Abilità di gestione del tempo 101: 10 esempi per padroneggiare i vostri impegni
Avete spesso la sensazione di non rispettare le scadenze, di perdere opportunità personali o la possibilità di avanzare nella vostra carriera o di essere promossi a causa della mancanza di capacità di gestione del tempo?
È difficile capire se state davvero facendo un buon uso del vostro tempo, lo so. Probabilmente sembra che stiate lavorando sodo e che siate stressati. Sappiamo tutti che se miglioriamo le nostre capacità di gestione del tempo, ridurremo sicuramente lo stress e il sovraccarico.
Quindi, immergiamoci in esempi di capacità di gestione del tempo e impariamo a costruire la nostra strada verso la produttività.
Che cos'è la gestione del tempo?
La ricerca definisce la gestione del tempo come "un processo decisionale che struttura, protegge e adatta il tempo di una persona alle mutevoli condizioni ambientali".
Sulla base di questa definizione, possiamo concludere che le abilità di gestione del tempo devono aiutare a organizzare, proteggere e ad adattarsi a priorità mutevoli, il che si traduce in una migliore gestione del tempo in generale.
Per questo motivo, il seguente elenco di esempi di capacità di gestione del tempo vi aiuterà a raggiungere questi obiettivi con tattiche basate su prove per migliorare le vostre capacità di gestione del tempo.
1. Essere consapevoli del tempo
Essere consapevoli del proprio tempo è forse una delle principali abilità di gestione del tempo. Questa consapevolezza significa avere una comprensione oggettiva del tempo che si ha a disposizione e di come lo si impiega.
Siete confusi? Pensate al tempo come a un budget da allocare e monitorare costantemente, perché dovete assicurarvi di averne ancora a sufficienza o di raggiungere un obiettivo specifico. Il concetto di budget di tempo è ben noto e può essere applicato per massimizzare la produttività.
In questo modo, si identificano le aree in cui si perde tempo e si pianificano meglio le priorità. Capendo dove va a finire il vostro tempo, potete prendere decisioni più informate e ottimizzare gli sforzi per raggiungere i vostri obiettivi.
Come costruire la consapevolezza del tempo:
Utilizzate valutazioni oggettive come un'app di time-tracking: questi strumenti di gestione del tempo riveleranno automaticamente le abitudini e le attività che ostacolano la vostra produttività.
Chiedete un feedback agli altri, ad esempio ai colleghi o al vostro capo: Cercate di ottenere risposte a domande come la gestione del tempo in generale, il modo in cui avete affrontato i compiti urgenti e se ritengono che abbiate gestito i compiti impegnativi con tempestività.
Stabilite una linea di base di comportamenti in base alla quale potete iniziare a valutare le vostre capacità di gestione del tempo.
Uno strumento automatico come Timeular rileva senza sforzo il tempo dedicato a tutte le attività. Abbiamo detto che è alimentato dall'intelligenza artificiale? Oh, sì, quindi non c'è molto da fare. Fa tutto il lavoro per voi!
2. Pianificare i compiti nella lista delle cose da fare
Una buona capacità di gestione del tempo implica una buona pianificazione. La pianificazione è fondamentale perché aiuta a definire con chiarezza il modo in cui si impiega il tempo. Pensare di avere un'intera giornata lavorativa davanti a sé per mettere a punto tutto ciò che si deve fare in un giorno è una delle sfide più comuni della gestione del tempo.
Suggerimento: durante la stesura del piano, fate attenzione alla fallacia della pianificazione, che vi porta a sovrastimare la vostra capacità di portare a termine le cose. La fallacia della pianificazione porta ad avere troppi compiti nell'elenco delle cose da fare in un arco di tempo troppo ottimistico.
Questo approccio vi aiuta a definire un calendario realistico e ad assicurarvi che il vostro programma di lavoro rimanga in linea con i tempi, realizzando i compiti critici e non solo.
