för att starta en ny tidspost. Om det behövs kan du redigera posten i appen efteråt genom att lägga till taggar och anteckningar. Det är så enkelt som det är!

"Jag är inte en person som finner glädje i att spåra min tid. Tack och lov kan jag nu helt enkelt vända på Timeular Tracker." - Melissa, senioranalytiker inom hälsa

Timeular Tracker är tillverkad i Tyskland och utformad för enkel och exakt spårning i varje minut.

Registrera tid med ett fysiskt spårningsinstrument

Skapa en vana med hjälp av muskelminne och en kraftfull fysisk påminnelse. Alla nya användare får 2 månaders gratis prenumeration när de ansluter en ny Tracker.

Den är perfekt både för team och individer

Timeular är en tidsregistrering för team som låter dig registrera tid och anpassa tidsposterna med anteckningar och taggar, som hela teamet kan dela. Du kan följa upp tiden tillsammans med dina teammedlemmar med hjälp av delade mappar och skapa både individuella rapporter och teamrapporter.

Du kan använda Timeular med hela ditt team oavsett enhet eftersom det fungerar både som en Mac-tidsregistreringsapp och en Windows-tidsregistreringsapp.

Automatiserad tidrapportering

I Timeular kan du automatiskt fylla i dina tidrapporter baserat på appanvändning, besökta webbplatser och schemalagda kalenderhändelser. På så sätt kan du säga adjö till gissningar och manuell tidsregistrering för att njuta av exakta tidsrapporter med 100% säkrad integritet.

Du kan hantera alla typer av ledigheter och frånvaro

Eftersom Timeular är en närvarokontroll eller en ledighetskontroll kan du enkelt hålla reda på alla typer av ledighet på ett ställe: överföring, betald ledighet, sjukfrånvaro, obetald ledighet, allmän helgdag, företagsledighet, sabbatsledighet, sorgledighet, duvetdag, trädgårdsledighet och ledighet i stället.

Enkel uppföljning av arbetstid och övertid

Timeular är en tidsspårare som ger funktioner för att hålla arbetstid och övertid i kontroll. Administratörer kan ställa in arbetstimmar per vecka och dagar för alla. Har du ett speciellt kontrakt som 21h med 3 dagar per vecka delad 6h + 6h + 9h? Du kan konfigurera allt. Baserat på konfigurerade arbetstider och begärd ledighet beräknar Timeular automatiskt över- och minustimmar.

Det hjälper till att förbättra tidsuppskattningarna

Följ upp tiden direkt för att minska skillnaden mellan tidsuppskattningar och faktisk tidsåtgång och förbättra dina tidsuppskattningar för framtida projekt.

Hur ett mjukvaruföretag spårar tid mot uppskattningar för att förbättra precisionen

Det automatiserar dina tidrapporter

Timeular automatiserar spårning av fakturerbar tid och skapar transparenta tidsrapporter för dina kunder. Appen ger en exakt uppdelning av dina aktiviteter för att säkerställa att varje liten uppgift spåras och läggs till i din faktura. Du kan exportera dina rapporter till PDF, XLSX eller CSV.

"Vi är mycket bättre på att exakt spåra vår tid, vilket förbättrar kundfaktureringen." - Michele C., grundare av Clementine Healthcare Marketing

Det håller budgetarna under kontroll

I Timeular kan du noggrant övervaka projektbudgetar för att se hur de utvecklas och hur lönsamma de är. Du kan snabbt identifiera kundprojekt som riskerar att överskrida budgeten och omfördela teamets tid till de områden där den behövs mest.

Läs framgångshistorien: Hur ett IT-konsultföretag blev 20% mer lönsamt genom att använda Timeular

Betyg

App Store: 4.6/5
Capterra: 4,6/5

Ytterligare funktioner

Fysisk spårare
Quicktrack, som gör det möjligt att starta nya tidsposter med kortkommandon
Mobilapp, skrivbordsapp och webbapp
Anpassade rapporter och dataexport
Lägga till anteckningar och taggar till tidsposter
Delade mappar för att hålla koll på tiden med ditt team
Spåra fakturerbar och icke-fakturerbar tid
Uppföljning av projektbudgetar
Över 3.000 appar integrerade via Zapier
30 dagars fri tidsuppföljning

Om du letar efter en tidmätare utan ansträngning har du just hittat den!

"Jag har fördubblat mina intäkter tack vare Timeular och lyckats halvera min arbetstid." - Valdemar Alfred, ägare av Valdefar

Är tidsregistrering effektivt?

Ja, absolut! Studier visar att amerikanska företag förlorar svindlande 8,8 miljarder dollar varje dag på grund av att anställda inte registrerar arbetade timmar. Det är en ansenlig summa pengar. Föreställ dig vilka besparingar eller ökade intäkter du och ditt team kan uppnå genom att använda en app för tidrapportering.

Det är dock viktigt att notera att tidsregistrering kan bli ineffektiv om den inte används på rätt sätt. Det kan till exempel vara meningslöst att spåra din tid utan att granska resultaten. Utan all data kommer du inte att kunna identifiera hinder för produktiviteten och förbättringsmöjligheter.

Tips för effektiv tidrapportering

Nedan hittar du en lista med 10 topphack för tidsspårning. För att lära dig mer om varje element, läs artikeln om tips om tidsspårning.

Förstå syftet: Bestäm varför tidsregistrering är viktigt för teamets mål och syften.
Förankring i teamet: Se till att ditt team förstår fördelarna med tidsregistrering och ta itu med deras farhågor.
Välj en användarvänlig app för tidrapportering: Välj en enkel tidsregistreringsapp med en intuitiv instrumentpanel och smarta tidsregistreringsfunktioner så att varje teammedlem enkelt kan följa sin arbetstid.
Håll det enkelt: Börja med att spåra ett fåtal aktiviteter och utvidga gradvis när ditt team känner sig tryggt.
Håll koll på arbetstimmar och projektframsteg dagligen: Vänta inte med tidrapporteringen till slutet av dagen eller veckan. Annars kommer du att glömma vad du har arbetat med under veckan.
Skapa ett system för felsökning: Upprätta tydliga regler och riktlinjer för att förhindra förvirring och fel.
Överge kalkylblad: Gå bort från manuell datainmatning i Excel och välj en av de bästa programvarorna för tidtabeller för att automatisera processen och spara tid.
Implementera tidsblockering: Avsätt specifika tidsluckor för uppgifter för att förbättra fokus och produktivitet.
Prioritera arbetsuppgifter: Skapa att-göra-listor och prioritera uppgifter för att hålla dig organiserad.
Datadrivna beslut: Använd tidsregistreringsdata för att fatta välgrundade beslut och förstå hur du kan förbättra teamets prestationer.

Slutsats

Sammanfattningsvis är tidsspårning ett verktyg som förändrar företag. Det ökar produktiviteten, effektiviserar verksamheten och främjar balansen mellan arbete och privatliv. Oavsett om du är ägare, anställd, frilansare eller projektledare ger det fördelar som korrekt fakturering och effektiv projektledning.

Är du redo att boosta ditt företag? Börja din spårningsresa idag.

Börja spåra tid idag med Timeular

"Vi har blivit 20 % mer lönsamma eftersom alla har för vana att följa upp tiden" - Richard Wingfield, chefsnörd på Envision Design