Zeitmanagement-Fähigkeiten: 10 Beispiele, um deinen Zeitplan zu meistern

Hast du oft das Gefühl, dass du aufgrund mangelnder Zeitmanagementfähigkeiten Fristen oder Aufsstiegschancen verpasst?

Es ist schwer zu wissen, ob du deine Zeit wirklich gut nutzt, das weiß ich. Wahrscheinlich hast du den Eindruck, dass du viel arbeitest und gestresst bist. Was wir alle wissen, ist, dass wir durch die Verbesserung unserer Zeitmanagementfähigkeiten definitiv Stress und Überforderung reduzieren können.

Lass uns also in Beispiele für Zeitmanagement-Fähigkeiten eintauchen und lernen, wie wir unseren Weg zur Produktivität aufbauen können.

Was ist Zeitmanagement?

Die Forschung definiert Zeitmanagement als "einen Entscheidungsprozess, der die Zeit einer Person strukturiert, schützt und an sich ändernde Umweltbedingungen anpasst."

Ausgehend von dieser Definition können wir schlussfolgern, dass Zeitmanagement-Fähigkeiten dir helfen müssen, deine Zeit zu organisieren, zu schützen und dich an wechselnde Prioritäten anzupassen, was insgesamt zu einem besseren Zeitmanagement führt.

Aus diesem Grund hilft dir die folgende Liste von Beispielen für Zeitmanagement-Fähigkeiten, diese Ziele mit evidenzbasierten Taktiken zur Verbesserung deiner Zeitmanagement-Fähigkeiten zu erreichen.

1. Sich der Zeit bewusst werden

Sich seiner Zeit bewusst zu sein, ist vielleicht eine der wichtigsten Fähigkeiten im Zeitmanagement. Dieses Bewusstsein bedeutet, dass du ein objektives Verständnis für deine Zeiteinteilung hast und dafür, wie du sie verbringst.

Verwirrt? Stelle dir die Zeit als ein Budget vor, das du zuweist und ständig überwachst, denn du musst entweder sicherstellen, dass du genug davon übrig hast oder ein bestimmtes Ziel damit erreichst. Das Konzept des Zeitbudgets ist bekannt, und du kannst es anwenden, um deine Produktivität zu maximieren.

Auf diese Weise erkennst du, in welchen Bereichen du Zeit vergeudest, und kannst besser planen und Prioritäten setzen. Wenn du weißt, wohin deine Zeit fließt, kannst du fundiertere Entscheidungen treffen und deine Bemühungen zur Erreichung deiner Ziele straffen.

Ein Zeitbewusstsein entwickeln

• Nutze objektive Bewertungen wie eine App zur Zeiterfassung: Solche Zeitmanagement-Tools decken automatisch Gewohnheiten und Aktivitäten auf, die deine Produktivität behindern.

• Bitte um Feedback von anderen, z. B. von Kollegen oder einem Vorgesetzten: Bitte um Antworten auf Fragen, wie du die Zeit im Allgemeinen verwaltest, wie du mit dringenden Aufgaben umgegangen bist und ob du ihrer Meinung nach schwierige Aufgaben zügig erledigt hast.

• Lege einen Grundstock an Verhaltensweisen fest, anhand dessen du deine Zeitmanagementfähigkeiten beurteilen kannst.

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2. Planung der Aufgaben auf deiner To-Do-Liste

Ein gutes Zeitmanagement setzt eine gute Planung voraus. Planung ist unerlässlich, da sie dir hilft, deine Zeit klar zu strukturieren. Die Annahme, dass man einen ganzen Arbeitstag vor sich hat, um alles zu erledigen, was man an einem Tag zu tun hat, ist eine der häufigsten Herausforderungen beim Zeitmanagement.

Tipp: Achte bei der Erstellung deines Plans auf den Planungsirrtum, der dazu führt, dass du deine Fähigkeit, Dinge zu erledigen, überschätzt. Der Planungsfehler führt dazu, dass du zu viele Aufgaben in einem zu optimistischen Zeitrahmen auf deiner Aufgabenliste hast.