Come essere un buon pianificatore:
Creare scadenze realistiche: Tenete conto di tutti i compiti della vostra lista di cose da fare (compiti urgenti o importanti, urgenti e non urgenti, compiti difficili) e includete dei buffer di tempo, poiché alcuni compiti superano sempre il tempo assegnato.
Creare un piano di gestione del tempo: Questo rivelerà un compito che deve essere svolto in un'ora ma che inizialmente avevate dimenticato, oppure una riunione con un interlocutore del progetto e una passeggiata con il cane. Ho già detto che vi siete dimenticati di inserire le sacrosante pause che tengono a galla il vostro equilibrio tra lavoro e vita privata?
Creare piani di emergenza: Preparatevi agli scenari migliori e peggiori, in modo da poter gestire i cambiamenti imprevisti e mantenere la concentrazione sul lavoro con minori livelli di stress.
Lettura consigliata: Programma Dupont
3. Definizione di obiettivi ragionevoli
La definizione degli obiettivi contribuisce in egual misura al successo personale e professionale. Che si tratti di obiettivi di lavoro o di obiettivi personali, la definizione di obiettivi realistici vi predispone al successo e alimenta il motore della vostra motivazione. Imparare a creare una tabella di marcia per i propri sforzi o per un compito o un progetto importante è senza dubbio un ottimo inizio per migliorare le capacità di gestione del tempo.
Utilizzare il metodo di definizione degli obiettivi SMART:
Specifici: Scrivete obiettivi specifici e non ambigui. Ripetete questo processo di scrittura finché non diventano obiettivi molto specifici e concreti.
Misurabile: Stabilire i criteri per misurare il successo e monitorare i progressi. Sapere con precisione quando si raggiungerà l'obiettivo con indicazioni specifiche.
Raggiungibili: Anche se le vostre aspirazioni di carriera sono elevate, fissate obiettivi raggiungibili che aumentino la vostra motivazione. Se vi ponete obiettivi ingestibili e non tenete conto delle risorse o dei vincoli, la vostra capacità di gestione del tempo inizia a demoralizzarsi.
Rilevante: Assicuratevi che gli obiettivi che state fissando siano allineati e pertinenti ai vostri obiettivi e valori più ampi.
Legati al tempo: Preparatevi a lavorare di più e in modo più intelligente con il Santo Graal della strutturazione del tempo: le scadenze. Le scadenze creano un senso di urgenza e motivano a gestire il tempo in modo efficace, oltre a sviluppare la capacità di risolvere i problemi quando è necessario ricalibrare le scadenze.
Se vi siete chiesti perché la definizione degli obiettivi sul lavoro sia importante, ecco un promemoria di come essi contribuiscano al vostro successo professionale:
4. Definizione delle priorità dei compiti
La definizione delle priorità dei diversi compiti determina quasi tutti i risultati. Spesso viene considerata non solo come un'abilità di gestione del tempo apprezzata dai datori di lavoro, ma anche come un compito in sé.
Per stabilire le priorità dei compiti, potete provare diversi metodi:
La matrice di gestione del tempo: Questa matrice di priorità insegna a dare priorità ai compiti in base alla loro urgenza e importanza. Date priorità al lavoro e alle attività quotidiane in base a quanto segue:
Fare subito: Compiti urgenti e importanti (compiti ad alta priorità)
Programmare per dopo: Importante ma non urgente
Delegare i compiti: Compiti urgenti ma non importanti
Eliminare: Attività non importanti né urgenti (attività a bassa priorità)
Se avete difficoltà a delegare le mansioni, immergetevi nella nostra guida per per imparare a delegare i compiti in modo efficace
Utilizzare il Blocco temporale Questo metodo vi aiuta a proteggere il vostro tempo semplicemente programmando blocchi di tempo specifici (ore o minuti) Questa tecnica vi aiuta a proteggere il vostro tempo semplicemente programmando blocchi di tempo specifici (ore o minuti) per un compito specifico. In questo modo, proteggete e utilizzate il tempo in modo produttivo per raggiungere un obiettivo chiaro. Inoltre, sapevate che se utilizzaste il time blocking, blocchereste il vostro tempo come Elon Musk? Sì, anche Elon Musk utilizza questo metodo. Cal Newport, il creatore del concetto di lavoro profondo e professore di informatica alla Georgetown University, utilizza un tipo di metodo di blocco del tempo che chiama "produttività a programma fisso". Scoprite di più sul modo in cui Newport lo applica in questa breve intervista.
