Die 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix [Leitfaden]
Wenn deine Aufgabenliste endlos und unstrukturiert erscheint, weißt du gar nicht, womit du anfangen sollst, es sei denn, du hast eine Strategie, die festlegt, wie du die Aufgaben priorisierst.
Alles, was du also brauchst, ist eine Möglichkeit, deine Liste von unnötigen Aufgaben zu befreien und dich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die deine unmittelbare Aufmerksamkeit und Konzentration erfordern.
Genau dabei hilft die Zeitmanagement-Matrix (auch Eisenhower-Matrix genannt) - effektive Priorisierung, Produktivität und ein kohärenter Arbeitsablauf. Schauen wir uns das genauer an.
Was ist die Zeitmanagement-Matrix?
Die Zeitmanagement-Matrix ist eine der besten Priorisierungstechniken, mit der Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen können. Obwohl sie von Stephen Covey in seinem Produktivitätsbuch "The 7 Habits of Highly Effective People" populär gemacht und geprägt wurde, wurde sie erstmals vom Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight Eisenhower, im Jahr 1954 eingeführt.
Der 34. Präsident der USA, der während des Zweiten Weltkriegs auch Fünf-Sterne-General war, zitierte einen ungenannten Universitätspräsidenten mit den Worten: "Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend".
Der Präsident benutzte die Eisenhower-Matrix, um Prioritäten zu setzen und die vielen wichtigen Aufgaben zu bewältigen, mit denen er als General der US-Armee und später als Oberster Alliierter Befehlshaber der NATO-Streitkräfte konfrontiert war. Heutzutage wird dieses Selbstmanagement-Tool von Unternehmen und Einzelpersonen häufig verwendet, um Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und Zeitfresser zu identifizieren.
Schauen wir uns nun an, was die vier Quadranten des Zeitmangements sind, was sie bedeuten und wie die Eisenhower-Methode funktioniert.
Die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix von Covey
Wie du oben sehen kannst, ordnet die Eisenhower-Matrix dringende und wichtige Aufgaben einem Quadranten zu. Sobald die Aufgabenliste in die vier Kategorien eingeteilt ist, kann man die Zeit zuordnen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Die Quadranten sind wie folgt:
Quadrant 1 (Ausführen) = Dringende und wichtige Aufgaben
Quadrant 2 (Planen) = Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben
Quadrant 3 (Delegieren) =Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
Quadrant 4 (Löschen) = Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben
Das Ziel dieser Matrix ist es, sowohl dein persönliches als auch dein berufliches Leben zu verbessern und Wachstum und Leistung zu fördern.
Was ist der Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben?
Dringende und wichtige Aufgaben scheinen ziemlich ähnlich zu sein, aber basierend auf dem Eisenhower-Prinzip sind sie es nicht. Beginnen wir jedoch damit, die Grundlagen der Eisenhower-Matrix zu verstehen.
Dringende Aufgaben erfordern sofortiges Handeln. Der Zeitrahmen für ihre Erledigung ist entweder jetzt oder so schnell wie möglich. Wenn sie nicht fristgerecht erledigt werden, können sie erhebliche Auswirkungen haben und aufgrund ihres zeitkritischen Charakters ein hohes Maß an Stress verursachen.
Beispiele für dringende Aufgaben können sein:
Umgang mit einem PR-Problem, das den Ruf deiner Marke beeinträchtigt.
Änderungen an einer Marketingkampagne eines Kunden vornehmen, wenn diese unerwartete, negative Ergebnisse liefert.
Wichtige Aufgaben tragen zu langfristigen Zielen bei und bilden die Grundlage für andere Projekte. Ohne sie wärst du nicht in der Lage, deine anderen Aufgaben zu bewältigen oder nachhaltige Fortschritte zu erzielen. Auch wenn sie nicht dringend sind, haben wichtige Aufgaben einen nachhaltigen Einfluss auf deine Arbeit und dein Wohlbefinden.