Auf diese Weise kannst du einen realistischen Zeitrahmen festlegen und sicherstellen, dass dein Arbeitsplan eingehalten wird, indem du nicht nur wichtige Aufgaben erledigst, sondern auch andere.

Wie man ein guter Planer wird:

• Erstelle realistische Zeitpläne: Berücksichtige alle Aufgaben auf deiner To-Do-Liste (dringende oder wichtige Aufgaben, dringende und nicht dringende Aufgaben, schwierige Aufgaben) und plane Zeitpuffer ein, da einige Aufgaben die vorgesehene Zeit immer überschreiten.

• Erstelle einen Zeitmanagementplan: Darin findest du eine Aufgabe, die in einer Stunde erledigt werden muss, die du aber zunächst vergessen hast, oder ein Treffen mit einem Projektbeteiligten und einen Spaziergang mit dem Hund. Habe ich schon erwähnt, dass du vergessen hast, die heiligen Pausen einzuplanen, die deine Work-Life-Balance aufrecht erhalten?

• Erstelle Notfallpläne: Bereite dich auf Best-Case- und Worst-Case-Szenarien vor, damit du unerwartete Änderungen bewältigst und dich mit weniger Stress auf die Arbeit konzentrieren kannst.

Empfohlene Lektüre: Dupont Zeitplan

3. Angemessene Zielsetzung

Die Festlegung von Zielen trägt gleichermaßen zum persönlichen und beruflichen Erfolg bei. Ganz gleich, ob du dir berufliche oder persönliche Ziele setzt - realistische Ziele sind die Grundlage für deinen Erfolg und sorgen für mehr Motivation. Zu lernen, wie man einen Fahrplan für seine Bemühungen oder für eine wichtige Aufgabe oder ein Projekt erstellt, ist zweifellos ein guter Anfang, um seine Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern.

• Verwende die SMART-Zielsetzungsmethode:

  • Spezifisch: Schreibe spezifische, unmissverständliche Ziele auf. Wiederhole diesen Schreibprozess, bis sie zu sehr spezifischen und konkreten Zielen werden.

  • Messbar: Lege Kriterien für die Messung des Erfolgs und die Verfolgung der Fortschritte fest. Du solltest genau wissen, wann du das Ziel mit spezifischen Hinweisen erreichen wirst.

  • Erreichbar (Achievable): Auch wenn deine Karriereziele hoch gesteckt sind, setze dir erreichbare Ziele, die deine Motivation steigern. Wenn du dir unüberschaubare Ziele setzt und Ressourcen oder Zwänge außer Acht lässt, wirkt sich das demoralisierend auf deine Zeitmanagementfähigkeiten aus.

  • Relevant: Vergewissere dich, dass die Ziele, die du dir setzt, mit deinen allgemeinen Zielen und Werten übereinstimmen und relevant sind.

  • Zeitgebunden (Time-Bound): Mache dich bereit, härter und intelligenter zu arbeiten, indem du den heiligen Gral der Strukturierung der Zeit nutzt: Fristen. Fristen schaffen ein Gefühl der Dringlichkeit und motivieren dich zu einem effektiven Zeitmanagement sowie zur Entwicklung von Problemlösungsfähigkeiten, wenn du Fristen neu abstimmen musst.

Wenn du dich gefragt hast, warum es wichtig ist, sich bei der Arbeit Ziele zu setzen, findest du hier eine Erinnerung daran, wie sie zu deinem beruflichen Erfolg beitragen:

4. Priorisierung der Aufgaben

Das Setzen von Prioritäten bei verschiedenen Aufgaben bestimmt fast alle deine Ergebnisse. Es wird oft nicht nur als eine von Arbeitgebern geschätzte Fähigkeit zum Zeitmanagement angesehen, sondern auch als eine Aufgabe an sich.

Bei der Priorisierung von Aufgaben kannst du mehrere Methoden ausprobieren:

• Die Zeitmanagement-Matrix: Diese Prioritätsmatrix lehrt dich, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Priorisiere Arbeit und tägliche Aufgaben auf der Grundlage der folgenden Punkte:

  • Jetzt erledigen: Dringende und wichtige Aufgaben (Aufgaben mit hoher Priorität)

  • Für später planen: Wichtig, aber nicht dringend

  • Aufgaben delegieren: Dringende, aber unwichtige Aufgaben

  • Löschen: Nicht wichtige oder dringende Aufgaben (Aufgaben mit niedriger Priorität)

Wenn du Probleme hast, Aufgaben zu delegieren, lies unseren Leitfaden, und erfahre wie du Aufgaben effektiv delegieren kannst.

