Was ist ein Workflow: Arten und Beispiele
Wenn du die Arbeitseffizienz in deinem Team verbessern möchtest, musst du verstehen, was ein "Workflow" ist. Ganz gleich, ob du eine Workflow-Management-Software zur Rationalisierung komplexer Prozesse erforschst oder einen bestimmten Weg zur Workflow-Implementierung befürwortest, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren - in diesem Artikel findest du die Infos die du brauchst.
Tauche ein in die Definition von Workflow und entdecke die vielen Vorteile, die ein effektives Workflow-Management mit sich bringen kann. Wir stellen dir Beispiele für verschiedene Workflow-Typen vor, um deinen Ausgangspunkt zu verdeutlichen. Außerdem bekommst du einen kurzen Überblick über die Workflow-Automatisierung und Workflow-Management-Software, damit du erkennst, wie diese Tools das Projektmanagement erheblich verbessern und es schneller und effektiver machen können.
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Definition: Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine Reihe von einzelnen Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge von der Initiierung bis zur Fertigstellung organisiert sind, ähnlich den Schritten in einem Kuchenrezept.
Das Konzept der Workflows wird in verschiedenen Bereichen angewandt, von der Wirtschaft bis zur IT. Es funktioniert wie ein Fahrplan, der beschreibt, was zu tun ist und wer für die einzelnen Schritte verantwortlich ist.
Das Hauptziel von Workflows besteht darin, Aufgaben auf logische, effiziente und systematische Weise zu erledigen.
Was sind die Vorteile eines effektiven Workflows?
Geschäftsabläufe tragen dazu bei, die Qualität der vom gesamten Team geleisteten Arbeit zu verbessern, Prozesse zu automatisieren, redundante Aufgaben zu erkennen, menschliche Fehler zu vermeiden und die Bearbeitungszeit zu verkürzen.
Durch die Einhaltung von Verfahrensregeln und den strukturierten Pfad eines sequenziellen Workflows sorgst du außerdem für eine höhere Produktivität, schnellere Projektfortschritte und eine bessere Entscheidungsfindung.
- Verbesserte Qualität: Tools wie Workflow-Vorlagen und Workflow-Diagramme bieten einen strukturierten Weg. Dadurch wird sicherstellt, dass alle Teammitglieder bei der Arbeit an bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten stets die gleichen hohen Standards einhalten.
- Kosteneinsparungen: Workflows tragen zu Kosteneinsparungen bei, indem sie Prozesse rationalisieren und Ineffizienzen wie beispielsweise redundante Aufgaben beseitigen und so den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Erledigung von Aufgaben verringern.
- Verbesserte Produktivität: Workflows rationalisieren manuelle Aufgaben in effiziente Abläufe, insbesondere wenn sie mit Automatisierung gekoppelt sind. Das wirkt sich positiv auf die Produktivität aus, da sie eine schnellere Erledigung und eine effektivere Ressourcennutzung ermöglichen.
- Bessere Kundenerfahrungen: Workflows sorgen für eine konsistente und effiziente Servicebereitstellung, was zu besseren Erfahrungen durch kürzere Reaktionszeiten und eine höhere Qualität der Interaktionen führt.
- Reibungslose Projektverwaltung: Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements erleichtern Workflows die reibungslose Verwaltung von Projekten, indem sie die Zuständigkeiten und Arbeitsschritte klar definieren und so sicherstellen, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben effizienter erledigen und die Fristen leichter einhalten kann.
- Beseitigung menschlicher Fehler: Workflows reduzieren menschliche Fehler durch die Automatisierung der notwendigen Aufgaben und die Standardisierung von Prozessen, wodurch Konsistenz und Genauigkeit bei der Aufgabenausführung gewährleistet werden.
Manuelle vs. automatisierte Workflows
In einer Zeit, in der Technologie, insbesondere künstliche Intelligenz, eine immer wichtigere Rolle in unserem täglichen Leben spielt, ist das Verständnis für die Unterscheidung zwischen manuellen und automatisierten Workflows von entscheidender Bedeutung.
Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Verfahren besteht darin, wie stark der Mensch in den Prozess eingreift.
Manueller Workflow
Ein manueller Workflow hängt in erheblichem Maße von menschlicher Arbeit ab, bei der der Einzelne die Aufgaben in jeder Phase aktiv verwaltet und vorantreibt, entweder durch physische Aktionen oder durch digitale Eingaben.
Betrachte das Beispiel der Zeiterfassung in einem Projektumfeld.