Beispiele für wichtige Aufgaben können sein:
Durchführung einer Analyse vergangener Kampagnen, um festzustellen, was gut funktioniert hat und was bei der nächsten Kampagne verbessert werden kann.
Marktforschung, um Zielgruppen, Wettbewerber oder Markttrends zu verstehen.
Hinweis: Die oben genannten Aufgaben werden aus der Sicht eines Vermarkters erwähnt, aber ich bin überzeugt, dass sie auch auf deinen speziellen Fall oder deine Rolle angewendet werden können.
1 - Dringende, wichtige Aufgaben erledigen
Der erste Quadrant umfasst sowohl dringende als auch wichtige Aufgaben und erfordert sofortiges Handeln. Es gibt also keine andere Wahl, als diese dringenden Angelegenheiten zu erledigen. Wenn diese wichtigen und zeitkritischen Aufgaben nicht so schnell wie möglich erledigt werden, haben sie deutliche Konsequenzen und beeinträchtigen die langfristigen Ziele.
Durch Reverse Engineering kannst du diese beiden Merkmale (Konsequenzen und Ziele) nutzen, um zu entscheiden, welche Aufgaben in den ersten Quadranten gehören sollten.
Ein Beispiel für eine Aufgabe in dieser Kategorie sind unvorhergesehene Ereignisse, die dich zwingen, deine aktuellen Verantwortlichkeiten fallen zu lassen und dich auf die Lösung dringender Probleme zu konzentrieren. Auch wenn es sehr stressig ist, verbringen viele Menschen ihr ganzes Leben in diesem Quadranten und lassen so Lebensprobleme die Kontrolle übernehmen. Zu viel Zeit in diesem Quadranten zu verbringen, wird dir nicht viel Raum für persönliches Wachstum lassen.
2 - Wichtige, nicht dringende Aufgaben planen
Der zweite Quadrant ist nicht so dringend wie der erste, aber die Aufgaben sind genauso wichtig. Im Grunde genommen sind sie wichtig, aber nicht dringend. Da du also nicht mit dringenden Problemen konfrontiert bist, hast du die Freiheit, eine Verschnaufpause einzulegen, bevor du Zeit für die Erledigung dieser Aufgaben planst.
Denke daran, dass der rote Faden in diesem Quadranten die Zeitplanung ist. Sie ermöglicht es dir, eine wichtige Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt effektiver und produktiver zu erledigen. So hast du mehr Kontrolle über dein Aufgabenmanagement und deine To-Do-Liste.
3 - Dringende, nicht wichtige Aufgaben delegieren
In diesem dritten Quadranten findest du die weniger kritischen Aufgaben. All die dringenden Aufgaben, die nur dazu dienen, dir die Zeit für deine Qualitätsarbeit zu nehmen. Das können Besprechungen, Telefonanrufe, E-Mails oder Unterbrechungen sein, die deine Arbeit stören könnten. Da wir vielleicht nicht genug Zeit haben, um uns auf diese Aufgaben und nicht auf eine bestimmte Fähigkeit zu konzentrieren, kommt hier das Konzept des Delegierens von Aufgaben ins Spiel.
Letztendlich möchtest du so wenig Zeit wie möglich in diesem Quadranten verbringen. Die Zeit, die du mit diesen Aufgaben verbringst, ist oft kontraproduktiv und trägt nicht viel zu deiner Arbeit, deinen Zielen und deiner Produktivität bei.
Für Projektmanager ist es besonders vorteilhaft, viele Aufgaben aus dieser Kategorie an das Team zu delegieren.
4 - Unwichtige, nicht dringende Aufgaben löschen
Dieser letzte Quadrant lässt dir eine Handvoll Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind. Wenn du immer mehr Zeit in diesem Quadranten verbringst, wird deine gesamte Energie aufgesaugt, und du kannst in Prokrastinationstätigkeiten wie dem Checken sozialer Medien und dem Fernsehen enden.