• Verwende die Zeitsperr- Methode: Diese Technik hilft dir, deine Zeit zu schützen, indem du einfach bestimmte Zeitblöcke (Stunden oder Minuten) deiner Zeit für eine bestimmte Aufgabe einplanst. Auf diese Weise schützt du diese Zeit und nutzt sie produktiv, um ein klares Ziel zu erreichen. Wusstest du übrigens, dass du deine Zeit wie Elon Musk blockieren kannst, wenn du Time Blocking einsetzt? Ja, auch Elon Musk wendet diese Methode an. Cal Newport, der Erfinder des Deep-Work-Konzepts und Informatikprofessor an der Georgetown University, verwendet eine Art von Zeitblockierungsmethode, die er "Fixed schedule productivity" nennt. In diesem kurzen Interview erfährst du mehr darüber, wie Newport diese Methode anwendet.

5. Wissen, wann man die Arbeit an bestimmten Aufgaben einstellen sollte

Eine der wichtigsten Fähigkeiten im Zeitmanagement besteht darin, die künftigen Ergebnisse eines Projekts zu bewerten und nur dann weiter in das Projekt zu investieren, wenn es Ergebnisse bringt. Wir sind oft in dem Irrtum der versunkenen Kosten gefangen und investieren weiter in Projekte aufgrund unserer vergangenen Bemühungen. Selbst wenn es rational keinen Sinn macht, hängen wir an den Bemühungen. Du musst das Ergebnis bestimmter Projekte rational bewerten, um zu entscheiden, ob es deine Zeit wert ist oder nicht. Es mag nicht relevant erscheinen, aber zu wissen, wann man aufhören sollte, in bestimmte Dinge zu investieren, ist ein Zeichen für gutes Zeitmanagement.

6. Energiemanagement

Finde deine Spitzenleistung und nutze sie. Wenn du lernst, deine Energie im Laufe einer Woche und eines Tages einzuteilen, je nachdem, wie produktiv oder weniger produktiv du bist, hast du deine Produktivität besser im Griff. Hier sind einige Strategien für das Energiemanagement:

• Erkenne deine Energiespitzen: Verfolge dein Energieniveau im Laufe des Tages und der Woche, um herauszufinden, wann du am wachsten und produktivsten bist. Plane deine Aufgaben mit hoher Priorität nur zu diesen Zeiten.

• Mache regelmäßig Pausen: Überanstrenge dich nicht, wenn du müde bist, um eine Arbeit zu erledigen. Am besten ist es, kleinere Aufgaben zu erledigen und Pausen einzubauen, damit du neue Energie tanken kannst.

7. Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben

Manchmal stellst du vielleicht fest, dass nicht deine Projektmanagement- oder Zeitmanagementfähigkeiten das Problem sind, sondern die Fragen oder Werkzeuge selbst. Wir leben in einer schnelllebigen Welt, so dass acht Stunden für die Einhaltung von Fristen und die Erledigung umfangreicher Aufgaben nicht ausreichen. Hier ist also eine wirksame Strategie, um deine manuellen Aufgaben zu automatisieren:

• Starte mit KI-gestützte Produktivitätstools: Es gibt eine Vielzahl von Produktivitäts-Tools, die alle deine manuellen und weniger dringenden Aufgaben automatisieren können.

• Implementiere Makros oder Skripte: Verwende einfach Makros oder Skripte, mit denen sich wiederholende Aufgaben in den von dir verwendeten Softwareanwendungen automatisiert werden. Solche Beispiele sind Tabellenkalkulationen oder Datenbanken.

• Verwende Integrationen: Verwende Plattformen wie Zapier, um deine Tools untereinander zu verbinden. Auf diese Weise automatisierst du Workflows über deine Tools hinweg.

Tipp: Lies unseren Leitfaden zur Automatisierung von Arbeitsplätzen, um zu verstehen, wie du diesen Prozess durchführen kannst.