Bei einem manuellen Workflow würden die Mitarbeiter die Stunden, die sei für verschiedene Aufgaben benötigt haben, mit Methoden wie Zeiterfassungsbögen auf Papier oder Tabellenkalkulationen erfassen.
Diese Aufzeichnungen werden dann manuell gesammelt, überprüft und von einem Manager oder Teamleiter bearbeitet, der die Richtigkeit und Vollständigkeit prüft. Erst dann können sie für das Projektmanagement oder die Rechnungsstellung verwendet werden.
Dieser Ansatz erfordert eine konsequente menschliche Interaktion und Überwachung während des gesamten Prozesses.
Automatisierter Workflow
Ein automatisierter Workflow, insbesondere im Zusammenhang mit der Zeiterfassung, beinhaltet den Einsatz spezieller Software, um die menschliche Beteiligung an Routineaufgaben erheblich zu reduzieren. Sobald ein Mitarbeiter seine Zeit erfasst hat, verarbeitet das System diese Daten automatisch und integriert sie in andere Unternehmensfunktionen wie Gehaltsabrechnung oder Projektmanagement.
Diese Workflow-Automatisierung erstreckt sich auch auf die Erstellung von Berichten, das Versenden von Benachrichtigungen über nicht erfasste Stunden und die Benachrichtigung von Managern bei Projektzeitüberschreitungen.
Indem automatisierte Arbeitsabläufe diese wiederkehrenden Aufgaben übernehmen, werden menschliche Ressourcen für komplexere Tätigkeiten freigesetzt, wodurch die Produktivität gesteigert und die Effizienz des Unternehmens verbessert wird.
TIPP: Steigere deine Produktivität und Effizienz mit den besten Tools zur Aufgabenautomatisierung
Beispiele für Workflows: Manuelle vs. automatisierte Workflows
Schauen wir uns ein praktisches Szenario an: den Prozess der Rechnungsstellung an Kunden in einer Marketing-Agentur.
Anhand dieses Beispiels wird aufgezeigt, wie Workflows strukturiert werden können und welche Unterschiede in Bezug auf Effizienz und Effektivität beim Einsatz verschiedener Methoden bestehen. Der Schwerpunkt liegt auf der Gegenüberstellung von manuellen und automatisierten Ansätzen, um die Auswirkungen von Workflows auf den Geschäftsalltag zu verdeutlichen.
Manuelle Zeiterfassung im Workflow der Kundenfakturierung:
- Manuelle Zeiterfassung: Die Mitarbeiter erfassen ihre Stunden für Projekte oder Aufgaben mithilfe von Tabellenkalkulationen oder Stundenzetteln auf Papier.
- Erinnerungen an die rechtzeitige Abgabe: Die Vorgesetzten erinnern die Mitarbeiter regelmäßig daran, ihre Stundenzettel fristgerecht einzureichen.
- Sammeln von Stundenzetteln: Die Mitarbeiter reichen ihre Zeiterfassungsbögen per E-Mail oder durch physische Übergabe ein, was häufig zu einem Engpass bei der Erfassung führt.
- Detaillierte Überprüfung: Jeder Stundenzettel wird einem detaillierten Überprüfungsprozess unterzogen, um die Korrektheit der erfassten Stunden zu gewährleisten.
- Genehmigungsverfahren: Die geprüften Stundenzettel werden dann zur endgültigen Genehmigung an die Vorgesetzten oder Projektleiter geschickt.
- Zusammenstellung der Daten: Das Finanzteam stellt diese genehmigten Zeiterfassungsbögen zusammen und berechnet die abrechenbaren Stunden.
- Fehlerkorrektur: Potenzielle Fehler, die bei der Kompilierung festgestellt werden, werden zur Korrektur zurückgeschickt, was den Zeitaufwand erhöht.
- Vorbereitung der Rechnungen: Schließlich werden die Rechnungen auf der Grundlage der korrigierten und zusammengestellten abrechenbaren Stunden erstellt, wobei es aufgrund des umfangreichen manuellen Prozesses zu Verzögerungen kommen kann.
Automatisierte Zeiterfassung in der Kundenfakturierung:
- Automatisierte Zeiterfassung: Die Mitarbeiter geben ihre Stunden direkt in eine Zeiterfassungssoftware ein, die die Zeitdaten automatisch erfasst und zusammenstellt.
- Effiziente Überprüfung der Zeiterfassung: Vorgesetzte überprüfen und genehmigen schnell die automatisierten Zeitaufzeichnungen innerhalb der Software. Es sind keine weiteren Überprüfunen nötig und niemand muss einem Stundenzettel hinterherlaufen.