Für unser Gehirn ist es einfach, hier mehr Zeit zu verbringen, da es keine geistige Kapazität benötigt und dich nur dazu bringt, wichtigere Aufgaben während des Tages zu vermeiden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass du diese Aufgaben von deinen To-Do-Listen streichst.
Erstelle deine eigene Zeitmanagement-Matrix
Nehmen wir an, du besitzt eine kleine Marketing-Agentur. Ich habe mir einige Aufgaben überlegt, mit denen du täglich zu tun haben könntest. Schau dir an, wie die Eisenhower-Matrix diese Aufgaben anwendet.
Beispiele für Aufgaben im ersten Quadranten "Erledigen" (wichtige Aufgaben, dringende Aufgaben):
Ein Großkunde droht in einer E-Mail damit, sich nach einer anderen Agentur umzusehen, wenn du seine Wartungsprojekte nicht schnellstmöglich lösen kannst.
Endgültige Genehmigungen für den Start einer großen Kampagne für deinen größten Kunden;
Dein Team benötigt eine Genehmigung für eine größere Ausgabe im Zusammenhang mit Cashflow-Problemen.
Beispiele für Aufgaben im Quadranten "Planen" (wichtige, aber nicht dringende Aufgaben):
Regelmäßige Gespräche mit deinen Top-Kunden, um deren langfristige Ziele zu besprechen;
Vorstellungsgespräche für einen COO;
Erarbeitung und Ausarbeitung der langfristigen Strategie der Agentur;
Beispiele für Aufgaben im Quadranten "Delegieren" (dringende, aber nicht wichtige Aufgaben):
Aufbewahrung der Gesprächsnotizen bei einem Kundengespräch;
Aktualisierungen in den sozialen Medien oder regelmäßige Veröffentlichung von Inhalten auf der Website.
Beispiele für Aufgaben im Quadranten "Delegieren
Intern versandte E-Mails mit geringem Aufwand;
Verhandlungen mit weniger kritischen Verkäufern.
Verwalte deine eigene Eisenhower-Matrix
Okay, die dringende, wichtige Matrix ist fertig, aber wie verwalte ich diese Matrix, und wie fange ich überhaupt an? Hier sind einige Möglichkeiten, den Prozess zu steuern:
1. Fange klein an, indem du alle deine Aufgaben aufschreibst
Beginne mit einem Aufgaben-Brain-Dump in einem digitalen oder physischen Notizbuch. Dies wird dir helfen, deine Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen, den mentalenDruck abzubauen und die Dringlichkeit und Wichtigkeit objektiv zu ermitteln.
Es ist ideal, zuerst mit deinen täglichen Aufgaben zu beginnen, gefolgt von wöchentlichen und monatlichen Aufgaben, damit du die ersten Aufgaben, die du erledigen musst, vor dir hast.
Notiere alle Aufgaben ohne weitere Filter. Füge wichtige Termine, Besprechungen, Anrufe, E-Mails und Kundenbeschwerden hinzu, um die du dich kümmern musst. Am Ende dieser Übung hast du hoffentlich ein klares Bild von deinem Arbeitspensum und fühlst dich bereits weniger überfordert.
2. Kennzeichne deine Aufgaben farblich nach Terminen
To-Do-Listen wirken wie endlose Stapel, aber indem du jedem Punkt eine Farbe zuordnest, verleihst du ihm bereits eine gewisse Priorität. Deine Farbcodes könnten sein:
Rot = Erster Termin, der erreicht werden muss
Braun = Zweite Frist
Blau = Dritte Frist
Gelb = Letzter Termin
Da du die Farben und Prioritäten in gewisser Weise zugewiesen hast, kannst du diese Aufgaben direkt in die Eisenhower-Matrix integrieren, da du bereits die dringenden Aufgaben hast.
3. Halte es überschaubar
Auch wenn alles wichtig und dringend erscheint, kann ich dir garantieren, dass es das nicht ist. Am besten ist es, wenn du eine Reihe von Aufgaben festlegst, die du in deine Eisenhower-Matrix aufnimmst, da es dann einfacher ist, sich darin zurechtzufinden und sie übersichtlich und umsetzbar zu halten.