5. Sapere quando smettere di lavorare su determinati compiti
Una delle abilità più importanti per la gestione del tempo è assicurarsi di valutare il risultato futuro di un progetto e continuare a investire in esso solo se produce risultati. Spesso ci lasciamo prendere dalla fallacia dei costi irrecuperabili e continuiamo a investire in progetti a causa dei nostri sforzi passati. Anche se razionalmente non ha senso, siamo legati allo sforzo. È necessario valutare razionalmente l'esito di alcuni progetti per decidere se vale la pena dedicarvi del tempo o meno. Potrebbe non sembrare rilevante, ma sapere quando smettere di investire in certe cose è un segno di buona capacità di gestione del tempo.
6. Gestione dell'energia
Trovate il vostro momento di massimo rendimento e sfruttatelo. Se imparate a gestire l'energia nel corso di una settimana e di una giornata in base a quanto siete produttivi o meno, avrete un maggiore controllo sulla vostra produttività. Ecco alcune strategie per la gestione dell'energia:
Identificate i vostri picchi di energia: Tracciate i vostri livelli di energia durante la giornata e la settimana per capire quando siete più svegli e produttivi. Programmate le attività più importanti solo in quei momenti.
Fate pause regolari: Non esauritevi per portare a termine un lavoro se vi sentite stanchi. È meglio svolgere compiti più piccoli con pause incorporate per potersi ricaricare.
7. Automazione di compiti ripetitivi
A volte, potreste scoprire che il problema non sono le vostre capacità di gestione dei progetti o del tempo, ma le richieste o gli strumenti stessi. Viviamo in un mondo frenetico, per cui otto ore di tempo per rispettare le scadenze e affrontare compiti importanti sono insufficienti. Ecco quindi una strategia efficace per automatizzare le attività manuali:
Iniziate a utilizzare Strumenti di produttività basati sull'intelligenza artificiale: Esiste un'ampia gamma di strumenti di produttività progettati per automatizzare tutte le attività manuali e meno urgenti.
Implementare macro o script: Utilizzate semplicemente macro o script che automatizzano le attività ripetitive nelle applicazioni software in uso. Ad esempio, fogli di calcolo o database.
Utilizzate le integrazioni: Utilizzate piattaforme come Zapier per collegare tra loro i vostri strumenti, in modo da automatizzare i flussi di lavoro tra gli strumenti.
Suggerimento: Consultate la nostra guida sull'automazione del posto di lavoro per capire come eseguire questo processo.
8. Stabilire limiti e dire no
Dire di no ai compiti non essenziali è fondamentale, perché aiuta a proteggere il tempo e l'energia per i compiti che richiedono attenzione e importanza. Per dire di no, è importante seguire questi passaggi:
Valutare la richiesta: Quando ricevete una richiesta di svolgere altri compiti, prendetevi un po' di tempo per valutarla. Avrà un impatto significativo sul vostro attuale carico di lavoro? Avete compiti correlati che possono essere gestiti insieme al nuovo compito? Vi farà perdere completamente la concentrazione sul vostro lavoro attuale?