- Schnelle Rechnungserstellung: Das Finanzteam hat Zugriff auf geprüfte Zeiterfassungen, die automatisch an die Fakturierungssoftware gesendet werden und Rechnungen erstellen, was den Prozess erheblich beschleunigt und die Fehlerquote verringert.
Wusstest du, dass das Erstellen und Organisieren von Workflows zu den zu den Aufgaben von Projektmanagern gehört?
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Arten von Workflows
Es gibt drei Hauptkategorien von Workflows, die du bei deiner Arbeit verwenden kannst: Prozess-Workflow, Fall-Workflow und Projekt-Workflow.
Prozess-Workflow
Zunächst einmal ist der Prozess-Workflow der beliebteste Geschäftsworkflow. Er entsteht, wenn du eine Reihe von sich wiederholenden und vorhersehbaren Aufgaben zu erledigen hast.
Da er immer gleich ist, weißt du genau, wie dieser Workflow beginnt und endet, noch bevor er beginnt - er ist ganz einfach.
Diese Art von Workflow ist darauf ausgelegt, eine unendliche Anzahl von Objekten zu verwalten. Der Workflow zur Einreichung von Ausgaben, über den wir bereits gesprochen haben, ist ein gutes Beispiel für diesen Workflow-Typ.
Einmal eingerichtet, bleibt die Konfiguration des Prozess-Workflows mit minimalen Abweichungen unverändert und ermöglicht auch die Bearbeitung mehrerer Elemente innerhalb einer einzigen Workflow-Instanz.
Fall-Workflow
Der Fall-Workflow dient als Workflow-Management-Lösung, die zwar einen Ausgangspunkt, aber keinen vordefinierten Endpunkt hat. Der Weg entwickelt sich mit der Entstehung der Daten.
Fälle, wie z.B. Supportanfragen bei Versicherungen, sind gute Beispiele für die Unvorhersehbarkeit ihrer Bearbeitungswege. Der Weg erschließt sich erst nach einer gründlichen Prüfung.
Im Gegensatz zu Prozess-Workflows erfordern Fall-Workflows einen menschlichen oder intelligenten Bot-Eingriff, um die richtige Vorgehensweise zu bestimmen. Trotzdem können Fall-Workflows eine unbestimmte Anzahl von Objekten verarbeiten.
Projekt-Workflow
Der Projekt-Workflow ist einem Prozess-Workflow insofern ähnlich, als er für bestimmte Aufgaben gut geeignet ist. Die notwendige Abfolge der Aufgaben zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses kann genau vorhergesagt werden.
Er ist jedoch auf ein einzelnes Element beschränkt, da Projekte nicht fortlaufend sind. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass Projekt-Workflows eine größere Flexibilität im Verlauf der Ausführung ermöglichen, da jedes Projekt auf seine eigene Art und Weise einzigartig ist. Nehmen wir zum Beispiel die Einführung einer neuen App.
TIPP: Es könnte eine gute Idee sein, einen Workflow zu erstellen, der in deinem Projektmanagement-Kommunikationsplan
Schlüsselkomponenten eines Workflows
Wie erstellt man Workflows? Der Aufbau effektiver Workflows erfordert ein Verständnis der wesentlichen Elemente, aus denen der gesamte Workflow besteht.
Lass uns einen tiefen Einblick in die grundlegenden Komponenten und die verschiedenen Schritte eines typischen Workflows gewinnen:
- Auslöser: Dies ist das Ereignis oder der Moment, der den Workflow auslöst. Das kann alles sein, von einem bestimmten Zeitpunkt bis zu einer bestimmten Aktion, die die Dinge in Gang setzt.
- Einzelne Schritte: Dies sind die verschiedenen Aktionen oder Aufgaben, die den Workflow bilden. Jeder einzelne Schritt ist ein kleiner Teil des größeren Prozesses.
- Entscheidungspunkte: An diesen Punkten werden auf der Grundlage bestimmter Bedingungen oder Informationen Entscheidungen getroffen, die die Richtung des Workflows beeinflussen können.
- Eingaben und Ausgaben: Inputs sind die Ressourcen oder Daten, die für die einzelnen Aufgaben benötigt werden, während Outputs die Ergebnisse oder Produkte der einzelnen Aufgaben sind.
- Verantwortlichkeit: Hier wird angegeben, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist, ob es sich um Einzelpersonen, Teams oder Abteilungen handelt.