Eine Anzahl von 7-12 Aufgaben könnte sinnvoll sein, um sie in deiner Matrix zu behalten. Sobald du einige von ihnen abgeschlossen hast, kannst du eine weitere erstellen.
4. Achte auf die Trennung von privaten und beruflichen Aufgaben
Wir alle neigen dazu, Berufs- und Privatleben zu vermischen, aber das ist nicht das Beste. Deine persönliche tägliche To-Do-Liste verdient eine eigene Matrix. Mit der Eisenhower-Matrix kannst du dich von übermäßigem Fernsehen oder Spielen befreien, aber sie trennt nicht klar zwischen Arbeit und Privatleben, was sich negativ auswirken kann. In diesem Sinne würde ich diese beiden Aktivitäten in den Löschquadranten setzen.
5. Sage nein zu unnötiger Arbeit
Nutze die Eisenhower-Matrix als Gelegenheit, um zu lernen, bei der Arbeit Nein zu sagen. Delegiere Aufgaben an andere, wenn du merkst, dass viel Unnötiges von dir erwartet wird. Sperre dich nicht in eine hektische Routine ein, wobei du Energie für weniger wichtige Arbeiten verbrauchst. Setze Prioritäten auf die Tätigkeit, die den größten Einfluss auf deine langfristigen Ziele hat.
Erfasse die Zeit automatisch oder manuell, mit einem physischen Zeiterfassungsgerät oder mit Tastaturkürzeln. Weniger als 1 Minute pro Tag.
Du bist bereit für die Praxis
Inzwischen solltest du mit einem wesentlichen Rahmen ausgestattet sein, um die Dinge zu erledigen. Die 4 Quadranten der Zeitmatrix helfen dir dabei, deine Leistung zu verbessern, deine Aufgaben zu organisieren und nach Prioritäten zu ordnen, mehrere Projekte zu verwalten oder weniger Zeit mit nutzlosen Dingen zu verbringen und dich auf das zu konzentrieren, was wichtig ist.
Wenn du einen Schritt voraus sein möchtest, könnte sich die Kombination der 4 Quadranten mit einem Zeiterfassungstool für ein besseres Zeitmanagement langfristig auszahlen.
FAQ
Was sind die 4 Kategorien des Zeitmanagements?
Die 4 Kategorien des Zeitmanagements sind:
Do = Dringende und wichtige Aufgaben.
Schedule = Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben.
Delegate = Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben.
Delete = Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben.
Was sind die 4 D's eines effektiven Zeitmanagements?
Die 4 D's des Zeitmanagements sind: Do: Sie erledigen Aufgaben sofort, weil sie dringend und wichtig sind; Delegate: Sie übertragen Aufgaben an andere, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können; Defer: Sie verschieben Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt, wenn sie wichtiger oder leichter zu bewältigen sind; Delete: Sie beseitigen Aufgaben, die nicht zu Ihren Zielen oder Ihrer Produktivität beitragen.
Was sind die 4 P's des Zeitmanagements?
Die 4 P's des Zeitmanagements sind der Schlüssel zum produktiven Arbeiten: Prioritäten setzen, d. h. Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen; Planen, d. h. Aufgaben organisieren und zeitlich planen; Ausführen, d. h. Aufgaben wie geplant ausführen; und Perfektionieren, d. h. Prozesse verfeinern, um immer besser zu werden.
Welche 4 Fähigkeiten zum Zeitmanagement sollten Sie haben?
Es gibt weit mehr als 4 Zeitmanagement-Fähigkeiten, an denen es sich zu feilen lohnt, aber für den Anfang sollten Sie sich auf die Zeiterfassung, die Planung Ihrer Ziele, das Setzen von Prioritäten und die Fähigkeit, Nein zu sagen, konzentrieren.