8. Grenzen setzen und Nein sagen

Nein zu sagen zu unwichtigen Aufgaben ist lebenswichtig, da es dir hilft, deine Zeit und Energie für die Aufgaben zu sparen, die deine Aufmerksamkeit brauchen und wichtig sind. Um Nein zu sagen, ist es wichtig, die folgenden Schritte zu befolgen:

• Beurteile die Anfrage: Wenn du eine Aufforderung erhältst, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, nimm dir etwas Zeit und bewerte sie. Wird sie erhebliche Auswirkungen auf dein derzeitiges Arbeitspensum haben? Hast du ähnliche Aufgaben, die zusammen mit der neuen Aufgabe erledigt werden können? Wirst du dadurch den Fokus auf deine aktuelle Arbeit völlig verlieren?

• Lehne klar und deutlich ab und erkläre den Grund dafür: Wenn du alle Daten über dein Arbeitspensum gesammelt hast und feststellst, dass du keine Kapazitäten für diese neue Aufgabe hast, sage nein. Erkläre auch, warum du diese Aufgabe nicht übernehmen kannst. Prüfe ein mögliches Beispiel:

9. Minimierung von Ablenkungen

Das Umschalten zwischen Kontexten schadet deiner Produktivität. Wir arbeiten immer auf der Grundlage eines grundlegenden Kompromisses zwischen Produktivität und Reaktionsfähigkeit (der Reaktionsfähigkeit des Gehirns). Wenn du Informatik studierst, lernst du, dass selbst Computer eine gewisse Anpassungszeit brauchen. Wir sind keine Computer, also brauchen wir noch mehr Zeit, um uns an eine neue Aufgabe, einen neuen geistigen Kontext anzupassen. Hier sind einige Möglichkeiten, ein Gleichgewicht zwischen Produktivität und Reaktionsfähigkeit herzustellen:

• Die naheliegendste Lösung ist die Minimierung von Ablenkungen: Schaffe einen ablenkungsfreien Arbeitsplatz, verwende Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung oder spiele Hintergrundmusik, um störende Geräusche auszublenden.

• Die weniger offensichtliche ist die Gruppenunterbrechung: In der Informatik ist dieses Konzept als "Interrupt Coalescing" bekannt. Das bedeutet im Grunde, dass das System die Unterbrechungen in Gruppen zusammenfasst, je nachdem, wie lange sie warten können, anstatt sich um die Dinge zu kümmern, wenn sie auftauchen. Das ist genau das, was auch du tun kannst.

10. Eigenmotivation

Du wirst natürlich in einige Sackgassen geraten, und alle Selbstdisziplin oder verschiedene Techniken für ein effektives Zeitmanagement werden nicht einfach funktionieren. Du musst also an deiner Motivation, deiner Einstellung zur Arbeit und vor allem an der Zeit, die du für die Arbeit aufwendest, arbeiten. Wege zur Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten:

• Setze Belohnungen für die Erledigung von Aufgaben in einem bestimmten Zeitrahmen fest, und erinnere dich an deine langfristigen Ziele, um motiviert zu bleiben.

• Vermeide Prokrastination: Gerade in den Momenten, in denen du nicht motiviert bist, verschlechtert das Zögern deine allgemeine Produktivität. Es mag eine schwierige Aufgabe sein, und persönliche Aktivitäten mit deinen Familienmitgliedern scheinen viel lustiger zu sein, aber du wirst dich später dafür bedanken, wenn du dich nur auf deine Arbeit konzentrierst.

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Schlussfolgerung

Befähige dich selbst, ein besseres Verhältnis zur Zeit zu entwickeln und deine Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern. All die Beispiele und Techniken, die in diesem Artikel genannt werden, sollten dir dabei helfen, dein Berufs- und Privatleben besser zu vereinbaren, Aufgaben zu delegieren, Prioritäten zu setzen und deine To-Do-Liste besser zu bewältigen.

Denke daran, dass ein Zeitmanagement-Tool immer der einfachste und am wenigsten zeitaufwendige Weg ist, deine Zeitmanagement-Fähigkeiten zu verbessern.

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