- Abfolge und Verbindungen: Hier wird die Reihenfolge der Aufgaben und ihre Verknüpfung, einschließlich der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, dargelegt.
- Leitende Regeln: Dies sind die Leitlinien oder Standards, die den Ablauf des Workflows bestimmen und die Konsistenz und Einhaltung der erforderlichen Standards gewährleisten.
- Verwendete Werkzeuge: Dazu gehören alle Systeme, Software oder Tools, die den Workflow erleichtern, von einfachen Tools bis hin zu komplexeren Anwendungen.
- Überwachung und Verbesserung: Dies beinhaltet das Verfolgen des Workflows, das Sammeln von Feedback und die Anpassung für eine bessere Effizienz und Effektivität.
- Dokumentation und Berichte: Dies beinhaltet das Führen von Aufzeichnungen und Dokumentationen des Workflows, das Verfolgen des Fortschritts und das Erstellen von Berichten über Ergebnisse.
TIPP: In unserem Beitrag erfährst du alles, was du über den Projektlebenszyklus und seine Dokumentation wissen musst.
Lies auch: Finde die besten Wege zur Produktivitätssteigerung in unserem Artikel
Software zur Verwaltung von Workflows
Workflow-Management-Systeme rationalisieren Geschäftsprozesse durch die Automatisierung und Organisation von Aufgaben. Sie bieten Funktionen wie Aufgabenzuweisung, Fortschrittsverfolgung und automatische Benachrichtigungen und stellen sicher, dass alle Teammitglieder synchronisiert sind. Diese Art von Software ist unerlässlich für die Aufrechterhaltung der Effizienz, die Verringerung von Fehlern und die Schaffung einer klaren Sicht auf die verschiedenen Phasen eines Workflows.
Ein praktisches Beispiel für diese Vorteile ist die Zeiterfassungssoftware im Rahmen eines Workflow-Management-Systems.
Sie erfasst automatisch die für Aufgaben aufgewendete Zeit und hilft so beim Projektmanagement und bei der Verfolgung der Mitarbeiterproduktivität. Durch die Integration mit Abrechnungssystemen wird eine genaue Rechnungsstellung auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeit gewährleistet.
Dies ist besonders wertvoll in Umgebungen wie der Remote-Arbeit, wo es hilft, verteilte Teams zu überwachen und eine konsistente Arbeitsleistung aufrechtzuerhalten.
Eine Workflow-Automatisierung einführen
Die Umwandlung deiner Geschäftsprozesse in einen digitalen Workflow beinhaltet die Rationalisierung der Workflows von einer Aufgabe zur nächsten. Diese Umstellung auf die Digitalisierung bedeutet, dass manuelle Aufgaben durch automatisierte Systeme ersetzt werden, die die grundlegenden Bausteine deines gesamten Workflows darstellen.
Mit diesem Ansatz stellst du sicher, dass jede nachfolgende Aufgabe effizienter durchgeführt werden kann. Die Einführung eines digitalen Workflows ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt unerlässlich, um flexibel und reaktionsschnell zu bleiben.
Bewerte die aktuellen Prozesse
Beginne damit, deine bestehenden Workflows zu bewerten, um Bereiche zu ermitteln, die von einer Automatisierung profitieren können. Suche nach Routineaufgaben, Engpässen und Aufgaben, die einen hohen manuellen Aufwand erfordern.
Setze klare Ziele
Definiere, was du mit der Automatisierung erreichen möchtest. Das kann die Reduzierung von Fehlern, Zeitersparnis oder die Verbesserung der Prozesstransparenz sein. Die Festlegung spezifischer, messbarer Ziele wird die Umsetzung lenken.
Wähle die richtigen Werkzeuge
Recherchiere und wähle ein Workflow-Management-System aus, das den Anforderungen deines Unternehmens entspricht. Berücksichtige Faktoren wie Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit und Kosten.
Plane die Umsetzung
Entwickle einen detaillierten Plan für die Einführung der Automatisierung.Dieser sollte Zeitpläne, Ressourcenzuweisungen, Schulungsbedarf und einen Prozess für die Überwachung und Anpassung der Implementierung nach Bedarf umfassen.
Trainiere dein Team
Stelle sicher, dass deine Teammitglieder in den neuen Tools gut geschult sind und die Vorteile der Workflow-Automatisierung verstehen. Angemessene Schulungen verringern den Widerstand gegen Veränderungen und fördern die Akzeptanz.