Rifiutate chiaramente e spiegatene il motivo: Una volta raccolti tutti i dati sul vostro carico di lavoro e capito che non avete la larghezza di banda necessaria per assumere quel nuovo compito, dite di no. Inoltre, spiegate perché non siete in grado di svolgere questo compito. Verificate un potenziale esempio:
9. Ridurre al minimo le distrazioni
Il cambio di contesto distrugge la produttività. Il nostro funzionamento si basa sempre su un compromesso fondamentale tra produttività e reattività (la reattività del cervello). Se si studia informatica, si impara che anche i computer hanno bisogno di un tempo di adattamento. Noi non siamo computer, quindi abbiamo bisogno di ancora più tempo per adattarci a un nuovo compito, a un nuovo contesto mentale. Ecco alcuni modi per trovare un equilibrio tra produttività e reattività:
La soluzione più ovvia è ridurre al minimo le distrazioni: Creare uno spazio di lavoro privo di distrazioni, utilizzare cuffie a cancellazione di rumore o ascoltare musica di sottofondo per bloccare i suoni di disturbo.
Il meno ovvio è quello delle interruzioni di gruppo. In informatica, questo concetto è noto come "raggruppamento delle interruzioni". In pratica, significa che invece di affrontare le cose man mano che si presentano, con un'attenzione immediata, il sistema raggruppa le interruzioni in base a quanto tempo possono permettersi di aspettare. È esattamente quello che potreste fare anche voi.
10.Auto-motivazione
Naturalmente arriverete a un punto morto e tutte le tecniche di autodisciplina o di gestione efficace del tempo non funzioneranno. Quindi, è sufficiente lavorare sulla propria motivazione, sul modo in cui si vede il lavoro e, soprattutto, sul tempo dedicato al lavoro. Modi per migliorare le capacità di gestione del tempo:
- Stabilite delle ricompense per il completamento dei compiti in un certo lasso di tempo e ricordate a voi stessi gli obiettivi a lungo termine per rimanere motivati.
Evitare la procrastinazione: Proprio nei momenti in cui non siete motivati, la procrastinazione peggiora ulteriormente la vostra produttività complessiva. Potrebbe essere un compito difficile, e impegnarsi in attività personali con i propri familiari potrebbe sembrare molto più divertente, ma vi ringrazierete più tardi se vi concentrerete sul vostro lavoro.
Uno strumento automatico come Timeular rileva senza sforzo il tempo dedicato a tutte le attività. Abbiamo detto che è alimentato dall'intelligenza artificiale? Oh, sì, quindi non c'è molto da fare. Fa tutto il lavoro per voi!
Conclusione
Potrete sviluppare un rapporto migliore con il tempo e migliorare le vostre capacità di gestione del tempo. Tutti gli esempi e le diverse tecniche citate nell'articolo dovrebbero aiutarvi ad avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, a delegare i compiti, a dare priorità alle cose importanti e a navigare più agevolmente nella vostra lista di cose da fare.
Ricordate che uno strumento di gestione del tempo è sempre il modo più semplice e meno dispendioso per migliorare le vostre capacità di gestione del tempo.
Domande frequenti
Una gestione efficace del tempo offre numerosi vantaggi, migliorando la produttività generale e il vostro benessere. Dando priorità ai compiti e allocando il tempo in modo efficiente, si riducono i livelli di stress e si evita la corsa dell'ultimo minuto per rispettare le scadenze. Il risultato del vostro lavoro può essere più qualitativo e libera tempo per le vostre attività e obiettivi personali. Inoltre, una migliore gestione del tempo favorisce il senso di realizzazione, la fiducia in se stessi e persino l'autodisciplina. In definitiva, contribuisce al successo personale e professionale.
Quali strumenti di gestione del tempo posso utilizzare per migliorare le mie capacità di gestione del tempo?
Alcuni degli strumenti che potreste utilizzare sono le agende digitali, i blocchi delle distrazioni o i time tracker con intelligenza artificiale che vi aiutano a rivedere regolarmente le vostre abitudini di gestione del tempo.