Teste und verfeinere
Beginne mit einer Pilotphase, in der du den automatisierten Workflow in einer kontrollierten Umgebung testest. Sammle Feedback und nimm notwendige Anpassungen vor, bevor du ihn in vollem Umfang einführst.
Überwache und bewerte
Überwache den automatisierten Workflow kontinuierlich um sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele erreicht werden. Nutze Daten und Feedback, um die Prozesse zu verfeinern und im Laufe der Zeit Verbesserungen vorzunehmen.
Lies auch: Wie erstellt man einen Projektüberwachungsplan?
Skaliere und erweitere
Sobald die erste Implementierung erfolgreich verläuft, solltest du überlegen, ob du die Automatisierung auf andere Bereiche des Unternehmens ausdehnen möchtest. Erweitere schrittweise den Umfang, um die Vorteile der Workflow-Automatisierung zu maximieren.
Schlussfolgerung
In der digitalen Ära ist ein effektives Workflow-Management entscheidend, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Ob manuell oder automatisiert, Workflows umfassen Schritte, die die Arbeit unter Einhaltung bestimmter Regeln und unter Verwendung bestimmter Daten von einer Aufgabe zur nächsten übertragen. Diese Struktur sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, steigert die Effizienz und behebt eventuelle Probleme und Schwierigkeiten im Workflow.
Die Entscheidung zwischen manuellen und automatisierten Workflows hängt von der Art der erforderlichen Aufgaben und den verfügbaren Ressourcen ab. Automatisierte Prozesse, insbesondere bei der Zeiterfassung, verringern monotone Aufgaben, setzen Mitarbeiter für komplexe Arbeiten frei und straffen die Workflows für eine höhere Unternehmenseffizienz.
Für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren und in der heutigen digitalen Landschaft ihre Ziele effizient erreichen wollen, ist es unerlässlich, jeden Aspekt eines vollständigen Workflow-Geschäftsprozessmanagements von Anfang bis Ende zu verstehen.
FAQ
Nein, das sind sie nicht. Sie sind verwandt und werden oft zusammen verwendet, sind aber nicht dasselbe.
Ein regelbasierter Workflow besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die von Menschen, Systemen oder einer Kombination aus beidem durchgeführt werden, um einen bestimmten Prozess oder ein Projekt abzuschließen.
Ein Prozess ist eine Reihe von Schritten oder Aktionen, die durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis oder Ziel unter Verwendung von sequentiellen Workflows zu erreichen. Während Workflows kleine Details und kleinere Ziele berücksichtigen, beziehen sich Prozesse auf umfassendere Ergebnisse.
Beispiele sind: Produktentwicklung, Kundendienst, Auftragsabwicklung.
In Salesforce ist ein Workflow ein automatisierter Prozess, der auf der Grundlage bestimmter Kriterien Aufgaben, E-Mails und andere Aktionen auslösen kann. Er ermöglicht es Unternehmen, jeden Geschäftsprozess zu rationalisieren und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, wodurch die Effizienz verbessert und Fehler reduziert werden.
TIPP: Entdecke die besten Integration der Zeiterfassung in Salesforce zur Steigerung von Produktivität und Effizienz.
Nein. Checklisten sind Listen von zu erledigenden Aktivitäten oder Punkten, die oft als Erinnerung dienen. Workflows sind eine Reihe von Aufgaben oder Aktivitäten, um einen Prozess oder ein Projekt abzuschließen. Checklisten können zwar Teil eines Workflows sein, bieten aber nicht den gleichen Detaillierungsgrad.
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Ein Workflow kann durch ein Flussdiagramm dargestellt werden, ist aber nicht auf dieses Format beschränkt. Er kann auf verschiedene Arten dargestellt werden, z. B. als Flussdiagramm, Diagramm oder schriftliche Beschreibung.
Der Workflow ist ein grundlegendes Konzept, das heutzutage in jeder Organisation eine entscheidende Rolle spielt, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen großen Konzern handelt.
Er strukturiert und organisiert die Geschäftsprozesse, die für das Erreichen von Geschäftszielen, die Rationalisierung von Abläufen und die Verbesserung der Effizienz erforderlich sind.
Jetzt, da du weißt, was ein Workflow ist und warum er wichtig ist, ist es an der Zeit, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, Redundanzen zu beseitigen und deine Abläufe zu optimieren!
Ob du nun ein Unternehmer bist, der ein neues Unternehmen gründet, oder ein erfahrener Projektmanager, der seine bestehenden Prozesse optimieren möchte - die Investition in diese Workflow-Management-Systeme kann dir zu größerem Erfolg verhelfen!
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